Ett evidensbaserat arbetssätt för att förebygga psykisk ohälsa på arbetsplatsen

Att införa nya arbetssätt i en verksamhet räcker sällan med att bara ta fram ett dokument eller fatta ett beslut. För att ett förebyggande arbetsmiljöarbete ska fungera i praktiken behöver nya rutiner och aktiviteter implementeras, det vill säga föras in i den dagliga verksamheten och bli en naturlig del av arbetet. När implementeringen fungerar ökar sannolikheten att aktiviteter genomförs på det sätt som är tänkt och att de faktiskt leder till förbättringar i arbetsmiljön.

Från idé till praktik
Många verksamheter har policydokument, riktlinjer eller planer för arbetsmiljöarbete. Utmaningen ligger ofta inte i att ta fram dessa dokument, utan i att säkerställa att de används i vardagen. Implementering handlar därför om att gå från plan till handling. Det gör det lättare för organisationen att arbeta mer systematiskt och långsiktigt. Ökar förutsättningarna för hållbara förändringar när nya arbetssätt testas, följs upp och justeras över tid ökar möjligheten att de fungerar i den lokala verksamheten. På så sätt kan skolan successivt utveckla arbetssätt som passar den egna organisationen och som kan bli en stabil del av arbetsmiljöarbetet.

Implementering handlar därför inte bara om att införa en ny aktivitet, utan om att skapa förutsättningar för att arbetet ska fungera och fortsätta över tid.

För att arbeta evidensbaserat och förebyggande med arbetsmiljön behöver skolan börja med grunden.

Säkerställ att rutinerna är kända och förankrade
Se till att det finns tydliga arbetsmiljödokument och rutiner och att personalen vet var de finns och hur de ska användas.

Bygg kunskap hos ledningen
Rektor, biträdande rektor och arbetslagsledare behöver förstå och ha kunskap om sambandet mellan psykisk ohälsa och risker i arbetsmiljön. Det är lika viktigt att känna till friskfaktorer som stärker hälsa och hållbarhet i arbetet. Det finns flera sätt att få kunskap om detta. Till exempel finns det webbutbildning anpassad för skolans arbetsmiljö hos Prevent. Det finns även utbildning för rektor i praktisk organisation och arbetsmiljö på Karolinska Institutet.

Arbeta systematiskt i vardagen
Det förebyggande arbetet behöver vara en återkommande del av verksamheten. Det innebär att skolan regelbundet:
→ Kartlägger arbetsmiljön.
→ Återkopplar resultat av kartläggningen.
→ Planera åtgärder.
→ Genomför åtgärder.
→ Följer upp om de haft effekt.

När ni på skolan har valt en aktivitet är första steget att ta reda på vad som kan påverka dess införandet.

Identifiera hinder och behov
Fundera på om det finns kunskap och kompetens på skolan, tid och resurser att genomföra aktiviteten, samt finns det motivation och engagemang att arbeta med detta över tid. Hinder kan handla om bristande kapacitet , begränsade möjligheter eller låg motivation. 

Identifiera vilket stöd ni behöver
När hindren är tydliga kan ni ta ställning till vilket implementeringsstöd som behövs. Det kan vara att skapa en arbetsgrupp som ansvarar för arbetet, eller få stöd i planering och uppföljning från HR eller utbildningsförvaltning. Rätt stöd ökar möjligheten att förändringen genomförs.

Skapa en implementeringsplan
Nästa steg är att göra en implementeringsplan. Planen ska vara så tydlig att den svarar på: Vad ska göras? Vem gör vad? När ska det ske? Var ska det genomföras? Hur ska det gå till? 

Följ upp och utvärdera
För att veta om aktiviteten har införts som planerat behöver ni följa processen. Det kan till exempel handla om att kontrollera om aktiviteten genomfördes enligt plan, eller samla in personalens upplevelser om kännedom och användning. 

En skola valde att arbeta systematiskt med att förankra sina arbetsmiljödokument och rutiner. Arbetet pågick under ett helt läsår och delades upp i flera steg.

Uppdatera och tydliggöra dokumenten
Skolan började med att se över och revidera sina befintliga dokument. I samband med uppdateringen tydliggjordes att dessa dokument nu var skolans gällande rutiner. Syftet var att skapa en gemensam och aktuell grund för det fortsatta arbetet.

Förankra i organisationen
Därefter arbetade skolan aktivt med att informera om och diskutera dokumenten på APT under året. Arbetet inleddes med en kartläggning: Hur många i personalen kände till rutinerna? Resultatet användes som utgångspunkt. Skolan samlade sedan in synpunkter, gjorde justeringar och tog fram en tydligare version av dokumenten. De reviderade rutinerna presenterades för personalen och en enkät genomfördes för att följa upp kännedom och förståelse.

Följa upp och vidmakthålla
För att säkerställa att rutinerna inte bara var kända utan också användes tog skolan fram en plan för uppföljning. Under året följdes rutinerna upp på APT och i samverkan med fackliga representanter. Fokus låg på att ställa frågor som:  Används rutinerna? Är de tydliga? Behöver något justeras? Genom att arbeta stegvis med att uppdatera, förankra och följa upp lyckades skolan att integrera rutinerna till en del av det dagliga arbetet.