Prefektkansliet CLINTEC

• Vid inköp av anläggningar som överstiger 30 000 kr ska blankett ”Inventarieregister” fyllas i och bifogas med fakturan.
• Datorer och stöldbegärliga inventarier som understiger 30 000 kr ska godkännas/hanteras i UBW med ifyllt kommentarsfält på användares fullständiga namn. 

Administratörer vid institutionen hittar blanketten "Inventarieregister" samt en lathund för utdrag av rapport gällande datorer och stöldbegärliga inventarier som understiger 30 000 kr i Teams - CLINTEC Admins under ekonomirelaterat.

Exempel på stöldbegärliga inventarier:

• Bärbara datorer (ej tillbehör såsom skärm, tangentbord mm).
• Smartphones.
• Surf- och läsplattor.
• Övrigt som anses vara begärligt (digitala kameror, projektorer mm).

Process för ekonomiska avtal vid CLINTEC

OBS! Avtal ska vara undertecknade av enhetschef innan prefektens påskrift.

Notera att helt nya förslag till samarbetsavtal eller finansieringsavtal skall gå via KI:s jurister. Forskaren kan skicka avtalsförslaget till avtal@ki.se med en kopia till Pille Ann Härmat, administrativ chef.

Information om konton som ska användas  för inbetalningar till Karolinska Institutet.

Ansökan och beslut skickas till Registrator Syd för diarieföring. Efter diariefört, skicka diarienummer samt beslutet till ekonomiteamet för information.

Kontakta ekonomiteamet vid rekvirering av bidrag.

Etikansökan skickas till Registrator Syd för diarieföring.

Etikansökningar görs på Etikprövningsnämndens hemsida. Ett mejl genereras tillbaka till personen som skickat in ansökan med bl.a. betalningsuppgifter samt ett OCR nummer. För att betala avgiften, vidarebefordra mejlet tillsammans med ett projektnummer för kostnaden till ekonomiteamet.

Administrationen av institutionens EU projekt sköts av Grants Management Office och institutionens EU-handläggare.

Leverantörsfakturor

Fakturahantering (EFH)

• Det måste finnas en referens som styr fakturan till godkännaren [ZZH9XXXXXX].
• Att det är 30 dagars betalningsvillkor.
• Att leverantören innehar F-skatt.
• Beställning från annat EU-land. Beställaren ska be leverantören att skriva KI:s VAT nr på fakturan. Momsregistrerings nr (VAT nr) SE202100297301.

Tänk på att

• Bifoga underlag i form av syfte, vem som gjort vad etc.
• Representationskostnader. Agenda, program eller dylikt, deltagarlista, namn, organisationstillhörighet.
• Bifoga externa gästers inbjudan + program.
• Avtal när kostnader för lön eller hyra faktureras och beloppet överstiger 100 000 kr/år (avtal över 100 000 kr/år ska attesteras av prefekt).
• Bifoga dokument som styrker avsteg samt direktupphandlingen.
• Parkera debetfakturan i väntan på en kredit. Hänvisa till debetfakturan så att de kan matchas.

Kundfakturor

Kundfakturering

Tänk på att

• Det ska alltid vara full kostnadstäckning.
• Rätt adress och referens till kund finns angivet
• Kundens VAT-nummer vid annat EU land finns angivet
• Underlag eller motsvarande finns bifogat

Fakturaadress

Karolinska Institutet
Fakturor
Ref: [ZZ-kod]
Box 23 109
104 35 Stockholm

Vid kalkylering och redovisning av indirekta kostnader tillämpar KI en modell som Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) har utarbetat tillsammans med representanter för finansiärer.

På CLINTEC tillämpas följande procentsatser, 2025

• Forskning 21,9% (jmf 23,1 % 2024)
• Grundutbildning 50,5% (jmf 51,6 % 2024)

Till Medarbetarportalen - Inköp och upphandling

Varor och tjänster som finns upphandlade av våra avtalspartners finns i Avtalskatalogen.

Information och rutiner rörande doktorander, doktorandutbildning/ forskarutbildning hittar du på vår sida forskarutbildningssida.

Institutionen lämnar ett bidrag till disputation för doktorsgrad med totalt 25 000 kr. Det utgör ett bidrag till tryckkostnader samt opponentarvode och övriga kostnader för opponent.

Enheten erhåller bidraget genom att skicka spikbladet samt projektnummer dit summan ska överföras, till ekonomiteamet.

På Medarbetarportalen hittar du allmän information och regler rörande att resa i tjänsten.

Resebokningar

Enhetsadministratören bokar resor för medarbetare på respektive enhet. Om det ändå finns behov för en medarbetare att själv kunna boka sina resor så kan du få en resenärsprofil som användare. Förfrågan om resenärsprofil ska gå genom enhetsadministratören och ska godkännas enhetschefen. Reseansvarig på institutionen lägger sedan upp resenärsprofilen.

Medarbetare som själva bokar sina resor ska känna till och hålla sig uppdaterad om de regler som gäller vid tjänsteresor.

Resegodkännande

En tjänsteresa ska godkännas och planeras i samråd med din chef. För att kunna styrka godkännandet har vi på instituionen tagit fram ett dokument - "resegodkännande". Den behöver bifogas till fakturor och reseräkningar. Administratörer hittar denna i Teamsgruppen, under filer.

Som alltid gäller

”Rätt att besluta om tjänsteresa följer av gällande besluts och delegationsordning. Den som har rätt att besluta om tjänsteresa ansvarar för att dessa regler följs och att medarbetare som reser i tjänsten känner till vad som gäller vid tjänsteresor.”

Utlägg

Du hittar information på KI:s centrala sidor digitala kvitton, reseräkning och utlägg.

Tillfälligt anställda anses de som arbetar för KI under enstaka kortvariga perioder, exempelvis gästföreläsare. Dessa personer har en intermittent anställning och ersätts med lön per timme. Särskild visstidsanställning (SÄVA) används som anställningsgrund. För dessa personer ska ett anställningsavtal skrivas som signeras av både chef och medarbetare (eller skickas per mejl till medarbetaren som bekräftar detta).

Det finns vissa undantag där anställning inte behövs, då ersätts arbetstagaren med ett fast belopp. Arbetsuppgifter som ersätts med en fastställd summa:

• Ersättning till ledamöter i Konsistoriet
• Ersättning till opponent
• Ersättning till sakkunnig
• Ersättning till försökspersoner
• Vissa andra uppdrag

För vissa av ovanstående ersättningar finns fastställda belopp, läs mer på de centrala sidorna om fastställda ersättningsnivåer för icke KI-anställda. Beloppet beräknas inkl. semesterersättning.

Administratören på enheten registrerar dessa löner och arvoden i PA-webben samt informerar berörd person att anmäla sitt konto till Swedbank.

För anställda med SINK-skatt ska SINK-beslut mejlas till KI payroll. Bankkonto registreras av administratör i PA-webben.