Planera åtgärder och ta fram en handlingsplan

Planera åtgärder och ta fram en handlingsplan

När resultaten har presenterats och diskuterats är nästa steg att tillsammans identifiera vilka förbättringsområden verksamheten ska arbeta vidare med och planera konkreta åtgärder. Detta görs med fördel under samma återkopplingsmöte. Genom att gå direkt från dialog om resultaten till planering av åtgärder blir det lättare att omsätta kartläggningen i praktiskt förbättringsarbete.

Gemensamt prioritera

Efter gruppdiskussionerna behöver verksamheten gemensamt prioritera vilka förbättringsområden som ska arbetas vidare med. Fokusera på ett begränsat antal områden, till exempel två eller tre, så att arbetet blir genomförbart och kan följas upp.

För varje prioriterat område behöver det vara tydligt:

• vad som ska göras
• vem som ansvarar
• när arbetet ska genomföras
• hur arbetet ska följas upp.

Välj åtgärder utifrån resultaten

Åtgärderna bör utgå från resultaten i kartläggningen och de risker som identifierats i verksamheten. Genom att välja insatser som är relevanta för den egna arbetsmiljön ökar sannolikheten att de leder till verkliga förbättringar.

Förbättringar kan ligga på olika nivåer i organisationen. Vissa kan genomföras direkt, medan andra kräver beslut eller samarbete med andra delar eller nivåer i organisationen.

Börja gärna med de förbättringar som ni själv kan påverka. Det gör det lättare att komma igång, skapa tidiga resultat och bygga engagemang för det fortsatta arbetet.

Vanliga fallgropar

När förbättringsåtgärder planeras är det viktigt att hålla fokus på arbetsmiljön och inte på enskilda individers problem. Undvik också att fastna i långa diskussioner om resultaten. Använd i stället resultaten som ett underlag för dialog, prioritering och planering av konkreta åtgärder.

Steg 1 – Planera

Diskutera nuläget

Efter att resultaten har presenterats är nästa steg att tillsammans med personal diskutera vad de betyder för verksamheten. Syftet är att skapa en gemensam förståelse för resultaten och identifiera vilka förbättringsområden som bör prioriteras.

Gör så här

Presentera resultaten för de medarbetare som deltagit i kartläggningen. Använd "manualen för återkopplingsmötet" som stöd. Låt därefter deltagarna diskutera resultaten i mindre grupper och identifiera vilka förbättringsområden som är viktigast att arbeta vidare med. Samla gruppernas förslag och prioritera gemensamt de områden som verksamheten ska fokusera på.

När steget är genomfört har verksamheten identifierat och prioriterat de förbättringsområden som ska ligga till grund för den fortsatta handlingsplanen.

Konkretisera aktiviteter med pilövningen

När återkopplingsmötet är avslutat tar arbetsgruppen vid och använder de prioriteringar som personalen tagit fram som underlag för det fortsatta arbetet. Nästa steg är att omsätta de prioriterade förbättringsområden som identifierats under återkopplingsmötet till en handlingsplan med konkreta åtgärder.

Gör så här

Använd mallen nedan för att formulera ett SMART mål för arbetet. Titta sedan på filmen om pilövningen och använd övningen för att arbeta baklänges från målet och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras. Dokumentera aktiviteterna och ta med dem till nästa del, där ni planerar hur de ska genomföras. När ni är klara har arbetsgruppen ett tydligt mål och en lista över de aktiviteter som behöver genomföras.

Gör en plan för att genomföra aktiviteterna

När arbetsgruppen har formulerat ett SMART mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är det dags att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten.

Gör så här

Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en plan för arbetet (se mall nedan). Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för varje aktivitet och när den ska genomföras. Boka också in ett uppföljningsmöte där ni tillsammans ska följa upp hur genomförandet har gått. 

För sedan över det ni har planerat till PDSA-mallen. Där beskriver ni hur aktiviteterna ska genomföras och vad ni ska följa upp. När ni är klara har arbetsgruppen en tydlig plan för vad som ska göras, vem som ansvarar, när aktiviteterna ska genomföras och när arbetet ska följas upp.

Steg 2 – Göra

När arbetsgruppen har planerat arbetet är nästa steg att börja genomföra aktiviteterna. Börja med den aktivitet ni har valt att genomföra först. Följ planen så långt det är möjligt och dokumentera vad som händer under genomförandet. Det gör det lättare att följa upp aktiviteten i nästa steg.

Gör så här

Genomför aktiviteten enligt planen. Dokumentera i er PDSA planeringsmall:

• När aktiviteten genomfördes 
• Vad som genomfördes 
• Vad som fungerade bra 
• Vad som försvårade genomförandet 
• Vad som underlättade genomförandet
• Om något behövde ändras jämfört med den ursprungliga planen. 

När steget är genomfört har arbetsgruppen genomfört aktiviteten och dokumenterat erfarenheter från genomförandet. Ta med dokumentationen till nästa steg, där ni tillsammans studerar hur det gick.

Steg 3 – Studera

När aktiviteten har genomförts är nästa steg att följa upp hur det gick. Använd det uppföljningsmöte som ni bokade in när aktiviteten planerades. Syftet är att tillsammans jämföra det som genomfördes med det ni hade planerat och dra lärdomar inför det fortsatta arbetet.

Gör så här

Gå igenom dokumentationen från genomförandet tillsammans i arbetsgruppen. Diskutera:

• Gick det som planerat?
• Vad fungerade bra?
• Vad fungerade mindre bra?
• Vad underlättade eller försvårade genomförandet?
• Vad har ni lärt er som är viktigt för det fortsatta arbetet?

Dokumentera det ni kommer fram till i PDSA-mallen. När steget är genomfört har arbetsgruppen en gemensam bild av hur genomförandet gick och vad ni har lärt er. Gå sedan direkt vidare till nästa steg och bestäm hur ni ska fortsätta arbetet.

Steg 4 – Agera

När ni har följt upp aktiviteten är nästa steg att använda det ni har lärt er för att bestämma hur arbetet ska fortsätta. Detta kan göras direkt under samma uppföljningsmöte.

Gör så här

Utgå från det ni kom fram till i Studera-steget och bestäm hur ni ska gå vidare:

• Fungerade aktiviteten som planerat? Fortsätt enligt planen och gå vidare till nästa aktivitet.
• Behöver något förändras? Anpassa planen utifrån det ni har lärt er och testa aktiviteten igen.
• Är planen genomförd? Sammanfatta vad ni har lärt er och ta fram en ny plan för nästa del av förbättringsarbetet.

Dokumentera beslutet i PDSA-mallen och bestäm vad som ska göras härnäst, vem som ansvarar och när arbetet ska följas upp igen. När steget är genomfört har arbetsgruppen beslutat hur arbetet ska fortsätta och uppdaterat planen utifrån det ni har lärt er.

Är ni klara?

När verksamheten har identifierat prioriterade förbättringsområden, tagit fram en handlingsplan, genonfört och följt upp de prioriterade åtgärderna har ni genomfört den tredje rekommendationen i Riktlinjer för psykisk hälsa på arbetsplatsen.

Att kartlägga arbetsmiljön, återkoppla resultaten och genomföra förbättringsåtgärder är ett kontinuerligt arbete. Genom att regelbundet följa upp åtgärderna och genomföra nya kartläggningar kan verksamheten fortsätta utveckla arbetsmiljön över tid.

Gå tillbaka till er kartläggning och välj nästa rekommendation som verksamheten behöver arbeta vidare med.

Välj ett område

🔘 Vi behöver utveckla våra Arbetsmiljödokument inom den organisatoriska och sociala arbetsmiljön

🔘 Vi behöver öka kunskapen om Relationen mellan arbetsförhållanden och psykisk ohälsa