Förankra arbetsmiljödokument
Att ha arbetsmiljödokument är en förutsättning för det förebyggande arbetsmiljöarbetet. För att få nytta i praktiken behöver arbetsmiljödokument vara kända och förankrade i verksamheten.
Kom igång
Samla arbetsgruppen och avsätt tid för att arbeta med detta område. Det finns en PowerPoint-presentation som kan stödja arbetsgruppen genom arbetet. Nedan finns också information om vad förankring av arbetsmiljödokument innebär och varför det är viktigt.
Gör så här
Ladda ner PowerPoint-presentationen och använd den som stöd i arbetet. Läs även igenom informationen nedan innan ni påbörjar steg 1.
Kom igång
Förankra arbetsmiljödokument inom verksamheten
Arbetsmiljödokument behöver spridas och förankras i verksamheten.
Medarbetare ska känna till att dokumenten finns, förstå vad de innebär och ha kunskap om hur de ska efterlevas. Det kan till exempel göras genom att regelbundet diskutera arbetsmiljödokument på arbetsplatsträffar.
Förankring handlar inte endast om att informera personalen om arbetsmiljödokument, utan också om att säkerställa att de blir ett levande dokument.
Implementera med Planera–Göra–Studera–Agera
Planera–Göra (Do)–Studera–Agera (PDSA) är ett väletablerat arbetssätt för att implementera förändringar in i verksamheten. Det är därför ett utmärkt arbetssätt att använda i detta arbete. I stället för att genomföra stora förändringar på en gång börjar man i mindre skala genom att göra mindre test i praktiken och använder erfarenheterna för att utveckla arbetet vidare.
Arbetetssättet genomförs i fyra steg:
- Planera. Bestäm vilken förändring som ska implementeras och planera för hur den ska uppnås.
- Göra (Do). Genomför planen och dokumentera genomförandet.
- Studera. Följ upp hur det gick. Fungerade planen eller behöver den anpassas?
- Agera. Bestäm hur det ska fortsättas. Behåll planen som den är, anpassa den och testa igen eller starta en ny plan för ytterligare en förändring.
PDSA kan upprepas flera gånger. På så sätt kan ni stegvis utveckla och anpassa arbetet utifrån vad som fungerar i den egna verksamheten.
Innan ni börjar
Titta på filmen nedan för en introduktion till PDSA. Som stöd i arbetet kan ni även ladda ner PDSA-guiden, planeringsmallen och PowerPoint-presentationen.
Planera-Göra-Studera-Agera
Tips!
PDSA är ett etablerat arbetssätt som används inom olika kontexter för att främja förbättringsarbete. Det finns mycket information att hitta på nätet bland annat från Folkhälsomyndigheten.
Steg 1 – Planera
Diskutera nuläget
Det första steget är att diskutera hur väl arbetsmiljödokumenten är förankrade i verksamheten. Syftet är att skapa en gemensam bild av om medarbetarna känner till dokumenten, förstår vad de innebär och vet hur de ska användas i det dagliga arbetet.
Gör så här
Gör uppgiften Sprida arbetsmiljödokument tillsammans i arbetsgruppen. Diskutera hur arbetsmiljödokumenten kommuniceras och används idag och identifiera vad som behöver utvecklas för att stärka förankringen i verksamheten.
Nuläget
Konkretisera aktiviteter med pilövningen
När arbetsgruppen har identifierat vad som behöver utvecklas är nästa del att formulera ett tydligt mål för arbetet och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras för att förankra arbetsmiljödokumenten i verksamheten.
Exempel SMART mål
Senast den 30 november har verksamhetens arbetsmiljödokument presenterats och diskuterats på arbetsplatsträffar med samtliga medarbetare, så att medarbetarna har fått möjlighet att ta del av dokumenten, diskutera vad de innebär i praktiken och ställa frågor om hur de ska användas.
Gör så här
Använd mallen nedan för att formulera ett SMART mål för arbetet. Titta sedan på filmen om pilövningen och använd övningen för att arbeta baklänges från målet och identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras. Dokumentera aktiviteterna och ta med dem till nästa del, där ni planerar hur de ska genomföras. När ni är klara har arbetsgruppen ett tydligt mål och en lista över de aktiviteter som behöver genomföras.
Vad kan ni behöva göra?
- Informera medarbetarna om vilka arbetsmiljödokument som finns
- Säkerställa att medarbetarna vet var dokumenten finns
- Presentera och diskutera dokumenten på exempelvis arbetsplatsträffar
- Förklara vad dokumenten innebär för medarbetarna i det dagliga arbetet
- Diskutera hur dokumenten och rutinerna ska användas i praktiken
- Ge medarbetarna möjlighet att ställa frågor och lämna synpunkter
- Göra dokumenten lättillgängliga för medarbetarna
- Planera hur nyanställda ska introduceras till dokumenten
- Planera hur dokumenten regelbundet ska lyftas i verksamheten
Gör en plan för att genomföra aktiviteterna
När arbetsgruppen har formulerat ett SMART mål och identifierat aktiviteter genom pilövningen är det dags att planera hur aktiviteterna ska genomföras i verksamheten.
Gör så här
Använd aktiviteterna från pilövningen för att skapa en plan för arbetet (se mall nedan). Bestäm vad som ska göras, vem som ansvarar för varje aktivitet och när den ska genomföras. Boka också in ett uppföljningsmöte där ni tillsammans ska följa upp hur genomförandet har gått.
För över det ni har planerat till PDSA-mallen. Där beskriver ni hur aktiviteterna ska genomföras och vad ni ska följa upp. När ni är klara har arbetsgruppen en tydlig plan för vad som ska göras, vem som ansvarar, när aktiviteterna ska genomföras och när arbetet ska följas upp.
Plan för aktiviteter
Steg 2 – Göra
När arbetsgruppen har planerat arbetet är nästa steg att börja genomföra aktiviteterna. Börja med den aktivitet ni har valt att genomföra först. Följ planen så långt det är möjligt och dokumentera vad som händer under genomförandet. Det gör det lättare att följa upp aktiviteten i nästa steg.
Gör så här
Genomför aktiviteten enligt planen. Dokumentera i er PDSA planeringsmall:
- När aktiviteten genomfördes
- Vad som genomfördes
- Vad som fungerade bra
- Vad som försvårade genomförandet
- Vad som underlättade genomförandet
- Om något behövde ändras jämfört med den ursprungliga planen.
När steget är genomfört har arbetsgruppen genomfört aktiviteten och dokumenterat erfarenheter från genomförandet. Ta med dokumentationen till nästa steg, där ni tillsammans studerar hur det gick.
Använd checklistan som stöd när ni genomför aktiviteterna
Checklistan hjälper er att kontrollera att ni får med de viktigaste delarna i förankringen av arbetsmiljödokumenten. Ni behöver inte kunna svara Ja på alla frågor från början. Använd de frågor där ni svarar Nej för att se vad ni behöver arbeta vidare med.
Checklista
Steg 3 – Studera
När aktiviteten har genomförts är nästa steg att följa upp hur det gick. Använd det uppföljningsmöte som ni bokade in när aktiviteten planerades. Syftet är att tillsammans jämföra det som genomfördes med det ni hade planerat och dra lärdomar inför det fortsatta arbetet.
Gör så här
Gå igenom dokumentationen från genomförandet tillsammans i arbetsgruppen. Diskutera:
- Gick det som planerat?
- Vad fungerade bra?
- Vad fungerade mindre bra?
- Vad underlättade eller försvårade genomförandet?
- Vad har ni lärt er som är viktigt för det fortsatta arbetet?
Dokumentera det ni kommer fram till i PDSA-mallen. När steget är genomfört har arbetsgruppen en gemensam bild av hur genomförandet gick och vad ni har lärt er. Gå sedan direkt vidare till nästa steg och bestäm hur ni ska fortsätta arbetet.
Steg 4 – Agera
När ni har följt upp aktiviteten är nästa steg att använda det ni har lärt er för att bestämma hur arbetet ska fortsätta. Detta kan göras direkt under samma uppföljningsmöte.
Gör så här
Utgå från det ni kom fram till i Studera-steget och bestäm hur ni ska gå vidare:
- Fungerade aktiviteten som planerat? Fortsätt enligt planen och gå vidare till nästa aktivitet.
- Behöver något förändras? Anpassa planen utifrån det ni har lärt er och testa aktiviteten igen.
- Är planen genomförd? Sammanfatta vad ni har lärt er och ta fram en ny plan för nästa del av förbättringsarbetet.
Dokumentera beslutet i PDSA-mallen och bestäm vad som ska göras härnäst, vem som ansvarar och när arbetet ska följas upp igen. När steget är genomfört har arbetsgruppen beslutat hur arbetet ska fortsätta och uppdaterat planen utifrån det ni har lärt er.
Är ni klara?
När arbetsmiljödokumenten är kända och används i verksamheten kan ni gå vidare till nästa aktivitet som handlar om att följa upp efterlevnaden av arbetsmiljödokument.