Ekonomihandboken: Skulder

Under rubriken skulder i balansräkningen redovisas lån i Riksgäldskontoret, skulder till andra myndigheter, leverantörsskulder och övriga skulder.

Lån i Riksgäldskontoret

Karolinska Institutets ekonomiavdelning har det övergripande ansvaret för KIs likviditetshantering, vilket även inkluderar ansvar för den obligatoriska lånefinansieringen för investeringar hos Riksgälden (RGK).

Följande övergripande riktlinjer gäller vid KI:

  • Investeringar, definierade i kapitalförsörjningsförordningen och regleringsbrev och finansierade av anslagsmedel, ska lånefinansieras. Se även lånefinansierade anläggningar.
  • Lån ska tas i RGK enligt gällande regler och inom tilldelad låneram (beslutad av regeringen).
  • Institutionerna får inte själva ta ett lån direkt i RGK eller annan bank/kreditinstitut.
  • Den samlade finansverksamheten ska bedrivas så att man alltid eftersträvar att förvalta och låna kapital på, för Karolinska Institutet, totalt bästa möjliga villkor. Minimal kapitalbindning och låga finanskostnader ska eftersträvas.

Skulder till andra myndigheter

Eftersom alla myndigheter är enheter inom ”koncernen” staten ska mellanhavanden mellan myndigheter elimineras i samband med att årsredovisning upprättas.

Inför årsbokslut är det därför viktigt att stämma av sina skulder gentemot andra statliga myndigheter för att motpartsavstämningen ska bli rätt. Har en annan myndighet t ex fakturerat KI avseende kostnad för gångna året och KI ännu inte bokfört den vid årets slut uppkommer en differens i den statliga motpartsavstämningen, eftersom den andra myndighetens fordran inte matchas av en motsvarande leverantörsskuld vid KI. Det är således viktigt att alla fakturor blir bokförda i rätt period/år. Bidrag som överförs mellan myndigheter ska också behandlas på samma sätt vid berörda myndigheter, så att inte den ena myndigheten anser sig rekvirera medel och den andra bokar upp en leverantörsskuld.

Leverantörsskulder och övriga skulder

Den 1 juli 2008 införde Karolinska Institutet, liksom alla andra myndigheter i Sverige, elektronisk fakturahantering. Det innebär att alla leverantörsfakturor scannas in/läses in elektroniskt. Vid beställning av varor och tjänster ska ett särskilt referensnummer på 10 positioner, s.k. ZZ-kod, uppges:

ZZIIAAAAAA

ZZ = referens-id (gemensamt för alla)

II = institutionsbeteckning och

AAAAAA = personligt KI-ID

Fakturaadressen är gemensam för hela KI:

Karolinska Institutet
Fakturor
Box 23 109
104 35 Stockholm

Mer om fakturahantering på KI.

Vad ska en faktura innehålla?

Enligt EUs faktureringsregler ska en faktura innehålla följande information:

  • Datum för utfärdande
  • Löpnummer som ensamt identifierar fakturan
  • Säljarens momsregistreringsnummer
  • Köparens momsregistreringsnummer vid s.k. omvänd skattskyldighet
  • Fullständigt namn och adress för säljare och köpare
  • De levererade varornas eller tjänsternas art, mängd eller omfattning
  • Datum då leverans utförts, om detta är annorlunda än fakturadatum
  • Pris exklusive moms, i tillämpliga fall uppdelat för varje skattesats eller undantag, enhetspris samt eventuell rabatt
  • Tillämpad momssats
  • Moms att betala
  • Vid undantag från moms eller vid omvänd skattskyldighet (reverse charge), hänvisning till relevant lagrum eller annan uppgift

KI har ytterligare krav på vad som ska finnas med på fakturan och det är:

  • Referenskod som börjar på ZZ
  • Betalningsvillkor 30 dagar, annars tas kontakt med leverantören
  • Kontaktuppgifter
  • Information om F-skatt

Enligt Skatteverkets uppfattning ska som huvudregel faktura som inte uppfyller samtliga krav enligt 11 kap 8 § ML korrigeras av säljaren.

Vid utförd tjänst ska även uppgift om F-skattsedel finnas på fakturan.

Man ska vara observant på risken för falska fakturor, som förekommer särskilt under sommaren.

Förenklad faktura

Förenklad faktura får utfärdas om det är fråga om mindre belopp (högst 2 000 kr inklusive moms) eller då handelsbruk, administrativ praxis eller tekniska förutsättningar för utställande av en faktura gör det svårt att utfärda en fullständig faktura. Skatteverket (SKV) har utfärdat riktlinjer för när en förenklad faktura får användas och vilken information den ska innehålla:

  • Datum då fakturan utfärdades (fakturadatum)
  • Identifiering av säljaren (fullständigt namn och organisationsnummer)
  • Identifiering av varor som levererats eller tjänster som utförts
  • Vilken moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen

Exempel på när förenklad faktura kan tillåtas är försäljning av tåg- eller bussbiljetter, SL-remsor, biljett från parkeringsautomat. Däremot får inte förenklad faktura användas vid försäljning till andra länder.

Kassakvitto

Ett kassakvitto kan man se som en förenklad faktura om beloppet understiger 2 000 kr inklusive moms. Om beloppet överstiger 2 000 kr måste kassakvittot åtföljas av ett skrivet kvitto med nedanstående information:

  • Datum för utfärdande
  • Säljarens momsregistreringsnummer
  • Fullständigt namn och adress för säljare och köpare
  • De levererade varornas eller tjänsternas art, mängd eller omfattning
  • Datum då leverans utförts, om det skiljer sig från fakturadatum
  • Pris exklusive moms, i tillämpliga fall uppdelat för varje skattesats eller undantag, enhetspris samt eventuell rabatt
  • Tillämpad momssats
  • Moms att betala

Fakturagranskning

Fakturagranskning, som görs i för- och efterkontrollen i Agresso EFH, innebär kontroll av att:

  • det är en faktura och att den är ställd till KI
  • bilaga eller följesedel, som det hänvisas till, finns med
  • varan/tjänsten stämmer med vad som är beställt
  • det klart framgår vad fakturan avser
  • uppgift om F-skatt finns (när det gäller tjänster)
  • organisationsnummer finns
  • fakturabeloppet är rimligt
  • betalningen går till det kontonummer som anges på fakturan
  • konteringen stämmer
  • förfallodatumet är rimligt
  • det vid faktura som avser resa klart framgår vem som är resenär och syftet med resan
  • syfte, deltagare mm framgår om fakturan avser representation
  • kontrollera att representationsreglerna efterlevs (se intranätet under Regler och riktlinjer)
  • det framgår vem som är mottagaren (om fakturan avser gåva ska sammanhanget tydligt framgå, t ex 50-års present) OBS! Rektors representationsregler (se ovan länk till riktlinjer)

Utländska fakturor

På utländska fakturor kontrolleras även:

  • att det finns korrekt VAT -nummer för leverantörsfakturor inom EU.
  • om EU-moms ska göras eller inte. Svensk F-skatt gäller inte vid utländska fakturor.
  • att det framgår hur betalning ska ske. Finns det t ex en klar anvisning till vilken bank betalning ska ske (adress, vilken stad, vilket land), kontonummer, SWIFT-kod? För att betalningen ska gå till rätt mottagare, ska leverantörens adress vara fullständig. Inom EU är det obligatoriskt att IBAN-nr och SWIFT-kod ska finnas.

Skattesedlar

Det finns tre olika typer av skattsedlar:

  • Företagare som bedriver näringsverksamhet har som regel F-skattsedel. Det innebär att företagaren själv betalar sina skatter och socialavgifter (egenavgifter) varje månad.
  • Den som enbart är anställd har A-skattsedel. Arbetsgivaren gör skatteavdrag på lönen och betalar socialavgifter (arbetsgivaravgifter).
  • Den som har både enskild firma och anställning ska ha både F- och A-skatt, så kallad FA-skatt. Då gör arbetsgivaren skatteavdrag och betalar arbetsgivaravgifter på lönen som vanligt, medan företagaren själv betalar skatten och egenavgifter för näringsverksamheten. F-skattsedeln får endast användas i näringsverksamheten.

F-skatt

En faktura från en leverantör (av tjänst) innehåller som regel uppgift om innehav av F-skattsedel (kontroll är inte nödvändig om betalningen avser varor). Vid debitering av tjänster ska F-skatt åberopas skriftligen och det ska klart och tydligt framgå namn, adress samt betalnings¬mottagarens person-/organisationsnummer. I det fall betalningsmottagaren inte skriftligen åberopar F-skattsedel för uppdraget måste skatteavdrag göras i samband med utbetalningen, se exempel i figur 2.1 nedan.

Om det inte står något om F-skatt på fakturan, kan man kontrollera om företaget har F-skatt genom att ringa Skatteverkets telefonsvarare 020-56 70 00, direktval 8102 och följa anvisningarna. Besked skickas om företaget innehar eller saknar F-skatt/FA-skatt till det fax-nummer man anger.

Om det är en tjänst och företaget saknar F-skattsedel kontaktas företaget för att höra om det finns fribeslut (som är utställt av Skattemyndigheten). Fribeslut begär man sedan att få kopia på. F-skatt eller fribeslut gäller inte retroaktivt.

Om företaget har FA-skatt måste företaget åberopa sin F-skattsedel skriftligt (via e-post, fax eller fakturakopia).

A-skatt

Betalning av faktura (tjänst) – till juridisk person (AB, HB, KB) med A-skattsedel (saknar F-skatt)

Till juridisk person med A-skatt, som saknar F-skattsedel, registreras moms enligt fakturan, men KI måste även innehålla A-skatt för näringsverksamhet. Kopia av fakturan sänds därför till Löneenheten vid Personalavdelningen. Företagets namn, organisationsnummer och belopp ska klart och tydligt framgå. Före utbetalningen gör man ett avdrag för 30 % skatt, och skatten beräknas på beloppet exkl. moms. Betalningsmottagaren ska meddelas om skatteavdraget; i texten på utbetalningen anges: 30 % skatt innehållen.

Exempel

Fakturan är på 4 500 kr varav moms 900 kr. Innehållen skatt (1 080 kr) beräknas till 30 % av 3 600 kr (4 500 kr – 900 kr). Skatten avrundas uppåt till hel krona. Betalningen till leverantören blir fakturabeloppet minskat med innehållen skatt (4 500 kr – 1 080 kr) = 3 420 kr.

Konto Belopp D/K
2581, leverantörsskulder 3 420 K
Kostnadskonto 3 600 D
1541, ingående moms 900 D
2592, A-skatt näringsverksamhet 1 080 K

Betalning av faktura (tjänst)- till fysisk person med A-skattsedel (saknar F-skatt)

Utbetalning ska göras via lönesystemet. På utbetalning till fysisk person med A-skatt måste utbetalaren (KI), förutom att göra skatteavdrag, också lägga på sociala avgifter på ersättningen och utbetalningen kan således i praktiken jämställas med en arvodesutbetalning. Utbetalning till fysisk person med A-skatt ska inte innehålla ersättning för moms.

Inkommen utländsk faktura avseende tjänster

A- eller F-skatt?

Om utländsk näringsidkare anlitas gäller de svenska reglerna om A- respektive F-skatt. Vilken skattsedel näringsidkaren har avgör om skatt och sociala avgifter ska dras. Att den utländske företagaren bedriver rörelse i sitt hemland och kan bevisa det med intyg räcker inte för att slippa dra svensk skatt.

Utländsk näringsidkare med svensk F-skattsedel

En utländsk företagare som inte har fast driftställe i Sverige kan få F-skattsedel från Skatteverket (SKV) utan skattedebitering. Vid ansökan kontrollerar SKV att företagaren inte är restförd för obetalda skatter och avgifter i hemlandet. Då F-skattesedel beviljats ska inget skatteavdrag eller avdrag för sociala avgifter göras.

F-skattsedel saknas

Om den utländske näringsidkaren saknar F-skattsedel ska endast skatteavdrag göras om man är säker på att näringsidkaren har ett fast driftställe i Sverige. Då ska skatteavdrag göras med 30 % enligt allmänna regler för sidoinkomster (se exempel ovan). Om en utländsk person har ett s k SINK-beslut (särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) dras skatt enligt beslut, oftast 25 %.

För ytterligare frågor om skatteavdrag, arbetsgivaravgifter och SINK-skatt, kontaktas Löneavdelningen.

Betalningsvillkor och fel i leverantörsfaktura

Tills dess att KI har övergått till elektroniskt inköpssystem gäller det som beskrivs nedan.

Många icke-avtalsbundna leverantörer ställer krav på betalning inom 10, 15 eller 20 dagar, vanligen beroende på att avtal om längre betalningstid saknas. Enligt lag ska myndigheter avtala om 30 dagars betalningsvillkor med leverantörerna. Om inte avtal sker avseende betalning om 30 dagar är KI skyldig att acceptera den betalningstid leverantören anvisar på fakturan. Begäran om längre tid behöver därför träffas med icke-avtalsbundna leverantörer för att undvika onödiga krav/påminnelser samt dröjsmålsränta som debiteras för att fakturan inte blivit betald i tid, se avsnittet om ”ändra ingångna villkor” nedan. Med KIs avtalsbundna leverantörer är betalningstiden normalt 30 dagar och för dessa leverantörer behöver inga ytterligare avtal träffas.

Webb-beställning

Beställning på webben sker ofta utan personlig kontakt. Det är därför viktigt att redan före beställning ta reda på vilka villkor som gäller. Om inga villkor finns att skriva ut från webben, kontaktar man företaget och ber att villkoren skickas.

Felaktig faktura

Erhållen faktura som är felaktig måste protesteras, oftast inom viss tid (8 dagar). Kontakt tas snarast med leverantören och felet påpekas. Samtidigt ska man be att förfallodagen flyttas fram för att ge tid för utredning.

Ändring av ingångna villkor

Den som beställer en vara/tjänst bör försäkra sig om att betalningstiden inte understiger 30 dagar. Så snart en faktura betalas enligt leverantörens villkor anses det juridiskt som att KI accepterat dessa. För att ändra ingångna villkor ska berörd leverantör meddelas.

Dröjsmålsränta

För att ränta ska kunna debiteras från förfallodagen, om den är kortare än 30 dagar, krävs att det finns en överenskommelse med köparen. Räntelagens (1975:635) bestämmelser gäller. Räntan beräknas utifrån referensräntan (fastställs av Riksbanken) med ett tillägg av åtta procentenheter. Aktuell referensränta finns på Riksbankens hemsida.

Elektronisk biljett (E-biljett) – Tillägg till KIs anvisningar för tjänsteresor

Upphandlad resebyrå ska anlitas. Mer information om resor på KI.

Betalkort (Företagskort alternativt Företagskort med privat betalningsansvar) ska användas vid tjänsteresor. Ytterligare information om betalkort finns i kapitlet Kassa och Bank samt på Medarbetarportalen under Betalkort.

Alternativ till betalkort är att respektive företag fakturerar KI för biljetter, logi, kongressavgifter etc. För att få ersättning för egen betald E-biljett måste det kunna styrkas att resan faktiskt gjorts och till vilken kostnad.

Vissa lågprisföretag lämnar inte bagagetag eller annan dokumentation, som kan bekräfta att resenären verkligen har rest. Det åligger då resenären att på annat vis styrka att resan har skett, exempelvis genom bevis på konferensdeltagande eller incheckning på hotell på vistelseorten. Om någon sådan bekräftelse inte kan lämnas, riskerar resenären att få betala resan själv. Det kan då vara bäst att låta KI boka och betala resan.

Resenären har att i vanlig ordning styrka sambandet mellan resa och KIs verksamhet.

Ersättning för utlägg

Ersättning för utlägg för anställda görs via PA-webben. Manual finns på intranätet under Anställd, PA-webben.

Utlägg till icke-anställda sker via Swedbank eller Danske Bank och bokförs i huvudboken enligt utbetalningen på banken.

För att kunna få ersättning för utlägg, måste man kunna styrka att man haft en utgift. Detta görs med faktura/kvitto i original. Saknas kvitto finns heller inget bevis för utlägg, och ersättning kan således inte utbetalas. Vid köp gjorda utomlands ska kopia av kontokortsfaktura bifogas för att information om rätt valutakurs vid inköpstillfället ska framgå. Originalkvitton/-fakturor där moms framgår ska lämnas in för att utesluta att de används som underlag för utbetalning mer än en gång. Det är endast en faktura eller ett kvitto som kan ge avdragsrätt för moms. Fakturan/kvittot är beviset för att transaktionen ägt rum.

SMS-biljetter

För att få ersättning för en SMS-biljett måste utlägget styrkas. Enligt bokföringsförordningen är verifikationskravet uppfyllt om det framgår när händelsen inträffat, vad den avser, vilket belopp som avses och vem som är motpart. En telefonfaktura uppfyller verifikationskravet, men om sådan inte finns kan annan handling ligga till grund, t ex reseanteckningar eller ett intygande om att den anställde haft utgifterna. Sådana handlingar ska vara attesterade av behörig chef.

Vid debitering från resebyråer ska biljettyp framgå av faktura eller följesedel. Detta för att kunna särskilja resor med elektronisk biljett från resor vilka kan styrkas med biljettstam (originalhandling).

Tidpunkt

Begäran om ersättning för utlägg ska ske så snart som möjligt enligt kravet på löpande bok-föring av ekonomiska händelser och för att kostnaden ska kunna redovisas i rätt period. Inlämnande av kvitto ska ske i nära anslutning till tidpunkten för utlägget för att KI ska kunna göra avdrag för momsen.

Krav på underlag vid anställdas utlägg

Om det kan anses naturligt att arbetsgivaren står för ett inköp kan den ersättning arbetstagaren får från arbetsgivaren för ett inköp anses vara ersättning för ett utlägg för arbetsgivarens räkning. När det är fråga om ett utlägg har arbetsgivaren avdragsrätt för moms enligt de allmänna reglerna. Ett exempel är när t ex facklitteratur köps in. KI måste dock kunna visa att det är fråga om en anställds utlägg för KIs räkning. Kvittot eller handlingen måste, för att godkännas som arbetsgivarens verifikation, uppfylla kraven på faktura enligt ovan (Vad ska en faktura innehålla?), med undantag för att den anställdes namn står på underlaget i stället för KIs namn.

Specificerad moms i kronor ska framgå av kvitto för att KI ska ha rätt till momsavdrag. Saknas denna information måste momsen bokföras som kostnad.

En utläggsverifikation ska innehålla följande uppgifter:

  • Faktura/kvitto i original
  • Vid betalning med kort ska kassakvitto/underlag med angivande av moms bifogas i original samt vid köp gjorda utomlands även kopia av kontokortsfakturan för information om valutakursen. ”Slip” godtas inte som kvitto.
  • Vid utlägg för resor, bifogas biljettstam
  • Syfte med utlägget
  • Deltagarlista/inbjudan
  • Attest av närmast överordnad chef
  • Vid representation: Syfte, namn på deltagarna, vilket företag/organisation de representerar mm ska anges. OBS! Begränsat momsavdrag.

Utbetalning och rutiner för SU07/08

Utbetalning (beställning av SU07/SU08 rapporterna i UBW) görs centralt av ekonomiavdelningen sedan juni 2014. Vid betalning av leverantörsfakturor beställs först ett betalningsförslag (SU07). Vid eventuella ändringar tas ett återskapat betalningsförslag ut. När kontrollen är avslutad körs betalningsbekräftelsen (SU08). Den slutliga betalningsrapporten för hela KI (SU11) körs av annan person på ekonomiavdelningen. Därmed sänds de fakturor som ingick i institutionernas betalningsbekräftelser till banken för bevakning samt utbetalning på förfallodagen.

Rutiner för SU07/08

För att öka säkerheten avseende fakturahanteringen vid KI har regler rörande ekonomrollen i Agresso EFH samt rutiner för betalningsförslag (SU07) och betalningsbekräftelse (SU08) i Agresso utarbetats. Ingen användare ska ha möjlighet att både ha ekonomrollen och beställa SU07/SU08.

Enligt RGKs föreskrifter ska myndigheten kontrollera att samtliga utbetalningar sker till rätt mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt. För att säkerställa att kontrollen gjorts i Agresso EFH ska rutinerna nedan, utan undantag, följas vid uttag av rapporterna SU07 och SU08 (betalningsförslag respektive betalningsbekräftelse):

  • Kontrollera samtliga fakturor överstigande 100 000 kr
  • Kontrollera samtliga direktregistrerade utbetalningar
  • Kontrollera minst tio slumpmässigt utvalda stickprov

Följande uppgifter på SU07 ska kontrolleras så att de stämmer mot fakturan:

  • att betalning sker på förfallodag
  • att beloppet är korrekt
  • att mottagaren är korrekt
  • att plus- eller bankgironummer är rätt

Kontrollerade fakturor bockas av mot SU07-rapporten och skrivs ut och sparas tillsammans med SU07/SU08. Rapporterna ska arkiveras tillsammans i en separat pärm, således inte tillsammans med fakturaverifikationerna.

Periodavgränsningsposter

Periodisering innebär att kostnader och intäkter matchas till rätt period. Målet är att bokföra de skulder som hör till perioden för att ge en mer rättvisande bild av kostnader och den ekonomiska ställningen på bokslutsdagen. Periodavgränsningsposter på balansräkningens skuldsida är skulder som uppstår på grund av att betalning och prestation hamnar på olika perioder/år. Periodavgränsningsposter på skuldsidan utgörs av upplupna kostnader och förutbetalda intäkter (interimsskulder) och konteras i kontoklass 27*.

Vid periodisering är det värt att observera att:

  • Olika konton används beroende på om det är statlig/utomstatlig motpart samt om det är en periodiserad intäkt eller kostnad.
  • Periodisering ska utgå från väsentlighetsprincipen. Det innebär att belopp av ”väsentlig” betydelse ska periodiseras. Generellt gäller dock att endast större belopp periodiseras, d.v.s. då kostnaden överstiger 50 000 kr/månad.
  • Momsen ska inte bokföras i beloppet som bokförs som upplupen kostnad eller förutbetald intäkt.

Upplupna kostnader

Upplupna kostnader innebär kostnader för prestationer/tjänster som avser innevarande period, men där underlag för bokföring av kostnaden, t ex faktura, ännu inte kommit, eller där betalning inte skett. Bokföring görs då med annat underlag eller genom uppskattning. Konton som används för dessa interimsposter finns i grupp 271* i kontoplanen.

Exempel upplupen kostnad

En kostnad för en konsulttjänst har uppkommit år 1, men fakturan har inte mottagits ännu, varför en periodisering av kostnaden görs år 1 (se figur 2.2). Resultatet för december blir en kostnad i resultaträkningen och en skuld till konsulten på motsvarande belopp i balansräkningen. Denna bokning vänds tillbaka i kommande period, januari år 2, när fakturan anländer.

Räkneexempel upplupen kostnad.

Oförbrukade bidrag/uppdrag

En särskild typ av interimspost är oförbrukade bidrags- eller uppdragsintäkter, som bokförs på konto 2732 om det är bidrag och konto 2772 om det är uppdrag. Kontona används endast vid värdering där erhållna bidrags- eller uppdragsinkomster periodiseras för att täcka framtida kostnader. Se även Värdering på ekonomiavdelningens hemsida.

Övriga förutbetalda intäkter

Med förutbetalda intäkter avses intäkter som erhållits under aktuell period eller budgetår för prestationer/tjänster som avser nästa period eller år. Ett exempel är förutbetalda hyresintäkter. Konton som används för förutbetalda intäkter finns i grupp 277* i kontoplanen.

Exempel förutbetald intäkt

KI skickar i januari ut en kvartalsfaktura som avser kvartal 1. Fakturan bokförs som vanligt avseende januari, men en periodisering görs för kommande månader. I januari visar resultaträkningen en intäkt för januari och balansräkningen en skuld till kunden. I februari och mars vänds periodiseringarna för respektive månad.

Räkneexempel förutbetald intäkt.

Administration