Karolinska Institutet - Sammanhållet Kvalitetssystem

KI:s sammanhållna kvalitetssystem kännetecknas av ett fokus på att utveckla kvaliteten i kärnverksamheterna.

Kvalitetsarbetet genomförs enligt principerna för en cyklisk systematisk förbättringsprocess och med gemensamma verktyg oavsett verksamhet.

KI Kvalitet cirkel ytttering helMålbild

Det sammanhållna kvalitetssystemet bidrar till kontinuerlig kvalitetssäkring, kvalitetsutvärdering och kvalitetsutveckling av verksamheten och inkluderar både forskning, utbildning och administration.

För att uppnå våra mål arbetar vi med ständiga förbättringar av hela vår verksamhet.

 

  • Kvalitetsarbetet kännetecknas av systematik, uppföljning och lärande, vilket inbegriper ett tydligt, engagerat och kompetent ledarskap, kollegial delaktighet i kvalitetsarbetet, synlighet, långsiktighet och en medveten strävan för ständiga förbättringar.
  • Allas delaktighet är avgörande för att KI:s kvalitet ska utvecklas och innebär att medarbetare, studenter, doktorander, samverkanspartners, externa intressenter, m fl. deltar i kvalitetsarbetet.
  • Det sammanhållna kvalitetssystemet utgår ifrån ett helhetsperspektiv – det finns ett KI, där vi alla bidrar till helheten. Det utgår ifrån att våra kärnverksamheter är ömsesidigt beroende av varandra. Ett sådant synsätt är en förutsättning för att uppnå hög kvalitet i all verksamhet. Ett sammanhållet system innebär också att vi skapar en samsyn om vad som är kvalitet och hur kvalitetsarbetet ska bedrivas.
  • Det sammanhållna kvalitetssystemet synliggör resultaten av arbetet genom att det är tillgängligt och transparent.

Gemensamma verktyg

I vårt sammanhållna kvalitetssystem använder vi gemensamma verktyg och metoder. Detta ökar transparens och förståelse mellan olika verksamheter. Vi lär av varandra.

Det sammanhållna kvalitetssystemet på KI-övergripande nivå och i de tre kärnverksamheterna samt administration genomförs med hjälp av fem gemensamma verktyg.

De gemensamma verktygen bidrar till ständiga förbättringar genom att stödja de olika delarna i den cykliska förbättringsprocessen.

Processorienterade arbetssätt

 KI Kvalitet Cirkel med yttering Processorienterade arbetssättProcesskarta

Pussel Processorienterande arbetssättI planeringsfasen bidrar processorienterade arbetssätt till effektivare och kvalitetssäkrade arbetsprocesser samt till bättre underbyggda beslut.

Kvalitetssystemet/kvalitetsarbetet kommer att integreras i KI:s verksamhetsplanering och uppföljning. Denna integration ökar medvetenheten om betydelsen av det systematiska kvalitetsarbetet på alla nivåer i organisationen.

 

Kvalitetssäkring

KI Kvalitet Cirkel med yttering KvalitetssäkringNär man genomför kvalitetssäkring av sin verksamhet ska det ske metodiskt och systematiskt samt att man med hjälp av dokumenterade rutiner säkerställer och upprätthåller uppnådd kvalitet. 

Här kan du ta del av åtgärdsplanen:

"Uppföljning: Åtgärdsplan vid Karolinska Institutet utifrån rekommendationer vid extern och intern granskning, september 2016"

 

Kvalitetssäkring innebär bl a att:

  • Följa lagar och regelverk. Arbete pågår för att regler och riktlinjer ska bli lättillgängliga och kvalitetssäkrade ”Det ska vara lätt att göra rätt”
  • Nya stödsystem för verksamheten behöver utvecklas och befintliga stödsystem användas rutinmässigt i högre grad än nu för att underlätta kvalitetssäkring. Det gäller exempelvis ELN (elektronisk loggbok), eISP, m fl
  • Väl kartlagda processer (processkartor och flödesscheman) underlättar användning av processorienterade arbetssätt. Enkla checklistor kan väsentligt minska risken för avvikelser och handhavandefel. De kan bidra till effektivare och framförallt kvalitetssäkrade processer och beslut.
  • Att systematiskt hantera avvikelser är ett bra sätt att lära och att utveckla verksamheten, men också en framgångsrik metod för att förbättra de stödsystem som syftar till att minska avvikelserna. Här ska KI:s incidenthanteringssystem utvecklas.

Kvalitetsindikatorer - Upplevd kvalitet - VIS

Kvalitetsindikatorer

KI Kvalitet Cirkel med yttering KvalitetsindikatorerKI Kvalitet Kvalitetssäkring Graf

Kvalitetsindikatorerna ska följas på KI-övergripande nivå.

De ska i möjligaste mån följas och presenteras över tid för att ge information om hur verksamheten utvecklas. Det är ofta inte värdet i sig men trenden som är viktig.

Uppföljning av de KI-övergripande kvalitetsindikatorerna sker särskilt i samband med de årliga återrapporteringarna som en del av verksamhetsplaneringen. Indikatorerna ska analyseras och kommenteras av bl. a verksamhetsstyrelserna innan rapport lämnas till rektor. Detta kommer första gången att ske för 2017 års resultat.

Upplevd kvalitet

KI Kvalitet Cirkel med yttering Kvalitetsindikatorer

Förutom kvantitativt mätbara mått som indikatorer behöver KI även fånga mer kvalitativa aspekter på verksamhetens kvalitet.

Ett sätt är att fråga relevanta intressenter genom t ex enkäter.KI Kvalitet Kvalitetssäkring Checklista

Upplevd kvalitet efterfrågas både i kärnverksamhet och medarbetarperspektiv. Kursvärderingar, studentbarometer/medarbetarundersökning, exit polls, alumni samt avnämarundersökningar är exempel på detta.

 

  • Kursvärderingar
  • Studentbarometer
  • Exit poll om examensenkät
  • Alumniundersökning
  • Medarbetarundersökning

VIS

KI Kvalitet Cirkel med yttering Kvalitetsindikatorer

För att möjliggöra en samlad och överskådlig uppföljning av bland annat kvalitetsindikatorer och enkätresultat ska KI:s verksamhetsinformationssystem, VIS, användas.KI Kvalitet Kvalitetssäkring VIS

Detta system används idag av chefer och verksamhetsledare för uppföljning av verksamheten. Ett antal av indikatorerna kommer att presenteras här inför 2017 års resultat.

 

Kollegial granskning och lärande

KI Kvalitet Cirkel med yttering Kollegial granskning och lärande

Kollegial granskning (peer review) och lärande syftar till en öppnare kultur, ömsesidigt lärande och kunskapsutveckling.

Det bör används som en gemensam metod för kollegial återkoppling, kvalitetsutveckling och kvalitetsutvärdering av de olika verksamheterna, d v s även stödverksamheterna.KI Kvalitet Kvalitetssäkring Kunskapsöverföring

Kollegial granskning kan användas internt och/eller externt och det finns olika modeller och verktyg som passar för olika verksamheter och syften. Praktiska tillämpningsstöd kommer att utvecklas för att kollegial granskning leda till önskade syften.

Inom utbildningen har man startat processen med kollegialt lärande i samband med de kvalitetsplaner som nu lämnas in för utbildning på grundnivå och avancerad nivå.

Externa granskningar

UKÄ:s granskningar fram till och med 2022

Universitetskanslerämbetet (UKÄ) granskar kvaliteten i högre utbildning, analyserar utvecklingen, ansvarar för officiell statistik om högskolan samt bevakar att universitet och högskolor följer lagar och regler.

Under de kommande sex åren kommer detta bl a ske genom granskning av lärosätenas kvalitetssäkringsarbete, utbildningsutvärderingar, lärosätestillsyn samt tematiska utvärderingar.

En central princip är att lärosätena och UKÄ har ett gemensamt ansvar för att kvalitetssäkra högre utbildning i Sverige. Granskningarna utgår från HL, HF och principerna för kvalitetssäkring av högre utbildning inom Europa, Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area, ESG.

Tidplan

Kontakt

Samordnare

Britta Steneberg

Telefon: 08-524 860 13
Enhet: Strategisk planering och uppföljning
E-post: britta.steneberg@ki.se

Länkar