• diarieforda handlingar

Registratur och diarieföring

Till registraturen vid universitetsförvaltningen vänder du dig i frågor om diarieföring, postöppning och utlämnanden av allmänna handlingar. Registraturen vid Universitetsförvaltningen ansvarar för Karolinska Institutets gemensamma diarium. Den centrala registratorsfunktionen diarieför inkommande och upprättade handlingar vid universitetsförvaltningen. Dessutom hjälper vi till att söka efter och plocka fram arkivhandlingar åt såväl anställda inom Karolinska Institutet som besökare utifrån. Institutionerna registrerar sina egna ärenden. Den centrala registraturenheten bistår institutionerna med hjälp och råd i frågor rörande allmänna handlingar, diarieföring, utlämnande m.m. samt utbildning av registratorer.

Central postöppning

För att underlätta diarieföring av allmänna handlingar tillämpar Karolinska Institutet central postöppning. Försändelser märkta med personligt, privat eller liknande öppnas inte, liksom post till vissa funktioner med särskilda arbetsuppgifter. För att se till att allmänna handlingar tas om hand och diarieförs utan dröjsmål är det vår strävan att så långt som möjligt se till att handläggare lämnar fullmakt till registrator att öppna direktadresserad post som kan antas innehålla handlingar som skall diarieföras. 

Lottning av ärenden vid Universitetsförvaltningen

Det är mycket viktigt att samtliga ärenden som inkommer till Karolinska Institutets Universitetsförvaltning skickas till Enheten för arkiv- och registratur. Detta oavsett till vilken adress eller person som ärendet har skickats till. Registraturen diarieför ärendet och skickar vidare till respektive avdelningschef som senare lottar ärendet till avdelningens medarbetare.

 

Diariet - W3D3

Karolinska Institutet använder sedan 2013 diarieföringssystemet W3D3. På den här sidan hittar du praktisk information om systemet.

W3D3 används för att registrera samtliga KI:s ärenden och handlingar. De gamla diarieföringssystemen Diabas och Platina har avvecklats och i W3D3 finns samtliga diarieförda ärenden sedan 1989.

Du som diarieför i W3D3 hittar relevanta verktyg för diarieföringsarbetet under rubriken Dokument.

Om du har frågor som rör administrationen av W3D3 kontakta: registrator@ki.se.

Integration mellan W3D3 och KI:s avtalsreskontra i UBW

Från och med år 2014 har en integration skapats mellan diarieföringssystemet W3D3 och KI:s avtalsreskontra i UBW (fd Agresso). W3D3 skickar information till en integrationsdatabas var 30:e minut.

Så här fungerar integrationen:

  • När ett ärende skapas i W3D3 finns i vissa klassificeringar (se nedan) möjlighet att skicka handlingar till UBW
  • Data skickas till integrationsdatabasen
  • Ett mejl skickas till KI:s avtalsreskontra 

När ett befintligt ärende i W3D3 förändras/uppdateras:

  • Data skickas till integrationsdatabasen
  • Ett mejl skickas till institutionens ekonomifunktionsbrevlåda

Från W3D3 skickas följande information till KI:s Avtalsreskontra:

  • Diarienummer
  • Ärendemening
  • Klassificering
  • Institution
  • Handläggaren för ärendet
  • Ärendets status
  • Motpart
  • Sekretess - om aktuellt
  •  Tiden för när den första handlingen har överförts

Integrationen gäller följande klassificeringar:

2.1.4 Förvalta fonder och stiftelser

2.1.5 Betala ut medel till utbildningsverksamhet

2.1.6 Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning

2.13.1 Administrera utbytesprogram

3.3 Bedriva uppdragsutbildning

4.4 Forska

Integration mellan W3D3 och KI:s rekryteringssystem Varbi

Från och med år 2014 och framåt har en integration skapats mellan diarieföringssystemet W3D3 och KI:s rekryteringssystem Varbi (f.d. MyNetwork).

Så här fungerar integrationen:

Personalhandläggaren initierar en rekrytering från Varbi och ett ärende skapas i W3D3 och tilldelas ett diarienummer.
Alla handlingar i ärendet såsom annons, ansökningar och tilldelningsbeslut initieras i Varbi och registreras automatiskt i ärendet i W3D3.
När ärendet är färdigt avslutas det i Varbi och bilagorna till annons, ansökningar för den som tillsatts och tilldelningsbeslut registreras i ärendet. Ett mail skickas till institutionens funktionsbrevlåda för registratur om att ärendet kan avslutas. Registrator kontrollerar ärendet och skriver ut bilagor och handlingslista. Tillsättningsbeslutet i original kommer från handläggaren och ärendet avslutas och arkiveras.

Registratorsträffar och registratorsutbildningar

Registratorsträffar

Registratorerna på universitetsförvaltningen har ett särskilt ansvar att samordna diarieföringen på KI och att fungera som stöd för registratorerna på institutionerna. För att diarieföringen ska hålla en hög kvalitet och för att diariet ska kunna vara en bra sökväg in till de allmänna handlingarna, är det viktigt att registratorerna på KI arbetar på ett så likartat sätt som möjligt. Registratorerna på universitetsförvaltningen kallar av den anledningen till registratorsträffar ett par gånger per termin, där vi informerar och diskuterar aktuella frågor. Alla är välkomna att föreslå ämnen att ta upp på träffarna, som hålls i både Solna och Huddinge. Minnesanteckningar skickas ut till alla efter träffarna. Om du inte får våra kallelser hör du av dig till oss på registrator@ki.se.

Registratorsutbildningar

På varje institution ska finnas minst två registratorer. Dessa personer ska gå en utbildning som anordnas av den centrala registratorsfunktionen, innan de får börja diarieföra. Anledningen är att KI strävar efter likformighet i registreringen, och att kvalitén bibehålls. Dessa personer kommer sedan att ingå i registratorsnätverket och bli kallade på registratorsträffar.

Vad ingår i utbildningen?

Vid utbildningstillfället får du  en genomgång av systemet W3D3, samt tillfälle att själv pröva på de olika momenten i diarieföringen. Du får också en översiktlig information om de lagar och regler som styr KI:s diarieföring och arkivbildning, och om varför vi diarieför. Efter utbildningen får du behörighet att logga in och börja arbeta i systemet. Man kan, om man vill, komplettera sin registratorsutbildning med andra utbildningar från extern kursanordnare, som t.ex kurser i dokumenthantering eller offentlighet och sekretess. Vi ställer gärna upp med tips på utbildningar!

FAQ om diarieföring

Vad är egentligen skillnaden mellan diarieföring och arkivering? Vad måste diarieföras? Vem kontaktar jag? Dessa är exempel på vanligt förekommande frågor om diarieföring och närliggande rutiner som besvaras nedan.

Varför ska vi diarieföra?

För att Karolinska Institutet ska kunna uppfylla handlingsoffentligheten, d.v.s. kunna ge allmänheten möjlighet att ta del av våra allmänna handlingar måste vi hålla ordning på dem. Ett sätt att skaffa sig denna kontroll är att registrera de allmänna handlingarna i ett diarium. En annan viktig anledning till att diarieföra är att också vi själva behöver ha ordning bland handlingarna. Detta för att vi inte ska fatta motstridiga beslut, veta vad vi beslutat, kunna hitta det vi producerat o.s.v.
I Offentlighets- och sekretesslagen (OSL 2009:400) finns de grundläggande reglerna om registrering av allmänna handlingar. Huvudregeln är att alla allmänna handlingar som inkommit till, eller upprättats, och förvaras hos Karolinska Institutet ska diarieföras. Handlingar som kan betraktas ha ringa betydelse för Karolinska Institutets verksamhet behöver inte registreras. Vid osäkerhet om en handling behöver diarieföras -se Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutet, eller kontakta den centrala registratorsfunktionen. Handlingar som helt eller delvis omfattas av sekretess måste diarieföras. Diarieföring av allmänna handlingar ska ske utan dröjsmål. Inkommande handlingar ska diarieföras samma dag de inkommer. Upprättade handlingar ska diarieföras när de expedierats, beslut fattats, eller när de på annat sätt färdigställts. En handlings status som allmän kan inte skjutas upp genom att man diarieför den vid ett senare tillfälle.

Vad ska diarieföras?

Vad som ska diarieföras på Karolinska Institutet framgår av Karolinska Institutets Dokumenthanteringsplan. Denna beslutas av universitetsdirektören och är ett styrdokument. Alla handlingar i diariet klassificeras i enlighet med KI:s klassificeringsstruktur. Detaljerad information om vilka handlingar som ska diarieföras och till vilken process och klassificering de tillhör framgår alltid av Karolinska Institutets Dokumenthanteringsplan. Om du är osäker på vad som ska diarieföras kan du alltid kontakta universitetsförvaltningens registratorer eller arkivarier.

Vad är ett diarienummer?

Ett diarienummer (förkortas dnr) är en unik beteckning på ett ärende och anges med automatik när registrator öppnar ett ärende i diariet. Karolinska Institutets diarienummer består av tre led: en seriebeteckning utifrån KI:s klassificeringsstruktur, ett löpnummer samt årtalet. Klassificeringsstrukturen är en förteckning över processer vid Karolinska Institutet. Vid diarieföring av ett nytt ärende kopplar man ärendet till en av processerna.

Vem vänder jag mig till för att få diarienummer?

Diarienummer tas ut från KI:s gemensamma diarieföringssystem av registratorerna vid Universitetsförvaltningen, eller av registratorerna på respektive institution. Varje institution diarieför själva och har registratorsbehörigheter till systemet W3D3. Kontakta administrativ chef på din institution för att få reda på vem du ska vända dig till.

Vilka uppgifter ska ingå i ett diarium?

Ett diarium ska enligt lag innehålla vissa uppgifter:

  • Datum då handlingen inkommit eller upprättats
  • Unikt löpnummer (s.k. diarienummer)
  • Avsändare eller mottagare av handlingen
  • En kort beskrivning av ärendets innehåll

Eftersom diariet är allmän offentlig handling måste det kunna visas för allmänheten. Av denna anledning ska man som registrator inte skriva in sekretessbelagda uppgifter direkt i systemet så att det är sökbart. Med hänsyn till sekretess får därför uppgift om avsändare/mottagare samt beskrivningen av ärendets innehåll utelämnas i vissa fall. 

Är det någon skillnad på termerna "diarium", "diarieföringssystem" och "diariet"?

Kärt barn har många namn. Det är alla termer och betyder samma sak. Diarium är det latinska namnet, därefter har ordet utvecklats. Ordet diarium betyder "dagbok". Diariet är framförallt en sökingång till de allmänna handlingarna på en myndighet. Karolinska Institutet använder ett elektroniskt diarieföringssystem (W3D3) för registrering av sina allmänna handlingar. Diarieförda handlingar kan sökas elektroniskt sedan 1989.

Vilka språkregler gäller vid diarieföring?

Eftersom vem som helst i praktiken ska kunna förstå uppgifter i diariet är det viktigt att använda ett begripligt språk. Informationen ska vara på svenska, vara tydlig och så långt som möjligt inte innehålla förkortningar. Ärendemeningar ska vara utformade med sökbarhet i åtanke.  

Ska e-post och fax också diarieföras?

Det spelar ingen roll på vilket medium (vanligt brev, e-post, fax) som en handling inkommer till Karolinska Institutet. Det är alltid innehållet i handlingen som avgör om handlingen är allmän eller inte och om den ska diarieföras. Detta innebär att e-post och fax också kan behöva diarieföras. 

Vad är "lottning" av ett ärende?

I de fall en inkommen handling inte hör till ett redan diariefört ärende lämnas handlingen till berörd avdelningschef för lottning. Lottningen innebär att avdelningschefen bestämmer vilken handläggare som ska handlägga ärendet. Avdelningschefen meddelar registrator och registrator skickar handlingen till handläggaren.

Varför ska jag göra en tjänsteanteckning och hur gör jag?

En tjänsteanteckning ska upprättas i skriftlig form och diarieföras i händelse av att du får muntlig information eller via ett röstmeddelande eller SMS. En tjänsteanteckning måste också upprättas i händelse av att handlingar förkommit.

Kontakt

Registratur

Telefon: 08-524 865 95
Fax: 08-31 11 01
E-post: registrator@ki.se
Adress: 171 77 Stockholm
Besöksadress: Nobels väg 5

Öppettider

Måndag-torsdag kl. 09.00-11.30, 13.00-15.30
Fredag kl. 09.00-11.30, 13.00-15.00

Enhetschef

Catrine Viidas

Telefon: 08-524 865 94
Enhet: Arkiv och registratur
E-post: catrine.viidas@ki.se

Registrator

Dan Wistedt

Telefon: 08-524 879 54
Enhet: Arkiv och registratur
E-post: dan.wistedt@ki.se

Arkivarie

Maja Hallerfors

Enhet: Arkiv och registratur
E-post: maja.hallerfors@ki.se

Registrator

Maria Holm

Telefon: 08-524 861 03
Enhet: Arkiv och registratur
E-post: Maria.Holm@ki.se

Registrator

Maria Ohlsson

Telefon: 073-789 44 39
Enhet: Universitetsförvaltningen (UF), UF
E-post: maria.ohlsson@ki.se

Registrator

Wille Von Platen

Telefon: 08-524 865 93
Enhet: Universitetsförvaltningen (UF), UF
E-post: wille.von.platen@ki.se

Anknuten

Åsa Elfwing

E-post: Asa.Elfwing@ki.se

Arkiv och registratur