Återkoppla resultat av kartläggningen
Det är viktigt att återkoppla resultaten från kartläggningen till verksamheten. Genom dialog i arbetsgrupper och gemensamma möten kan resultaten tolkas, diskuteras och sättas i relation till den egna arbetsmiljön. Detta är viktigt för att skapa förståelse, delaktighet och engagemang i det fortsatta förbättringsarbetet.
Kom igång
Samla arbetsgruppen och avsätt tid för att arbeta med detta område. Det finns en PowerPoint-presentation som kan stödja arbetsgruppen genom arbetet. Nedan finns också information om hur resultat från en arbetsmiljökartläggning kan återkopplas och användas som underlag för dialog och förbättringsarbete i verksamheten.
Gör så här
Ladda ner PowerPoint-presentationen och använd den som stöd i arbetet. Läs även igenom informationen nedan innan ni påbörjar steg 1.
Kom igång
Återkoppla resultaten
När kartläggningen är genomförd är nästa steg att återkoppla resultaten till medarbetarna. Genom att presentera och diskutera resultaten tillsammans skapas en gemensam förståelse för arbetsmiljön och ett bra underlag för det fortsatta förbättringsarbetet.
Informera om återkopplingen
Berätta i god tid när återkopplingen ska ske, hur den kommer att genomföras och vem som ansvarar för mötet. Informationen kan till exempel ges via arbetsplatsträffar, intranät eller informationsbrev. Det är också bra att beskriva vad medarbetarna förväntas bidra med under återkopplingsmötet.
Planera återkopplingsmötet
Bestäm när återkopplingsmötet ska genomföras, vilka som ska delta och hur resultaten ska presenteras. Resultaten kan återkopplas på organisationsnivå, gruppnivå eller båda. Avsätt tillräckligt med tid för både presentation och dialog.
Återkopplingsmötet kan med fördel planeras så att det även innehåller tid för att identifiera och prioritera förbättringsområden. Det gör det lättare att gå direkt från dialog om resultaten till planering av åtgärder.
Syfte med återkopplingsmöte
Återkopplingsmötet ger medarbetarna möjlighet att tillsammans tolka resultaten och diskutera vad de betyder för den egna arbetsmiljön. Det skapar delaktighet och gör det lättare att identifiera vilka områden som bör prioriteras i det fortsatta förbättringsarbetet.
Presentera resultat
Presentera resultaten på ett tydligt och lättbegripligt sätt. Fokusera på de viktigaste resultaten och ge deltagarna möjlighet att ställa frågor och diskutera hur resultaten stämmer överens med deras erfarenheter. Om det finns tidigare mätningar eller relevanta jämförelser kan dessa användas för att sätta resultaten i ett sammanhang.
Låt presentationen följas av dialog. När medarbetarna får möjlighet att bekräfta, nyansera eller ifrågasätta resultaten ökar förståelsen för arbetsmiljön och det blir lättare att identifiera relevanta förbättringsåtgärder.
Steg 1 – Diskutera nuläget i verksamheten
Efter att arbetsgruppen har tagit del av informationen ovan är nästa steg att diskutera hur resultaten från kartläggningen ska återkopplas i verksamheten. Syftet är att skapa en gemensam bild av hur återkopplingen ska genomföras och hur medarbetare kan involveras i dialogen om resultaten.
Exempel
Arbetsgruppen kan till exempel diskutera:
- hur resultaten ska presenteras för medarbetarna
- vem som ska ansvara för återkopplingen
- om resultaten ska återkopplas på organisationsnivå, gruppnivå eller båda
- hur medarbetarna ska involveras i diskussionen om resultaten
- hur verksamheten ska prioritera förbättringsområden utifrån resultaten
- hur resultaten kan användas som underlag för fortsatt förbättringsarbete
Gör så här
Gå igenom diskussionsunderlaget och manualen för återkopplingsmöten tillsammans i arbetsgruppen. Diskutera hur resultaten ska presenteras, hur dialogen med medarbetarna ska genomföras och hur verksamheten ska arbeta vidare med de förbättringsområden som identifieras. Dokumentera det arbetsgruppen kommer fram till.
När steget är genomfört ska arbetsgruppen ha en gemensam plan för hur resultaten ska återkopplas och diskuteras i verksamheten.
Steg 1 - Nuläget
Steg 2 – Konkretisera planen med pilövningen
Nästa steg är att formulera ett tydligt mål och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras för att nå målet.
Gör så här
Använd mallen nedan för att formulera ett SMART mål för arbetet. Titta sedan på filmen om pilövningen och använd övningen nedan för att identifiera de aktiviteter som krävs för att nå målet. Dokumentera aktiviteterna och ta med dem till nästa steg. När steget är genomfört har arbetsgruppen ett tydligt mål och en lista över de aktiviteter som behöver genomföras.
Exempel
Mål: Verksamheten har återkopplat resultaten från kartläggningen.
Arbetsgruppen kan då arbeta baklänges och identifiera aktiviteter som:
- genomföra återkopplingsmöte med dialog och gruppdiskussioner
- planera gruppdiskussioner och reflektionsfrågor
- förbereda presentation av resultaten
- boka tid för återkopplingsmötet
- bestämma vem som ansvarar för att presentera resultaten
- sammanställa resultaten från kartläggningen
Steg 2 - Konkritisera en plan
Steg 3 – Gör en handlingsplan och ett årshjul
När arbetsgruppen har formulerat ett mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är nästa steg att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten. För att aktiviteterna ska bli av behöver det vara tydligt vad som ska göras, vem som ansvarar för arbetet och när aktiviteterna ska genomföras.
Gör så här
Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en handlingsplan och ett årshjul. Använd mallen nedan. Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för arbetet, när aktiviteterna ska genomföras och hur de ska följas upp. När steget är genomfört har arbetsgruppen en plan för hur arbetet ska genomföras och följas upp.
Tips!
- Om arbetsgruppen arbetar med flera aktiviteter eller flera rekommendationer samtidigt kan ni använda samma årshjul och handlingsplan för allt arbete. Det gör det lättare att få en överblick över vad som ska göras, vem som ansvarar för olika aktiviteter och när de ska följas upp.
- För att skapa engagemang och bibehålla dialogen bör återkopplingsmötet med fördel följas direkt av arbetet med att identifiera prioriterade förbättringsområden och ta fram en handlingsplan. På så sätt kan resultaten omsättas till konkreta förbättringsåtgärder medan diskussionerna fortfarande är aktuella.
Steg 3 - Handlingsplan och årshjul
Steg 4 – Planera nästa steg med Planera–Göra–Studera–Agera
När arbetsgruppen har tagit fram en handlingsplan är nästa steg att planera vilka aktiviteter som ska genomföras först.
Planera–Göra–Studera–Agera (PGSA) är ett arbetssätt som hjälper arbetsgruppen att stegvis testa, följa upp och utveckla aktiviteter i verksamheten.
Genom att börja med mindre aktiviteter som kan testas och följas upp blir det lättare att lära av erfarenheterna och anpassa arbetet utifrån vad som fungerar i verksamheten.
Gör så här
Välj en aktivitet från handlingsplanen som ni vill genomföra först. Fyll i PGSA-mallen och boka ett uppföljningstillfälle. Genomför därefter aktiviteten i verksamheten. Vid uppföljningen går arbetsgruppen igenom resultatet och beslutar om aktiviteten ska fortsätta, justeras eller genomföras på ett annat sätt.
Fortsätt att arbeta på samma sätt tills resultatets presenterats för samtliga berörda.
Är ni klara?
När resultaten har återkopplats och diskuterats tillsammans med medarbetarna är denna aktivitet genomförd. Nästa steg är att tillsammans identifiera och prioritera förbättringsområden samt ta fram en handlingsplan för åtgärder. Detta arbete kan med fördel påbörjas direkt i anslutning till återkopplingsmötet.