Planera åtgärder och ta fram en handlingsplan
När resultaten har återkopplats är nästa steg att tillsammans identifiera vilka förbättringsområden verksamheten ska arbeta vidare med och planera konkreta åtgärder. Detta arbete sker med fördel under samma återkopplingsmöte som resultaten presenteras och diskuteras. När medarbetarna har identifierat och prioriterat de viktigaste förbättringsområdena kan arbetsgruppen omsätta dessa till en handlingsplan med konkreta åtgärder.
Kom igång
Samla arbetsgruppen och avsätt tid för att arbeta med detta område. Det finns en PowerPoint-presentation som kan stödja arbetsgruppen genom arbetet. Nedan finns också information om hur förbättringsområden kan prioriteras och hur en handlingsplan med konkreta åtgärder kan tas fram.
Gör så här
Ladda ner PowerPoint-presentationen och använd den som stöd i arbetet. Läs även igenom informationen nedan innan ni påbörjar steg 1.
Kom igång
Planera åtgärder och ta fram en handlingsplan
När resultaten har presenterats och diskuterats är nästa steg att tillsammans identifiera vilka förbättringsområden verksamheten ska arbeta vidare med och planera konkreta åtgärder. Detta görs med fördel under samma återkopplingsmöte. Genom att gå direkt från dialog om resultaten till planering av åtgärder blir det lättare att omsätta kartläggningen i praktiskt förbättringsarbete.
Gemensamt prioritera
Efter gruppdiskussionerna behöver verksamheten gemensamt prioritera vilka förbättringsområden som ska arbetas vidare med. Fokusera på ett begränsat antal områden, till exempel två eller tre, så att arbetet blir genomförbart och kan följas upp.
För varje prioriterat område behöver det vara tydligt:
- vad som ska göras
- vem som ansvarar
- när arbetet ska genomföras
- hur arbetet ska följas upp.
Välj åtgärder utifrån resultaten
Åtgärderna bör utgå från resultaten i kartläggningen och de risker som identifierats i verksamheten. Genom att välja insatser som är relevanta för den egna arbetsmiljön ökar sannolikheten att de leder till verkliga förbättringar.
Förbättringar kan ligga på olika nivåer i organisationen. Vissa kan genomföras direkt, medan andra kräver beslut eller samarbete med andra delar eller nivåer i organisationen.
Börja gärna med de förbättringar som ni själv kan påverka. Det gör det lättare att komma igång, skapa tidiga resultat och bygga engagemang för det fortsatta arbetet.
Vanliga fallgropar
När förbättringsåtgärder planeras är det viktigt att hålla fokus på arbetsmiljön och inte på enskilda individers problem. Undvik också att fastna i långa diskussioner om resultaten. Använd i stället resultaten som ett underlag för dialog, prioritering och planering av konkreta åtgärder.
Steg 1 – Diskutera nuläget i verksamheten med personalen
Efter att resultaten har presenterats är nästa steg att tillsammans med personal diskutera vad de betyder för verksamheten. Syftet är att skapa en gemensam förståelse för resultaten och identifiera vilka förbättringsområden som bör prioriteras.
Exempel
Personalen kan i grupper till exempel diskutera:
- känner vi igen oss i resultaten från kartläggningen?
- vilka resultat är viktigast att arbeta vidare med?
- vilka förbättringsområden bör prioriteras?
Gör så här
Presentera resultaten för de medarbetare som deltagit i kartläggningen. Använd gärna manualen för återkopplingsmötet som stöd. Låt därefter deltagarna diskutera resultaten i mindre grupper och identifiera vilka förbättringsområden som är viktigast att arbeta vidare med. Samla gruppernas förslag och prioritera gemensamt de områden som verksamheten ska fokusera på.
När steget är genomfört har verksamheten identifierat och prioriterat de förbättringsområden som ska ligga till grund för den fortsatta handlingsplanen.
Steg 1 - Nuläget
Steg 2 – Konkretisera planen med pilövningen
När återkopplingsmötet är avslutat tar arbetsgruppen vid och använder de prioriteringar som personalen tagit fram som underlag för det fortsatta arbetet. Nästa steg är att omsätta de prioriterade förbättringsområden som identifierats under återkopplingsmötet till en handlingsplan med konkreta åtgärder.
Exempel
Mål: Verksamheten har en handlingsplan med konkreta åtgärder för de prioriterade förbättringsområdena.
Arbetsgruppen kan då arbeta baklänges och identifiera aktiviteter som:
- fastställa handlingsplanen
- utse ansvariga för de olika åtgärderna
- bestämma när åtgärderna ska genomföras och följas upp
- formulera konkreta aktiviteter för varje prioriterat förbättringsområde
- välja vilka förbättringsområden som ska ingå i handlingsplanen utifrån resultaten från återkopplingsmötet
Gör så här
Samla arbetsgruppen och använd de prioriterade förbättringsområden som kom fram under återkopplingsmötet som utgångspunkt. Använd SMARTa mål-mallen för att formulera målet. Titta därefter på filmen om pilövningen. I pilövningen utgår arbetsgruppen från målet och arbetar baklänges för att identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras för att målet ska uppnås. När steget är genomfört har arbetsgruppen ett tydligt mål och en lista över de aktiviteter som behöver genomföras.
Steg 2 - Konkritisera en plan
Steg 3 – Gör en handlingsplan och ett årshjul
När arbetsgruppen har formulerat ett mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är nästa steg att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten. För att aktiviteterna ska bli av behöver det vara tydligt vad som ska göras, vem som ansvarar för arbetet och när aktiviteterna ska genomföras.
Gör så här
Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en handlingsplan och ett årshjul. Använd mallen nedan. Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för arbetet, när aktiviteterna ska genomföras och hur de ska följas upp. När steget är genomfört har arbetsgruppen en plan för hur arbetet ska genomföras och följas upp.
Tips!
Om arbetsgruppen arbetar med flera områden eller flera rekommendationer samtidigt kan ni använda samma årshjul och handlingsplan för allt arbete. Det gör det lättare att få en överblick över vad som ska göras, vem som ansvarar för olika aktiviteter och när de ska följas upp.
Steg 3 - Handlingsplan och årshjul
Steg 4 – Planera nästa steg med Planera–Göra–Studera–Agera
När arbetsgruppen har tagit fram en handlingsplan är nästa steg att planera vilka aktiviteter som ska genomföras först.
Planera–Göra–Studera–Agera (PGSA) är ett arbetssätt som hjälper arbetsgruppen att stegvis testa, följa upp och utveckla aktiviteter i verksamheten.
Genom att börja med mindre aktiviteter som kan testas och följas upp blir det lättare att lära av erfarenheterna och anpassa arbetet utifrån vad som fungerar i verksamheten.
Gör så här
Välj en aktivitet från handlingsplanen som ni vill genomföra först. Fyll i PGSA-mallen och boka ett uppföljningstillfälle. Genomför därefter aktiviteten i verksamheten. Vid uppföljningen går arbetsgruppen igenom resultatet och beslutar om aktiviteten ska fortsätta, justeras eller genomföras på ett annat sätt.
Fortsätt att arbeta på samma sätt tills de prioriterade åtgärderna har genomförts och följts upp.
Är ni klara?
När verksamheten har identifierat prioriterade förbättringsområden, tagit fram en handlingsplan, genonfört och följt upp de prioriterade åtgärderna har ni genomfört den tredje rekommendationen i Riktlinjer för psykisk hälsa på arbetsplatsen.
Att kartlägga arbetsmiljön, återkoppla resultaten och genomföra förbättringsåtgärder är ett kontinuerligt arbete. Genom att regelbundet följa upp åtgärderna och genomföra nya kartläggningar kan verksamheten fortsätta utveckla arbetsmiljön över tid.
Gå tillbaka till er kartläggning och välj nästa område som verksamheten behöver arbeta vidare med.
Välj ett område
🔘 Vi behöver utveckla våra Arbetsmiljödokument inom den organisatoriska och sociala arbetsmiljön
🔘 Vi behöver öka kunskapen om Relationen mellan arbetsförhållanden och psykisk ohälsa