Utforma praktiskt tillämpbara arbetsmiljödokument
Det är viktigt att det finns arbetsmiljödokument för det förebyggande arbetet av psykisk ohälsa. I många verksamheter finns det redan arbetsmiljödokument som är aktuella och kan vara till grund för arbetet.
Kom igång
Samla arbetsgruppen och avsätt tid för att arbeta med detta område. Det finns en PowerPoint-presentation som kan stödja arbetsgruppen genom arbetet. Nedan finns också information om vad arbetsmiljödokument bör innehålla och varför de är viktiga.
Gör så här
Ladda ner PowerPoint-presentationen och använd den som stöd i arbetet. Läs även igenom informationen nedan innan ni påbörjar steg 1.
Kom igång
Vad ska arbetsmiljödokument innehålla?
Arbetsmiljödokument bör beskriva verksamhetens mål och hur arbetet organiseras i stort. Arbetsmiljödokumenten bör också innehålla information om det finns förhöjd risk för psykisk ohälsa i vissa grupper inom verksamheten.
Arbetsmiljödokumenten bör innehålla riktlinjer för hur risk- och behovsanalyser ska genomföras och information om riskfaktorer samt hur dessa kan förebyggas på arbetsplatsen.
Arbetsmiljödokumenten bör beskriva vilket ansvar chefer har, vilken kunskap de behöver och hur de får tillgång till rätt förutsättningar såsom utbildning och stöd. Arbetsmiljödokumentet ska också förklara hur verksamhetens rehabiliteringsarbete går till. Till exempel vem som gör vad, vilken kompetens som kan behöva kopplas in och när olika insatser ska sättas in. Stöd för hur ett arbetsmiljödokument kan utformas finns bland annat i Riktlinjen för psykisk hälsa på arbetsplatsen som tillhandahålls av Arbetsmiljöverket.
Varför är arbetsmiljödokument viktiga?
Arbetsmiljödokument är förebyggande
Ett arbetsmiljödokument kan beskriva vilken arbetsmiljö verksamheten strävar efter och hur risker, problem eller andra arbetsmiljöfrågor ska hanteras.
Möjlighet till inflytande och delaktighet
Medarbetare har kunskap om den dagliga verksamheten och kan bidra med viktiga perspektiv när dokument tas fram eller utvecklas. Delaktighet kan också skapa bättre förutsättningar för att dokumenten används i verksamheten.
De tydliggör arbetssätt och ansvar
Dokument och rutiner kan visa vem en medarbetare ska vända sig till, vem som ansvarar för olika arbetsmiljöfrågor och hur ett ärende ska hanteras.
Arbetsmiljödokumenten gäller hela verksamheten
Dokument och rutiner ska vara relevanta och kända för alla som berörs från ledning och chefer till medarbetare.
Implementera med Planera–Göra–Studera–Agera
Planera–Göra (Do)–Studera–Agera (PDSA) är ett arbetssätt för att stegvis testa, följa upp och förbättra aktiviteter i verksamheten. I stället för att genomföra stora förändringar på en gång börjar ni med en aktivitet, testar den i praktiken och använder erfarenheterna för att utveckla arbetet vidare.
Arbetet genomförs i fyra steg:
- Planera. Bestäm vilken aktivitet ni vill testa, hur den ska genomföras och vad ni vill uppnå.
- Göra (Do). Genomför aktiviteten enligt planen.
- Studera. Följ upp hur det gick. Vad fungerade som planerat och vad behöver förändras?
- Agera. Bestäm hur ni går vidare. Behåll aktiviteten som den är, justera den och testa igen eller prova ett annat arbetssätt.
PDSA kan upprepas flera gånger. På så sätt kan ni stegvis utveckla och anpassa arbetet utifrån vad som fungerar i den egna verksamheten.
Innan ni börjar
Titta på filmen nedan för en introduktion till PDSA. Som stöd i arbetet kan ni även ladda ner PDSA-guiden, planeringsmallen och PowerPoint-presentationen.
Planera-Göra-Studera-Agera
Steg 1 – Planera
Diskutera nuläget
Det första steget är att diskutera och dokumentera vilka arbetsmiljödokument som redan finns i verksamheten. Syftet är att skapa en bild av vad verksamheten har för dokument, vilka/vilket som kan användas men behöver uppdateras, eller om verksamheten behöver ta fram helt nya dokument.
Gör så här
Gör uppgiften "utforma praktiskt tillämpbara arbetsmiljödokument" tillsammans i arbetsgruppen. Dokumentera vilka arbetsmiljödokument som finns idag, om de är aktuella och om de används i verksamheten. Jämför även verksamhetens nuvarande dokument med rekommendationerna i Riktlinjer för psykisk hälsa på arbetsplatsen (s. 22–23). Ta därefter ställning till om befintliga dokument behöver revideras eller om nya behöver tas fram.
När uppgiften är genomfört ska arbetsgruppen ha beslutat om befintliga dokument ska revideras eller om nya dokument behöver tas fram.
Uppgift
Konkretisera aktiviteter med pilövningen
När arbetsgruppen har identifierat vad som behöver utvecklas är nästa del att formulera ett tydligt mål för arbetet och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras för att nå målet.
Gör så här
Använd mallen nedan för att formulera ett SMART mål för arbetet. Titta sedan på filmen om pilövningen och använd övningen för att arbeta baklänges från målet och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras. Dokumentera aktiviteterna och ta med dem till nästa del, där ni planerar hur de ska genomföras. När ni är klara har arbetsgruppen ett tydligt mål och en lista över de aktiviteter som behöver genomföras.
Gör en plan för att genomföra aktiviteterna
När arbetsgruppen har formulerat ett SMART mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är det dags att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten.
Gör så här
Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en plan för arbetet (se mall nedan). Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för varje aktivitet och när den ska genomföras. Boka också in ett uppföljningsmöte där ni tillsammans ska följa upp hur genomförandet har gått.
För sedan över det ni har planerat till PDSA-mallen. Där beskriver ni hur aktiviteterna ska genomföras och vad ni ska följa upp. När ni är klara har arbetsgruppen en tydlig plan för vad som ska göras, vem som ansvarar, när aktiviteterna ska genomföras och när arbetet ska följas upp.
Plan för aktiviteter
Steg 2 – Göra
När arbetsgruppen har planerat arbetet är nästa steg att börja genomföra aktiviteterna. Börja med den aktivitet ni har valt att genomföra först. Följ planen så långt det är möjligt och dokumentera vad som händer under genomförandet. Det gör det lättare att följa upp aktiviteten i nästa steg.
Gör så här
Genomför aktiviteten enligt planen. Dokumentera i er PDSA planeringsmall:
- När aktiviteten genomfördes
- Vad som genomfördes
- Vad som fungerade bra
- Vad som försvårade genomförandet
- Vad som underlättade genomförandet
- Om något behövde ändras jämfört med den ursprungliga planen.
När steget är genomfört har arbetsgruppen genomfört aktiviteten och dokumenterat erfarenheter från genomförandet. Ta med dokumentationen till nästa steg, där ni tillsammans studerar hur det gick.
Steg 3 – Studera
När aktiviteten har genomförts är nästa steg att följa upp hur det gick. Använd det uppföljningsmöte som ni bokade in när aktiviteten planerades. Syftet är att tillsammans jämföra det som genomfördes med det ni hade planerat och dra lärdomar inför det fortsatta arbetet.
Gör så här
Gå igenom dokumentationen från genomförandet tillsammans i arbetsgruppen. Diskutera:
- Gick det som planerat?
- Vad fungerade bra?
- Vad fungerade mindre bra?
- Vad underlättade eller försvårade genomförandet?
- Vad har ni lärt er som är viktigt för det fortsatta arbetet?
Dokumentera det ni kommer fram till i PDSA-mallen. När steget är genomfört har arbetsgruppen en gemensam bild av hur genomförandet gick och vad ni har lärt er. Gå sedan direkt vidare till nästa steg och bestäm hur ni ska fortsätta arbetet.
Steg 4 – Agera
När ni har följt upp aktiviteten är nästa steg att använda det ni har lärt er för att bestämma hur arbetet ska fortsätta. Detta kan göras direkt under samma uppföljningsmöte.
Gör så här
Utgå från det ni kom fram till i Studera-steget och bestäm hur ni ska gå vidare:
- Fungerade aktiviteten som planerat? Fortsätt enligt planen och gå vidare till nästa aktivitet.
- Behöver något förändras? Anpassa planen utifrån det ni har lärt er och testa aktiviteten igen.
- Är planen genomförd? Sammanfatta vad ni har lärt er och ta fram en ny plan för nästa del av förbättringsarbetet.
Dokumentera beslutet i PDSA-mallen och bestäm vad som ska göras härnäst, vem som ansvarar och när arbetet ska följas upp igen. När steget är genomfört har arbetsgruppen beslutat hur arbetet ska fortsätta och uppdaterat planen utifrån det ni har lärt er.
Är ni klara?
När ni har tagit fram eller reviderat era arbetsmiljödokument kan ni gå vidare till nästa aktivitet som handlar om att förankra arbetsmiljödokument i verksamheten.