CNS arbete med fristående kurser läsåret HT24/VT25

På denna sida hittar du tidsplan, rutiner och kontakter för arbetet med fristående kurser inom CNS, inför kommande läsår. Sidan vänder sig till dig som har ansökt om och beviljats att ge en fristående kurs det aktuella läsåret.

Denna information avser vad som händer efter att CNS har fått det preliminära beskedet från UF (KI:s centrala universitetsförvaltning). För information om processen innan dess och hur man ansöker om fristående kurs, besök istället KI:s centrala webbsida om detta. Vad som följer riktar sig till kursansvariga för prel. beviljade kurser.

I arbetet med fristående kurser pratar vi framför allt om två begrepp och processer som är olika, men som hänger ihop. Om inget annat anges, ber vi dig att alltid maila till un@cns.ki.se om ärenden som gäller fristående kurs.

Kurstillfälle; I ett "kurstillfälle" i Selma finns all den information inmatad som behövs för att din kurs, för just det här läsåret, ska kunna publiceras i KI:s utbildningskatalog, få studenter från rätt urvalsgrupper och med rätt förkunskaper, att kursen ska kunna hanteras i Ladok, ekonomisystem etc. Utifrån den information som vi får från dig, i en "kurstillfällesblankett" med anvisningar för helt nya kurser eller som spårade ändringar i infon från ditt förra kurstillfälle, matar Åsa Borglund in detta i Selma. Dokumentet som du ska använda ligger i en delad mapp på OneDrive, se länk i ditt mail från un@cns.ki.se. Vid frågor, vänligen maila inte till Åsa personligen, utan alltid till un@cns.ki.se
Kursplan; Kursplanen är juridiskt bindande och styr kursmål, examinationer mm - vid KI även litteratur. Kursplaner för fristående kurser bereds av Kursrådet CNS inför beslut i UN CNS och inför detta är det du/din avdelning som beställer kurskod och redigerar kursplanen i Selma, enligt anvisningar för det. Annika Pettersson samordnar Kursrådet CNS och kan mailas på personlig mail gällande kursplan för fristående kurs.

Vad behöver jag göra nu?

Snarast, men senast 13 okt - Ska du ge en helt ny kurs? Då behöver du direkt skicka in en kurskodsansökan till Selmasupport och börja arbeta fram en kursplan enligt anvisningar för det. Anvisningar, blanketter och kontaktuppgifter hittar du på Selmasidan. Om du ska tillämpa meritvärdering behöver du också ta fram principer för detta och kontakta un@cns.ki.se för att planera in beslut i UN CNS och beredning inför det. Du behöver också direkt börja diskutera behörighetskrav, urvalsregler mm inför ditt arbete med kursplanen. För detta behöver du maila un@cns.ki.se förslag på minst två mötestider à 30 min under vecka 42 (16-20 okt), detta gäller oavsett om din kurs ska ges höst eller vår. Dina förslag på mötestider behöver ligga inom följande tidsspann, och ju förr du svarar desto bättre:

mån 16 okt, från kl 13.00
tis 17 okt, hela dagen
ons 18 okt, från kl 13.00
fre 20 okt, fram till 16.00

Snarast, men senast 13 okt - Har du en befintlig kurs men vill ändra urval eller principer för meritvärdering? Kontakta un@cns.ki.se för att planera in beslut i UN CNS och beredning inför det.

13 okt - Deadline för att kontakta Annika Pettersson om en tidsplan gällande din kursplan; helt ny eller revidering av befintlig, och oavsett om din kurs ges höst eller vår. Vi behöver god framförhållning för att kunna planera in beredningen av alla dessa beslut, och vid ny kurs krävs alltid ett möte med Kursrådet CNS. Obs! att även byte av litteratur kräver beslut om en revidering av kursplanen! Även om din kursplan inte ska revideras alls, vill vi att du aktivt meddelar oss detta.

16 - 20 okt Korta möten på Teams för dig som har frågor om din kursplan, behörigheter eller något annat som gäller ditt kurstillfälle. Om du ska ge en helt ny kurs så är ett inledande möte denna vecka obligatoriskt (se ovan, boka din tid via un@cns.ki.se senast 13 okt).

NY DEADLINE 19 okt (tidigare 24 okt) - Deadline för kursnamn och kurskod för alla kurser HT/VT. För HT-kurser deadline även för studieperiod och studietakt, maila till un@cns.ki.se eller se till att den delade filen på OneDrive innehåller uppdaterade uppgifter om detta, med spårade ändringar.

30 okt - Deadline för förslag till ändrade principer för meritvärdering eller urval, om det är aktuellt för din kurs. Det färdiga, väl genomarbetade och med KI Antagning avstämda förslaget mailas till un@cns.ki.se för beslut.

10 nov - Deadline för all info om kursens start- och slutdatum, kursbeskrivning, omfattningen av distansinslag osv gällande alla kurstillfällen, höst eller vår. Du anger detta i en delad "kurstillfällesblankett" med anvisningar för helt nya kurser, eller som spårade ändringar i en delad fil med info från ditt förra kurstillfälle. Om allt stämmer och kursdatumen kommer att vara motsvarande som senaste kurstillfället går det bra att bara maila, men notera att vi vill ha din bekräftelse av att allt är som det ska. För länk till mappen med de delade filerna (både kurstillfällesblankett och filer för befintliga kurser), se mail till tänkt kursansvarig från un@cns.ki.se, 9 oktober 2023.

Vad behöver jag göra sedan?

Januari (för kurs HT eller VT)

När du och sedan alla andra som ska "göra sitt" är klara med informationen till utbildningskatalogen (alltså "kurstillfället") och kursplanen är beslutad, publiceras detta på www.utbildning.ki.se och www.antagning.se. Genom ditt personliga nätverk kan du nu göra reklam för ditt kommande kurstillfälle med länkar till utbildningskatalogen.

Intresserade kan sedan söka till din kurs under perioden mitten av mars - mitten av april (för datum se KI:s centrala sidor).

Januari - februari (för kurs HT eller VT)

Om du inte har skapat din kurswebb i Drupal än, är det hög tid att göra det, för att inte den annars trasiga länken i utbildningskatalogens information om din kurs ska väcka oro och frågetecken hos potentiella sökande.

Se till att kurswebben innehåller rätt kontaktuppgifter, som potentiella sökande kan vända sig till för mer information.

Har du som kursansvarig frågor om ditt kurstillfälle eller din kurswebb, så börja med att fråga din kursadministratör. Om din avdelning har en samordnare för fristående kurser, så frågar du sedan hen.

April (för kurs HT)

Du kontaktas av kollegorna på KI:s antagningsenhet för att ange

antagningstal och planeringstal för din kurs, samt dubbelkolla kurstillfällets uppgifter om
kursansvarig lärare
vem som kommer att sköta reservantagning i NyA (tidigt augusti, efter Urval 2)
ev. kursadministratör eller annan kontaktperson för din kurs.

Du får också en tidsplan med exakta datum för Urval 1 och 2 etc. Frågor hanteras av KI Antagning.

Innan du går på sommarsemester (för kurs HT) - checklista kurswebb

I antagningsbeskedet som skickas till sökande i juli, hänvisas alla antagna till din kurswebb - för all information, både om din kurs och om hur de ska göra för att behålla sin plats. I god tid innan dess behöver du därför

Uppdatera din kurswebb med (åtminstone preliminärt) schema för höstens kurstillfälle; den som är antagen ska kunna bedöma om hen kan delta eller inte på det som krävs, innan hen tackar ja eller nej till sin plats.
Se till att det är extremt (!) tydligt på din kurswebb i vilken utsträckning som studenter behöver delta på schemalagda inslag, på distans eller campus, för att klara kursen. Att kursen ges "digitalt" och/ eller "på distans" tolkas väldigt olika av potentiella sökande. Om du är tydlig på din kurswebb, möjliggör det att platserna går till de antagna som har förutsättningar att delta på det sätt som krävs.
Dubbelkolla att länken till din kurswebb finns med på KI:s samlingssida för alla kurs- och programwebbar. Detta är den (enda) sida som den antagna länkas till i sitt antagningsbesked, och där ska hen klicka sig vidare till din kurswebb.
Uppdatera så att din kurswebb innehåller info om registreringsperiod och vikten av att den antagna registrerar sig för att behålla in plats (anvisningar för detta inkl. viktiga datum brukar skickas ut från KI Antagning).
Dubbelkolla att kontaktuppgifterna är korrekta.
Se till att din kurswebb har "puffar" till sidorna Student på KI och Logga in i Canvas.
Länk till ett bra exempel på kurswebb för en fristående kurs

September (för kurs VT och sommar)

Du kontaktas av kollegorna på KI:s antagningsenhet för att ange antagningstal etc, och du får exakta datum för Urval 1 och 2 etc (se rubrik ovan). För sommarkurser görs bara Urval 1, inget Urval 2. Frågor hanteras av KI Antagning.

December (för kurs VT)

I antagningsbeskedet efter Urval 1 som skickas till sökande i december, hänvisas alla antagna till din kurswebb - för all information, både om din kurs och om hur de ska göra för att behålla sin plats. Se rubrik ovan för en checklista för din kurswebb.

April (för kurs sommar)

I antagningsbeskedet efter Urval 1 som skickas till sökande i april, hänvisas alla antagna till din kurswebb - för all information, både om din kurs och om hur de ska göra för att behålla sin plats. Se rubrik ovan för en checklista för din kurswebb. Inget Urval 2 görs för sommarkurser.

Rollen kursansvarig lärare = delegerat ansvar från GUA

För att din kurs ska fungera i praktiken gällande både studenter och administration, är det helt avgörande att du som är kursansvarig lärare, sätter dig in i vilket ansvar detta innebär. Du behöver se till att du på din avdelning har den administrativa hjälp som krävs för att sköta kurswebb, reservantagning, resultatrapportering, omregistreringar av studenter, hantering av kursvärderingar, arkivering etc. Se även KI:s centrala sida För dig som är kursansvarig.

Om du inte har varit kursansvarig för just en fristående kurs tidigare, vill vi uppmärksamma dig på att det finns viktiga skillnader mellan dessa och programkurser, uppdragskurser och kurser för forskarstuderande.

Inför varje läsår fattar CNS GUA beslut om kursansvarig lärare med delegerat ansvar för det mesta som gäller kursen – läs gärna om detta under rubrik 10 och 11 i länkad Besluts- och delegationsordning för UN CNS, så ser du vilket ansvar som kursansvarig lärare resp. examinator förväntas kvittera. För KI:s formella kompetens- och anställningskrav på personer med dessa roller, se sist i KI:s föreskrifter och anvisningar för kurs- och programansvar på grund- och avancerad nivå.

Rollfördelning mellan CNS central admin och avdelning

Inom CNS centrala administration samordnar handläggare det underlag som institutionen behöver leverera till KI centralt, för att kollegorna där ska kunna publicera våra kurser i läsårets utbildningskatalog på webben. Vi försöker - främst genom denna webbsida - i någon mån också guida nya kursansvariga kring ”vad som behöver göras och när”.

När det gäller ”hur” eller av vem inom resp. kursansvarig avdelning som allt praktiskt ska lösas för din kurs, så är det en fråga för resp. avdelning. Alla frågor om system, t ex Selma för kursplanen, TimeEdit för ev. lokalbokning, Drupal för kurswebben, Canvas för kursrummet, Ladok för resultatrapportering osv, hänvisar vi till KI:s centrala webbmanualer och supportfunktioner, och/eller erfarna kollegor inom avdelning eller nätverk. En bra ingång kan vara Medarbetarportalens sida Utbildningsstöd.

FAQ

När kan vi se kurstillfället i Ladok och därmed beställa ladokkopplade kursrum i Canvas och uppdatera gjorda lokalbokningar i TimeEdit?
Svar: 1 juli (varje år), inför HT-kurser och 1 dec (varje år), inför VT-kurser

När förs antagningsfilerna med namn från NyA över till Ladok?
För svar, vänligen kontakta kollegorna på KI Antagning

När syns de i Ladok antagna till kurstillfället, i ladokkopplade kursrum i Canvas?
För svar, vänligen kontakta kollegorna hos IKT-pedagogerna, se sidan Kontakta oss för frågor om Canvas