Planera och förankra kartläggningen
För att kartläggningen ska ge en rättvis bild av verksamhetens arbetsmiljö behöver den planeras och förankras i verksamheten, samt genomföras med tillförlitliga metoder och följas upp på ett strukturerat sätt.
Kom igång
Samla arbetsgruppen och avsätt tid för att arbeta med detta område. Det finns en PowerPoint-presentation som kan stödja arbetsgruppen genom arbetet. Nedan finns också information om hur en kartläggning kan planeras, förankras och förberedas så att resultaten blir användbara som underlag för förbättringsarbete.
Gör så här
Ladda ner PowerPoint-presentationen och använd den som stöd i arbetet. Läs även igenom informationen nedan innan ni påbörjar steg 1.
Kom igång
Planera och förankra kartläggningen
För att en arbetsmiljökartläggning ska bli ett bra underlag för förbättringsarbete behöver den planeras och förankras innan den genomförs.
Börja med att tydliggöra syftet med kartläggningen och vilka frågor den ska besvara. Bestäm därefter om alla medarbetare ska ingå i kartläggningen eller endast vissa grupper av medarbetare. Ta även ställning till vilken typ av metod som ska användas för kartläggningen, exempelvis enkät eller intervju. Säkerställ också att det finns tillräckliga resurser och rätt kompetens för att genomföra arbetet.
Planera redan nu hur resultaten ska sammanställas och återkopplas till verksamheten. Fundera redan från början på hur resultaten ska användas för att identifiera förbättringsområden och planera åtgärder. En tydlig plan gör det lättare att genomföra kartläggningen och omsätta resultaten i ett systematiskt förbättringsarbete.
Implementera med Planera–Göra–Studera–Agera
Planera–Göra (Do)–Studera–Agera (PDSA) är ett väletablerat arbetssätt för att implementera förändringar in i verksamheten. Det är därför en utmärkt arbetssätt att använda i detta arbete. Istället för att genomföra stora förändringar på en gång börjar man i mindre skala genom att göra mindre test i praktiken och använder erfarenheterna för att utveckla arbetet vidare.
Arbetetssättet genomförs i fyra steg:
- Planera. Bestäm vilken förändring som ska implementeras och planera för hur den ska uppnås.
- Göra (Do). Genomför planen och dokumentera genomgörandet.
- Studera. Följ upp hur det gick. Fungerade planen eller behöver den anpassas?
- Agera. Bestäm hur det ska fortsättas. Behåll planen som den är, anpassa den och testa igen eller starta en ny plan för ytterliggare en förändring.
PDSA kan upprepas flera gånger. På så sätt kan ni stegvis utveckla och anpassa arbetet utifrån vad som fungerar i den egna verksamheten.
Innan ni börjar
Titta på filmen nedan för en introduktion till PDSA. Som stöd i arbetet kan ni även ladda ner PDSA-guiden, planeringsmallen och PowerPoint-presentationen.
Planera-Göra-Studera-Agera
Tips!
PDSA är ett etablerat arbetssätt som används inom olika kontexter för att främja förbättringsarbete. Det finns mycket information att hitta på nätet bland annat från Folkhälsomyndigheten.
Steg 1 – Planera
Diskutera nuläget
Det första steget är att i arbetsgruppen diskutera och dokumentera hur verksamheten ska planera för genomförandet av en arbetsmiljökartläggning. Syftet är att skapa en gemensam bild av hur arbetet ska läggas upp och säkerställa att kartläggningen får rätt förutsättningar från start.
Gör så här
Gör uppgiften "kartläggning och analys" samt gå igenom diskussionsunderlaget tillsammans i arbetsgruppen. Jämför hur ni jobbar idag med rekommendationen i Riktlinjer för psykisk hälsa på arbetsplatsen. Dokumentera de beslut ni fattar så att de kan användas som stöd när kartläggningen planeras.
Konkretisera aktiviteter med pilövningen
När arbetsgruppen har identifierat vad som behöver utvecklas är nästa del att formulera ett tydligt mål för arbetet och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras för att nå målet.
Exempel på ett SMART mål
Senast den 30 september har verksamheten en tydlig och förankrad plan för hur och när arbetsmiljökartläggningen ska genomföras. Planen beskriver kartläggningens syfte, vilka som ska delta, vilken metod som ska användas, när kartläggningen ska genomföras, vem som ansvarar för genomförandet samt hur och när resultaten ska återkopplas.
Gör så här
Använd mallen nedan för att formulera ett SMART mål för arbetet. Titta sedan på filmen om pilövningen och använd övningen för att arbeta baklänges från målet och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras. Dokumentera aktiviteterna och ta med dem till nästa del, där ni planerar hur de ska genomföras för att uppnå målet. När ni är klara har arbetsgruppen ett tydligt mål och en lista över de aktiviteter som behöver genomföras.
Vad kan ni behöva planera?
- Tydliggöra syfte och mål med kartläggningen
- Bestämma vilka frågor som behövs för att svara mot syfte och mål
- Säkerställa att det finns tillräckliga resurser och rätt kompetens
- Tydliggöra vilka som berörs av kartläggningen och vilka som ska delta
- Välja en vetenskapligt kvalitetssäkrad kartläggningsmetod
- Säkerställa att metoden kan användas på rätt sätt
- Gå igenom frågornas ordning och svarsalternativ
- Bestämma hur och av vem resultaten ska sammanställas och presenteras
- Planera vad som ska hända efter kartläggningen.
Gör en plan för att genomföra aktiviteterna
När arbetsgruppen har formulerat ett SMART mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är det dags att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten.
Gör så här
Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en plan för arbetet (se mall nedan). Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för varje aktivitet och när den ska genomföras. Boka också in ett uppföljningsmöte där ni tillsammans ska följa upp hur genomförandet har gått.
För över det ni har planerat till PDSA-mallen. Där beskriver ni hur aktiviteterna ska genomföras och vad ni ska följa upp. När ni är klara har arbetsgruppen en tydlig plan för vad som ska göras, vem som ansvarar, när aktiviteterna ska genomföras och när arbetet ska följas upp.
Plan för aktiviteter
Steg 2 – Göra
När arbetsgruppen har planerat arbetet är nästa steg att börja genomföra aktiviteterna. Följ planen så långt det är möjligt och dokumentera vad som händer under genomförandet. Det gör det lättare att följa upp aktiviteten i nästa steg.
Gör så här
Genomför aktiviteten enligt planen. Dokumentera i er PDSA planeringsmall:
- När aktiviteten genomfördes
- Vad som genomfördes
- Vad som fungerade bra
- Vad som försvårade genomförandet
- Vad som underlättade genomförandet
- Om något behövde ändras jämfört med den ursprungliga planen.
När steget är genomfört har arbetsgruppen genomfört aktiviteten och dokumenterat erfarenheter från genomförandet. Ta med dokumentationen till nästa steg, där ni tillsammans studerar hur det gick.
Använd checklistan som stöd när ni genomför aktiviteterna
Checklistan hjälper er att kontrollera att ni får med de viktigaste delarna i planeringen och förankringen av kartläggningen. Ni behöver inte kunna svara Ja på alla frågor från början. Använd de frågor där ni svarar Nej för att se vad ni behöver arbeta vidare med.
Checklista
Steg 3 – Studera
När aktiviteten har genomförts är nästa steg att följa upp hur det gick. Använd det uppföljningsmöte som ni bokade in när aktiviteten planerades. Syftet är att tillsammans jämföra det som genomfördes med det ni hade planerat och dra lärdomar inför det fortsatta arbetet.
Gör så här
Gå igenom dokumentationen från genomförandet tillsammans i arbetsgruppen. Diskutera:
- Gick det som planerat?
- Vad fungerade bra?
- Vad fungerade mindre bra?
- Vad underlättade eller försvårade genomförandet?
- Vad har ni lärt er som är viktigt för det fortsatta arbetet?
Dokumentera det ni kommer fram till i PDSA-mallen. När steget är genomfört har arbetsgruppen en gemensam bild av hur genomförandet gick och vad ni har lärt er. Gå sedan direkt vidare till nästa steg och bestäm hur ni ska fortsätta arbetet.
Steg 4 – Agera
När ni har följt upp aktiviteten är nästa steg att använda det ni har lärt er för att bestämma hur arbetet ska fortsätta. Detta kan göras direkt under samma uppföljningsmöte.
Gör så här
Utgå från det ni kom fram till i Studera-steget och bestäm hur ni ska gå vidare:
- Fungerade aktiviteten som planerat? Fortsätt enligt planen och gå vidare till nästa aktivitet.
- Behöver något förändras? Anpassa planen utifrån det ni har lärt er och testa aktiviteten igen.
- Är planen genomförd? Sammanfatta vad ni har lärt er och ta fram en ny plan för nästa del av förbättringsarbetet.
Dokumentera beslutet i PDSA-mallen och bestäm vad som ska göras härnäst, vem som ansvarar och när arbetet ska följas upp igen. När steget är genomfört har arbetsgruppen beslutat hur arbetet ska fortsätta och uppdaterat planen utifrån det ni har lärt er.
Är ni klara?
När arbetsmiljökartläggningen är planerad och förankrad kan ni gå vidare till nästa aktivitet som handlar om att kartlägga risker i arbetsmiljön.