Återkoppla resultat av kartläggningen
Det är viktigt att återkoppla resultaten från kartläggningen till verksamheten. Genom dialog i arbetsgrupper och gemensamma möten kan resultaten tolkas, diskuteras och sättas i relation till den egna arbetsmiljön. Detta är viktigt för att skapa förståelse, delaktighet och engagemang i det fortsatta förbättringsarbetet.
Kom igång
Samla arbetsgruppen och avsätt tid för att arbeta med detta område. Det finns en PowerPoint-presentation som kan stödja arbetsgruppen genom arbetet. Nedan finns också information om hur resultat från en arbetsmiljökartläggning kan återkopplas och användas som underlag för dialog och förbättringsarbete i verksamheten.
Gör så här
Ladda ner PowerPoint-presentationen och använd den som stöd i arbetet. Läs även igenom informationen nedan innan ni påbörjar steg 1.
Kom igång
Återkoppla resultaten
När kartläggningen är genomförd är nästa steg att återkoppla resultaten till medarbetarna. Genom att presentera och diskutera resultaten tillsammans skapas en gemensam förståelse för arbetsmiljön och ett bra underlag för det fortsatta förbättringsarbetet.
Informera om återkopplingen
Berätta i god tid när återkopplingen ska ske, hur den kommer att genomföras och vem som ansvarar för mötet. Informationen kan till exempel ges via arbetsplatsträffar, intranät eller informationsbrev. Det är också bra att beskriva vad medarbetarna förväntas bidra med under återkopplingsmötet.
Planera återkopplingsmötet
Bestäm när återkopplingsmötet ska genomföras, vilka som ska delta och hur resultaten ska presenteras. Resultaten kan återkopplas på organisationsnivå, gruppnivå eller båda. Avsätt tillräckligt med tid för både presentation och dialog.
Återkopplingsmötet kan med fördel planeras så att det även innehåller tid för att identifiera och prioritera förbättringsområden. Det gör det lättare att gå direkt från dialog om resultaten till planering av åtgärder.
Syfte med återkopplingsmöte
Återkopplingsmötet ger medarbetarna möjlighet att tillsammans tolka resultaten och diskutera vad de betyder för den egna arbetsmiljön. Det skapar delaktighet och gör det lättare att identifiera vilka områden som bör prioriteras i det fortsatta förbättringsarbetet.
Presentera resultat
Presentera resultaten på ett tydligt och lättbegripligt sätt. Fokusera på de viktigaste resultaten och ge deltagarna möjlighet att ställa frågor och diskutera hur resultaten stämmer överens med deras erfarenheter. Om det finns tidigare mätningar eller relevanta jämförelser kan dessa användas för att sätta resultaten i ett sammanhang.
Låt presentationen följas av dialog. När medarbetarna får möjlighet att bekräfta, nyansera eller ifrågasätta resultaten ökar förståelsen för arbetsmiljön och det blir lättare att identifiera relevanta förbättringsåtgärder.
Implementera med Planera–Göra–Studera–Agera
Planera–Göra (Do)–Studera–Agera (PDSA) är ett väletablerat arbetssätt för att implementera förändringar in i verksamheten. Det är därför en utmärkt arbetssätt att använda i detta arbete. Istället för att genomföra stora förändringar på en gång börjar man i mindre skala genom att göra mindre test i praktiken och använder erfarenheterna för att utveckla arbetet vidare.
Arbetetssättet genomförs i fyra steg:
- Planera. Bestäm vilken förändring som ska implementeras och planera för hur den ska uppnås.
- Göra (Do). Genomför planen och dokumentera genomgörandet.
- Studera. Följ upp hur det gick. Fungerade planen eller behöver den anpassas?
- Agera. Bestäm hur det ska fortsättas. Behåll planen som den är, anpassa den och testa igen eller starta en ny plan för ytterliggare en förändring.
PDSA kan upprepas flera gånger. På så sätt kan ni stegvis utveckla och anpassa arbetet utifrån vad som fungerar i den egna verksamheten.
Innan ni börjar
Titta på filmen nedan för en introduktion till PDSA. Som stöd i arbetet kan ni även ladda ner PDSA-guiden, planeringsmallen och PowerPoint-presentationen.
Planera-Göra-Studera-Agera
Steg 1 – Planera
Diskutera nuläget
Det första steget är att diskutera hur resultaten från kartläggningen ska återkopplas till medarbetarna. Syftet är att skapa en gemensam bild av hur återkopplingsmötet ska genomföras så att resultaten blir begripliga och medarbetarna får möjlighet att diskutera och reflektera över dem.
Gör så här
Gör uppgiften "Kartläggning och analys" och gå igenom manualen för återkopplingsmöten tillsammans i arbetsgruppen. Diskutera hur resultaten ska presenteras, vilka som ska delta, hur mötet ska organiseras och hur medarbetarna ska involveras i dialogen om resultaten. Planera gärna återkopplingsmötet så att det också finns tid för att gå vidare med nästa område "planera åtgärder och ta fram en handlingsplan" vid samma möte. När ni är klara ska arbetsgruppen ha en gemensam bild av hur återkopplingen ska genomföras.
Nuläget
Konkretisera aktiviteter med pilövningen
När arbetsgruppen har identifierat vad som behöver utvecklas är nästa del att formulera ett tydligt mål för arbetet och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras för att nå målet.
Exempel på ett SMART mål
Senast den 8e december har resultaten från arbetsmiljökartläggningen presenterats och diskuterats tillsammans med berörda medarbetare vid ett återkopplingsmöte.
Gör så här
Använd mallen nedan för att formulera ett SMART mål för arbetet. Titta sedan på filmen om pilövningen och använd övningen för att arbeta baklänges från målet och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras. Dokumentera aktiviteterna och ta med dem till nästa del, där ni planerar hur de ska genomföras. När ni är klara har arbetsgruppen ett tydligt mål och en lista över de aktiviteter som behöver genomföras.
Vad kan ni behöva göra?
- Bestämma när återkopplingsmötet ska genomföras
- Bestämma vilka som ska delta
- Bestämma vem som ansvarar för att leda mötet
- Förbereda en tydlig presentation av resultaten
- Planera hur resultaten ska diskuteras i mindre grupper
- Förbereda frågor som stöd för gruppdiskussionerna
- Informera medarbetarna om återkopplingsmötet
- Genomföra återkopplingsmötet
- Ge medarbetarna möjlighet att diskutera och reflektera över resultaten
- Dokumentera vad som framkommer i diskussionerna
Gör en plan för att genomföra aktiviteterna
När arbetsgruppen har formulerat ett SMART mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är det dags att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten.
Gör så här
Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en plan för arbetet (se mall nedan). Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för varje aktivitet och när den ska genomföras. Boka också in ett uppföljningsmöte där ni tillsammans ska följa upp hur genomförandet har gått.
För över det ni har planerat till PDSA-mallen. Där beskriver ni hur aktiviteterna ska genomföras och vad ni ska följa upp. När ni är klara har arbetsgruppen en tydlig plan för vad som ska göras, vem som ansvarar, när aktiviteterna ska genomföras och när arbetet ska följas upp.
Plan för aktiviteter
Steg 2 – Göra
När arbetsgruppen har planerat arbetet är nästa steg att börja genomföra aktiviteterna. Börja med den aktivitet ni har valt att genomföra först. Följ planen så långt det är möjligt och dokumentera vad som händer under genomförandet. Det gör det lättare att följa upp aktiviteten i nästa steg.
Gör så här
Genomför aktiviteten enligt planen. Dokumentera i er PDSA planeringsmall:
- När aktiviteten genomfördes
- Vad som genomfördes
- Vad som fungerade bra
- Vad som försvårade genomförandet
- Vad som underlättade genomförandet
- Om något behövde ändras jämfört med den ursprungliga planen.
När steget är genomfört har arbetsgruppen genomfört aktiviteten och dokumenterat erfarenheter från genomförandet. Ta med dokumentationen till nästa steg, där ni tillsammans studerar hur det gick.
Använd checklistan som stöd när ni genomför aktiviteterna
Checklistan hjälper er att kontrollera att ni får med de viktigaste delarna i planeringen och förankringen av återkopplingen. Ni behöver inte kunna svara Ja på alla frågor från början. Använd de frågor där ni svarar Nej för att se vad ni behöver arbeta vidare med.
Checklista
Steg 3 – Studera
När aktiviteten har genomförts är nästa steg att följa upp hur det gick. Använd det uppföljningsmöte som ni bokade in när aktiviteten planerades. Syftet är att tillsammans jämföra det som genomfördes med det ni hade planerat och dra lärdomar inför det fortsatta arbetet.
Gör så här
Gå igenom dokumentationen från genomförandet tillsammans i arbetsgruppen. Diskutera:
- Gick det som planerat?
- Vad fungerade bra?
- Vad fungerade mindre bra?
- Vad underlättade eller försvårade genomförandet?
- Vad har ni lärt er som är viktigt för det fortsatta arbetet?
Dokumentera det ni kommer fram till i PDSA-mallen. När steget är genomfört har arbetsgruppen en gemensam bild av hur genomförandet gick och vad ni har lärt er. Gå sedan direkt vidare till nästa steg och bestäm hur ni ska fortsätta arbetet.
Steg 4 – Agera
När ni har följt upp aktiviteten är nästa steg att använda det ni har lärt er för att bestämma hur arbetet ska fortsätta. Detta kan göras direkt under samma uppföljningsmöte.
Gör så här
Utgå från det ni kom fram till i Studera-steget och bestäm hur ni ska gå vidare:
- Fungerade aktiviteten som planerat? Fortsätt enligt planen och gå vidare till nästa aktivitet.
- Behöver något förändras? Anpassa planen utifrån det ni har lärt er och testa aktiviteten igen.
- Är planen genomförd? Sammanfatta vad ni har lärt er och ta fram en ny plan för nästa del av förbättringsarbetet.
Dokumentera beslutet i PDSA-mallen och bestäm vad som ska göras härnäst, vem som ansvarar och när arbetet ska följas upp igen. När steget är genomfört har arbetsgruppen beslutat hur arbetet ska fortsätta och uppdaterat planen utifrån det ni har lärt er.
Är ni klara?
När resultaten har återkopplats och diskuterats tillsammans med medarbetarna är denna aktivitet genomförd. Nästa steg är att tillsammans identifiera och prioritera förbättringsområden samt ta fram en handlingsplan för åtgärder. Detta arbete kan med fördel påbörjas direkt i anslutning till återkopplingsmötet.