Verksamhetsstöd vid institutionen för odontologi och Universitetstandvården

Administrativa avdelningen

Den administrativa avdelningen är organiserad i fyra enheter.

• Ekonomienheten
• IT-enheten
• HR-enheten
• Service- och underhållsenheten

Administrativ chef

Den administrativa chefen har det övergripande ansvaret för verksamhetsstöd inom den administrativa avdelningen.

Samt ansvar för att:

• samordna arbetet med verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning
• bistå i avtalsfrågor
• samordna arbetet med miljöfrågor
• samordna beredskaps- och krisplaner
• granska budget och bokslut
• vara kontaktperson vad gäller skrivplatser

Ekonomienheten

Ekonomienheten hjälper avdelningar och kliniker med:

• Budget, både vid ansökningar av bidrag/uppdrag och för avdelningar/kliniker som helhet
• Uppföljningar av ekonomin i avdelning/klinik tillsammans med avdelningschef/klinikchef
• De ekonomiska delarna i bidrags- och uppdragsavtal
• Att rekvirera medel och rapportera utfall till finansiärer
• Allmänna ekonomiska frågor som rör till exempel INDI, konton, projektkoder, kalkyler, bokningar med mera.
• Fakturering
• Manuella utbetalningar till exempel Etikansökningar, återbetalning av patientavgifter
• Regelefterlevnad; policys, rutiner
• Upplägg av behörigheter i UBW (ej anknutna)
• Vid frågor och bokning av resor vänd dig till avdelningsministratören

Kontakt funktionsbrevlådor:

Leverantörsfakturor sköts av ekonomiservice ekonomiservice@ki.se.

Ekonomienheten ekonomi@dentmed.ki.se

T4 – administration

• Fakturering (Patient, Region, Försäkringskassan)
• Justering och rättelser
• Uppföljning
• Ekonomiska frågor

 Granskning av utlägg hanteras inte av ekonomienheten, kontakta istället: suzanne.almborg@ki.se

Ekonomienheten består av

IT-enheten

Enheten hjälper verksamheten med support av:

• All lokal IT *
• Vårt egna nätverk
• Dentmedkontot
• Klienthantering
• Användarsupport
• T4
• Romexis

* Inte support för de gemensamma KI-systemen, till exempel UBW, IDAC, mejlen, Primula, Ladok, ditt KI-konto, student IT.

Kontakt funktionsbrevlåda:

IT-enheten it@dentmed.ki.se

IT-enheten består av följande sex personer:

HR och kommunikation

HR ger verksamheten stöd i administrativa, operativa och strategiska HR-frågor, samt skapar förutsättningar för chefer att känna trygghet i rollen som ledare för sina medarbetare.

HR hjälper verksamheten med:

• Stöd i arbetsgivarfrågor
• Uppföljning och utveckling av processer - från anställningens början till slut
• Utformning av strategisk styrning och utveckling
• Rekrytering och arbetsgivarvarumärke
• Kompetensutveckling och lärande
• Ledarskap och medarbetarskap
• Lönebildning och lönesättning
• Arbetsmiljö, tillgänglighet och likabehandling
• Rehabilitering och arbetsanpassning
• Arbetsrättsliga lagar och avtal
• Samverkan

Kontakt funktionsbrevlådor:

HR-enheten hr@dentmed.ki.se

Kommunikation kommunikation@dentmed.ki.se

Kommunikation hjälper verksamheten med:

Kommunikation ger verksamheten stöd när det gäller generell marknadsföring och planering av kommunikationsinsatser – både strategiskt och operativt. Ansvarar för att kommunikationen är målgruppsanpassad, följer KI:s varumärkesplattform, språkpolicy och kommunikationspolicy samt gällande lagar för webb. Fungerar som kommunikativ rådgivare mot chefer och medarbetare. 

• Marknadsföring - generellt
• Kommunikationsplanering
• Kommunikation - både strategisk och operativt
• Produktion av innehåll för olika kanaler och media
• Rådgivning mot chefer och medarbetare
• Projektledning
• Webbkommunikation
• Enkätundersökningar internt och externt
• Målgruppsanpassad kommunikation på hjärnans villkor (NLP)
• Kreativa idéer med patient- och användarfokus

HR och kommunikation består av:

Service- och underhållsenheten

Enheten har till ansvar att samordna, utveckla arbetet med infrastruktur, miljö och lokaler.

Service och underhåll hjälper verksamheten med:

• Samordning av inköp och upphandlingar över 100 000 sek.
• Samordnar institutionens och universitetstandvårdens miljöcertifierade miljöarbete
• Lokalförsörjning och löpande underhåll, projektering och samordning av projekt som ombyggnationer och installationer
• Kontakt mot fastighetsägare och hanterar alla husrelaterade felanmälningar
• Samordning av brandskydd och systematiskt brandskyddsarbete
• Posthantering, bud och pakethantering
• Säkerhetsrelaterade uppgifter som larm, passerkort, lånekort och nyckelhantering
• Kopiering och utskrifthantering
• Vaktmästerisysslor och samordna och interna/externa flyttar mm
• Beställningar och leverantörsuppföljningar

Kontakt funktionsbrevlådor:

Service och underhåll: service-underhall@dentmed.ki.se

Inköp: inkop@dentmed.ki.se

Enheten för service och underhåll består av:

Administratörer nära den lokala verksamheten

Följande arbetar med avdelningsadministration: