Handbok för EU-projekt

This page in English

Den här handboken är en överblick över grundläggande regler och rutiner kring rapporteringen av EU-projekt inom Horisont 2020.

Tillåtna och otillåtna kostnader

Tillåtna kostnader

  • Ska ha uppstått på Karolinska Institutet under projektets löptid
  • Ska finnas med i budgeten
  • Ska vara direkt kopplade till arbetet och nödvändigt för projektet
  • Ska följa nationella regler och KI:s interna regler
  • Ska vara rimliga och ekonomiskt genomtänkta
     

 Specifika fall

  • Resekostnader i samband med kick-off möte får tas upp även om de uppstod inom projektstart, förutsatt att mötet är inom projektperioden.
  • Kostnader för revisionsintyg som uppstår efter projektperioden är tillåtna.
  • Kostnader som bokförs efter projektperioden men med tillhör projekttiden är tillåtna. Till exempel reseräkningar.
  • För andra specifika fall, t.ex in-kind contributions eller kostnader för tredje part, kontakta Grants Managements Office.

Otillåtna kostnader

  • Skulder
  • Avsättningar för framtida förluster/skulder
  • Räntekostnader/-skulder
  • Osäkra fodringar
  • Växelkursförluster
  • Bankavgifter
  • Avdragsgill skatt/moms
  • Kostnader som uppstår inom (tillfälligt) upphävande av projektet
  • Kostnader som uppstår innan projektstart eller efter projektslut (vissa undantag finns, se ovan)

Personalkostnader

Kommissionens schablon utgår ifrån att vi arbetar 1720 timmar per år vid heltidsarbete. Arbetar en person till exempel 50 % på KI: 1720 * 0,5 blir 860 produktiva timmar att fördela i tidrapporter.

Beräkning av timkostnaden:

Personalkostnader i H2020 beräknas baserat på årslönen från det sista stängda räkenskapsårets delat med årsarbetstiden. Den timkostnaden multipliceras sedan med de angivna timmarna i tidrapporterna. Vid föräldraledighet, tjänsteledighet och särskilda omständigheter förändras beräkningarna.

Exempel:

Steg 1: Beräkning av timkostnaden (Årslönen/Årsarbetstid = Timkostnad)

Exempel: En person har varit anställd 50 % på institution A under 2018, med en årslön på 600 000 kr. Personen har arbetat 435 timmar i projektet av sina 936 produktiva timmar.

Timkostnaden blir då 600 000/(1720*0,5) = 697,67 kr

Steg 2: Beräkning av personalkostnader i projektet (Timkostnad * Timmar i projektet = Personalkostnad)

697,67*435 = 303 488,37

I övrigt tar Grants Management Office hänsyn till att angivna timmar inte överstiger giltiga timmar att ta upp och deltagande i övriga EU/US-projekt.

I tidrapporterna fyller ni i de faktiskt arbetade timmarna. Uträkningen ovan ska ses som ett verktyg till att underlätta projektets planering och efterlevnad av budget. Tidrapporterna finns att hitta i "Dokument du behöver"

Resor

Här redovisas alla kostnader som uppkommer i samband med resor (flyg, hotellm traktamente, tåg, taxi etc.). KI:s upphandlade resebyrå används för bokning av hotell och flyg. Flygresorna bokas i ekonomiklass.

För att kostnaden ska vara giltig behöver följande bifogas:

  • Reseorder (RO). Här anges även eventuella avvikelser.
  • Agenda/konferensprogram eller liknande som styrker resans syfte. Även bifogad deltagare/närvarolista från konferens om sådan finns.
  • E-ticket. Boardingkort kan godtas om inte e-ticket går att få fram (institutionen kan vända sig till Ticket för att hitta gamla e-tickets).

Utländsk moms med vid reseräkningar/utlägg är inte en tillåten kostnad och bokas bort.

Se KI:s resereglemente för information om de KI-regler du måste följa. 

Övriga direkta kostnader

Vid inköp i EU-projekt måste best value for money, eller det lägsta pris kunna visas från första krona. Fördelningsnyckel eller allokering är inte tillåtet, endast 100% användning av förbrukningsmateriel på projektet är godkänt.

Ramavtal

För att göra inköp använder man sig i första hand av Karolinska Institutets egna ramavtal. Om KI saknar ramavtal kan du även använda statens ramavtal via Kammarkollegiet. Detta är ett formellt beslut och ramavtalsrutin måste följas och det måste göras i dialog med en institutions inköpssamordnare och Inköps-och upphandlingsenheten. Sök i avtalskatalogen för att se om din leverantör är upphandlad.

Avsteg från ramavtal

I vissa fall kan ett avsteg från ramavtal göras. Det är ett formellt beslut och avstegsrutin måste följas. Det måste göras i dialog med en institutions inköpssamordnare och inköps-och upphandlingsenheten.

Direktupphandling

Direktupphandlingen får göras på institutionsnivå och det åligger institutionen att se till att de EU-rättsliga principerna iakttas.

Direktupphandling är tillåten om upphandlingens värde på köpet understiger 586 907 SEK och inköpssamordnare skall alltid kontaktas då värdet överstiger 100 000 kronor (exkl. moms). Värdet utgörs av det sammanlagda värdet som upphandlas för samma kategori av vara/tjänst under ett kalenderår för hela KI. Om ramavtal saknas och värdet av köpet är under 100 000 kronor, ska GMO:s mall ”Form for purchases outside a signed agreement” fyllas i för att följa EU’s regler om best value for money.

Institutions inköpssamordnaren ansvarar för att dokumentation upprättas och skickas till Inköps- och upphandlingsenheten.

Se KI:s inköpsregler för information om de inköpsregler du måste följa. 

Andra övriga kostnader

  • Kan vara kostnader för publikationer, open access, konferensavgifter, revisionskostnader, material, förbrukningsvaror (var dock försiktig så att det inte kan anses vara indirekta kostnader), och andra kostnader. Alla övriga kostnader måste ha en direkt koppling till projektet.
  • Internfakturering: Om fakturan kommer från KI anses kostnaden vara en intern kostnad. Exempel på detta är djurhus, core faciliteter, och lokalhyra. För att kunna ta upp sådana kostnader på EU‐projekt krävs reviderbart underlag såsom reviderbara kalkyler med giltiga underlag godkänt av revisor.

Utrustning

Om utrustning ska köpas in måste detta finnas med i Annex 1. När köpet sedan sker måste KI:s regler för inköp och upphandling följas. Konsultera därför institutionens inköpsansvariga. All dokumentation måste finnas på plats innan köpet genomförs.

Loggböcker eller annat underlag krävs för att visa användning av utrustningen. Det är viktigt att loggböckerna stämmer överens med tidrapporterna. Loggböckerna måste inehålla:

  • Datum
  • Tid
  • Projektnamn
  • Namn på användare

Avskrivningar ska göras enligt KI:s regelverk.

All utrusning köpt på EU-projekt måste märkas med akronym och GA-nummer. Kontakta din GMO-handläggare för att få utskrivna klistermärken att placera på din utrustning. 

Underleverantörer och konsulter

För att subcontracting ska vara en giltig kostnad i ett H2020-projekt måste följande vara uppfyllt:

  • Ska vara förutsett och finnas beskrivet i Annex 1.
  • Köp av varor och tjänster ska följa nationella regler och riktlinjer. Lagen om offentlig upphändling ska följas och best value for money behöver påvisas.
  • Om det under projektetes gång upptäcks att en subcontractor ska användas, krävs ett tillägg till GA (amendment). Godkännande av denna begäran är upp till EU-kommissionen.
  • Subcontracting mellan partners i ett EU-projekt är inte tillåtet!

Observera att mindre tjänster som inte rör huvudarbetet i projektet inte är subcontracting utan redovisas som other direct costs. Exempel är kostnader för revisionsintyget, catering eller frakt.

Indirekta kostnader (INDI)

I H2020 är påslaget 25 %, exklusive subcontracting. Den del av institutionens indirekta kostnader som inte täcks av EU-medel behöver sam- eller medfinansieras.

Ekonomisk rapportering till EU

Rapporteringsperioder

Rapporteringsperioder anges i artikel 20 i Grant Agreement, och i Funding and Tenders Portal (Under Actions → Manage project → Latest legal data → Reporting periods)

Efter rapporteringsperiodens slut har koordinatorn (konsortiet) 60 dagar åpå sig att lämna in rapporten till EU. Partners har 45 dagar på sig att skicka in sina rapporter till koordinatorn.

Rapporttyper

Delrapporterna kallas för periodic report och slutrapporten för final report. Final report består av en finansiell rapport och en vetenskaplig rapport. Vid vissa EU-projekt (t.ex. ERC) består även de periodiska rapporterna av både finansiell och vetenskaplig rapport.

Växelkurs

För rapporteringen inom H2020 gäller en genomsnittlig växelkurs från Europeiska centralbanken från SEK till EUR över rapporteringsperioden. Observera att för FP7 gäller första bankdagen efter rapporteringsperiodens slut.

Länk till ECBs sida för växelkurser

Utbetalning av bidraget

Pre-financing

Förskottsbetalning betalas ut av EU-kommissionen via koordination inom 30 dagar efter att kontraktet hat blivit signerat eller 10 dagar innan projektstart.

Storleken på förskottsbetalning varierar från projekt till projekt beroende på det totala bidraget och antalet rapporteringsperioder. Vanligtvis är förskottsbetalningen hela det beviljade beloppet delat med genom antalet rapporteringsperioder.

Av det totala beloppet sätt 5 % in i EU:s garantifond.

Interimpayments

Interimbetalningar eller delutbetalningar baseras på godkända faktiska kostnader för respektive rapporterad period och sker senast 90 dagar efter godkännande av rapporten.

Rapporterade, icke-godkännande kostnader dras av vid utbetalningen.

Den totala summan av förskottsbetalning och delbetalningar överstiger aldrig 90 % av det beviljade bidraget (i praktiken max 85 %, då man inte räknar med de 5 % i garantifonden).

Payment of the balance

Slutbetalningen sker 90 dagar efter godkännande av slutrapporterna (Final financial report och Final technical report) och innebär utbetalningen av resterande beviljat bidrag inklusive de 5% som ingick i garantifonden.

EU betalar maximalt ut så mycket bidrag som motsvarar de rapporterade (och godkända) kostnaderna.

Revision och CFS

EU-revision

När EU granskar projekt vid KI kallar GMO: s revisionsgrupp till ett möte där institutionen (AC, PI, ev. ekonomi/admin), LEAR, GMOs enhetschef, representant för GMO-revisionsgruppen och GMO-handläggaren deltar. Revisionen sker sedan på plats vid KI och slutar med ett slutmötet där översynen och eventuella resultat sammanfattas. Revisorerna informerar sedan KI om vad som kommer hända i framtiden.

Certificate of Financial statement (CFS)

En CFS behövs när kostnaderna överstiger 325 000 EUR (direkta kostnader) i projektet i samband med rapportering. Grants Managent Office bokar då tid med KI:s upphandlade revisionsbyrå EY som genomför gransknigen.