CNS arbete med fristående kurser läsåret HT25/VT26

Informationen på denna webbsida handlar om vad som händer efter att CNS har fått det preliminära beskedet om kursutbud från GVS (KI:s Gemensamma verksamhetsstöd). För information om processen innan dess och hur man ansöker om fristående kurs, besök istället KI:s centrala webbsida om detta. Vad som följer riktar sig till kursansvariga för prel. beviljade kurser.

I arbetet med fristående kurser pratar vi framför allt om två begrepp och processer som är olika, men som hänger ihop. Om inget annat anges, ber vi dig att alltid maila till un@cns.ki.se om ärenden som gäller fristående kurs.

• Kurstillfälle; I ett "kurstillfälle" i Selma finns all den information inmatad som behövs för att din kurs, för just det här läsåret, ska kunna publiceras i KI:s utbildningskatalog, att kursen ska kunna hanteras i Ladok, ekonomisystem etc. Detta läggs in i alla berörda system utifrån den "kurstillfällesinfo" som vi får från dig i en delad fil för detta. Åsa Borglund hanterar CNS kurstillfällen för fristående kurs och mailas för detta på un@cns.ki.se, inte på personlig mail och allra helst som kommentarer i den delade filen.
• Kursplan; Kursplanen är juridiskt bindande och styr behörigheter, kursmål, examinationer mm - vid KI även litteratur. Kursplaner för fristående kurser bereds av Kursrådet CNS inför beslut i UN CNS, och inför detta är det du/din avdelning som beställer kurskod och redigerar kursplanen i Selma, enligt anvisningar för det. För större revideringar eller helt nya kursplaner behöver du boka in ett möte med Kursrådet CNS, se webben för möjliga mötestider (2024 gäller endast möten vecka 43). Annika Pettersson samordnar Kursrådet CNS och mailas på personlig mail gällande kursplan för fristående kurs. 

Vad behöver jag göra nu direkt, hösten 2024?

Vill du ändra behörighet, urval eller principer för meritvärdering? 

Kontakta direkt (!) un@cns.ki.se för mer information om beredning och deadlines!

Viktiga datum

10-11 oktober - Besked lämnas till alla sökande om vilka kurser som (prel.) beviljas för HT25/VT26

15 okt - Deadline för att kontakta Annika Pettersson gällande din kursplan, oavsett om din kurs ges höst eller vår. Även om din kursplan inte ska revideras alls, vill vi att du aktivt meddelar oss detta. Obs! att även byte av litteratur kräver beslut om en revidering av kursplanen! 

15 okt - Deadline för kursnamn och kurskod för alla kurser HT/VT. För HT-kurser deadline även för studieperiod och studietakt, maila till un@cns.ki.se eller se till att den delade filen på OneDrive innehåller uppdaterade uppgifter om detta, med spårade ändringar.

29 okt - Deadline för all info om kursens start- och slutdatum (nu alltså även för kurser VT26), kursbeskrivning, omfattningen av distansinslag osv gällande alla kurstillfällen, höst eller vår. Du ansvarar för att detaljgranska (!) kurstillfällesinfon från ditt tidigare tillfälle i den delade mappen på OneDrive, och uppdatera filen med spårade ändringar och enligt anvisningar (se separat fil i samma mapp), så att infon istället stämmer med kurstillfället för läsåret HT25/VT26. Alla ev frågor ställer du som kommentarer i filen, så svarar Åsa eller annan berörd på dessa i samma tråd. Om allt stämmer och kursdatumen ska vara motsvarande som senaste kurstillfället går det bra att bara maila det till un@cns.ki.se, men notera att vi vill ha din bekräftelse av att allt är som det ska inom deadline. För länken till mappen med de delade filerna, se mail från un@cns.ki.se den 6 sept 2024.

Vad behöver jag göra sedan, under nästa år?

Januari 2025 (för kurs HT eller VT)

Hann du inte få upp din kurswebb innan julledigheten? Gör det nu! Det måste inte vara mycket info på kurswebben i detta läge, men en trasig länk i utbildningskatalogen är inte kul och väcker frågor, så något måste finnas. Se till att kurswebben innehåller rätt kontaktuppgifter, som potentiella sökande kan vända sig till för mer information och kursanalyser från tidigare kurstillfälle(n).

Informationen om din kurs (alltså det som du skrev i "kurstillfället") i KI:s utbildningskatalog publiceras på utbildning.ki.se, education.ki.se och antagning.se i mitten av januari. Genom ditt personliga nätverk kan du nu göra reklam för ditt kommande kurstillfälle med länkar till utbildningskatalogen.

Intresserade kan söka till din kurs under perioden mitten av mars - mitten av april (för datum se KI:s centrala sidor).

Har du som kursansvarig frågor om ditt kurstillfälle eller din kurswebb, så börja med att fråga din kursadministratör. Om din avdelning har en samordnare för fristående kurser, så frågar du sedan hen.

April 2025 (för kurs sommar)

I antagningsbeskedet efter Urval 1 som skickas till sökande (april 2025, datum kommer), hänvisas alla antagna till din kurswebb - för all information, både om din kurs och om hur de ska göra för att behålla sin plats. Se rubrik nedan för en checklista för din kurswebb. Inget Urval 2 görs för sommarkurser.

Efter (april 2025, datum kommer) kan man använda kurstillfällen i Ladok för kopplingar till Canvas, TimeEdit etc (om man vill det).

April 2025 (för kurs HT)

Du kontaktas av kollegorna på KI:s antagningsenhet för att ange

• antagningstal och planeringstal för din kurs, samt dubbelkolla kurstillfällets uppgifter om
• kursansvarig lärare
• vem som kommer att sköta reservantagning i NyA (tidigt augusti 2025, efter Urval 2)
• ev. kursadministratör eller annan kontaktperson för din kurs.

Du får också en tidsplan med exakta datum för Urval 1 och 2 etc. Frågor hanteras av KI Antagning.

Innan du går på sommarsemester (för kurs HT)

Meddela antagningstal till KI Antagning, deadline juni 2025 (datum kommer)

Se mail från KI Antagning i april 2025 (datum kommer).

Checklista kurswebb, deadline juli 2025 (datum kommer)

I antagningsbeskedet som skickas ut i juli 2025 (datum kommer), hänvisas alla antagna till din kurswebb* - för all information, både om din kurs och om hur de ska göra för att behålla sin plats. I god tid innan dess behöver du därför 

• Uppdatera din kurswebb med (åtminstone preliminärt) schema för ditt kurstillfälle; den som är antagen ska kunna bedöma om hen kan delta eller inte på det som krävs, innan hen tackar ja eller nej till sin plats. Slutligt schema måste vara publicerat allra senast 2 veckor innan kursstart.
• Se till att det är extremt (!) tydligt på din kurswebb i vilken utsträckning som studenter behöver delta på schemalagda inslag, på distans eller campus, för att klara kursen. Att kursen ges "digitalt" och/ eller "på distans" tolkas väldigt olika av potentiella sökande. Om du är tydlig på din kurswebb, möjliggör det att platserna går till de antagna som har förutsättningar att delta på det sätt som krävs och som stannar kvar.
• Dubbelkolla att länken till din kurswebb finns med på KI:s samlingssida för alla kurs- och programwebbar (gäller kurser på svenska och på engelska) och All course and programme websites at KI (gäller kurser på engelska). Detta är de (enda) sidor som den antagna länkas till i sitt antagningsbesked, och där ska hen klicka sig vidare till din kurswebb. Om din kurswebb saknas i någon lista, maila till  ki-student@ki.se och berätta vilken sida som saknar länk till din kurswebb.** Obs! att samlingssidans länk till din kurswebb kan behöva uppdateras, t ex om du har bytt kurskod, så dubbelkolla inför varje kurstillfälle.
• Dubbelkolla att länken till kursplanen leder till rätt version – det har hänt att Drupal har buggat så att den leder till en gammal version!
• Uppdatera så att din kurswebb innehåller info om registreringsperiod och vikten av att den antagna registrerar sig för att behålla in plats.
• Se till att publicera eller länka till kursanalysen från föregående kurstillfälle (om kursen givits tidigare) på kurswebben. Om analysen saknar en sammanställning av svaren på KI:s obligatoriska frågor i kursenkäten, ska du också publicera kursvärderingsrapporten (utan frisvar).
• Dubbelkolla att kontaktuppgifterna till kursansvarig lärare, examinator och kursadministratör är korrekta.
• Se till att din kurswebb har "puffar" till sidorna Student på KI och Logga in i Canvas. På t ex denna kurswebb ser du vilka puffar du ska använda för engelskspråkiga kurser. 
• Notera att kurswebben inte är en "säljsida” (för detta finns KI:s utbildningskatalog) och inte heller ska upprepa långa stycken från kursplanen (denna länkas till).
• Länk till ett bra exempel på kurswebb för en fristående kurs (på svenska)

* Obs! att kurswebben inte är samma sak som ditt kursrum i Canvas!

** Obs! att kurser som ges på engelska bara ska ha en (1) kurswebb på engelska och ingen på svenska. Länken på samlingssidorna, ska i båda fall leda till den engelskspråkiga kurswebben.  Och obs! att engelska kurswebbar görs i en separat mall i Drupal, på siten education.se som du når via din Workbench när du loggat in på den svenska utbildning.se-siten. Så du kan inte göra en kurswebb i samma mall som för en kurs på svenska, och bara skriva texten på engelska.

Lägga in resultatrapportör(er) och examinator i Ladok

I Ladok behöver rätt personer läggas in som resultatrapporterande lärare och examinator. För att kunna läggas in behöver man ha gått en ladokkurs för sin uppgift, se KI:s sida för nya användare i Ladok (examinatorer/lärare) för mer info och länkar till utbildningen.

September 2025 (för kurs VT och sommar)

Du kontaktas av kollegorna på KI:s antagningsenhet för att ange antagningstal etc, och du får exakta datum för Urval 1 och 2 etc (se rubrik ovan). För sommarkurser görs bara Urval 1, inget Urval 2. Frågor hanteras av KI Antagning.

Innan tidigt december 2025 (för kurs VT)

I antagningsbeskedet efter Urval 1 som skickas till sökande i december (2024: 10 dec), hänvisas alla antagna via KI:s samlingssida för alla kurs- och programwebbar till din kurswebb - för all information, både om din kurs och om hur de ska göra för att behålla sin plats. Se rubrik ovan för en checklista för din kurswebb, och info om vem du kontaktar för att din kurswebb ska länkas till samlingssidan.

Rollen kursansvarig lärare = delegerat ansvar från GUA

För att din kurs ska fungera i praktiken gällande både studenter och administration, är det helt avgörande att du som är kursansvarig lärare, sätter dig in i vilket ansvar detta innebär. Du behöver se till att du på din avdelning har den administrativa hjälp som krävs för att sköta kurswebb, reservantagning, resultatrapportering, omregistreringar av studenter, hantering av kursvärderingar och kursanalys, arkivering etc. Se även KI:s centrala sida För dig som är kursansvarig. 

Om du inte har varit kursansvarig för just en fristående kurs tidigare, vill vi uppmärksamma dig på att det finns viktiga skillnader mellan dessa och programkurser, uppdragskurser och kurser för forskarstuderande. Vill du veta mer, kontakta un@cns.ki.se. 

Inför varje läsår fattar CNS GUA beslut om kursansvarig lärare med delegerat ansvar för det mesta som gäller kursen – läs gärna om detta under rubrik 10 och 11 i länkad Besluts- och delegationsordning för UN CNS, så ser du vilket ansvar som kursansvarig lärare resp. examinator förväntas kvittera. För KI:s formella kompetens- och anställningskrav på personer med dessa roller, se sist i KI:s föreskrifter och anvisningar för kurs- och programansvar på grund- och avancerad nivå.

Rollfördelning mellan CNS central admin och avdelning

Inom CNS centrala administration samordnar handläggare det underlag som institutionen behöver leverera till KI centralt, för att kollegorna där ska kunna publicera våra kurser i läsårets utbildningskatalog på webben. Vi försöker - främst genom denna webbsida - i någon mån också guida nya kursansvariga kring ”vad som behöver göras och när”.

När det gäller ”hur” eller av vem inom resp. kursansvarig avdelning som allt praktiskt ska lösas för din kurs, så är det en fråga för resp. avdelning. Alla frågor om system, t ex Selma för kursplanen, TimeEdit för ev. lokalbokning, Drupal för kurswebben, Canvas för kursrummet, Ladok för resultatrapportering osv, hänvisar vi till KI:s centrala webbmanualer och supportfunktioner, och/eller erfarna kollegor inom avdelning eller nätverk. En bra ingång kan vara Medarbetarportalens sida Utbildningsstöd. Har du som kursansvarig frågor om ditt kurstillfälle eller din kurswebb, så börja med att fråga kursadministratören på din avdelning. 

Om en kurs behöver byta examinator, kursansvarig eller kursadministratör, är det viktigt att information om detta skickas till un@cns.ki.se.

FAQ

När kan vi se kurstillfället överallt i Ladok och därmed beställa ladokkopplade kursrum i Canvas och uppdatera gjorda lokalbokningar i TimeEdit?
Svar: 28 juni (2024), inför HT-kurser och 1 dec (2024), inför VT-kurser

När förs antagningsfilerna med namn från NyA över till Ladok?
För svar, vänligen kontakta kollegorna på KI Antagning

När syns de i Ladok antagna till kurstillfället, i ladokkopplade kursrum i Canvas?
För svar, vänligen kontakta kollegorna hos IKT-pedagogerna, se sidan Kontakta oss för frågor om Canvas