Resor och utlägg på LIME

This page in English

Ska du resa i tjänsten? Här finns mer information om för hur du som arbetar på LIME går till väga.

Beställning av tjänsteresa

Alla KI-anställda skaffar en resenärsprofil genom att kontakta institutiones kontaktperson för resor - du får då en länk till reseportalen BCD Travel (f d TicketBiz Travel) där du själv fyller i din profil och beställer dina resor.

Ska resan beställas för en gästs räkning, vänd dig till den person i din forskargrupp/enhet som är resebeställare.

Mer information om resor på KI.

Kontakt resenärsprofil

Prefektsekreterare

Mette Gladden

Telefon: 08-524 837 69
Enhet: LIME administration
E-post: mette.gladden@ki.se

Försäkring

Villkoren för tjänstereseförsäkringen hittar du hos Kammarkollegiet.se. Ta med villkoren på resan så att du vet vad som gäller om skada skulle uppstå.

Vid resor till EU/EES-länder ska du ta med det europeiska sjukförsäkringskortet som du beställer från Försäkringskassan.

Vid resor till övriga länder ska du ta med ett personligt försäkringskort som HR utfärdar.

Kom i håg att du behöver en av närmaste chef godkänd reseorder innan du kan beställa en resa!

Reseorder krävs vid inrikes resa med övernattning samt vid alla utrikesresor. Syftet är dels att bekräfta att resan är sanktionerad av närmaste chef, dels att KI snabbt ska veta om någon anställd befinner sig på en viss plats i världen och dels för att vid behov i efterhand kunna visa på att det faktiskt var en tjänsteresa och inte en privat resa (om olyckan är framme och det blir ett försäkringsärende).

Flödet för reseorder, reseräkning och utlägg

  1. Skriv en reseorder i PA-webben. Skicka både manuellt (papperskopian) till attesterande chef för påskrift och elektroniskt till granskaren (HR).
  2. Attesterande chef godkänner reseordern och skickar till granskaren (eller åter till anställd för vb till granskare/ HR).
  3. Granskaren godkänner reseordern. Nu skapas ett utkast till en reseräkning.
  4. Åter från resan upprättas reseräkning/utlägg i PA-webben. Attesterad reseräkning med kvitton i original ska lämnas underskriven till granskare på institutionen. En resenär får inte attestera egen resa.
  5. Granskaren godkänner ärendet i PA-webben.

OBS! Reseräkning ska inlämnas snarast efter hemkomsten, dock senast inom tre månader.

Utlägg

Tidsplan för utlägg / reseräkningar

Alla utläggsärenden inskickade i PA-webben och med komplett underlag inlämnat till Ekonomi senast den 5:e i månaden, garanteras komma med i nästkommande körning.

Reser du mycket i tjänsten?

Då kan det vara lämpligt att skaffa ett betalkort (med personligt betalningsansvar). På så sätt slipper du lägga ut pengar ur egen ficka utan kan ta det på kortet och hinna få ersättning via Primula innan fakturan förfaller till betalning.

KI har tecknat ett ramavtal med Eurocard, American Express och ICA kortet för detta syfte.

Behöver du åka taxi i tjänsten?

Vissa centrum/enheter har taxicheckar som du lämnar till chauffören för att få resan fakturerad. Hör med närmaste administratör.

Länkar