Frågor och svar om IDAC

This page in English

Här hittar du svar på frågor om de nya systemen UBW Anknutna och IDAC som införs på KI 2019.

Om IDAC

Vad är IDAC och NIBS?

Det nya systemet IDAC kommer att ersätter dagens lösning för hanteringen av identiteter och behörigheter på KI, KIMKAT. Namnet IDAC är inspirerad av Identity Access.

NIBS är namnet på projektorganisationen som är ansvarig för att ta fram det nya systemet IDAC. NIBS står för Nya Identitets- och Behörighetssystemet. Projektorganisationen kommer att avvecklas i samband med att förvaltningsorganisationen tar över systemet IDAC.

Vad menar ni med "identitet" och "behörighet"?

Identitet avser en elektronisk motsvarighet till din person, som är kopplat till ett fysiskt bevis på att du är du, som t.ex. ditt personnummer eller ditt passnummer. Den elektroniska identiteten kallas också för KI ID.

En behörighet är som en nyckel för tillgång till information i KI:s olika programvaror. Vilken information som ska finnas tillgänglig med just din ”nyckel” baseras på t.ex. din roll eller organisatorisk tillhörighet.

Vad är den största skillnaden mellan IDAC och KIMKAT?

Den största skillnaden är hur processen för anknytningen av t.ex. gästforskare eller konsulter kommer att gå till. Dessutom ansöker och godkänner man till en början tillgång till filmappar i KI:s system direkt i IDAC, utan att man behöver blanda in IT-supporten som hittills.

Idag måste vi dessutom ändra information i flera olika system. När IDAC är på plats kommer information bara finnas sparad på ett ställe, vilket gör att vi alltid har korrekt och uppdaterad information om personerna som på ett eller annat sätt är verksamma på KI. Detta förutsätter att man håller informationen uppdaterad i respektive källsystem.

Därför har vi valt att inte lagra information direkt i IDAC, utan IDAC hämtar all data från olika källor så som Primula, Ladok och UBW.

Hur kan jag ändra en befattning/grund för anknytning eller adress i IDAC?

Vi har valt att inte lagra information direkt i IDAC, utan IDAC hämtar all data från olika källor. Detta betyder att till exempel befattningar, grund för anknytning eller adresser inte ändras i IDAC utan i de respektive källsystemen (Primula för anställda, Ladok för studenter och UBW för anknutna).

På så sätt behöver information bara sparas på ett ställe, vilket gör att vi alltid har korrekt och uppdaterad information om personerna som på ett eller annat sätt är verksamma på KI. Dessutom undviker vi dubbelarbetet med att uppdatera på fler ställen.

Hur lång tid tar det att skapa KI ID och e-postadresser i IDAC?

Processen att skapa ett konto tar cirka 30 - 60 minuter, när all nödvändig information är inlagd i källsystemet.

När anställnings/anknytningsprocessen och uppläggning i Primula/UBW är helt klara, skickas informationen över till IDAC, som i sin tur skapar konto och e-post i realtid. IDAC skickar sedan tillbaka uppgifterna till Primula/UBW, samt ett e-postmeddelande till närmsta chef och administratören.

Ett nytt konto kan skapas tidigast 14 dagar innan personen börjar. Kontot aktiveras den dag den anställde börjar. Kontouppgifterna skickas till administratören och närmaste chef i samband med att kontot skapas.

Vilka typer av användare kan jag lägga till i IDAC?

IDAC kommer hantera de fem användartyperna anställd, anknuten, doktorand, student och extern/support. Mer information finns på sidan Användartyper i IDAC.

Kan man lägga in personer som osynliga i IDAC?

Ja, IDAC tar hänsyn till skyddade personuppgifter och skyddade befattningar.

Vilka rapporter kommer jag att kunna generera i IDAC?

Du som administratör kommer kunna dra ut samma rapporter i IDAC som idag finns i KIMKAT. Har du förslag/behov av fler rapporter kan du höra av dig till projektet och sedan till förvaltningen för IDAC.

Kan man se tidigare organisatorisk tillhörighet i IDAC?

Ja, du kan dra ut historiken för varje individ som finns i IDAC.

Hur hanterar vi extraanställda som får timbaserad lön?

Vid driftsättningen av IDAC kommer man fortfarande behöva anknyta de personer som man ”minirappar”. Det ligger ett önskemål att detta ska utredas om det är möjligt att per automatik hämta över dem till IDAC. Detta kräver också att det finns tydliga regler runt det och vad som gäller utifrån identitet och behörighet för denna användargrupp.

Hur migreras projekt och projektnummer från KIMKAT till IDAC?

Det beror på vad du menar med projektnummer.

Projektnummer, som visar vilka medarbetare jobbar i vilka projekt, finns idag inte i KIMKAT utan i Primula och kommer finnas i UBW för anknutna. IDAC hämtar projektnumren direkt från dessa källsystem. Läs mer om vilken data som migreras från KIMKAT.

För organisationskoder, som används för att ge tillgång till filmappar i t.ex. projekt, har vi skapat översättningstabeller, eftersom vi behöver flytta över dem till Primula. Vi får just nu hjälp av KIMKAT-administratörerna med att fylla i tabellerna. Är du KIMKAT-administratör och din institution har inte fått en översättningstabell kan du höra av dig till Pernilla Hulth.

Behöver jag som administratör fortfarande byta lösenord för personer som har glömt sitt lösenord?

Vi har tidigare berättat om att användare kommer att kunna byta sina lösenord själva, även när man har glömt sitt nuvarande lösenord, i och med lanseringen av IDAC.

På IT-avdelningen pågår ett projekt kring att flytta e-postservern till molnet. I denna lösning ingår även ett system för lösenordsbyte. På grund av detta har vi i IDAC-projektet valt att inte utveckla en egen lösning för lösenordsbyte när användaren har glömt sitt nuvarande lösenord.

Funktionen där administratörer kan tilldela lösenord till användare som finns i KIMKAT kommer finnas kvar i IDAC. Projektet för att flytta e-postserver är precis i startgroparna och kommer att uppdatera er så fort det finns en tidsplan för införandet av självbetjäningstjänsten för lösenordsbyte.

Fram till dess kommer ni kunna byta och tilldela lösenord i IDAC precis som nu i KIMKAT.

Vid fler frågor kring lösenordsbytet vänd er gärna till projektledaren Johan Eklund

Vad händer med personalkatalogen ?

I samband med införandet av IDAC och nedläggningen av KIMKAT kommer även personalkatalogen KI Katalogen läggas ner.
Motsvarande informationen som finns i KI Katalogen hittar du även på ki.se: Personal och organisationsstruktur
Du kan leta efter personer på https://ki.se/people. Telefonnummer kan du slå upp i telefonsystemet CMG Web.

Syns man när man är tjänst- eller föräldraledig?

Du ansöker om tjänst- eller föräldraledighet i Primula. IDAC hämtar inte denna information från Primula. Det innebär att du fortfarande har åtkomst till e-post och övriga behörigheter och att du kommer att fortfarande synas på t.ex webben ki.se när du är tjänstledig eller föräldraledig.

Idag anknyter vissa institutioner en person som är anställd på en annan institution för att ge behörighet till t.ex. filmappar. Hur gör man i IDAC?

Det finns två varianter. Om du ska arbeta i en annan organisation och det är viktigt med organisatorisk tillhörighet krävs ett placeringsbeslut i Primula. De som har verksamhet på flera insititutioner bör ha ett placeringsbeslut från Primula. Om detta är gjort kommer behörigheter att falla på plats automatiskt.

Ska man tillfälligt jobba i ett projekt på annan institution och behöver tillgång till en filmapp så kan man ansöka om behörighet via IDAC. Det förutsätter att institutionen finns med i samordnad IT.

Från vilka webbläsare kan jag logga in i IDAC?

Du kan nå IDAC från följande webbläsare:

  • Internet Explorer
  • Chrome
  • Opera
  • Safari på Mac

IDAC fungerar för närvarande inte för Firefox och Safari på PC.

Hur kan jag skriva ut från IDAC?

Menyn för att skriva ut hittar du genom att klicka på de tre punkterna.

Klicka på de tre punkterna för att hitta menyn för utskrift.

Hur kommer jag till sista sidan när jag till exempel visar mina identiteter i IDAC?

För att kunna hoppa direkt till den sista sidan (symbol: två pilar till höger), måste du klicka på frågetecknet först för att ladda in alla identiteter du kan hantera. Sedan kan du gå till den sista sidan.

Symbolen för att komma till sista sidan är två pilar till höger. Klicka på frågetecknet först.

Anknytningar i UBW

Vad är UBW?

UBW står för Unit4Business World och är det nya namnet för Agresso.

Hur gör man en anknytning i IDAC?

Anknytningar kommer inte hanteras i IDAC, som var fallet i KIMKAT. Istället kommer anknytningen ske i KI:s ekonomisystem UBW. Samtidigt automatiseras och förenklas processen och anpassas till de nya reglerna för anknytning som gäller på KI sedan 1 juli 2017.

Obs. Dokumentet Regler för anknytning hänvisar till att anknytningar ska göras i IDAC. Fram till lanseringen av IDAC görs anknytningar dock fortsatt i KIMKAT, efter IDACs lansering kommer anknytningar hanteras i UBW. Vi jobbar med att uppdatera reglerna.

Läs mer om hur anknytnigsprocessen kommer att gå till.

Det brukar ta lång tid att få in bisyssloredovisningen. Hur kan jag säkerställa att detta inte leder till fördröjning av anknytningen?

Enligt de nya Regler och anvisningar för anknytning är redovisningen av bisysslor en förutsättning för att kunna anknytas till KI. När IDAC och källsystemet för Anknutna, UBW Anknutna, lanseras kommer pappersblanketten finnas kvar, men vi ser över möjligheterna att digitalisera redovisningen på sikt.

Läs mer om bisysslor.

Vem behöver skriva under formuläret AnkForm, där personinformation om den anknytne finns?

Bara den anknutne ska signera formuläret. Närmaste chef och prefekten attesterar digitalt i UBW Anknutna.

I och med att blanketten är undertecknad har också den som ska anknytas godkänt personuppgiftslagring och Code of Conduct.

Kommer ni att uppdatera anknytningsblanketten med t.ex. projektnummer?

Ja, vi kommer att uppdatera blanketten utifrån vad som blir obligatoriskt i systemet, t.ex. projektnummer och bisyssleredovisning.

Måste jag avsluta anknytningen om den anknutne ska anknytas på en annan institution? Vad händer mellan de två anknytningarna?

Du kan lägga upp en ny anknytning innan den gamla avslutas. Det kommer finnas ett digitaliserat flöde för godkännande och attest av anknytningen. Personer kommer behålla sina inloggningsuppgifter.

En anknytning gäller för minst en organisatorisk enhet, dvs. man kan vara anknuten till flera institutioner samtidigt.

Kan jag se hur länge vissa anknytningar gäller?

Du som administratör kommer kunna dra ut en rapport på vilka anknytningar som finns på din institution. Dessutom kommer du inte behöva följa upp anknytningar manuellt.

Den närmaste chefen kommer få ett påminnelseepost 30 dagar innan anknytningen upphör. Om anknytningen inte förlängts kommer ett nytt e-postmeddelande 7 dagar innan anknytningen upphör. Om det inte upprättas ett nytt anknytningsbeslut avslutas anknytningen automatiskt. 

Hur ska vi göra med förlängningar av anknutna?

Innan det finns ett beslutat driftsättningsdatum hanteras alla anknutna som vanligt i Kimkat. När vi vet vilket datum vi kommer att driftsätta UBW Anknutna (och Idac) så kan respektive institution besluta hur de vill hantera sina anknutna och eventuella förlängningar, förhållande till hens uppdrag så klart

Kan jag se inaktiva personer?

Nej, i look-up funktionen kommer du bara kunna se aktiva personer. Om personen skulle tidigare haft en anknytning hanteras detta i IDAC efter attestflödet.

Vem kommer kunna lägga upp anknutna i UBW?

För att kunna lägga upp anknutna i UBW kommer du behöva rätt behörigheter, som till exempel administratör eller chef.

Görs anknytningar i UBW webb eller i klienten?

Anknytningar kommer göras i UBW webb.

Hur diarieför jag anknytningsbesluten?

Information om anknytning och anknytningsbeslutet sparas och arkiveras i UBW Anknutna. I fall det finns en pappersblankett ska den skannas och bifogas ärendet i UBW Anknutna. Du behöver inte spara originalet när den inskannade verisonen finns i UBW och du har säkerställt att informationen som är registerad i systemet stämmer. 

Kommer all data om anknutna flyttas med från KIMKAT till det nya systemet UBW?

Ja, data om anknutna som idag finns i KIMKAT kommer flyttas med till UBW Anknutna. Läs om om vilken data som flyttas med från KIMKAT till UBW.

Hur hanteras anknutna som saknar ett slutdatum, vilket är obligatoriskt i UBW Anknutna?

Vid migreringen kommer vi att lägga in ett datum för varje anknuten. Vi sprider ut slutdatumen över de kommande 12 månaderna. Du kommer kunna se slutdatumet både i UBW Anknutna och i IDAC.

Vem får ett epostmeddelande när en anknytning upphör?

Både närmaste chef och den anknutne kommer att få ett meddelande. En administratör kan se det i via rapporter i UBW Anknutna.

IT-avgiften

Hur beräknas IT-avgiften i Q1 2019?

Filen för Q1 kommer att genereras i KIMKAT enligt tidigare rutiner.

Hur beräknas IT-avgiften om medarbetaren är anställd på flera institutioner/avdelningar?

IT-avgiften fördelas till lika delar mellan alla institutioner/avdelningar/projekt. Vid t.ex. två anställningar betalar varje institution/projekt 50% av IT-avgiften.

Hur kommer jag kunna se vilka konton vi betalar IT-avgift för?

I IDAC kommer det att finnas översikt/rapport på vilka konton som är knutna till vilken organisatorisk enhet. Om det är felaktigheter t.ex. fel projekt kopplat på en medarbetare behöver du gå till respektive källsystem och rätta till projektnumren. Källsystemen är Primula för anställda och UBW för anknutna.

Hur ändrar jag projekt för anställda gällande IT-avgiften?

Du ändrar projektnummer i själva källsystemet, dvs. Primula eller UBW Anknutna. Detta hämtas sedan automatiskt över till IDAC. Ett undantag är doktorander (FO-studenter), där projektnumret uppdateras i UBW.

Är IT-avgiften samma oavsett tillhörighet (student/anställd/anknuten)?

IT-avgiften debiteras i klump för studenter som studerar vid KI och som är antagna via Ladok. Anställda och Anknutna debiteras kvartalsvis och det är samma avgift för båda grupperna.

Kommer det finnas en speciallösning för att anknyta studenter som inte är KI-studenter?

Som regelverket runt IT-avgiften ser ut nu så görs ingen skillnad mellan anknutna studenter och övriga anknutna.

Kommer man se i verifikatstexten hur många procent avgiften är på, t.ex. att det är 50% eller 25%?

I och med att funktionen inte är utvecklad i IDAC ännu är det inte bestämt hur texten på verifikatet kommer att se ut.

Går det att vidarefakturera IT-avgiften till en anknutens arbetsgivare?

Det är upp till institutionen och hur avtalet ser ut mellan KI och den anknutnes arbetsgivare.

Till dig som chef

Varför måste chefer jobba i systemet och godkänna till exempel anknytningar och behörigheter?

Det finns två anledningar till det. Den ena är att KI ska följa attestordning och regelverken runt godkännande och det andra är att vi ersätter en manuell process med en digital. Det betyder att istället för att skriva på ett fysiskt papper så kommer det per automatik komma ett e-postmeddelande med en länk för att godkänna en anknytning eller behörighet. Det innebär att även om en chef är på resande fot så kan man godkänna en ny anknytning eller behörighetsförfrågan.

Om jag som chef inte har tillgång till min e-post under semester eller tjänsteresa vad gör jag då?

I systemet kommer det finnas möjlighet att delegera dina arbetsuppgifter till en annan person under en specificerad period.

Hur får jag behörighet och vad krävs för att få behörighet till UBW Anknutna respektive IDAC?

Under introduktionsfasen av de nya systemen kommer de som är utsedda chefer i Primula att få behörighet i både UBW Anknutna och IDAC per automatik. Du måste dock ha genomgått introduktionsföreläsningen antingen på plats eller via inspelning på webben.

Efter driftsättningen kommer alla nya tillkommande chefer att behöva genomgå en interaktiv digital utbildning med ett avslutande quiz för att säkerställa att du har förstått process och regelverk innan du får behörighet.

Vad menar ni med närmaste chef?

Det är den personen som är chef på enheten som personen tillhör. Chefen finns inlagd i Primula.

KI:s definition av chef

Utbildning

Läs mer om hur utbildningen får både chefer och administratörer kommer att gå till.

Primula

Vilka rapporter kommer jag kunna generera i Primula?

Du kan generera samma rapporter i Primula som idag. Den enda förändringen i Primula är valet av huvudanställning (tillgänglig från 1 november för alla nya anställda). Alla andra funktioner förblir de samma som innan.

Kommer det finnas möjlighet att lägga till information om anställda i källsystemen som bara kan ses av vissa personer, t.ex. anhöriga?

I Primula finns det i dagsläget ingen möjligt att lägga till anhöriga eller andra attribut.

I UBW anknutna kommer man däremot kunna lägga till information om anhöriga. Det är dock inte obligatoriskt att lägga till denna information.

För förslag för framtida utveckling av källsystemen kan ni vända er till HR-avdelningen för Primula och till ekonomisystem@ki.se för UBW.

Hur speglas delegationsordningen i Primula?

I Primula finns information om vem som är chef per organisatorisk enhet. Chef är den person som fått delegerat ansvar för verksamhet, personal och ekonomi enligt den upprättade delegationsordningen.

Vilket källsystem gäller för personer som både är anställda och studenter?

För dessa personer blir Primula det huvudsakliga källsystemet. Uppgifterna som finns i Ladok hämtas också ned till IDAC.

E-post

Kommer sändlistorna i Outlook påverkas av bytet från KIMKAT till IDAC?

Nej, sändlistorna finns i AD och kommer därför inte påverkas.

E-postkontot stängs av dagen efter en anknyten eller anställd slutar. Vad innebär det för mig som administratör?

E-postkonto inaktiveras dagen efter anknytningen/anställningen upphör, vilket innebär att det inte längre går att logga in. E-postmeddelanden finns kvar i 100 dagar efter det.

Läs mer om de nya reglerna för inaktivering av e-postkonton.

Övriga frågor

Kommer de webbfunktioner som idag hämtas från KIMKAT vara kvar när IDAC kommer, som till exempel automatiska personallistor?

Det är inte helt bestämt än vilken information webben kommer att hämta framöver. Har du önskemål för framtida funktioner kan du vända dig till webbteamet@ki.se.

Syns man i systemen när man är tjänstledig?

Ja, tjänstelediga ligger kvar i systemen.

Vad händer med personalkatalogen KI Katalogen?

Peronsalkatalogen kommer att läggas ner i samband med driftsättningen av IDAC. Läs mer om hur du kan hitta motsvarande information på andra sätt.

Påverkas ZZ-koden av bytet?

ZZ-koden generas inte i KIMKAT och påverkas därför inte av bytet till IDAC och UBW Anknutna.

Vad gör jag med lösenord som är glömda eller inte hann bytas innan tidsfristen att byta på account.ki.se?

Account.ki.se kommer vara nere under driftsättningen. Vet du att du behöver byta ditt lösenord (fått en påminnelse) så säkerställ att du hinner göra det innan driftsättningen.  Har du glömt ditt  lösenord kontakta din Kimkatadministratör som i sin tur lägger ett ärende till IT-Supporten.

Info till supporten: TIM kommer inte vara tillgängligt så lösenordet behöver återaktiveras direkt via AD. Account.ki.se kommer inte vara tillgängligt under driftsättningsperioden (torsdag-söndag)

Hur får jag en organisatorisk koppling på mig som person med till Bibliometrisystemet?

För anställda: Enligt regelverket för Bibliometrin kommer ett placeringsbeslut kommer att behövas för att få en koppling i Bibliometrin på en organisatorisk enhet. Se sidan https://ki.se/medarbetare/placering-huvudanstallning-och-forenad-anstallning#header-5

För Anknutna så behöver man vara anknuten till den organisatoriska enheten.

Varför saknas min befattning på den engelska sidan på ki.se?

Den engelska befattningsöversättningen behöver kopplas  i Primula för att den ska synas på webben. Om min besöksadress skiljer sig från den vanliga adressen till min institution vad gör jag då? Så länge adressen finns registrerad på en organisatorisk enhet i Primula så kan du välja via Mina sidor i Idac och själv bestämma från en rullista din besöksadress.

Kontakt

Projektledare NIBS

Pernilla Hulth

Mobil: 076-139 08 40
Enhet: IT-Avdelningen (ITA)
E-post: pernilla.hulth@ki.se

Länkar