Frågor och svar

This page in English

Här kan du hitta information och svar på vanliga frågor om EU-, SIDA- och US-projekt. Kontakta din GMO-handläggare vid ytterligare frågor.

Personalfrågor

Hur fyller jag i tidrapporterna?

I tidrapporterna fyller du i alla arbetad tid på KI. Den skrivs sedan ut efter månadens slut och signeras av dig och din överordnade.

För varje arbetsdag fyller du i antalet timmar du har arbetat i varje projekt och varje WP. Fyll i de faktiska timmarna har arbetat - inte en uppskattning eller andel av tiden. Det du betyder till exempel att om du har arbetat 10 timmar om dagen, rapporterar du 10 timmar den dagen. Inkludera även arbetade timmar utanför normal arbetstid, till exempel helger eller helgdagar. Varje WP och varje projekt ska ha sin egen rad i tidrapporten. Alla EU-, Sida-, US-projekt ska rapporteras i en och samma tidrapport.

Inkludera alla dina KI arbetade timmar, både projektspecifika och inte projektspecifika timmar. Arbetade timmar som inte är projektspecifika, till exempel undervisning, avdelningsmöten och deltagande i kurser, rapporteras under "Other hours worked".

Endast de på KI arbetade timmarna rapporteras i tidrapporten. Fyll därför inte i någon tid som du arbetat för andra arbetsgivare, till exempel SLL. Inte heller obetald ledighet (t.ex. studier/tjänstledighet). Faktiska timmar ska fyllas i, oberoende av din lönekontering på projektet.

För årlig semester, sjukskrivning, föräldraledighet eller annan ledighet, rapportera det faktiska antalet timmar i respektive kategori under ”Absences”. Vård av ett sjukt barn rapporteras som "Special leave".

Signerade och daterade tidrapporter skickas i original kvartalsvis till GMO på Nobels väg 15a.

Jag har schablonsemester – fyller jag i semester som den är anges i primula, eller när jag faktiskt tagit semester?

Du fyller när du faktiskt tagit semester. 

Kan stipendier debitera EU-projektet?

Nej, stipendier kan inte debitera EU-projekt. Ett stipendium vid KI ges för utbildningsändamål, vilket därmed inte kan ses som en personalkotnad.

Inköp

Vad gör jag om en leverantör som jag behöver använda inte är upphandlad?

Varor och tjänster ska köpas från upphandlade leverantörer. Om ett inköp behöver ske från ett icke upphandlat företag, vänligen kontakta din avdelnings inköpsansvarige eller KI:s upphandlingskontor. "Form for purchases outside a signed agreement" ska fyllas i för alla inköp under 100 000 SEK utanför ramavtal i EU-projekt.

Ytterligare information finns på inköp och upphandlingsenhetens webbplats.

Vad gör jag om jag använder utrustning i projektet?

För utrustningskostnader på projektet behövs en loggbok. För ERC och H2020-projekt gäller det att utrustningen finns i Annex 1 och i budgetberäkningen. Om utrustningen inte anges där, kontakta din GMO-handläggare. För SIDA och USA-projekt vänligen kontakta din GMO-handläggare för mer information.

Resor

Vad gör jag när jag reser inom ett projekt?

När du reser inom projektet måste du följa KI:s resereglemente. Se till att bilagor som skickas till GMO inkluderar reseorder, dagordning för mötet och en e-biljett (upprättad av BCD-travel). Läs mer på KI:s sida om reseregler.

Övriga frågor

Kan jag ta upp kostnader för core-faciliteter, djurhus eller SciLifeLab på projektet?

Interna kostnader, t.ex. core-faciliteter, djurhus och SciLifeLab kräver reviderbara underlag. När ni försäkrat er om att underlag finns, ansvarar institutionen för att beräkningen är fäst på fakturan och att dokumentationen skickas till GMO. Om GMO inte har fått de underlagen i tid för rapporteringen kan kostnaden inte tas på EU-projektet.

Vad behövs vid ett samarbete med SLL?

Om du ska samarbeta med SLL måste det anges i ansökan. Om det inte anges i bidragsavtalet, kontakta din handläggare på GMO omedelbart så att ett tillägg till avtalet kan göras (amendment).