Doktorandregistrering

Regelverket för antagning till forskarutbildning vid Karolinska Institutets är detsamma för alla institutioner.

Regler och Allmän studieplan

Vissa rutiner är dock specifika för Institutionen för Kvinnors och Barns Hälsa, t.ex:

  • Ansökningsprocess inför halvtidskontroll
  • Ettårsuppföljning efter registrering
  • Resebidrag

Ansökan om antagning till forskarutbildning, disputation och halvtidsansökan ska alltid lämnas till institutionens handläggare för forskarutbildningen, som också är kontaktperson i dessa frågor. Doktorandens avdelningsadministratör hjälper till med administration av mer allmän karaktär så som lokalbokning och resor.

Inrättande av doktorandplats

Blivande huvudhandledare ansöker till aktuell institution om att få inrätta en doktorandplats genom att lämna in blankett Inrättande av doktorandplats.

En ansökan om grönt ljus läggs med som bilaga till ansökan om inrättande av doktorandplats och ingår därmed i bedömningen i detta steg.

För att inrätta en doktorandplats krävs att:

  • det vetenskapliga projektet är genomförbart och lämpligt som doktorandprojekt,
  • huvudhandledaren uppfyller kraven för grönt ljus, dvs. har tid för handledning, gott track-record och finansiella resurser,
  • handledarkonstellationen är relevant för projektet,
  • forskargruppen erbjuder en god forskarutbildningsmiljö (se Regler för utbildning på forskarnivå vid KI, kap 2.6.3),
  • etiktillstånd finns eller planeras (om sådana erfordras).

I detta steg bedöms också om det finns skäl för undantag från kravet på utlysning av doktorandplatsen, se rekrytering nedan.

Ingen rekrytering eller antagning till forskarutbildning kan ske utan att det finns ett beslut om inrättad doktorandplats.

Rekrytering

Bedömning av behörighet

Observera att rutiner för behörighetsbedömning fortfarande är under utveckling och att instruktioner därför kan komma att justeras.

Behörighetsbedömning görs på följande sätt för de som söker en utlyst doktorandplats:

1. De sökande laddar upp dokument i rekryteringssystemet Varbi enligt instruktionerna i annonsen.
2. Handläggare på universitetsförvaltningen (UF) bedömer behörigheten. Från den 1 januari 2019 kommer samtliga sökanden att behörighetsbedömmas, men fram till dess gäller följande:

2.1. Rekryterande handledare markerar i Varbi, med hjälp av HR-administratör på institutionen, de kandidater som ska behörighetsgranskas (1-4 st).
2.2. Administratör skickar e-post till behörighetshandläggare och meddelar att det är dags för granskning tillsammans med aktuellt dnr för rekryteringen.
2.3. Administratören meddelas då bedömningen är klar. Status i Varbi har ändrats till ”obehörig” respektive ”behörig”.

3. Selektionsprocess av behöriga sökanden. Då en kandidat har valts ut meddelas UF-handläggarna som då laddar upp ett s.k. behörighetsutlåtande för aktuell person. Detta skrivs ut och bifogas vid beslut om antagning.

Om behörighet till utbildning på forskarnivå

Behörighetsbedömning görs på följande sätt då undantag från krav på utlysning gäller:

  1. Handledare eller doktorandkandidat kontaktar forskarutbildningsadministratör på institutionen som i sin tur verifierar till universitetsförvaltningen (UF) att behörighetsbedömning ska ske. För kandidater som inte finns i Sverige ska behörigheten bedömas innan ankomst.
  2. Den tilltänkta doktoranden får e-post från UF med vidare instruktioner om hur dokument ska laddas upp i rekryteringssystemet Varbi. Behörigheten bedöms utifrån uppladdade dokument.
  3. Om behörighet föreligger skickas ett behörighetsutlåtande via e-post till kandidat och handledare, vilket skrivs ut och bifogas vid beslut om antagning.

Om behörighet till utbildning på forskarnivå

Vid följande situationer kan undantag från utlysningskravet enligt högskoleförordningen (7 kap. 37§ HF) medges:

  1. Om en doktorand ska genomgå utbildningen inom ramen för en anställning hos en annan arbetsgivare än högskolan (t.ex. SLL).
  2. Om en doktorand tidigare har påbörjat sin utbildning på forskarnivå vid ett annat lärosäte.
  3. Om det finns liknande särskilda skäl. Vid KI anses särskilda skäl vara utbildningsplatser där doktoranden redan har blivit utvald i en konkurrensutsatt rekryteringsprocess.

Bedömning av lämplighet och förmåga

Institutionen har ett ansvar att säkra lämplighet och förmåga hos doktorandkandidaten - även då undantag från utlysningskravet föreligger.

Rekommendationer för kvalitetssäker selektion och för bedömning av förmåga och lämplighet:

  • Potentiella kandidater inbjuds till forskargruppen för intervju och/eller specifika arbetsprov
  • En rekryteringsgrupp inrättas för bedömning av kandidater
  • Rekryterande handledare bör använda befintlig HR-kompetens vid institutionen samt KI:s rekryteringsguide på webben

Mer information om rekrytering, urval och bedömningsgrunder

Beslut om antagning

Följande beslutas i detta steg:

  • Beslut att anta den sökande till utbildning på forskarnivå, utifrån de förutsättningar som säkerställts i steg 1 och 2.
  • Beslut att utse handledare.
  • Godkännande av finansieringsplanen inklusive bekräftelse av att institutionen har det yttersta ansvaret för att doktoranden är försörjd under den planerade studietiden.

Det är prefekten på aktuell institution som beslutar om antagning till utbildning på forskarnivå på rekommendation av institutionens studierektor. Beslut fattas löpande då en kandidat är utvald och rekryteringen avslutad, utan någon vänteperiod. Notera att datum för prefektens beslut inte måste vara samma som datum för studiestart (t.ex. om kandidaten ännu inte anlänt till Sverige).

Följande ligger till underlag för beslutet:

- Kopia av beslut om inrättande av doktorandplats

- Behörighetsutlåtande från universitetsförvaltningen

- Beskrivning av selektionsprocessen och hur bedömning av förmåga och lämplighet genomförts

Efter antagning fattas i de flesta fall även ett beslut om anställning. Mer information om anställningar och försörjning av doktorander.

Se respektive institutions hemsida för kontaktpersoner.

Upprättande av individuell studieplan (ISP)

Enligt högskoleförordningen (6 kap. 29 §) ska det för varje doktorand upprättas en individuell studieplan (ISP). I en ISP beskrivs det vetenskapliga projektet, vilka kurser och andra lärandemoment som planeras samt hur doktoranden, inom aktuellt forskningsområde och utifrån det specifika projektet, ska uppnå målen för forskarutbildning. Studieplanen blir sedan den karta doktorand och handledare ska följa. En genomarbetad ISP innebär att förväntningarna blir tydliga och därmed att det finns goda förutsättningar för bra handledning.

Rutin:

  1. Omedelbart efter studiestart påbörjas arbetet med en individuell studieplan (notera att forskningsplan och finansieringsplan redan är färdigställda, se steg 1 och 3)
  2. Senast en månad efter studiestart lämnar doktorand och handledare in ett förslag på ISP
  3. Studierektor ser till att den är korrekt ifylld och genomarbetad
  4. ISP-seminarium (se nedan)
  5. Studierektor fastställer den individuella studieplanen (under förutsättning att prefekt har vidaredelegerat beslutsrätten). Senast tre månader efter studiestart ska alla doktorander ha en fastställd ISP

ISP-system

Från och med 1 januari 2019 kommer alla nya studieplaner att upprättas digitalt i ISP-systemet. Tills dess upprättas individuella studieplaner på papper, blankett 3.

ISP-seminarium

Seminariets syfte:

  • Att fungera som startseminarium och välkomnande av ny doktorand
  • Presentation av forskningsprojektet utifrån doktorandens perspektiv med möjlighet till återkoppling
  • Ett lärandemoment för doktoranden. Observera att seminariet ska hållas på engelska
  • Att underlätta för institutionen att tillse att alla har en ISP

Seminariet kan läggas upp på olika sätt på olika institutioner, se institutionens webb eller kontakta studierektor för forskarutbildning på institutionen.

UKÄ:s tillsynsbeslut angående KI:s antagningsprocess

Universitetskanslersämbetet (UKÄ) slog fast i ett tillsynsbeslut 13/3 2018 att KI:s antagningsprocess för doktorander inte följde högskoleförordningen och högskolelagen. KI:s process och antagningsordning har därför ändrats i enlighet med UKÄ:s klargörande.

Följande kritiserades:

  • Det är inte tillåtet att före antagning till forskarutbildning ha en period som uppfattas som prövotid. Antagning till forskarutbildning ska ske direkt efter avslutad rekrytering.
  • Urval av kandidater får endast göras bland behöriga sökanden. Behörighetsgranskning ska därför göras innan urvalsprocessen tar vid.
  • En individuell studieplan (ISP) ska upprättas i samråd med den antagna doktoranden, och kan därmed inte fastställas förrän efter beslut om antagning

Kontakt

Studierektor Angelica Lindén Hirschberg

Handläggare Anna Sandberg, tel. +46 (0)8 5248 23 66

Antagningsnämnd

Antagningsnämnden handlägger i första hand ansökningar om antagning till forskarutbildning vid institutionen. Studierektorn är ordförande i nämnden och den som vid KBH är övergripande ansvarig för forskarutbildningen vid institutionen. Administrativa frågor hanteras av handläggaren.

Ledamöter i antagningsnämnden:

Doktorandrepresentanter:

  • Elena Palleri
  • Hajar BaPmar
  • Karl Lundin
  • Siri Lillieskiöld