Planera och förankra kartläggningen
För att resultaten ska bli användbara behöver kartläggningen planeras och förankras i organisationen, genomföras med tillförlitliga metoder och följas upp på ett strukturerat sätt.
Kom igång
Samla arbetsgruppen och avsätt tid för att arbeta med detta område. Det finns en PowerPoint-presentation som kan stödja arbetsgruppen genom arbetet. Nedan finns också information om hur en kartläggning kan planeras, förankras och förberedas så att resultaten blir användbara som underlag för förbättringsarbete.
Gör så här
Ladda ner PowerPoint-presentationen och använd den som stöd i arbetet. Läs även igenom informationen nedan innan ni påbörjar steg 1.
Kom igång
Planera och förankra kartläggningen
För att en arbetsmiljökartläggning ska bli ett bra underlag för förbättringsarbete behöver den planeras och förankras innan den genomförs.
Börja med att tydliggöra syftet med kartläggningen och vilka frågor den ska besvara. Bestäm därefter vilka medarbetare som ska delta, vilken metod som ska användas och säkerställ att det finns tillräckliga resurser och rätt kompetens för att genomföra arbetet.
Planera också hur resultaten ska sammanställas och återkopplas till verksamheten. Fundera redan från början på hur resultaten ska användas för att identifiera förbättringsområden och planera åtgärder. En tydlig plan gör det lättare att genomföra kartläggningen och omsätta resultaten i ett systematiskt förbättringsarbete.
Steg 1 – Diskutera nuläget i verksamheten
Efter att arbetsgruppen har tagit del av informationen ovan är nästa steg att diskutera hur verksamheten ska planera och förankra kartläggningen. Syftet är att skapa en gemensam bild av hur arbetet ska läggas upp och säkerställa att kartläggningen får rätt förutsättningar från start.
Exempel
Arbetsgruppen kan till exempel diskutera:
- syfte och mål med kartläggningen
- vilka frågor som behövs för att täcka syfte och mål
- om det finns resurser och kompetens för att kartlägga, återkoppla och åtgärda arbetsmiljön
- vilka som ska inkluderas i kartläggningen
- hur resultaten ska sammanställas och presenteras
- vad som ska hända efter kartläggningen
Gör så här
Gå igenom diskussionsunderlaget tillsammans i arbetsgruppen. Diskutera syftet med kartläggningen, vilka som ska delta, vilken metod som ska användas och hur resultaten ska återkopplas och användas i det fortsatta arbetsmiljöarbetet. Dokumentera de beslut ni fattar så att de kan användas som stöd när kartläggningen ska genomföras.
När steget är genomfört har arbetsgruppen en gemensam plan för hur kartläggningen ska genomföras, återkopplas och användas i det fortsatta förbättringsarbetet.
Tips!
Har verksamheten nyligen genomfört en arbetsmiljöundersökning, till exempel Hållbart medarbetarengagemang (HME), eller andra kartläggningar såsom temperaturmätningar vid arbetsplatsträffar och samverkansmöten? Om så är fallet kan ni välja att använda resultaten från den kartläggningen och gå vidare direkt till att Återkoppla resultaten.
Steg 2 – Konkretisera planen med pilövningen
Nästa steg är att formulera ett tydligt mål och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras för att nå målet.
Gör så här
Använd mallen nedan för att formulera ett SMART mål för arbetet. Titta sedan på filmen om pilövningen och använd övningen nedan för att identifiera de aktiviteter som krävs för att nå målet. Dokumentera aktiviteterna och ta med dem till nästa steg. När steget är genomfört har arbetsgruppen ett tydligt mål och en lista över de aktiviteter som behöver genomföras.
Exempel
Mål: Verksamheten har en förankrad och tydlig plan för hur arbetsmiljökartläggningen ska genomföras, återkopplas och användas i det fortsatta arbetsmiljöarbetet.
Arbetsgruppen kan då arbeta baklänges och identifiera aktiviteter som:
- boka tid för återkopplingsmöte
- utse vem som ska sammanställa, presentera och återkoppla resultaten
- säkerställa att det finns tillräckliga resurser och rätt kompetens för att genomföra kartläggningen och återkoppla resultaten
- bestämma vilka grupper som ska inkluderas i kartläggningen
- välja frågor och metod för kartläggningen utifrån syfte och mål
- förankra kartläggningen bland personal på arbetsplatsträff
- tydliggöra syfte och mål med kartläggningen
Steg 2 - Konkritisera en plan
Steg 3 – Gör en handlingsplan och ett årshjul
När arbetsgruppen har formulerat ett mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är nästa steg att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten. För att aktiviteterna ska bli av behöver det vara tydligt vad som ska göras, vem som ansvarar för arbetet och när aktiviteterna ska genomföras.
Gör så här
Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en handlingsplan och ett årshjul. Använd mallen nedan. Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för arbetet, när aktiviteterna ska genomföras och hur de ska följas upp. När steget är genomfört har arbetsgruppen en plan för hur arbetet ska genomföras och följas upp.
Tips!
Om arbetsgruppen arbetar med flera aktiviteter eller flera rekommendationer samtidigt kan ni använda samma årshjul och handlingsplan för allt arbete. Det gör det lättare att få en överblick över vad som ska göras, vem som ansvarar för olika aktiviteter och när de ska följas upp.
Steg 3 - Handlingsplan och årshjul
Steg 4 – Planera nästa steg med Planera–Göra–Studera–Agera
När arbetsgruppen har tagit fram en handlingsplan är nästa steg att planera vilka aktiviteter som ska genomföras först.
Planera–Göra–Studera–Agera (PGSA) är ett arbetssätt som hjälper arbetsgruppen att stegvis testa, följa upp och utveckla aktiviteter i verksamheten.
Genom att börja med mindre aktiviteter som kan testas och följas upp blir det lättare att lära av erfarenheterna och anpassa arbetet utifrån vad som fungerar i verksamheten.
Gör så här
Välj en aktivitet från handlingsplanen som ni vill genomföra först. Fyll i PGSA-mallen och boka ett uppföljningstillfälle. Genomför därefter aktiviteten i verksamheten. Vid uppföljningen går arbetsgruppen igenom resultatet och beslutar om aktiviteten ska fortsätta, justeras eller genomföras på ett annat sätt.
Fortsätt att arbeta på samma sätt tills verksamheten har en tydlig och förankrad plan för hur kartläggningen ska genomföras, återkopplas och användas i det fortsatta arbetsmiljöarbetet.
Är ni klara?
När arbetsmiljökartläggningen är planerad och förankrad kan ni gå vidare till nästa aktivitet som handlar om att kartlägga risker i arbetsmiljön.