Följa upp efterlevande av arbetsmiljödokument och rutiner
Att ta fram och förankra arbetsmiljödokument och rutiner är viktigt. För att de ska få betydelse i praktiken behöver verksamheten också följa upp hur de används. Syftet är att säkerställa att arbetsmiljödokumenten inte bara finns tillgängliga, utan också är kända, förstådda och används i verksamheten.
Kom igång
Samla arbetsgruppen och avsätt tid för att arbeta med detta område. Det finns en PowerPoint-presentation som kan stödja arbetsgruppen genom arbetet. Nedan finns också information om varför det är viktigt att följa upp hur arbetsmiljödokument och rutiner används i verksamheten.
Gör så här
Ladda ner PowerPoint-presentationen och använd den som stöd i arbetet. Läs även igenom informationen nedan innan ni påbörjar steg 1.
Kom igång
Tillämpas dokumenten eller ligger dessa endast i byrålådan?
Att ta fram eller uppdatera arbetsmiljödokument och rutiner är viktigt. För att de ska få betydelse i praktiken behöver de också följas upp för att se hur de används. Det kan till exempel handla om att undersöka om personalen känner till dessa dokument och rutinerna, om nyanställda har fått information om dessa, samt om de efterlevs.
Genom att regelbundet ta upp och följa upp arbetsmiljödokument och rutiner kan verksamheten identifiera vad som fungerar bra och vad som behöver förtydligas eller utvecklas vidare.
Steg 1 – Diskutera nuläget i verksamheten
Efter att arbetsgruppen har tagit del av informationen ovan är nästa steg att diskutera hur arbetsmiljödokument och rutiner används i det dagliga arbetet. Syftet är att skapa en bild av om dokumenten efterlevs i verksamheten eller om det finns behov av att förbättra uppföljningen av hur de används i verksamheten.
Exempel
Arbetsgruppen kan till exempel diskutera:
- efterlevs verksamhetens arbetsmiljödokument och rutiner?
- hur vet ni att arbetsmiljödokument och rutiner efterlevs?
- hur följer ni upp att arbetsmiljödokument och rutiner används?
Gör så här
Gå igenom diskussionsunderlaget tillsammans i arbetsgruppen. Dokumentera hur verksamheten följer upp att arbetsmiljödokument och rutiner används i verksamheten. Diskutera hur ni idag får information om dokumenten efterlevs och om det finns områden där uppföljningen behöver stärkas.
När steget är genomfört har arbetsgruppen identifierat hur efterlevnaden följs upp idag och vilka delar som kan behöva utvecklas för att säkerställa att arbetsmiljödokument och rutiner används i verksamheten.
Steg 2 – Konkretisera planen med pilövningen
Nästa steg är att formulera ett tydligt mål och identifiera vilka aktiviteter som behövs för att följa upp och säkerställa att arbetsmiljödokument och rutiner används i verksamheten.
Gör så här
Använd SMARTa mål-mallen för att formulera målet. Titta därefter på filmen om pilövningen. I pilövningen utgår arbetsgruppen från målet och arbetar baklänges för att identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras för att målet ska uppnås. På så sätt skapas en tydlig plan för arbetet.
När övningen är genomförd har arbetsgruppen ett tydligt mål och en konkret kedja av aktiviteter som leder fram till målet.
Exempel
Mål: Arbetsgruppen följer upp efterlevnaden av arbetsmiljödokument och rutiner minst två gånger per år.
Arbetsgruppen kan då arbeta baklänges och identifiera aktiviteter som:
- genomföra årets första uppföljning
- ta fram ett enkelt uppföljningsunderlag
- besluta vilka frågor som ska följas upp
- bestämma när uppföljningarna ska genomföras
- utse ansvariga för uppföljningen
Steg 2 – Konkretisera en plan
Steg 3 – Gör en handlingsplan och ett årshjul
När arbetsgruppen har formulerat ett mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är nästa steg att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten. För att aktiviteterna ska bli av behöver det vara tydligt vad som ska göras, vem som ansvarar för arbetet och när aktiviteterna ska genomföras.
Gör så här
Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en handlingsplan och ett årshjul. Använd mallen nedan. Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för arbetet, när aktiviteterna ska genomföras och hur de ska följas upp. När steget är genomfört har arbetsgruppen en plan för hur arbetet ska genomföras och följas upp.
Tips!
Om arbetsgruppen arbetar med flera aktiviteter eller flera rekommendationer samtidigt kan ni använda samma årshjul och handlingsplan för allt arbete. Det gör det lättare att få en överblick över vad som ska göras, vem som ansvarar för olika aktiviteter och när de ska följas upp.
Steg 3 - Handlingsplan och årshjul
Steg 4 – Planera nästa steg med Planera–Göra–Studera–Agera
När arbetsgruppen har tagit fram en handlingsplan är nästa steg att planera vilka aktiviteter som ska genomföras först.
Planera–Göra–Studera–Agera (PGSA) är ett arbetssätt som hjälper arbetsgruppen att stegvis testa, följa upp och utveckla aktiviteter i verksamheten.
Genom att börja med mindre aktiviteter som kan testas och följas upp blir det lättare att lära av erfarenheterna och anpassa arbetet utifrån vad som fungerar i verksamheten.
Gör så här
Välj en aktivitet från handlingsplanen som ni vill genomföra först. Fyll i PGSA-mallen och boka ett uppföljningstillfälle. Genomför därefter aktiviteten i verksamheten. Vid uppföljningen går arbetsgruppen igenom resultatet och beslutar om aktiviteten ska fortsätta, justeras eller genomföras på ett annat sätt.
Fortsätt att arbeta på samma sätt tills verksamheten har etablerat rutiner för att regelbundet följa upp hur arbetsmiljödokument och rutiner används och efterlevs.
Är ni klara?
När verksamheten har tagit fram, förankrat och följt upp arbetsmiljödokument och rutiner har ni genomfört den första rekommendationen i Riktlinjer för psykisk hälsa på arbetsplatsen.
Gå tillbaka till er kartläggning och välj nästa område som verksamheten behöver arbeta vidare med.
Välj ett område
🔘 Vi behöver öka kunskapen om Relationen mellan arbetsförhållanden och psykisk ohälsa
🔘 Vi behöver utveckla arbetet med Kartläggning, återkoppling och åtgärder