Kartlägga arbetsmiljön
För att kunna förebygga arbetsrelaterad psykisk ohälsa behöver verksamheten regelbundet kartlägga den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. En kartläggning hjälper verksamheten att identifiera både risker och styrkor i arbetsmiljön och ger ett underlag för att prioritera förbättringsinsatser. Det är viktigt att kartläggningen genomförs med kvalitetssäkrade metoder så att resultaten blir tillförlitliga och användbara i det fortsatta arbetsmiljöarbetet.
Kom igång
Samla arbetsgruppen och avsätt tid för att arbeta med detta område. Det finns en PowerPoint-presentation som kan stödja arbetsgruppen genom arbetet. Nedan finns också information om hur arbetsmiljön kan kartläggas och varför det är viktigt att använda kvalitetssäkrade metoder.
Gör så här
Ladda ner PowerPoint-presentationen och använd den som stöd i arbetet. Läs även igenom informationen nedan innan ni påbörjar steg 1.
Kom igång
Kartlägg den organisatoriska och sociala arbetsmiljön
Det finns flera sätt att kartlägga den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Kartläggningen kan till exempel genomföras med enkäter, intervjuer, fokusgrupper eller andra former av dialog i verksamheten.
Oavsett vilken metod ni väljer är det viktigt att den är kvalitetssäkrad. Då blir resultaten mer tillförlitliga och kan användas som underlag för att planera och följa upp förbättringsåtgärder.
Ett exempel på ett forskningsbaserat frågeformulär är Copenhagen Psychosocial Questionnaire (COPSOQ), som används för att kartlägga den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Mer information finns på copsoq.se.
Steg 1 – Diskutera nuläget i verksamheten
Efter att arbetsgruppen har tagit del av informationen ovan är nästa steg att diskutera hur kartläggningen ska genomföras i verksamheten. Syftet är att säkerställa att verksamheten genomför kartläggningen och att resultaten blir tillförlitliga och användbara.
Exempel
Arbetsgruppen kan till exempel diskutera:
- vilken metod som ska användas för kartläggningen
- vilka frågor som ska ingå i kartläggningen
- vilka medarbetare som ska delta
- hur information om kartläggningen ska kommuniceras
Gör så här
Gå igenom diskussionsunderlaget tillsammans i arbetsgruppen. Diskutera hur kartläggningen ska genomföras i verksamheten, vilka som ska delta, vilken metod som ska användas och hur deltagandet kan underlättas. Dokumentera det arbetsgruppen kommer fram till.
När steget är genomfört ska arbetsgruppen ha en gemensam bild av hur kartläggningen ska genomföras och vilka förutsättningar som behöver vara på plats för att den ska kunna genomföras.
Tips!
Har verksamheten nyligen genomfört en arbetsmiljöundersökning, till exempel Hållbart medarbetarengagemang (HME), eller andra kartläggningar såsom temperaturmätningar vid arbetsplatsträffar och samverkansmöten? Om så är fallet kan ni välja att använda resultaten från den kartläggningen och gå vidare direkt till att Återkoppla resultaten.
Steg 2 – Konkretisera planen med pilövningen
Nästa steg är att formulera ett tydligt mål och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras för att nå målet.
Gör så här
Använd mallen nedan för att formulera ett SMART mål för arbetet. Titta sedan på filmen om pilövningen och använd övningen nedan för att identifiera de aktiviteter som krävs för att nå målet. Dokumentera aktiviteterna och ta med dem till nästa steg.
När steget är genomfört har arbetsgruppen ett tydligt mål och en lista över de aktiviteter som behöver genomföras för att kartläggningen ska kunna genomföras.
Exempel
Mål: Verksamheten har genomfört en kartläggning av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
Arbetsgruppen kan då arbeta baklänges och identifiera aktiviteter som:
- genomföra kartläggningen
- skicka ut enkäten eller genomföra intervjuerna
- informera medarbetarna om kartläggningen
- färdigställa frågorna eller enkäten
- välja kartläggningsmetod
- planera tidpunkt för genomförandet
- utse ansvariga för kartläggningen
Steg 2 - Konkritisera en plan
Steg 3 – Gör en handlingsplan och ett årshjul
När arbetsgruppen har formulerat ett mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är nästa steg att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten. För att aktiviteterna ska bli av behöver det vara tydligt vad som ska göras, vem som ansvarar för arbetet och när aktiviteterna ska genomföras.
Gör så här
Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en handlingsplan och ett årshjul. Använd mallen nedan. Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för arbetet, när aktiviteterna ska genomföras och hur de ska följas upp. När steget är genomfört har arbetsgruppen en plan för hur arbetet ska genomföras och följas upp.
Tips!
Om arbetsgruppen arbetar med flera aktiviteter eller flera rekommendationer samtidigt kan ni använda samma årshjul och handlingsplan för allt arbete. Det gör det lättare att få en överblick över vad som ska göras, vem som ansvarar för olika aktiviteter och när de ska följas upp.
Steg 3 - Handlingsplan och årshjul
Steg 4 – Planera nästa steg med Planera–Göra–Studera–Agera
När arbetsgruppen har tagit fram en handlingsplan är nästa steg att planera vilka aktiviteter som ska genomföras först.
Planera–Göra–Studera–Agera (PGSA) är ett arbetssätt som hjälper arbetsgruppen att stegvis testa, följa upp och utveckla aktiviteter i verksamheten.
Genom att börja med mindre aktiviteter som kan testas och följas upp blir det lättare att lära av erfarenheterna och anpassa arbetet utifrån vad som fungerar i verksamheten.
Gör så här
Välj en aktivitet från handlingsplanen som ni vill genomföra först. Fyll i PGSA-mallen och boka ett uppföljningstillfälle. Genomför därefter aktiviteten i verksamheten. Vid uppföljningen går arbetsgruppen igenom resultatet och beslutar om aktiviteten ska fortsätta, justeras eller genomföras på ett annat sätt.
Fortsätt att arbeta på samma sätt tills kartläggningen har genomförts och resultaten har samlats in.
Är ni klara?
När kartläggningen är genomförd och resultaten har samlats in är denna aktivitet genomförd. Nästa steg är att återkoppla resultaten till verksamheten.