Formulera vilka kunskaper man anser att chefer och personal i verksamheten ska ha inom området

En viktig del i det förebyggande arbetet är att säkerställa att chefer har de kunskaper som krävs för att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete och kunna agera tidigt vid tecken på psykisk ohälsa. Det handlar både om kunskap om arbetsmiljölagstiftning och verksamhetens rutiner för arbetsmiljöarbete, rehabilitering och psykisk hälsa.

Kom igång

Samla arbetsgruppen och avsätt tid för att arbeta med detta område. Det finns en PowerPoint-presentation som kan stödja arbetsgruppen genom arbetet. Nedan finns också information och filmer om vilken kunskap chefer och medarbetare behöver för att förebygga arbetsrelaterad psykisk ohälsa och varför denna kunskap är viktig.

Gör så här

Ladda ner PowerPoint-presentationen och använd den som stöd i arbetet. Se filmerna nedan och diskutera innehållet tillsammans i arbetsgruppen. Ta därefter del av informationen innan ni går vidare till steg 1.

Kom igång

Psykisk ohälsa på arbetsplatsen

Det finns flera faktorer i arbetsmiljön som är kopplade till psykisk ohälsa. Dessa faktorer kan till exempel vara otydlig rollfördelning, motstridiga krav, brist på stöd och hög arbetsbelastning. Se filmen nedan där Irene Jensen beskriver hur stress och psykisk ohälsa kan påverka arbetsplatsen.

Hur stress och psykisk ohälsa kan påverka arbetsplatsen

Det finns också flera faktorer i arbetsmiljön som kan kopplas till positiva utfall och i förlängningen till ett mer hållbart arbetsliv. Dessa faktorer kan till exempel vara ett välfungerande ledarskap, stöd från ledning och kollegor, möjlighet att påverka sitt arbete samt tydliga mål, uppdragsbeskrivning och förväntningar. 

För att förebygga psykisk ohälsa är det viktigt att både minska risker och stärka de faktorer som bidrar till en god organisatorisk och social arbetsmiljö. Se filmen nedan där Irene Jensen och Ulrich Stoetzer berättar om organisatoriska och sociala faktorer i arbetsmiljön.

OSA - Att förebygga stress

Chefer behöver också kunskap om organisatoriska och sociala risker i arbetsmiljön, exempelvis arbetsbelastning, arbetstidsförläggning och kränkande särbehandling. Det är även viktigt att känna till tidiga signaler och symtom på psykisk ohälsa samt hur dessa kan uppmärksammas och hanteras i verksamheten.

Arbetsgivaren behöver även säkerställa att medarbetare har kunskap om risker i arbetet och hur ohälsa kan förebyggas. Se filmen nedan där Irene Jensen berättar om ledarskap och vikten av kunskap och utbildning.

Ledarskap och vikten av kunskap och utbildning

Översikt av PDSA strukturen

Implementera med Planera–Göra–Studera–Agera

Planera–Göra (Do)–Studera–Agera (PDSA) är ett väletablerat arbetssätt för att implementera förändringar in i verksamheten. Det är därför ett utmärkt arbetssätt att använda i detta arbete. I stället för att genomföra stora förändringar på en gång börjar man i mindre skala genom att göra mindre test i praktiken och använder erfarenheterna för att utveckla arbetet vidare.

Arbetetssättet genomförs i fyra steg:

  • Planera. Bestäm vilken förändring som ska implementeras och planera för hur den ska uppnås. 
  • Göra (Do). Genomför planen och dokumentera genomförandet. 
  • Studera. Följ upp hur det gick. Fungerade planen eller behöver den anpassas? 
  • Agera. Bestäm hur det ska fortsättas. Behåll planen som den är, anpassa den och testa igen eller starta en ny plan för ytterligare en förändring. 

PDSA kan upprepas flera gånger. På så sätt kan ni stegvis utveckla och anpassa arbetet utifrån vad som fungerar i den egna verksamheten.

Innan ni börjar

Titta på filmen nedan för en introduktion till PDSA. Som stöd i arbetet kan ni även ladda ner PDSA-guiden, planeringsmallen och PowerPoint-presentationen.

Planera-Göra-Studera-Agera

Tips!

PDSA är ett etablerat arbetssätt som används inom olika kontexter för att främja förbättringsarbete. Det finns mycket information att hitta på nätet bland annat från Folkhälsomyndigheten.

Steg 1 – Planera

Diskutera nuläget

Det första steget är att diskutera vilken kunskap chefer och medarbetare behöver ha för att kunna förebygga psykisk ohälsa. Syftet är att skapa en gemensam bild av vilken kunskap som är viktig i verksamheten, vilken kunskap som redan finns och vilka kunskapsområden som behöver utvecklas.

Gör så här

Gör uppgiften Vilken kunskap finns i verksamheten? tillsammans i arbetsgruppen. Diskutera vilken kunskap chefer och medarbetare behöver ha och vilken kunskap som finns i verksamheten idag. Jämför även verksamhetens nuvarande kunskap med rekommendationerna i Riktlinjer för psykisk hälsa på arbetsplatsen. Ta därefter ställning till vilka kunskapsområden som verksamheten behöver utveckla. 

Nuläget

Konkretisera aktiviteter med pilövningen

När arbetsgruppen har identifierat vad som behöver utvecklas är nästa del att formulera ett tydligt mål för arbetet och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras för att nå målet.

Exempel SMART mål

Senast den 30 september har arbetsgruppen identifierat och dokumenterat vilken kunskap chefer och medarbetare behöver för att förebygga psykisk ohälsa och vilka kunskapsområden som behöver utvecklas i verksamheten.

Gör så här

Använd mallen nedan för att formulera ett SMART mål för arbetet. Titta sedan på filmen om pilövningen och använd övningen för att arbeta baklänges från målet och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras. Dokumentera aktiviteterna och ta med dem till nästa del, där ni planerar hur de ska genomföras. När ni är klara har arbetsgruppen ett tydligt mål och en lista över de aktiviteter som behöver genomföras.

Vad kan ni behöva göra?

  • Identifiera vilken kunskap chefer behöver för att förebygga psykisk ohälsa
  • Identifiera vilken kunskap medarbetare behöver
  • Diskutera vilken kunskap som redan finns i verksamheten
  • Identifiera vilka kunskapsområden som behöver utvecklas
  • Prioritera vilka kunskapsområden som är viktigast att arbeta vidare med
  • Tydliggöra om olika grupper i verksamheten har olika kunskapsbehov

Konkritisera planen

Gör en plan för att genomföra aktiviteterna

När arbetsgruppen har formulerat ett SMART mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är det dags att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten.

Gör så här

Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en plan för arbetet (se mall nedan). Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för varje aktivitet och när den ska genomföras. Boka också in ett uppföljningsmöte där ni tillsammans ska följa upp hur genomförandet har gått. 

För över det ni har planerat till PDSA-mallen. Där beskriver ni hur aktiviteterna ska genomföras och vad ni ska följa upp. När ni är klara har arbetsgruppen en tydlig plan för vad som ska göras, vem som ansvarar, när aktiviteterna ska genomföras och när arbetet ska följas upp.

Plan för aktiviteter

Steg 2 – Göra

När arbetsgruppen har planerat arbetet är nästa steg att börja genomföra aktiviteterna. Börja med den aktivitet ni har valt att genomföra först. Följ planen så långt det är möjligt och dokumentera vad som händer under genomförandet. Det gör det lättare att följa upp aktiviteten i nästa steg.

Gör så här

Genomför aktiviteten enligt planen. Dokumentera i er PDSA planeringsmall:

  • När aktiviteten genomfördes 
  • Vad som genomfördes 
  • Vad som fungerade bra 
  • Vad som försvårade genomförandet 
  • Vad som underlättade genomförandet
  • Om något behövde ändras jämfört med den ursprungliga planen. 

När steget är genomfört har arbetsgruppen genomfört aktiviteten och dokumenterat erfarenheter från genomförandet. Ta med dokumentationen till nästa steg, där ni tillsammans studerar hur det gick.

Använd checklistan som stöd när ni genomför aktiviteterna 

Checklistan hjälper er att kontrollera att ni får med de viktigaste delarna i detta område. Ni behöver inte kunna svara Ja på alla frågor från början. Använd de frågor där ni svarar Nej för att se vad ni behöver arbeta vidare med.

Studera

Steg 3 – Studera

När aktiviteten har genomförts är nästa steg att följa upp hur det gick. Använd det uppföljningsmöte som ni bokade in när aktiviteten planerades. Syftet är att tillsammans jämföra det som genomfördes med det ni hade planerat och dra lärdomar inför det fortsatta arbetet.

Gör så här

Gå igenom dokumentationen från genomförandet tillsammans i arbetsgruppen. Diskutera:

  • Gick det som planerat?
  • Vad fungerade bra?
  • Vad fungerade mindre bra?
  • Vad underlättade eller försvårade genomförandet?
  • Vad har ni lärt er som är viktigt för det fortsatta arbetet?

Dokumentera det ni kommer fram till i PDSA-mallen. När steget är genomfört har arbetsgruppen en gemensam bild av hur genomförandet gick och vad ni har lärt er. Gå sedan direkt vidare till nästa steg och bestäm hur ni ska fortsätta arbetet.

Steg 4 – Agera

När ni har följt upp aktiviteten är nästa steg att använda det ni har lärt er för att bestämma hur arbetet ska fortsätta. Detta kan göras direkt under samma uppföljningsmöte.

Gör så här

Utgå från det ni kom fram till i Studera-steget och bestäm hur ni ska gå vidare:

  • Fungerade aktiviteten som planerat? Fortsätt enligt planen och gå vidare till nästa aktivitet.
  • Behöver något förändras? Anpassa planen utifrån det ni har lärt er och testa aktiviteten igen.
  • Är planen genomförd? Sammanfatta vad ni har lärt er och ta fram en ny plan för nästa del av förbättringsarbetet.

Dokumentera beslutet i PDSA-mallen och bestäm vad som ska göras härnäst, vem som ansvarar och när arbetet ska följas upp igen. När steget är genomfört har arbetsgruppen beslutat hur arbetet ska fortsätta och uppdaterat planen utifrån det ni har lärt er.

Är ni klara?

När arbetsgruppen har formulerat vilken kunskap chefer och medarbetare behöver ha om sambandet mellan arbetsmiljö och psykisk ohälsa är denna aktivitet genomförd. Nästa steg är att identifiera hur denna kunskap kan utvecklas i verksamheten.