Skip to main content

För dig som handledare

Antagning till forskarutbildning

1. Inrättande av doktorandplats och ansökan om grönt ljus

Blivande huvudhandledare ansöker om att få inrätta en doktorandplats. Ansökan görs på blankett ”Inrättande av doktorandplats”

Ansökan om grönt ljus skall i den nya processen läggas med som bilaga till ansökan om inrättande av doktorandplats, och den ingår därmed i bedömningen i detta steg.

Notera särskilt att MedH har som rutin att både enhetschef och, i förekommande fall, klinisk chef ska skriva på och godkänna projekt, tidplan och ekonomi. Klinisk chef kan godkänna via intyg/e-post.

Liksom tidigare är det ʽgröna ljuset’ kopplat till ett specifikt doktorandprojekt och ska inte ses som ett allmänt godkännande av handledarskap. En ansökan krävs för varje möjlig ny doktorand. Beslutet gäller endast på aktuell institution.

Signerade handlingar och alla obligatoriska bilagor lämnas till MedH:s utbildningsadministratör. Beslut om godkännande av Grönt Ljus och inrättande av doktorandplats fattas av Inrättande kommittén, möten hålls månatligen.

Datum för möten 2019, ansökan lämnas in senast en vecka i förväg:
Möte 26 augusti, lämnas in 19 augusti
Möte 23 september, lämnas in 16 september
Möte 28 oktober, lämnas in 21 oktober
Möte 25 november, lämnas in 18 oktober

I detta steg bedöms också om det finns skäl för undantag från kravet på utlysning av doktorandplatsen.

Regler och allmän studieplan för utbildning på forskarnivå

2. Rekrytering

Observera att stegen i rekryteringsprocessen är obligatoriska moment som ska dokumenteras. För mer detaljerad information och stöd i rekryteringsprocessen se MedH doktorandrekrytering.

Rekryteringsgrupp

Inför varje ny rekrytering skall en rekryteringsgrupp formeras. Minst en forskare som är fristående från projektet skall ingå. Rekryterande handledare bör konsultera befintlig HR-kompetens vid institutionen samt använda MedH:s doktorandrekryteringsguide på webben. Avdelningen ansvarar för att en rekryteringsgrupp formeras enligt dessa riktlinjer.

Utlysning och annonsering

Utlysning ska göras för doktorander som ska vara anställda av KI. För kliniska doktorander, det vill säga personer som redan har en anställning på SLL, behöver utlysning inte göras.
Använd doktorandannonsmallen och fyll i den information som behövs. Behöver du hjälp kontakta MedH:s HR-handläggare. När annonsutkastet är klart ska det skickas till HR-handläggaren som granskar annonsen och lägger in den i rekryteringssystemet.

Ansökningstid

Ansökningstiden bör vara minst 3 veckor.

Språk vid annonsering

Annonsering görs normalt på både på svenska och engelska. Om goda kunskaper i engelska i tal och skrift är ett krav för anställningen kan du annonsera endast på engelska. Detta förutsätter att kunskaper i svenska inte är ett krav för att klara arbetet.

Urval och intervju

Behörighetsbedömning görs på följande sätt för de som söker en utlyst doktorandplats:

1. De sökande laddar upp dokument i rekryteringssystemet Varbi enligt instruktionerna i annonsen.

2. Handläggare på universitetsförvaltningen (UF) bedömer behörigheten. Från den 1 januari 2019 kommer samtliga sökanden att behörighetsbedömmas, men fram till dess gäller följande:
2.1. När en granskning av samtliga kandidater är gjord väljer rekryteringsgruppen vilka kandidater som ska skickas för behörighetsgranskning genom att markera dessa med status ”Till behörighetsbedömning” i Varbi.
2.2. HR-handläggaren skickar e-post till behörighetshandläggare och meddelar att det är dags för granskning tillsammans med aktuellt diarienummer (dnr) för rekryteringen.
2.3. HR-handläggaren meddelas då bedömningen är klar. Status i Varbi har ändrats till ”obehörig” respektive ”behörig”.

Handläggningstiden är 4-5 veckor.

Behörighetsbedömning görs på följande sätt då undantag från krav på utlysning gäller:

1. Handledare eller doktorandkandidat kontaktar forskarutbildningsadministratör på institutionen som i sin tur verifierar till universitetsförvaltningen (UF) att behörighetsbedömning ska ske. För kandidater som inte finns i Sverige ska behörigheten bedömas innan ankomst.

2. Den tilltänkta doktoranden får e-post från UF med vidare instruktioner om hur dokument ska laddas upp i rekryteringssystemet Varbi. Behörigheten bedöms utifrån uppladdade dokument.

3. Om behörighet föreligger skickas ett behörighetsutlåtande via e-post till kandidat och handledare, vilket skrivs ut och bifogas vid beslut om antagning.

Om behörighet till utbildning på forskarnivå

Intervju

När det är klart vilka kandidater som är behöriga kallas dessa till intervju. Till hjälp för rekryterande chef finns intervjuguiden och KI:s rekryteringsguide steg 3: Urval och intervju

Dokumentation

Var noga med att dokumentera urvalsprocessen på ett strukturerat sätt, till exempel genom en bedömningsmatris. Detta steg ska göras för alla kandidater som intervjuas och blir den slutgiltiga motiveringen till val av kandidat som presenteras för prefekten.
Läs mer om dokumentation under Doktorandrekrytering

Behörighetsutlåtande

Då en kandidat har valts ut meddelas UF-handläggarna som då laddar upp ett s.k. behörighetsutlåtande för aktuell person. Detta skrivs ut och bifogas vid beslut om antagning.

3. Beslut om antagning

Inför antagning skall blanketten Beslut om antagning till utbildning på forskarnivå lämnas till MedHs utbildningsadministratör, information om obligatoriska bilagor finns på blanketten. Beslut om antagning innebär i de flesta fall även ett beslut om anställning som doktorand.

Beslut om antagning till utbildning på forskarnivå fattas löpande under året då en kandidat är utvald och rekryteringen avslutad. Prefekten beslutar om antagning på forskarnivå efter föredragning av studierektor.

När doktoranden är antagen bokas ett informationsmöte in med MedH:s utbildningsadministratör. Syftet med mötet är att ge doktoranden information om löpande rutiner under doktorandtiden.

Mer information om anställningar och försörjning av doktorander.

För mer information om antagning som doktorand till Institutionen för Medicin Huddinge, kontakta MedH:s utbildningsadministratör.

Blanketter

4. Individuell studieplan

Efter antagning upprättas en individuell studieplan (ISP) i samråd med doktoranden, arbetet påbörjas omedelbart efter antagning. I en ISP beskrivs det vetenskapliga projektet, vilka kurser och andra lärandemoment som planeras samt hur doktoranden, inom aktuellt forskningsområde och utifrån det specifika projektet, ska uppnå målen för forskarutbildning. Studieplanen presenteras på ett ISP-seminarium, vid vilket doktoranden presenterar forskningsprojektet utifrån sitt perspektiv med möjlighet till återkoppling. Respektive enhet ansvarar för ISP-seminariet, som skall genomföras under de första tre månaderna av doktorandutbildningen.

Innan seminariet: Doktoranden fyller i mallen för individuell studieplan tillsammans med sin handledare. Lämnar in en kopia till utbildningsadministratören, inklusive bilagor men utan underskrifter, senast en månad efter studiestart. 

Efter seminariet: Doktoranden fyller i datum för ISP-seminariet, gör eventuella revideringar om det har efterfrågats, och lämnar därefter in originalet med samtliga underskrifter till utbildningsadministratören. Endast bilagor som har reviderats behöver lämnas in igen. Därefter fastställs den individuella studieplanen.

Fördjupad information om hela antagningsprcessen på ki.se

Dokument

Inrättande av doktorandplats
Grönt Ljus MedH
Doktorandannonsmall sv
Doktorandannons eng
Intervjuguide
Beslut om antagning till utbildning på forskarnivå