Verksamhetsstöd vid institutionen för odontologi och Universitetstandvården

Det övergripande verksamhetsstödet består av den administrativa avdelningen och kansliet för grund- och forskarutbildning. Verksamhetsstödet ska tillhandahålla ett sammanhållet, behovsanpassat och optimerat verksamhetsstöd och leverera ett professionellt och effektivt stöd till kärnverksamheten och ledningsfunktionerna inom kontexten för en statlig myndighet.

bilden föreställer en inbyggd övergång mellan två byggnader
Foto: Kicki Carlsson, KI

Administrativa avdelningen

Den administrativa avdelningen är organiserad i fyra enheter som var och en leds av en enhetschef.

  • Ekonomienheten, Olle Eriksson
  • IT-enheten, Fredrik Gradin
  • HR-enheten, Jörgen Johansson
  • Service- och underhållsenheten, Roger Bergqvist

Administrativ chef

Den administrativa chefen har det övergripande ansvaret för verksamhetsstöd inom den administrativa avdelningen.

Samt ansvar för att:

  • samordna arbetet med verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning
  • bistå i avtalsfrågor
  • samordna arbetet med miljöfrågor
  • samordna beredskaps- och krisplaner
  • granska budget och bokslut
  • vara kontaktperson vad gäller skrivplatser

Åsa Diberius

Administrativ chef

Ekonomienheten

Ekonomienheten hjälper enheterna respektive klinikerna med:

  • Budget, både vid ansökningar av bidrag/uppdrag och för enheterna/klinikerna som helhet
  • Uppföljningar av ekonomin i enheten/kliniken tillsammans med enhetschef/klinikchef
  • De ekonomiska delarna i bidrags- och uppdragsavtal
  • Att rekvirera medel och rapportera utfall till finansiärer
  • Allmänna ekonomiska frågor som rör till exempel INDI, konton, projektkoder, kalkyler, bokningar med mera.
  • Fakturering
  • Manuella utbetalningar till exempel Etikansökningar, återbetalning av patientavgifter
  • Regelefterlevnad; policys, rutiner
  • Upplägg av behörigheter i UBW (ej anknutna)
  • Vid frågor och bokning av resor vänd dig till enhetsadministratören

Kontakt funktionsbrevlådor:

Leverantörsfakturor sköts av ekonomiservice ekonomiservice@ki.se.

Ekonomienheten ekonomi@dentmed.ki.se

T4 – administration

  • Fakturering (Patient, Region, Försäkringskassan)
  • Justering och rättelser
  • Uppföljning
  • Ekonomiska frågor

 Granskning av utlägg hanteras inte av ekonomienheten, kontakta istället: suzanne.almborg@ki.se

Ekonomienheten består av

Olle Eriksson

Ekonomichef

Raili Forsell

Ekonomicontroller

Pia Hägg Haraldson

Redovisningsansvarig

Mitra Masoudi

Administratör, frågor kring fakturering och ekonomi i T4

Eva Wichert

Ekonomicontroller

IT-enheten

Enheten hjälper verksamheten med support av:

  • All lokal IT *
  • Vårt egna nätverk
  • Dentmedkontot
  • Klienthantering
  • Användarsupport
  • T4
  • Romexis


* Inte support för de gemensamma KI-systemen, till exempel UBW, IDAC, mejlen, Primula, Ladok, ditt KI-konto, student IT.

Kontakt funktionsbrevlåda:

IT-enheten it@dentmed.ki.se

IT-enheten består av följande sex personer:

Fredrik Gradin

Enhetschef IT

Peter Eriksson

IT-specialist IT-frågor

Sherry Furuzanfar

Systemförvaltare T4

Jörgen Jönsson

Inköp IT-utrustning, arbetstelefoni, SLL-kort, Ek, behörighet Region Sthlm.

Jonas Meijer

ITA systemadministratör IT-frågor

Linda Olsson

IT-tekniker IT-frågor

HR och kommunikation

HR ger verksamheten stöd i administrativa, operativa och strategiska HR-frågor, samt skapar förutsättningar för chefer att känna trygghet i rollen som ledare för sina medarbetare.

HR hjälper verksamheten med:

  • Stöd i arbetsgivarfrågor
  • Uppföljning och utveckling av processer - från anställningens början till slut
  • Utformning av strategisk styrning och utveckling
  • Rekrytering och arbetsgivarvarumärke
  • Kompetensutveckling och lärande
  • Ledarskap och medarbetarskap
  • Lönebildning och lönesättning
  • Arbetsmiljö, tillgänglighet och likabehandling
  • Rehabilitering och arbetsanpassning
  • Arbetsrättsliga lagar och avtal
  • Samverkan

Kontakt funktionsbrevlådor:

HR-enheten hr@dentmed.ki.se

Kommunikatör kommunikation@dentmed.ki.se

Kommunikatören hjälper verksamheten med:

  • Marknadsföring - generellt
  • Kommunikationsplanering
  • Kommunikation - både strategisk och operativt
  • Produktion av innehåll för olika kanaler och media
  • Rådgivning mot chefer och medarbetare
  • Projektledning
  • Webbkommunikation
  • Enkätundersökningar internt och externt
  • Målgruppsanpassad kommunikation på hjärnans villkor (NLP)
  • Kreativa idéer med patient- och användarfokus

HR och kommunikation består av:

Jörgen Johansson

Enhetschef HR

Malin Lindell

HR-partner

Kicki Carlsson

Kommunikatör

Service- och underhållsenheten

Enheten har till ansvar att samordna, utveckla arbetet med infrastruktur, miljö och lokaler.

Service och underhåll hjälper verksamheten med:

  • Samordning av inköp och upphandlingar över 100 000 sek.
  • Samordnar institutionens och universitetstandvårdens miljöcertifierade miljöarbete
  • Lokalförsörjning och löpande underhåll, projektering och samordning av projekt som ombyggnationer och installationer
  • Kontakt mot fastighetsägare och hanterar alla husrelaterade felanmälningar
  • Samordning av brandskydd och systematiskt brandskyddsarbete
  • Posthantering, bud och pakethantering
  • Säkerhetsrelaterade uppgifter som larm, passerkort, lånekort och nyckelhantering
  • Kopiering och utskrifthantering
  • Vaktmästerisysslor och samordna och interna/externa flyttar mm
  • Beställningar och leverantörsuppföljningar

Kontakt funktionsbrevlådor:

Service och underhåll: service-underhall@dentmed.ki.se

Inköp: inkop@dentmed.ki.se

Enheten för service och underhåll består av:

Roger Bergqvist

Servicechef

Tove Berg

Handläggare
08-524 882 70
Bilden visar en kontorskorridor
Foto: Kicki Carlsson, KI

Administratörer nära den lokala verksamheten

Följande arbetar med avdelningsadministration:

Helena Brodin

Administratör på avdelningen ortodonti

Emma Good

Avdelningsadministratör på avdelningen klinikstöd
08-524 88 107

Sara Malmström

Prefektstöd, systemadministratör och kontakt för Stratsys (Dentmeds verksamhetsplaneringssystem), avdelningsadministration, IDAC-administratör

Mia Pettersson

Administratör på avdelningen för oral diagnostik och rehabilitering

Maria Roos

Administratör på avdelningen orala sjukdomar, oral röntgen, Specialistkliniken, Lärarkliniken och oral diagnostik
08-524 835 37

Eva Segelöv

Administratör på avdelningen för ortodonti och pedodonti samt barn- och ungdomstandvård
08-524 883 22
ÅD
Innehållsgranskare:
Kicki Carlsson
2023-09-20