Utforma praktiskt tillämpbara arbetsmiljödokument
Det är viktigt att det finns arbetsmiljödokument och rutiner för det förebyggande arbetet av arbetsrelaterad psykisk ohälsa. I många verksamheter finns det redan arbetsmiljödokument eller rutiner som är aktuella och kan vara till grund för arbetet.
Kom igång
Samla arbetsgruppen och avsätt tid för att arbeta med detta område. Det finns en PowerPoint-presentation som kan stödja arbetsgruppen genom arbetet. Nedan finns också information om vad arbetsmiljödokument bör innehålla och varför de är viktiga.
Gör så här
Ladda ner PowerPoint-presentationen och använd den som stöd i arbetet. Läs även igenom informationen nedan innan ni påbörjar steg 1.
Kom igång
Vad ska arbetsmiljödokument innehålla?
Arbetsmiljödokument och rutiner bör beskriva verksamhetens mål och hur organisationen ska arbeta i stort. Arbetsmiljödokumenten bör också innehålla information om det finns förhöjd risk för psykisk ohälsa i vissa grupper.
Arbetsmiljödokumenten bör innehålla riktlinjer för hur risk- och behovsanalyser ska genomföras och information om risk- och främjande faktorer samt hur dessa kan förebyggas eller åtgärdas på arbetsplatsen.
Arbetsmiljödokumenten bör beskriva vilket ansvar chefer har, vilken kunskap de behöver och hur de får tillgång till utbildning och stöd. Arbetsmiljödokumentet ska också förklara hur organisationens rehabiliteringsarbete går till. Till exempel vem som gör vad, vilken kompetens som kan behöva kopplas in och när olika insatser ska sättas in. Stöd för hur ett arbetsmiljödokument kan utformas finns bland annat i riktlinjen för psykisk hälsa på arbetsplatsen som tillhandahålls av Arbetsmiljöverket.
Varför är arbetsmiljödokument och rutiner viktiga?
Arbetsmiljödokument och rutiner är förebyggande
- Visar vilken arbetsmiljö arbetsgivaren vill ha på längre sikt och står för
- Visar hur situationer/ärenden kommer att hanteras
- Välförankrat i alla led – påverkar medarbetares beteenden i positiv riktning
Möjlighet till inflytande och delaktighet
- Se arbetstagaren som en viktig resurs (känner till daglig verksamhet)
- Medinflytande är en viktig arbetsmiljöfaktor
- Medinflytande säkerställer att arbetsmiljödokument och rutiner efterlevs
Formalisering av formella och informella processer
- En vägvisare för de informella och formella processer som anställda kan välja i ärenden gällande arbetsmiljö och ohälsa
Vem omfattas av arbetsmiljödokument och rutiner?
- Understryka att policyn gäller alla anställdas, ända från toppen till botten i organisationen
Steg 1 – Diskutera nuläget i verksamheten
Efter att arbetsgruppen har tagit del av informationen ovan är nästa steg att diskutera vilka arbetsmiljödokument och rutiner som redan finns i verksamheten. Syftet är att skapa en bild av om befintliga dokument kan användas och revideras eller om verksamheten behöver ta fram nya dokument och rutiner.
Exempel
Arbetsgruppen kan till exempel diskutera:
- vilka arbetsmiljörisker som finns i verksamheten
- vilka arbetsmiljödokument och rutiner som redan finns
- om det finns behov av att ta fram nya dokument eller rutiner
- om befintliga dokument eller rutiner behöver uppdateras
Gör så här
Gå i igenom diskussionsunderlaget tillsammans i arbetsgruppen. Dokumentera vilka arbetsmiljödokument och rutiner som finns idag, om de är aktuella och om de används i verksamheten. Jämför även verksamhetens nuvarande dokument med rekommendationerna i Riktlinjer för psykisk hälsa på arbetsplatsen (s. 22–23). Ta därefter ställning till om befintliga dokument behöver revideras eller om nya behöver tas fram.
När steget är genomfört ska arbetsgruppen ha beslutat om befintliga dokument ska revideras eller om nya dokument behöver tas fram.
Steg 2 – Konkretisera planen med pilövningen
Nästa steg är att formulera ett tydligt mål och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras för att nå målet.
Gör så här
Använd mallen nedan för att formulera ett SMART mål för arbetet. Titta sedan på filmen om pilövningen och använd övningen nedan för att identifiera de aktiviteter som krävs för att nå målet. Dokumentera aktiviteterna och ta med dem till nästa steg. När steget är genomfört har arbetsgruppen ett tydligt mål och en lista över de aktiviteter som behöver genomföras.
Exempel
Mål: Verksamheten har aktuella och praktiskt tillämpbara arbetsmiljödokument som beskriver hur arbetet med att förebygga arbetsrelaterad psykisk ohälsa ska bedrivas.
Arbetsgruppen kan då arbeta baklänges och identifiera aktiviteter som:
- fastställa och besluta om de nya dokumenten
- revidera dokumenten utifrån inkomna synpunkter
- samla in synpunkter från personalen
- ta fram ett första utkast till dokumenten
- identifiera vilka dokument som behöver revideras eller tas fram
Steg 2 - Konkritisera en plan
Steg 3 – Gör en handlingsplan och ett årshjul
När arbetsgruppen har formulerat ett mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är nästa steg att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten. För att aktiviteterna ska bli av behöver det vara tydligt vad som ska göras, vem som ansvarar för arbetet och när aktiviteterna ska genomföras.
Gör så här
Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en handlingsplan och ett årshjul. Använd mallen nedan. Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för arbetet, när aktiviteterna ska genomföras och hur de ska följas upp. När steget är genomfört har arbetsgruppen en plan för hur arbetet ska genomföras och följas upp.
Tips!
Om arbetsgruppen arbetar med flera områden eller flera rekommendationer samtidigt kan ni använda samma årshjul och handlingsplan för allt arbete. Det gör det lättare att få en överblick över vad som ska göras, vem som ansvarar för olika aktiviteter och när de ska följas upp.
Steg 3 - Handlingsplan och årshjul
Steg 4 – Planera nästa steg med Planera–Göra–Studera–Agera
När arbetsgruppen har tagit fram en handlingsplan är nästa steg att planera vilka aktiviteter som ska genomföras först.
Planera–Göra–Studera–Agera (PGSA) är ett arbetssätt som hjälper arbetsgruppen att stegvis testa, följa upp och utveckla aktiviteter i verksamheten.
Genom att börja med mindre aktiviteter som kan testas och följas upp blir det lättare att lära av erfarenheterna och anpassa arbetet utifrån vad som fungerar i verksamheten.
Gör så här
Välj en aktivitet från handlingsplanen som ni vill genomföra först. Fyll i PGSA-mallen och boka ett uppföljningstillfälle. Genomför därefter aktiviteten i verksamheten. Vid uppföljningen går arbetsgruppen igenom resultatet och beslutar om aktiviteten ska fortsätta, justeras eller genomföras på ett annat sätt.
Fortsätt att arbeta på samma sätt tills verksamheten har utformat ett praktiskt tillämpbart arbetsmiljödokument.
Är ni klara?
När ni har tagit fram eller reviderat era arbetsmiljödokument kan ni gå vidare till nästa aktivitet som handlar om att förankra arbetsmiljödokument och rutiner i verksamheten.