CNS arbete med fristående kurser läsåret HT24/VT25

På denna sida hittar du tidsplan, rutiner och kontakter för arbetet med fristående kurser inom CNS, inför kommande läsår. Sidan vänder sig till dig som har ansökt om och beviljats att ge en fristående kurs det aktuella läsåret.

Viktiga deadlines 2023, för läsår HT24/VT25

Snarast, men senast 13 okt: Ny kurs? Skicka in en kurskodsansökan till Selmasupport, maila un@cns.ki.se förslag på minst två mötestider à 30 min under vecka 42 (16-20 okt), för att diskutera behörighetskrav och urvalsregler, samt börja arbeta fram en kursplan enligt anvisningar för det. OBS! Att detta gäller även dig vars kurs ges på vårterminen. Se mer info nedan!

Snarast, men senast 13 oktHar du en befintlig kurs men vill ändra urval eller principer för meritvärdering? Kontakta un@cns.ki.se för att planera in beslut i UN CNS och beredning inför det. Obs! att detta gäller även dig vars kurs ges på vårterminen.

13 okt: Kontakta Annika Pettersson om en tidsplan gällande din kursplan; helt ny eller revidering av befintlig. Även om din kursplan inte ska revideras alls, vill vi att du aktivt meddelar oss detta.

19 okt: Kursnamn och kurskod klara för alla kurser HT/VT. Även studieperiod och studietakt klara för kurser som ska ges HT24, maila un@cns.ki.se eller se till att den delade filen på OneDrive innehåller uppdaterade uppgifter, med spårade ändringar.

10 nov: All info om kursens start- och slutdatum, kursbeskrivning, omfattningen av distansinslag osv ska vara klar, för alla kurser HT samt VT. Du anger detta i en delad "kurstillfällesblankett" med anvisningar för helt nya kurser, eller som spårade ändringar i en delad fil med info från ditt förra kurstillfälle. Om allt stämmer och kursdatumen kommer att vara motsvarande som senaste kurstillfället går det bra att bara maila, men notera att vi vill ha din bekräftelse av att allt är som det ska. För länk till mappen med de delade filerna (både kurstillfällesblankett och filer för befintliga kurser), se mail till tänkt kursansvarig från un@cns.ki.se, 9 oktober 2023.

Denna information avser vad som händer efter att CNS har fått det preliminära beskedet från GVS (KI:s Gemensamma verksamhetsstöd ). För information om processen innan dess och hur man ansöker om fristående kurs, besök istället KI:s centrala webbsida om detta. Vad som följer riktar sig till kursansvariga för prel. beviljade kurser.

I arbetet med fristående kurser pratar vi framför allt om två begrepp och processer som är olika, men som hänger ihop. Om inget annat anges, ber vi dig att alltid maila till un@cns.ki.se om ärenden som gäller fristående kurs.

  • Kurstillfälle; I ett "kurstillfälle" i Selma finns all den information inmatad som behövs för att din kurs, för just det här läsåret, ska kunna publiceras i KI:s utbildningskatalog, få studenter från rätt urvalsgrupper och med rätt förkunskaper, att kursen ska kunna hanteras i Ladok, ekonomisystem etc. Utifrån den information som vi får från dig, i en "kurstillfällesblankett" med anvisningar för helt nya kurser eller som spårade ändringar i infon från ditt förra kurstillfälle, matar Åsa Borglund in detta i Selma. Dokumentet som du ska använda ligger i en delad mapp på OneDrive, se länk i ditt mail från un@cns.ki.se. Vid frågor, vänligen maila inte till Åsa personligen, utan alltid till un@cns.ki.se
  • Kursplan; Kursplanen är juridiskt bindande och styr kursmål, examinationer mm - vid KI även litteratur. Kursplaner för fristående kurser bereds av Kursrådet CNS inför beslut i UN CNS, och inför detta är det du/din avdelning som beställer kurskod och redigerar kursplanen i Selma, enligt anvisningar för det. För större revideringar eller helt nya kursplaner behöver du boka in ett möte med Kursrådet CNS, se webben för möjliga mötestider. Annika Pettersson samordnar Kursrådet CNS och kan mailas på personlig mail gällande kursplan för fristående kurs. 

Vad behöver jag göra nu direkt, hösten 2023?

Ska du ge en helt ny kurs?

Då behöver du direkt (!) och allra senast 13 okt maila un@cns.ki.se förslag på minst två mötestider à 30 min under vecka 42 (16-20 okt), detta gäller oavsett om din kurs ska ges höst eller vår. Dina förslag på mötestider behöver ligga inom följande tidsspann, och ju förr du svarar desto bättre:
mån 16 okt, från kl 13.00
tis 17 okt, hela dagen
ons 18 okt, från kl 13.00
fre 20 okt, fram till 16.00

Vid vårt möte kommer vi bl a att diskutera 

  • behörighetskrav, urvalsregler mm
  • principer för meritvärdering (om aktuellt), en tidsplan för UN-beslut om detta behöver tas fram
  • kursens namn och upplägg.

Du behöver också direkt (!) 

  • skicka in en kurskodsansökan till Selmasupport
  • börja arbeta fram en kursplan enligt anvisningar för det. 

Anvisningar för kursplaner, blanketter och kontaktuppgifter hittar du på Selmasidan

Har du en befintlig kurs men vill ändra urval eller principer för meritvärdering? 

Kontakta direkt (!) och allra senast 13 okt un@cns.ki.se för att planera in beslut i UN CNS och beredning inför det.

All info som följer gäller alla kurser, nya såväl som befintliga

13 okt - Deadline för att kontakta Annika Pettersson om en tidsplan gällande din kursplan; helt ny eller revidering av befintlig, och oavsett om din kurs ges höst eller vår. Vi behöver god framförhållning för att kunna planera in beredningen av alla dessa beslut, och vid ny kurs krävs alltid ett möte med Kursrådet CNS. Obs! att även byte av litteratur kräver beslut om en revidering av kursplanen! Även om din kursplan inte ska revideras alls, vill vi att du aktivt meddelar oss detta.

16 - 20 okt Korta möten på Teams för dig som har frågor om din kursplan, behörigheter eller något annat som gäller ditt kurstillfälle. Om du ska ge en helt ny kurs så är ett inledande möte denna vecka obligatoriskt (se ovan, boka din tid via un@cns.ki.se senast 13 okt).

19 okt - Deadline för kursnamn och kurskod för alla kurser HT/VT. För HT-kurser deadline även för studieperiod och studietakt, maila till un@cns.ki.se eller se till att den delade filen på OneDrive innehåller uppdaterade uppgifter om detta, med spårade ändringar.

30 okt - Deadline för förslag till ändrade principer för meritvärdering eller urval, om det är aktuellt för din kurs. Det färdiga, väl genomarbetade och med KI Antagning avstämda förslaget mailas till un@cns.ki.se för beslut. 

10 nov - Deadline för all info om kursens start- och slutdatum, kursbeskrivning, omfattningen av distansinslag osv gällande alla kurstillfällen, höst eller vår. Du anger detta i en delad "kurstillfällesblankett" med anvisningar för helt nya kurser, eller som spårade ändringar i en delad fil med info från ditt förra kurstillfälle. Om allt stämmer och kursdatumen kommer att vara motsvarande som senaste kurstillfället går det bra att bara maila, men notera att vi vill ha din bekräftelse av att allt är som det ska. För länk till mappen med de delade filerna (både kurstillfällesblankett och filer för befintliga kurser), se mail till tänkt kursansvarig från un@cns.ki.se, 9 oktober 2023.

Vad behöver jag göra sedan, under 2024?

Januari (för kurs HT eller VT)

Hann du inte få upp din kurswebb innan julledigheten? Gör det nu! Det måste inte vara mycket info på kurswebben i detta läge, men en trasig länk i utbildningskatalogen är inte kul och väcker frågor. Se till att kurswebben innehåller rätt kontaktuppgifter, som potentiella sökande kan vända sig till för mer information och kursanalyser från tidigare kurstillfälle(n).

Informationen om din kurs (alltså det som du skrev i "kurstillfället") i KI:s utbildningskatalog publiceras på utbildning.ki.se, education.ki.se och antagning.se i mitten av januari. Genom ditt personliga nätverk kan du nu göra reklam för ditt kommande kurstillfälle med länkar till utbildningskatalogen.

Intresserade kan söka till din kurs under perioden mitten av mars - mitten av april (för datum se KI:s centrala sidor).

Har du som kursansvarig frågor om ditt kurstillfälle eller din kurswebb, så börja med att fråga din kursadministratör. Om din avdelning har en samordnare för fristående kurser, så frågar du sedan hen.

April (för kurs sommar)

I antagningsbeskedet efter Urval 1 som skickas till sökande den 25 april 2024, hänvisas alla antagna till din kurswebb - för all information, både om din kurs och om hur de ska göra för att behålla sin plats. Se rubrik nedan för en checklista för din kurswebb. Inget Urval 2 görs för sommarkurser.

Efter den 11 april 2024 kan man använda kurstillfällen i Ladok för kopplingar till Canvas, TimeEdit etc (om man vill det).

April (för kurs HT)

Du kontaktas av kollegorna på KI:s antagningsenhet för att ange

  • antagningstal och planeringstal för din kurs, samt dubbelkolla kurstillfällets uppgifter om
  • kursansvarig lärare
  • vem som kommer att sköta reservantagning i NyA (tidigt augusti, efter Urval 2)
  • ev. kursadministratör eller annan kontaktperson för din kurs.

Du får också en tidsplan med exakta datum för Urval 1 och 2 etc. Frågor hanteras av KI Antagning.

Innan du går på sommarsemester (för kurs HT)

Meddela antagningstal till KI Antagning, deadline 10 juni

Se mail från KI Antagning 17 april 2024.

Checklista kurswebb, deadline 10 juli 2024

I antagningsbeskedet som skickas ut 11 juli 2024, hänvisas alla antagna till din kurswebb* - för all information, både om din kurs och om hur de ska göra för att behålla sin plats. I god tid innan dess behöver du därför 

  • Uppdatera din kurswebb med (åtminstone preliminärt) schema för höstens kurstillfälle; den som är antagen ska kunna bedöma om hen kan delta eller inte på det som krävs, innan hen tackar ja eller nej till sin plats. Slutligt schema måste vara publicerat allra senast 2 veckor innan kursstart.
  • Se till att det är extremt (!) tydligt på din kurswebb i vilken utsträckning som studenter behöver delta på schemalagda inslag, på distans eller campus, för att klara kursen. Att kursen ges "digitalt" och/ eller "på distans" tolkas väldigt olika av potentiella sökande. Om du är tydlig på din kurswebb, möjliggör det att platserna går till de antagna som har förutsättningar att delta på det sätt som krävs och som stannar kvar.
  • Dubbelkolla att länken till din kurswebb finns med på KI:s samlingssida för alla kurs- och programwebbar (gäller kurser på svenska och på engelska) och All course and programme websites at KI (gäller kurser på engelska). Detta är de (enda) sidor som den antagna länkas till i sitt antagningsbesked, och där ska hen klicka sig vidare till din kurswebb. Om din kurswebb saknas i någon lista, maila till  ki-student@ki.se och berätta vilken sida som saknar länk till din kurswebb.**
  • Dubbelkolla att länken till kursplanen leder till rätt version – det har hänt att Drupal har buggat så att den leder till en gammal version!
  • Uppdatera så att din kurswebb innehåller info om registreringsperiod och vikten av att den antagna registrerar sig för att behålla in plats.
  • Se till att publicera eller länka till kursanalysen från föregående kurstillfälle på kurswebben. Om analysen saknar en sammanställning av svaren på KI:s obligatoriska frågor i kursenkäten, ska du också publicera kursvärderingsrapporten (utan frisvar).
  • Dubbelkolla att kontaktuppgifterna till kursansvarig lärare, examinator och kursadministratör är korrekta.
  • Se till att din kurswebb har "puffar" till sidorna Student på KI och Logga in i Canvas. På t ex denna kurswebb ser du vilka puffar du ska använda för engelskspråkiga kurser. 
  • Notera att kurswebben inte är en "säljsida” (för detta finns KI:s utbildningskatalog) och inte heller ska upprepa långa stycken från kursplanen (denna länkas till).
  • Länk till ett bra exempel på kurswebb för en fristående kurs (på svenska)

* Obs! att kurswebben inte är samma sak som ditt kursrum i Canvas!

** Obs! att kurser som ges på engelska bara ska ha en (1) kurswebb på engelska och ingen på svenska. Länken på samlingssidorna, ska i båda fall leda till den engelskspråkiga kurswebben.  Och obs! att engelska kurswebbar görs i en separat mall i Drupal, på siten education.se som du når via din Workbench när du loggat in på den svenska utbildning.se-siten. Så du kan inte göra en kurswebb i samma mall som för en kurs på svenska, och bara skriva texten på engelska.

Lägga in resultatrapporterare och examinator i Ladok

I Ladok behöver rätt personer läggas in som resultatrapporterande lärare och examinator. För att kunna läggas in behöver man ha gått en ladokkurs för sin uppgift, se KI:s sida för nya användare i Ladok (examinatorer/lärare) för mer info och länkar till utbildningen.

September (för kurs VT och sommar)

Du kontaktas av kollegorna på KI:s antagningsenhet för att ange antagningstal etc, och du får exakta datum för Urval 1 och 2 etc (se rubrik ovan). För sommarkurser görs bara Urval 1, inget Urval 2. Frågor hanteras av KI Antagning.

December (för kurs VT)

I antagningsbeskedet efter Urval 1 som skickas till sökande i december, hänvisas alla antagna till din kurswebb - för all information, både om din kurs och om hur de ska göra för att behålla sin plats. Se rubrik ovan för en checklista för din kurswebb.

Rollen kursansvarig lärare = delegerat ansvar från GUA

För att din kurs ska fungera i praktiken gällande både studenter och administration, är det helt avgörande att du som är kursansvarig lärare, sätter dig in i vilket ansvar detta innebär. Du behöver se till att du på din avdelning har den administrativa hjälp som krävs för att sköta kurswebb, reservantagning, resultatrapportering, omregistreringar av studenter, hantering av kursvärderingar och kursanalys, arkivering etc. Se även KI:s centrala sida För dig som är kursansvarig

Om du inte har varit kursansvarig för just en fristående kurs tidigare, vill vi uppmärksamma dig på att det finns viktiga skillnader mellan dessa och programkurser, uppdragskurser och kurser för forskarstuderande. Vill du veta mer, kontakta un@cns.ki.se

Inför varje läsår fattar CNS GUA beslut om kursansvarig lärare med delegerat ansvar för det mesta som gäller kursen – läs gärna om detta under rubrik 10 och 11 i länkad Besluts- och delegationsordning för UN CNS, så ser du vilket ansvar som kursansvarig lärare resp. examinator förväntas kvittera. För KI:s formella kompetens- och anställningskrav på personer med dessa roller, se sist i KI:s föreskrifter och anvisningar för kurs- och programansvar på grund- och avancerad nivå.

Rollfördelning mellan CNS central admin och avdelning

Inom CNS centrala administration samordnar handläggare det underlag som institutionen behöver leverera till KI centralt, för att kollegorna där ska kunna publicera våra kurser i läsårets utbildningskatalog på webben. Vi försöker - främst genom denna webbsida - i någon mån också guida nya kursansvariga kring ”vad som behöver göras och när”.

När det gäller ”hur” eller av vem inom resp. kursansvarig avdelning som allt praktiskt ska lösas för din kurs, så är det en fråga för resp. avdelning. Alla frågor om system, t ex Selma för kursplanen, TimeEdit för ev. lokalbokning, Drupal för kurswebben, Canvas för kursrummet, Ladok för resultatrapportering osv, hänvisar vi till KI:s centrala webbmanualer och supportfunktioner, och/eller erfarna kollegor inom avdelning eller nätverk. En bra ingång kan vara Medarbetarportalens sida Utbildningsstöd. Har du som kursansvarig frågor om ditt kurstillfälle eller din kurswebb, så börja med att fråga kursadministratören på din avdelning. 

Om en kurs behöver byta examinator, kursansvarig eller kursadministratör, är det viktigt att information om detta skickas till un@cns.ki.se.

FAQ

När kan vi se kurstillfället överallt i Ladok och därmed beställa ladokkopplade kursrum i Canvas och uppdatera gjorda lokalbokningar i TimeEdit?
Svar: 28 juni (2024), inför HT-kurser och 1 dec (varje år), inför VT-kurser

När förs antagningsfilerna med namn från NyA över till Ladok?
För svar, vänligen kontakta kollegorna på KI Antagning

När syns de i Ladok antagna till kurstillfället, i ladokkopplade kursrum i Canvas?
För svar, vänligen kontakta kollegorna hos IKT-pedagogerna, se sidan Kontakta oss för frågor om Canvas

ÅB
Innehållsgranskare:
Åsa Borglund
2024-06-17