Förankra arbetsmiljödokument och rutiner
Att ha arbetsmiljödokument och rutiner är en central förutsättning för det förebyggande arbetsmiljöarbetet. För att få nytta i praktiken behöver arbetsmiljödokument och rutiner dock vara kända och förankrade i verksamheten.
Kom igång
Samla arbetsgruppen och avsätt tid för att arbeta med detta område. Det finns en PowerPoint-presentation som kan stödja arbetsgruppen genom arbetet. Nedan finns också information om vad förankring av arbetsmiljödokument innebär och varför det är viktigt.
Gör så här
Ladda ner PowerPoint-presentationen och använd den som stöd i arbetet. Läs även igenom informationen nedan innan ni påbörjar steg 1.
Kom igång
Förankra arbetsmiljödokument och rutiner inom verksamheten
Arbetsmiljödokument och rutiner behöver spridas och förankras i verksamheten.
Medarbetare ska känna till att dokumenten och rutiner finns, förstå vad de innebär och ha kunskap om hur de ska efterlevas. Det kan till exempel göras genom att regelbundet diskutera arbetsmiljödokument och rutinerna på arbetsplatsträffar.
Förankring handlar inte endast om att informera personalen om arbetsmiljödokument och rutiner, utan också om att säkerställa att de blir ett levande dokument.
Steg 1 – Diskutera nuläget i verksamheten
Efter att arbetsgruppen har tagit del av informationen ovan är nästa steg att diskutera hur väl arbetsmiljödokument och rutiner är förankrade i verksamheten. Syftet är att skapa en bild av om verksamhetens dokument är kända bland personalen eller om insatser behöver göras för att förankra dessa bland chefer och personal.
Exempel
Arbetsgruppen kan till exempel diskutera:
- var arbetsmiljödokument och rutiner finns tillgängliga idag
- om personalen känner till att dokumenten finns
- om personalen vet var dokumenten finns
- om dokumenten diskuteras på arbetsplatsträffar
- hur nyanställda får information om dokumenten
Gör så här
Gå igenom diskussionsunderlaget tillsammans i arbetsgruppen. Dokumentera hur arbetsmiljödokument och rutiner sprids, kommuniceras och används i verksamheten. När steget är genomfört har arbetsgruppen identifierat vilka delar av verksamheten som behöver stärka kännedomen om arbetsmiljödokument och rutiner.
Steg 2 – Konkretisera planen med pilövningen
Nästa steg är att formulera ett tydligt mål och identifiera vilka aktiviteter som behövs för att öka kännedomen om arbetsmiljödokumenten.
Gör så här
Använd mallen nedan för att formulera ett SMART mål för arbetet. Titta sedan på filmen om pilövningen och använd övningen nedan för att identifiera de aktiviteter som krävs för att nå målet. Dokumentera aktiviteterna och ta med dem till nästa steg. När steget är genomfört har arbetsgruppen ett tydligt mål och en lista över de aktiviteter som behöver genomföras.
Exempel
Mål: Alla medarbetare känner till arbetsmiljödokumenten, vet var de finns och förstår hur de ska användas i det dagliga arbetet.
Arbetsgruppen kan då arbeta baklänges och identifiera aktiviteter som:
- följa upp om målet har uppnåtts
- genomföra informations- och dialogaktiviteter med personalen
- avsätta tid för frågor och diskussion om dokumenten
- ta fram stödmaterial och sammanfattningar
- publicera dokumenten i verksamhetens informationskanaler
Steg 2 – Konkretisera en plan
Steg 3 – Gör en handlingsplan och ett årshjul
När arbetsgruppen har formulerat ett mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är nästa steg att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten. För att aktiviteterna ska bli av behöver det vara tydligt vad som ska göras, vem som ansvarar för arbetet och när aktiviteterna ska genomföras.
Gör så här
Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en handlingsplan och ett årshjul. Använd mallen nedan. Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för arbetet, när aktiviteterna ska genomföras och hur de ska följas upp. När steget är genomfört har arbetsgruppen en plan för hur arbetet ska genomföras och följas upp.
Tips!
Om arbetsgruppen arbetar med flera områden eller flera rekommendationer samtidigt kan ni använda samma årshjul och handlingsplan för allt arbete. Det gör det lättare att få en överblick över vad som ska göras, vem som ansvarar för olika aktiviteter och när de ska följas upp.
Steg 3 - Handlingsplan och årshjul
Steg 4 – Planera nästa steg med Planera–Göra–Studera–Agera
När arbetsgruppen har tagit fram en handlingsplan är nästa steg att planera vilka aktiviteter som ska genomföras först.
Planera–Göra–Studera–Agera (PGSA) är ett arbetssätt som hjälper arbetsgruppen att stegvis testa, följa upp och utveckla aktiviteter i verksamheten.
Genom att börja med mindre aktiviteter som kan testas och följas upp blir det lättare att lära av erfarenheterna och anpassa arbetet utifrån vad som fungerar i verksamheten.
Gör så här
Välj en aktivitet från handlingsplanen som ni vill genomföra först. Fyll i PGSA-mallen och boka ett uppföljningstillfälle. Genomför därefter aktiviteten i verksamheten. Vid uppföljningen går arbetsgruppen igenom resultatet och beslutar om aktiviteten ska fortsätta, justeras eller genomföras på ett annat sätt.
Fortsätt att arbeta på samma sätt tills verksamheten har förankrat arbetsmiljödokumentet.
Är ni klara?
När arbetsmiljödokument och rutiner är kända och används i verksamheten kan ni gå vidare till nästa aktivitet som handlar om att följa upp efterlevnaden av arbetsmiljödokument och rutiner.