Ekonomihandboken: Kundfordringar och övriga fordringar

Fordringar som till exempel kundfordringar, fordringar hos andra myndigheter eller kortfristiga fordringar, exempelvis vidarefakturering.

Fordringar som normalt förfaller till betalning inom 12 månader efter balansdagen definieras som kortfristiga.

Hur fordringar ska behandlas inom staten regleras av Förordning om hantering av statliga fordringar. Det är viktigt att ha bevakning av alla fordringar och kräva in originalunderlag.

I balansräkningen finns tre rubriker som avser kortfristiga fordringar:

  1. Kundfordringar
  2. Fordringar hos andra myndigheter
  3. Övriga fordringar

Kundfordringar

Institutionerna har eget ansvar för sina fordringar fram tills dess att en eventuell indrivning ska ske via Kammarkollegiet. Vid fordran på beställare utfärdas en faktura. Fakturan ska ställas ut snarast efter att fordran uppkommit, t.ex- i samband med genomförda uppdrag, vid försäljning av material osv.

Det ska finnas en överenskommelse som underlag till fakturan. Det kan vara i form av ett avtal mellan KI och uppdragsgivaren eller en överenskommelse om t ex pris, tid och antal. Moms, overhead (OH, indirekta kostnader) och LKP (lönekostnadspålägg på löner) ska beaktas. Alla överenskommelser ska vara skriftliga. Det kan t ex vara i form av e-post med en beskrivning av vad som är överenskommet, där man ber den andra parten återkomma inom en viss tid om han/hon har något att invända mot.

En fordran får inte överlåtas på någon annan. Fordringar på statliga myndigheter får inte lämnas till inkasso. Externa forskningsmedel som är klassade som bidrag ska rekvireras och inte faktureras. De ska således inte anses som en fordran och bokförs därmed inte i kundreskontran. Se även kap 4.2 Bidrag och uppdrag/avgifter.

Externa kundfordringar

Särredovisning av externa kundfordringar ska ske avseende:

  • Fordringar på andra statliga myndigheter för att de inte ska dubbelräknas i den statliga finansstatistiken. Kontering ska ske på konto 1531 (Statliga kundfordringar). Kontot styrs av vald kundgrupp i kundreskontran.
  • Andra externa kundfordringar bokförs på konto 1511 (Kundfordringar). Utgående moms bokförs på konto 257* och intäkten konteras inom någon av nedanstående kontogrupper.
  • 31 Intäkter enligt § 4 i avgiftsförordningen
  • 33 Verksamhetsfakturering
  • 34 Övriga avgiftsintäkter

Se även kapitel 4.2.2 Avgifter och uppdrag.

Kravrutiner

Inom 15 dagar efter förfallodagen ska en betalningspåminnelse skickas. Vid behov skickas en andra betalningspåminnelse. Om fordran inte har betalats efter andra påminnelsen ska institutionen överlämna ett underlag för fordran till ekonomiavdelningen. KI har avtal med Kammarkollegiet när det gäller inkassotjänster. En institution som vill överlämna en fordran för inkasso lämnar ett underlag till ekonomiavdelningen som kontaktar Kammarkollegiet och ser till att inkassoåtgärder vidtas.

Betalningsbevakning

Kundfordringar ska bevakas och påminnelser skickas ut om betalning inte sker i tid. Efter två påminnelser görs en bedömning om kontakt ska tas med kunden och/eller om ärendet ska sändas vidare för inkasso. Uppgift om förfallna fakturor/kund tas ut i UBW. Se även manual för påminnelsehantering i UBW.

Dröjsmålsränta

Dröjsmålsränta ska tas ut på externa kundfordringar som inte betalats på förfallodagen. Debitering av dröjsmålsränta begränsas till ett belopp på 50 kr för varje enskild räntefaktura. Räntefakturor på lägre belopp faktureras inte, men om en kund regelbundet har försenade betalningar ska dröjsmålsränta debiteras även för mindre belopp. Även flera fakturor till samma kund kan skapa underlag för en räntefaktura.

Dröjsmålsränta utgår på fakturerat totalbelopp, alltså även på debiterad moms. Däremot utgår inte moms på fakturerad dröjsmålsränta. Räntefakturan förfaller till omedelbar betalning. Hur dröjsmålsränta ska debiteras regleras i räntelagen. Dröjsmålsränta debiteras från förfallodagen d.v.s. 30 dagar efter det att fakturan skickats ut (som bör vara samma som fakturadatum). Se även manual för påminnelser och räntedebitering på intranätet.

Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen med referensränta + 8 %, om inte annat avtalats. Referensräntan fastställs av Riksbanken varje kalenderhalvår och anges med avrundning till närmast högre halva procentenhet. Information om aktuell referensränta finns på Riksbankens hemsida.

Bokföring av kundfordringar

Kundfordringar delas upp i interna, externa inomstatliga och externa utomstatliga, vilket även framgår av kundgrupp i kundreskontran. Bokföring av kundfordringar ska enligt bokföringsförordningen ske löpande.

Ekonomiavdelningen lägger upp kundnummer i kundregistret i UBW. När kundupplägg beställs är det viktigt att klargöra hur kunden ska klassas för att i görligaste mån undvika kredit-/vidarefakturering. Om ett kundnummer saknas så ska formuläret ”Kundupplägg” på Agresso Web fyllas i. Organisationsnummer eller VAT-nr anges för företag och organisationer inom EU.

Osäkra kundfordringar

Fordringar ska bokföras enligt den så kallade försiktighetsprincipen, vilket innebär att osäkra kundfordringar och/eller konstaterade kundförluster ska kostnadsföras. Man skiljer på befarade och konstaterade kundförluster. Orsaken till detta är att moms endast får begäras tillbaka för konstaterade kundförluster.

Samtliga kundfordringar ska gås igenom (värderas) kvartalsvis och en bedömning ska göras om de kommer att betalas eller inte. Man bör särskilt beakta kundfordringar som inte betalats inom förfallotiden eller inte betalats trots påminnelser.

Kundfordringar som anses osäkra och därmed kräver speciell bevakning ska särredovisas så att det osäkra fordringsbeloppet omförs från konto 15* (Kundfordringar) i kredit till konto 1518 (Osäkra kundfordringar) i debet. Denna bokning görs genom att kvitta kontofordran på 1511 mot konto 1518.

Befarade kundförluster

När en kundförlust befaras (utan att förlusten slutligen konstaterats), t ex på grund av att kunden kommit i obestånd eller för att en tvist har uppstått om en fordran, krediteras konto 1519 (Värdereglering kundfordringar) mot konto 5442 (Befarade kundförluster, varor) eller konto 5452 (Befarade kundförluster, tjänster) i debet. Detta görs efter det att fordran först blivit omförd till osäkra kundfordringar, konto 1518, se ovan.

Exemplet i figur 1.19 visar en kundfordring på 100 (varav 20 är moms) som är befarad. Bokning nedan förutsätter att fordran redan är ombokad som osäker.

Konto Kontotext Belopp D/K
1519 Värdereglering kundfordringar 80 K
5452 Befarade kundförluster 80 D

Konstaterade kundförluster, dvs. kundförlusten är definitiv

Enligt Förordning om hantering av statliga fordringar kan en myndighet besluta att indrivning ska avbrytas om indrivningsåtgärderna framstår som utsiktslösa (t .x. vid konkurs) eller om de inte är försvarliga med hänsyn till kostnaderna. Indrivningsåtgärder ska vidtas i den omfattning som är motiverat med hänsyn till fordringens belopp, gäldenärens betalningsförmåga och omständigheter i övrigt. Framstår det som omöjligt eller olämpligt att driva in fordran kan den skrivas av, dvs. kostnadsföras. Fordran kostnadsförs efter överenskommelse med ekonomiavdelningen. Underlaget ska undertecknas av prefekt/administrativ chef och innehålla tydlig förklaring till avskrivningen.

Beloppet bokförs som konstaterad kundförlust genom att kreditera den tidigare uppbokningen på 1518 (Osäkra kundfordringar) mot konto 5441 (Konstaterad kundförlust, varor) eller konto 5451 (Konstaterad kundförlust, tjänster). Samtidigt återförs den tidigare bokningen på konto 1519 (Värdereglering kundfordringar) mot konto 5442 (Befarade kundförluster, varor) eller konto 5452 (Befarade kundförluster, tjänster). Eventuell moms bokas på konto 2572 (Utgående moms) i debet. Om moms vänds tillbaka på en konstaterad kundförlust, meddelas ekonomiavdelningen, så att momsen kan stämmas av på ett korrekt sätt!

Nedan ett exempel på bokföring av en konstaterad kundförlust där den ursprungliga kundfordran var 100 (varav moms 20). Förutsättningen är att man bokat enligt vad som ovan beskrivits.

Konto Kontotext Belopp D/K
1518 Osäkra kundfordringar 100 K
2572 Utgående moms 20 D
5452 Befarade kundförluster 80 K
1519 Värdereglering kundfordringar 80 D
5451 Konstaterade kundförluster 80 D

Kundfordringar hos andra myndigheter

Eftersom alla myndigheter kan ses som enheter inom ”koncernen” staten ska mellanhavanden mellan myndigheter elimineras i samband med att årsredovisning upprättas. Inför årsbokslut är det därför viktigt att stämma av sina fordringar gentemot andra statliga myndigheter.

Har en institution fakturerat en annan myndighet avseende kostnad för gångna året och den andra myndigheten inte hunnit få fakturan vid årets slut eller av någon anledning inte bokfört den, uppkommer en differens i den statliga motpartsavstämningen. Om en institution vid KI har rekvirerat medel från en annan myndighet, men den andra myndigheten bokfört rekvisitionen som en leverantörsskuld, uppkommer också en differens, eftersom KI inte har en motsvarande fordran uppbokad. Både KI och den andra myndigheten ska således säkerställa att man behandlar sina mellanhavanden på samma sätt och på samma år. Vid differenser ska kontakt tas med den andra myndigheten.

Övriga kortfristiga fordringar

Konton för övriga kortfristiga fordringar i grupp 157* är följande:

1570                    Handkassa, se avsnitt 1.6.3.2

1571                    Reseförskott (redovisning sker via reseräkning i lönerutinen)

1572                    Förskott lön (avräkningskonto som regleras via lönerutinen)

1577                    Övriga kortfristiga fordringar. Kontot kan t.ex. användas i de fall där KI felaktigt gjort en utbetalning till någon och man vill bevaka att pengarna återbetalas. Det kan även användas vid ”ren vidarefakturering”, dvs. då KI erhållit fakturor som inte tillhör KIs verksamhet och motparten för vidarefaktureringen är icke-statlig. Se även Vidarefakturering (längre ner på sidan).

Fakturering

All fakturering ska ske via OLFI (Order-Lager-Fakturering-Inköp), en modul i UBW som ligger under Agresso Logistik. För att kunna fakturera måste kunden finnas upplagd i UBWs kundregister, se även avsnittet om kundregister ovan under 1.3.1.6 Bokföring av kundfaktura. Manual för fakturering via OLFI och blankett för upplägg av nya kunder finns på intranätet.

Fakturaunderlag

På KIs intranät finns en blankett, ”Kundfakturering - underlag”, som ska fyllas i som underlag till fakturan. Underlaget ska attesteras av ansvarig och skickas till den som handlägger kundfakturor. Om det finns ett undertecknat avtal används kopia av avtalet som fakturaunderlag. Avtalet ska vara diariefört i W3D3. Fakturering sker enligt avtal alternativt i omedelbar anslutning till leveransen av varan/tjänsten.

Betalningsvillkor ska framgå på fakturan, dvs. uppgifter om förfallodag och dröjsmålsränta, som debiteras om betalning inte sker senast på förfallodagen. Betalningsvillkor ska vara 30 dagar för såväl externa som för interna kunder.

Fakturans innehåll

Enligt EUs faktureringsregler ska en faktura innehålla följande information:

  1. Datum för utfärdande
  2. Löpnummer som ensamt identifierar fakturan
  3. KIs momsregistreringsnummer
  4. Köparens momsregistreringsnummer vid s.k. omvänd skattskyldighet
  5. Fullständigt namn och adress för KI och köparen
  6. Kontaktpersonernas namn
  7. De levererade varornas eller tjänsternas art, mängd eller omfattning
  8. Datum då leverans utförts, om den skiljer sig från fakturadatum
  9. Pris exklusive moms, i tillämpliga fall uppdelat för varje skattesats eller undantag, enhetspriset samt eventuell rabatt
  10. Tillämpad momssats
  11. Moms att betala
  12. Vid undantag från moms eller vid omvänd skattskyldighet (reverse charge) ska hänvisning till relevant lagrum eller annan uppgift anges. Se även kap 3.7 EU-handel och handel med tredje land.

Förenklad faktura

I vissa fall räcker det med en förenklad faktura om försäljningen avser ett mindre belopp. Enligt Skatteverkets föreskrifter får en förenklad faktura användas när fakturabeloppet inklusive moms inte överstiger 2 000 kr.

Vad en förenklad faktura ska innehålla:

  • Datum för utfärdandet (fakturadatum)
  • Identifiering av säljaren
  • Identifiering av vilka varor som levererats eller tjänster som har tillhandahållits
  • Den moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen

Kreditnota

I en kreditnota behöver endast uppgifter om ändringen anges med en tydlig hänvisning till ursprungsfakturan. Även momssats, momsbelopp, minskning av momsbeloppet ska framgå samt om omvänd skattskyldighet tillämpas i det aktuella fallet.

Skicka medel mellan institutioner via trigger

Det är möjligt att skicka medel mellan institutioner via triggern (automatisk bokföring) med hjälp av konto 19329 (se rutinbeskrivning nedan).

Triggern i UBW gör det möjligt att föra över pengar från en institution till en annan på KI. Boka i kredit på konto 19329 (interna utbetalningar) och anger mpt för den institutionen som ska få pengarna. Trigger slår som bokar bort 19329 och krediterar 19109 på er institution (utbetalning). Den bokar sedan upp en inbetalning i debet 19109 på mottagarinstitutionen och kredit avräkning inbetalningar 24091. Mottagaren har nu fått pengar på 19109 och ni har minskat ert saldo. Texten på 19329 följer med i hela triggern.

Institutionen som får pengar på 19109 på detta sätt har en transaktion på 24091 som ska bokas om till intäkt eller annat konto, som rutinen är på det kontot. Inbetalningar som kommer med triggern har användar-id = AUTO. Texten bör ge er den information ni behöver för att göra bokningen. Om ni är osäkra på varifrån bokningen kommer kan ni se det på verifikationsnummer eller verifikationstyp (se nedan).

Exempel: I nedanstående verifikation vill vi föra över 10 kronor från UI till UG.

Exempel på bokning av i UBW.

Manuell bokning har skett i UI på konto 2300 och 19329.  I motpartfältet anges vart pengarna ska skickas och den angivelsen tillsammans med det nya kontot 19329 gör att triggern slår till så att det automatiskt bokas fyra rader till (anv = AUTO).

  1. Skickande institutions konto 19329 nollas. (bokning vänds)
  2. Skickande institutions konto 19109 krediteras
  3. Mottagande institutions konto 19109 debiteras
  4. Mottagande institutions avräkningskonto 24091 interna inbetalningar krediteras.

Mottagande institution får pengen på avräkningskontot och bokar om det därifrån. Det är viktigt att vara tydlig i textfältet med vad det är för pengar så att mottagaren förstår hur de ska bokas, skriv inst-kod. Bokningen sker på skickande institutions verifikationsserie, som har underlag etc. i pärm. Mottagaren kan använda sin del av verifikationen som underlag på verifikationen vid bokning på 24091.

OBS: Triggern på 19329 slår bara i kredit och om det är en intern mpt. Annars slår den mot felkontot. Det går bara att betala ut. Reversera aldrig en verifikation med 19329 i debet (om ni ”måste” ta då bort raden med 19329 och ersätt den med en rad med konto 2304). Har det blivit fel kan ni ringa mottagande institution och be dem betala tillbaka pengen.

Vidarefakturering

I princip ska man undvika att betala kostnader åt andra företag/myndigheter, men det finns fall då möjligheten behövs, t ex om en KI-anställd ska föreläsa vid annat universitet och KI-institutionen beställer och betalar resan, men det andra universitetet är kostnadsansvarigt. Vidarefakturering kan redovisas på tre olika sätt; enligt bruttoredovisning (huvudregel), via balansräkningen och som kostnadsreducering.

Huvudregeln:

Enligt bruttoredovisning, dvs. vidarefaktureringen redovisas som en intäkt

Undantag:

a) Via balansräkningen (icke-statliga)

b) Kostnadsreducering (statliga myndigheter)

Huvudregeln är att alla kostnader och intäkter ska redovisas brutto, vilket framgår av grundläggande redovisningsprinciper i FÅB (förordningen om årsredovisning och budgetunderlag). Alla kostnader och intäkter ska således redovisas i resultaträkningen. Inköpet bokas som en vanlig leverantörsfaktura med bokföring på aktuellt kostnadskonto. Ersättningen faktureras därefter den verkliga köparen på ett intäktskonto. Gäller det skattepliktig omsättning inom Sverige ska utgående moms läggas på kundfakturan.

När det gäller samköp som är en del av KIs egen verksamhet gäller huvudregeln!

Redovisning via balansräkning och kostnadsreduktion ska tillämpas restriktivt och gäller endast då kostnaden inte alls tillhör KIs verksamhet, dvs. fakturan skulle egentligen inte ha kommit till KI. När redovisning sker via balansräkning ska beloppet inkludera respektive andel av momsen.

Nedan följer exempel på när KI köper tjänster (i detta exempel flygresor) och halva kostnaden ska vidarefaktureras. Hur vidarefaktureringen konteras beror dels på om huvudregeln gäller eller ej, dels på om det är statlig motpart eller ej.

Utgångspunkt för exemplen i detta avsnitt är att leverantörsfakturan först betalas av KI och bokförs enligt nedan (om inte annat anges):

Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K
2581 Leverantörsskulder   1EX 8 480 K
5512 Flyg inrikes   1EX 8 000 D
1541 Ingående moms   1EX 480 D
Indirekta kostnader via fil       2 000 D

1. Huvudregeln: Bruttoredovisning

Exempel 1) Vidarefakturering av samköp med annan statlig myndighet

KI har köpt tjänster som avser ett projekt som drivs av KI tillsammans med ett annat universitet. Inköpet avser således KIs egen verksamhet. Bokföring av leverantörsfakturan sker enligt exemplet nedan. Hälften av kostnaden vidarefaktureras ett annat universitet, t.ex. Stockholms universitet (SU). Kundfakturan bokförs då enligt exemplet i figur 1.22.

Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K
1531 Statliga kundfordringar   SU 5 000 D
3441 Andra ersättningar, statliga (Flyg inrikes: 4 000, INDI: 1 000) 4SU SU 5 000 K

Exempel 2) Vidarefakturering av kostnad som avser KIs verksamhet till icke-statlig mot-tagare

Om halva flygresekostnaden vidarefaktureras till icke-statlig mottagare (t ex ett företag som är konferensarrangör), bokförs enligt exemplet nedan. Det är inte kostnaden för biljetten som vidarefaktureras utan den tjänst som KI utfört som faktureras. Därför är det inte momssatsen för flygbiljetten som ska användas utan momssatsen för den tjänst som efterfrågas.

Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K
1511 Kundfordringar   1EX 6 250 D
3443 Andra ersättningar, utomstaliga (Flyg inrikes: 4 000, INDI: 1 000) 6DIV 1EX 5 000 K
2572 Utgående moms   1EX 1 250 K

Vilket påslag för indirekta kostnader som väljs vid vidarefakturering beslutas av institutionen.

Exempel 3) Vidarefakturering av kostnad som ska delas av andra KI institutioner

Institutionen mottar leverantörsfakturan och bokför kostnaden i sin redovisning (se figur 1.21). Därefter görs en vidarefakturering via intern bokföringsorder (ersätter intern fakturering).

Den institution som vidareförmedlar kostnaden (institution A1) ”internfakturerar” beloppet inklusive sin indirekta kostnad. Mottagande institution (institution B2) får en internkostnad som är undantagen indirekta kostnader enligt huvudregeln i INDI. Se även kapitel 8.1.3.4 om interna omföringar.

Hälften av kostnaden vidarefaktureras den andra institutionen (B2):

Institution A1 bokför intäkten:

Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K
39609 Intäkt av varor och tjänster (KI-interna), inklusive indirekta kostnader (=1 000) 9B2 9B2 5 000 K

Institution B2 bokför kostnaden:

Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K
57999 Övriga tjänster (KI-intern faktura)   9A1 5 000 D

2. Undantag

a) Kostnadsreduktion: endast ”ren vidarefakturering”, dvs. kostnaden tillhör inte KIs verksamhet och motparten är statlig.

Exempel 1) Vidarefakturering till köpare vid annan statlig myndighet

Leverantörsfakturan betalas av KI och bokförs, se exempel i figur 1.21. Hälften av kostnaden vidarefaktureras det andra universitetet (i detta exempel KTH):

Konto Benämning FIN MPT Delopp D/K
1531 Statliga kundfordringar   KTH 4 000 D
57971 Vidarefakturering till annan statlig myndighet 4KTH KTH 4 000 D

b) via balansräkningen: endast ”ren vidarefakturering”, dvs. kostnaden tillhör inte KI:s verksamhet och motparten är icke-statlig.

Exempel 2) Vidarefakturering till köpare i icke-statlig verksamhet

Leverantörsfakturan betalas av KI och den del av kostnaden som ska vidarefaktureras bokförs (eller omförs) på balanskonto:

Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K
2581 Leverantörsskulder   1EX 8 480 K
5512 Flyg inrikes   1EX 4 000 D
1541 Ingpende moms   1EX 240 D
1577 Övriga kortfristiga fordringar (inkl. moms)   1EX 4 240 D
Indirekta kostnader via fil        

Hälften av kostnaden vidarefaktureras företaget:

Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K
1511 Kundfordringar   1EX 4 240 D
1577 Övriga kortfristiga fordringar *)   1EX 4240 K

*) Momssats och belopp enligt ursprunglig leverantörsfaktura ska specificeras på kund-fakturan, i detta exempel t ex ”inklusive moms 6% (240, - kr)”

Administration