Följa upp efterlevande av arbetsmiljödokument
Att ta fram och förankra arbetsmiljödokument är viktigt. För att de ska få betydelse i praktiken behöver verksamheten också följa upp hur de används. Syftet är att säkerställa att arbetsmiljödokumenten inte bara finns tillgängliga, utan också är kända, förstådda och används i verksamheten.
Kom igång
Samla arbetsgruppen och avsätt tid för att arbeta med detta område. Det finns en PowerPoint-presentation som kan stödja arbetsgruppen genom arbetet. Nedan finns också information om varför det är viktigt att följa upp hur arbetsmiljödokument används i verksamheten.
Gör så här
Ladda ner PowerPoint-presentationen och använd den som stöd i arbetet. Läs även igenom informationen nedan innan ni påbörjar steg 1.
Kom igång
Tillämpas dokumenten eller ligger dessa endast i byrålådan?
Att ta fram eller uppdatera arbetsmiljödokument är viktigt. För att de ska få betydelse i praktiken behöver de också följas upp för att se hur de används. Det kan till exempel handla om att undersöka om personalen känner till dessa dokument, om nyanställda har fått information om dessa, samt om de efterlevs.
Genom att regelbundet ta upp och följa upp arbetsmiljödokument kan verksamheten identifiera vad som fungerar bra och vad som behöver förtydligas eller utvecklas vidare.
Implementera med Planera–Göra–Studera–Agera
Planera–Göra (Do)–Studera–Agera (PDSA) är ett väletablerat arbetssätt för att implementera förändringar in i verksamheten. Det är därför ett utmärkt arbetssätt att använda i detta arbete. I stället för att genomföra stora förändringar på en gång börjar man i mindre skala genom att göra mindre test i praktiken och använder erfarenheterna för att utveckla arbetet vidare.
Arbetetssättet genomförs i fyra steg:
- Planera. Bestäm vilken förändring som ska implementeras och planera för hur den ska uppnås.
- Göra (Do). Genomför planen och dokumentera genomförandet.
- Studera. Följ upp hur det gick. Fungerade planen eller behöver den anpassas?
- Agera. Bestäm hur det ska fortsättas. Behåll planen som den är, anpassa den och testa igen eller starta en ny plan för ytterligare en förändring.
PDSA kan upprepas flera gånger. På så sätt kan ni stegvis utveckla och anpassa arbetet utifrån vad som fungerar i den egna verksamheten.
Innan ni börjar
Titta på filmen nedan för en introduktion till PDSA. Som stöd i arbetet kan ni även ladda ner PDSA-guiden, planeringsmallen och PowerPoint-presentationen.
Planera-Göra-Studera-Agera
Tips!
PDSA är ett etablerat arbetssätt som används inom olika kontexter för att främja förbättringsarbete. Det finns mycket information att hitta på nätet bland annat från Folkhälsomyndigheten.
Steg 1 – Planera
Diskutera nuläget
Det första steget är att diskutera hur verksamheten idag följer upp att arbetsmiljödokumenten används som det är tänkt. Syftet är att skapa en gemensam bild av vad ni redan följer upp och vad som behöver utvecklas.
Uppföljningen kan till exempel handla om att undersöka om medarbetarna känner till dokumenten, förstår vad de innebär och om de rutiner och arbetssätt som beskrivs faktiskt används i verksamheten.
Gör så här
Gör uppgiften Efterlevnad av arbetsmiljödokument tillsammans i arbetsgruppen. Diskutera hur ni idag följer upp om arbetsmiljödokumenten är kända, förstådda och används i verksamheten. Identifiera vad ni redan följer upp, hur uppföljningen genomförs och om det finns delar som behöver utvecklas.
Nuläget
Konkretisera aktiviteter med pilövningen
När arbetsgruppen har identifierat vad som behöver utvecklas är nästa del att formulera ett tydligt mål för arbetet och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras för att nå målet.
Exempel SMART mål
Senast den 14 oktober har verksamheten genomfört en uppföljning av hur arbetsmiljödokumenten är kända, förstådda och används bland medarbetarna, och arbetsgruppen har identifierat vilka delar som fungerar och vad som behöver utvecklas vidare.
Gör så här
Använd mallen nedan för att formulera ett SMART mål för arbetet. Titta sedan på filmen om pilövningen och använd övningen för att arbeta baklänges från målet och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras. Dokumentera aktiviteterna och ta med dem till nästa del, där ni planerar hur de ska genomföras. När ni är klara har arbetsgruppen ett tydligt mål och en lista över de aktiviteter som behöver genomföras.
Vad kan ni behöva göra?
- Bestämma vilka arbetsmiljödokument som ska följas upp
- Bestämma vad ni behöver följa upp
- Undersöka om medarbetarna känner till dokumenten och vet var de finns
- Följa upp om rutiner och arbetssätt som beskrivs i dokumenten används i praktiken
- Följa upp om nyanställda har introducerats till relevanta arbetsmiljödokument
- Bestämma hur uppföljningen ska genomföras, till exempel genom dialog på APT, enkät eller annan metod
- Bestämma vem som ansvarar för uppföljningen och när den ska genomföras
- Använda resultaten för att identifiera vad som behöver förtydligas eller utvecklas
Gör en plan för att genomföra aktiviteterna
När arbetsgruppen har formulerat ett SMART mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är det dags att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten.
Gör så här
Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en plan för arbetet (se mall nedan). Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för varje aktivitet och när den ska genomföras. Boka också in ett uppföljningsmöte där ni tillsammans ska följa upp hur genomförandet har gått.
För över det ni har planerat till PDSA-mallen. Där beskriver ni hur aktiviteterna ska genomföras och vad ni ska följa upp. När ni är klara har arbetsgruppen en tydlig plan för vad som ska göras, vem som ansvarar, när aktiviteterna ska genomföras och när arbetet ska följas upp.
Plan för aktiviteter
Steg 2 – Göra
När arbetsgruppen har planerat arbetet är nästa steg att börja genomföra aktiviteterna. Börja med den aktivitet ni har valt att genomföra först. Följ planen så långt det är möjligt och dokumentera vad som händer under genomförandet. Det gör det lättare att följa upp aktiviteten i nästa steg.
Gör så här
Genomför aktiviteten enligt planen. Dokumentera i er PDSA planeringsmall:
- När aktiviteten genomfördes
- Vad som genomfördes
- Vad som fungerade bra
- Vad som försvårade genomförandet
- Vad som underlättade genomförandet
- Om något behövde ändras jämfört med den ursprungliga planen.
När steget är genomfört har arbetsgruppen genomfört aktiviteten och dokumenterat erfarenheter från genomförandet. Ta med dokumentationen till nästa steg, där ni tillsammans studerar hur det gick.
Använd checklistan som stöd när ni genomför aktiviteterna
Checklistan hjälper er att kontrollera att ni får med de viktigaste delarna i uppföljningen av efterlevnaden av arbetsmiljödokumenten. Ni behöver inte kunna svara Ja på alla frågor från början. Använd de frågor där ni svarar Nej för att se vad ni behöver arbeta vidare med.
Checklista
Steg 3 – Studera
När aktiviteten har genomförts är nästa steg att följa upp hur det gick. Använd det uppföljningsmöte som ni bokade in när aktiviteten planerades. Syftet är att tillsammans jämföra det som genomfördes med det ni hade planerat och dra lärdomar inför det fortsatta arbetet.
Gör så här
Gå igenom dokumentationen från genomförandet tillsammans i arbetsgruppen. Diskutera:
- Gick det som planerat?
- Vad fungerade bra?
- Vad fungerade mindre bra?
- Vad underlättade eller försvårade genomförandet?
- Vad har ni lärt er som är viktigt för det fortsatta arbetet?
Dokumentera det ni kommer fram till i PDSA-mallen. När steget är genomfört har arbetsgruppen en gemensam bild av hur genomförandet gick och vad ni har lärt er. Gå sedan direkt vidare till nästa steg och bestäm hur ni ska fortsätta arbetet.
Steg 4 – Agera
När ni har följt upp aktiviteten är nästa steg att använda det ni har lärt er för att bestämma hur arbetet ska fortsätta. Detta kan göras direkt under samma uppföljningsmöte.
Gör så här
Utgå från det ni kom fram till i Studera-steget och bestäm hur ni ska gå vidare:
- Fungerade aktiviteten som planerat? Fortsätt enligt planen och gå vidare till nästa aktivitet.
- Behöver något förändras? Anpassa planen utifrån det ni har lärt er och testa aktiviteten igen.
- Är planen genomförd? Sammanfatta vad ni har lärt er och ta fram en ny plan för nästa del av förbättringsarbetet.
Dokumentera beslutet i PDSA-mallen och bestäm vad som ska göras härnäst, vem som ansvarar och när arbetet ska följas upp igen. När steget är genomfört har arbetsgruppen beslutat hur arbetet ska fortsätta och uppdaterat planen utifrån det ni har lärt er.
Är ni klara?
När verksamheten har tagit fram, förankrat och följt upp arbetsmiljödokument har ni genomfört den första rekommendationen i Riktlinjer för psykisk hälsa på arbetsplatsen.
Gå tillbaka till er kartläggning av hur ni arbetar med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön och välj nästa område som verksamheten behöver arbeta vidare med.
Välj ett område
🔘 Vi behöver öka kunskapen om Relationen mellan arbetsförhållanden och psykisk ohälsa
🔘 Vi behöver utveckla arbetet med Kartläggning, återkoppling och åtgärder