Planera åtgärder och ta fram en handlingsplan

Planera åtgärder och ta fram en handlingsplan

När resultaten har presenterats och diskuterats är nästa steg att tillsammans identifiera vilka förbättringsområden verksamheten ska arbeta vidare med och planera konkreta åtgärder. Detta görs med fördel under samma återkopplingsmöte. Genom att gå direkt från dialog om resultaten till planering av åtgärder blir det lättare att omsätta kartläggningen i praktiskt förbättringsarbete.

Gemensamt prioritera

Efter gruppdiskussionerna behöver verksamheten gemensamt prioritera vilka förbättringsområden som ska arbetas vidare med. Fokusera på ett begränsat antal områden, till exempel två eller tre, så att arbetet blir genomförbart och kan följas upp.

För varje prioriterat område behöver det vara tydligt:

• vad som ska göras
• vem som ansvarar
• när arbetet ska genomföras
• hur arbetet ska följas upp.

Välj åtgärder utifrån resultaten

Åtgärderna bör utgå från resultaten i kartläggningen och de risker som identifierats i verksamheten. Genom att välja insatser som är relevanta för den egna arbetsmiljön ökar sannolikheten att de leder till verkliga förbättringar.

Förbättringar kan ligga på olika nivåer i organisationen. Vissa kan genomföras direkt, medan andra kräver beslut eller samarbete med andra delar eller nivåer i organisationen.

Börja gärna med de förbättringar som ni själv kan påverka. Det gör det lättare att komma igång, skapa tidiga resultat och bygga engagemang för det fortsatta arbetet.

Vanliga fallgropar

När förbättringsåtgärder planeras är det viktigt att hålla fokus på arbetsmiljön och inte på enskilda individers problem. Undvik också att fastna i långa diskussioner om resultaten. Använd i stället resultaten som ett underlag för dialog, prioritering och planering av konkreta åtgärder.

Steg 1 – Planera

Diskutera nuläget

Efter att resultaten har presenterats och diskuterats är nästa del att tillsammans med personalen identifiera vilka förbättringsområden verksamheten ska arbeta vidare med. Syftet är att välja ett begränsat antal områden som är viktiga att förbättra och som kan ligga till grund för konkreta åtgärder.

Gör så här

Använd Manual för återkopplingsmöte som stöd. Låt deltagarna diskutera resultaten i mindre grupper och identifiera vilka förbättringsområden de tycker är viktigast att arbeta vidare med. Samla gruppernas förslag och prioritera gemensamt två eller tre områden.

När ni är klara har verksamheten identifierat och prioriterat de förbättringsområden som ska ligga till grund för det fortsatta arbetet.

Vad kan ni behöva göra?

• Diskutera vilka resultat som är viktigast att arbeta vidare med
• Identifiera möjliga förbättringsområden
• Samla in förslag från olika grupper
• Gemensamt prioritera två eller tre förbättringsområden
• Identifiera möjliga åtgärder för de prioriterade områdena
• Bedöma vilka åtgärder verksamheten själv kan påverka
• Bestämma vilka åtgärder som ska genomföras
• Tydliggöra vilka åtgärder som kräver stöd eller beslut från andra delar av organisationen

Konkretisera aktiviteter med pilövningen

När verksamheten har prioriterat vilka förbättringsområden som ska arbetas vidare med tar arbetsgruppen vid. Nästa del är att formulera ett tydligt mål och identifiera vilka konkreta aktiviteter som behöver genomföras för att nå målet.

Gör så här

Använd mallen nedan för att formulera ett SMART mål för arbetet. Titta sedan på filmen om pilövningen och använd övningen för att arbeta baklänges från målet och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras. Dokumentera aktiviteterna och ta med dem till nästa del, där ni planerar hur de ska genomföras. När ni är klara har arbetsgruppen ett tydligt mål och en lista över de aktiviteter som behöver genomföras.

Gör en plan för att genomföra aktiviteterna

När arbetsgruppen har formulerat ett SMART mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är det dags att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten.

Gör så här

Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en plan för arbetet (se mall nedan). Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för varje aktivitet och när den ska genomföras. Boka också in ett uppföljningsmöte där ni tillsammans i arbetsgruppen ska följa upp hur genomförandet har gått. 

För sedan över det ni har planerat till PDSA-mallen. Där beskriver ni hur aktiviteterna ska genomföras och vad ni ska följa upp. När ni är klara har arbetsgruppen en tydlig plan för vad som ska göras, vem som ansvarar, när aktiviteterna ska genomföras och när arbetet ska följas upp.

Steg 2 – Göra

När arbetsgruppen har planerat arbetet är nästa steg att börja genomföra aktiviteterna. Följ planen så långt det är möjligt och dokumentera vad som händer under genomförandet. Det gör det lättare att följa upp aktiviteten i nästa steg.

Gör så här

Genomför aktiviteten enligt planen. Dokumentera i er PDSA planeringsmall:

• När aktiviteten genomfördes 
• Vad som genomfördes 
• Vad som fungerade bra 
• Vad som försvårade genomförandet 
• Vad som underlättade genomförandet
• Om något behövde ändras jämfört med den ursprungliga planen. 

När steget är genomfört har arbetsgruppen genomfört aktiviteten och dokumenterat erfarenheter från genomförandet. Ta med dokumentationen till nästa steg, där ni tillsammans studerar hur det gick.

Använd checklistan som stöd när ni genomför aktiviteterna 

Checklistan hjälper er att kontrollera att ni får med de viktigaste delarna när ni planerar och genomför de prioriterade åtgärderna. Ni behöver inte kunna svara Ja på alla frågor från början. Använd de frågor där ni svarar Nej för att se vad ni behöver arbeta vidare med.

Steg 4 – Agera

När ni har följt upp aktiviteten är nästa steg att använda det ni har lärt er för att bestämma hur arbetet ska fortsätta. Detta kan göras direkt under samma uppföljningsmöte.

Gör så här

Utgå från det ni kom fram till i Studera-steget och bestäm hur ni ska gå vidare:

• Fungerade aktiviteten som planerat? Fortsätt enligt planen och gå vidare till nästa aktivitet.
• Behöver något förändras? Anpassa planen utifrån det ni har lärt er och testa aktiviteten igen.
• Är planen genomförd? Sammanfatta vad ni har lärt er och ta fram en ny plan för nästa del av förbättringsarbetet.

Dokumentera beslutet i PDSA-mallen och bestäm vad som ska göras härnäst, vem som ansvarar och när arbetet ska följas upp igen. När steget är genomfört har arbetsgruppen beslutat hur arbetet ska fortsätta och uppdaterat planen utifrån det ni har lärt er.

Är ni klara?

När verksamheten har identifierat prioriterade förbättringsområden, tagit fram en handlingsplan, genomfört och följt upp de prioriterade åtgärderna har ni genomfört den tredje rekommendationen i Riktlinjer för psykisk hälsa på arbetsplatsen.

Att kartlägga arbetsmiljön, återkoppla resultaten och genomföra förbättringsåtgärder är ett kontinuerligt arbete. Genom att regelbundet följa upp åtgärderna och genomföra nya kartläggningar kan verksamheten fortsätta utveckla arbetsmiljön över tid.

Gå tillbaka till er kartläggning av hur ni arbetar med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön och välj nästa rekommendation som ni behöver arbeta vidare med.

Välj ett område

🔘 Vi behöver utveckla våra Arbetsmiljödokument inom den organisatoriska och sociala arbetsmiljön

🔘 Vi behöver öka kunskapen om Relationen mellan arbetsförhållanden och psykisk ohälsa