Ekonomihandboken: Intäkter

KI:s verksamhet finansieras av i huvudsak fyra olika källor. Dessa är statsanslag, bidrag från olika givare däribland statliga verk, avgifter och olika typer av finansiella intäkter.

Dessa skilda typer av intäkter får nyttjas och ska redovisas utifrån olika bestämmelser som består av lagar, förordningar, särskilda regeringsbeslut, föreskrifter och allmänna råd.

I detta avsnitt beskrivs bestämmelser tillsammans med viss praktisk information kring hur Karolinska Institutet har valt att tillämpa dessa.

Anslag

Riksdagen anvisar anslag, som regeringen får i uppdrag att använda för de ändamål riksdagen beslutat om. Regeringen ger sedan myndigheterna dispositionsrätt till anslagen, dvs att an­vändas till de beslutade ändamålen. Rätten att disponera anslag på statsbudgeten ges bara till myndig­heter och innebär en skyldighet för myndigheterna (KI) att avräkna anslaget i enlighet med anslagsförordningen. Anslag ska således förbrukas för det ändamål de är avsedda.

OBS! Anslagsmedel (KI-medel) får inte föras ut från KI (om det inte särskilt framgår av regleringsbrevet eller vid speciella fall enligt särskilda beslut av KIs ledning), eftersom det är medel som tilldelats KI som myndighet och inte den enskilda forskargruppen.

Karolinska Institutet får följande typer av anslag:

  • Medel för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, inkl. hyreskostnader.
  • Medel för forskning och utbildning på forskarnivå, inkl. hyreskostnader.
  • Ersättning för klinisk utbildning och forskning (ALF-medel, som vidareförmedlas till Stockholms läns landsting)

Anslaget för grundutbildning utgörs av ett förskott som uppgår till det maximala belopp som KI kan erhålla, det s k takbeloppet. Takbelopp anger den maximala ersättningen för utbildning på grundnivå och avancerad nivå som ett lärosäte kan få. Lärosäten med fler helårsstudenter och helårsprestationer än vad takbeloppet ersätter kan spara prestationer till nästkommande år och få ersättning för dem när studentantalet minskar. På samma sätt kan lärosäten med färre helårsstudenter och helårsprestationer spara takbelopp till följande år (så kallat anslagssparande) och avräkna det när studenterna åter ökar i antal.  (Källa: Högskoleverket: Statistisk analys 2009-05-26, 2009/5). I samband med årsbokslutet sker en slutlig avräkning med hän­syn till antal registrerade studerande och studieprestationer som registrerats inom KIs grundutbild­ning under det gångna budgetåret. Anslagen för forskning/forskar­utbildning utgörs av medel som anslagsavräknas i och med att de överförts till KI.

Statsanslagen utbetalas till KI från Riksgäldskontoret omkring den 25:e varje månad med 1/12 av totalanslagen per månad. Ekonomiavdelningen skickar ut anslagen till institutionerna omkring den 25:e varje månad.

Grundutbildningsanslag

I och med den nya programnämndsorganisationen sker en förändrad hantering av grundutbildningsanslaget i den månadsvisa konteringen av tolftedelarna.

Alla program har fått en specifik verksamhetskod som kommer att möjliggöra uppföljning av programmen. Det är viktigt att all förmedling av anslagsmedel sker inom programmets verksamhetskod och även att kostnaderna för programmen bokförs på verksamhetskoden.

Programansvarig institution (PrI) får in medlen med konto 3092 i kredit på sitt huvudprojekt (??9900*). Vid vidareförmedling till kursansvarig (KrI), oavsett om KrI återfinns inom PrI eller på annan institution används konto 3093 i debet på huvudprojektet (??9900*) och kursansvarig tar in medlen med konto 3094 i kredit. Från huvudprojektet dras även avsättning för stöd avseende programmet enligt budget med konto 39498 till PrIs stödprojekt.

Inköp av delmoment samt valbara kurser sker via nyupplagda internkonton

  • 49449 – överföringsuppdrag GU, kostnader
  • 39449 – överföringsuppdrag GU, intäkter

Dessa konton ska endast användas inom verksamhetsgren 1 (utbildning). Kontona används inom utbildning av såväl styrelsen för utbildning och institutioner.

Inköp av andra tjänster, exempelvis föreläsningar sker via vanliga internkonton, exempelvis 40119 och 39409.

Senast den 25:e varje månad ska anslagen vara fördelade till rätt mottagare och bokförda med rätt konto, belopp och verksamhetskod.

Det finns två stycken browserrapporter till hjälp för att kontrollera att medlen fördelats med korrekt konto och verksamhetskod.

Kvartalsvis behöver programmen följas upp, det finns rapporter under ”Egen meny” i Agresso som används för att följa upp utfall jämfört med budget. Det finns en variant för PrI där de kan göra en total avstämning på hela programmet men även en för kursansvarig där de kan se hur sin kurs utvecklar sig jämfört med budget. Mer information om denna avstämning finns i avstämningslistan.

Forskningsanslag

Tolftedelarna avseende forskning konteras på konto 3096 på projekt med verksamhetskod 2*.

Nedan visas ett exempel på hur konteringen ser ut på institutions- respektive förvaltningsnivå. På koncernnivå ska således den interna fördelningen resultera i att debet och kredit tar ut varandra.

Institutionen bokför
  Konto FIN Verks. Mpt D/K
FO 3096 1STAT 2* 1EX K
Ekonomiavdelningen bokför
  Konto FIN Verks. Mpt D/K
FO 3095 1STAT 2* 1EX D
KI-koncern
   
FO 0

Om interna överföringar av anslag ska göras mellan institutioner ska man tänka på att undvika förfallodag vid månadsskifte eftersom 309*-konton stäms av och ska vara 0 på KI-nivå vid period­stängning (se konteringsexempel ovan).

I de fall en institution ska vidareförmedla delar av sitt statsanslag till annan institution ska konto 30999 Förmedling anslag enligt beslut inom KI användas, så att den institution som vidaresänder bokar i debet och mottagande i kredit. Motpartskod blir den andra institutionens. I textfältet anges i vilken verksamhet anslaget ska bokas så att mottagande institution bokar på samma verksamhetskod.

Styrelserna och kapitalförvaltningen förmedlar även interna medel från styrelserna och interna bidrag som bokas vid institutionerna på konto 39459 Överföringsuppdrag FO/FOU, intäkt och 39489 Bidragsintäkt (KI-intern). När dessa medel förmedlas till institutionerna ska det tydligt framgå vilket konto samt vilken finansiärskod och verksamhetskod som det ska konteras på.

Innan den nya programnämndsorganisationen fördelades interna medel från styrelserna både avseende GU och FO/FOU med samma internkonton, dvs. konto 39459 och 49489. Nu finns det olika konton för GU och FO/FOU enligt nedan uppdelning.

  • 39449 – överföringsuppdrag GU, intäkter
  • 49449 – överföringsuppdrag GU, kostnader

Används inom utbildning av såväl styrelsen för utbildning och institutioner för t.ex. valbara kurser och inköp av delmoment.

  • 39459 – överföringsuppdrag FO/FOU, intäkter
  • 49459 – överföringsuppdrag FO/FOU, kostnader

Används endast vid överföringsuppdrag från styrelsen för forskning och styrelsen för forskarutbildning.

Bidrag och uppdrag/avgifter

För att kunna ta ställning till hur bidrag och avgifter ska redovisas är det viktigt att först definiera vad som är bidrag respektive uppdrag vid Karolinska Institutet.

Bidrag är medel som tas emot utan krav på motprestation. Bidragsgivaren, som kan vara statlig eller utomstatlig, kan ändå ställa särskilda villkor utan att kravet på motprestation anses uppfyllt. Bidragsgivaren kan t ex ställa villkor för forskningens inriktning och avrapportering, men det finns däremot inget renodlat köp/sälj-förhållande.

En bidragsgivare har rätt att kräva följande utan att bidraget klassas som uppdrag:

  • att bidraget ska användas för ett visst ändamål
  • att viss person utses till projektansvarig
  • att rapport eller dokumentation lämnas över uppnådda resultat

Uppdrag är medel som betalas för en specificerad motprestation, dvs uppdragsgivaren ställer krav på att få varor, tjänster eller särskilda förmåner i utbyte. Uppdragsgivaren kan t ex ha rätt till resultaten eller utse vilka personer som får en utbildning.

Med motprestation menas att uppdragsgivaren:

  • kan ställa krav på hur uppgiften ska utföras
  • kan ställa krav på att vissa resultat ska uppnås
  • kan kräva fördröjning av publicering av resultatet
  • kan komma i åtnjutande av någon särskild förmånsställning
  • räknar med att resultatet ska tillfalla uppdragsgivaren

Redan i samband med avtals- eller kontraktsskrivningen är det viktigt att en korrekt bedöm­ning görs om avtalet ska betraktas som bidrag eller uppdrag. Beroende på klassificeringen behand­las/värderas intäkten på olika sätt då det gäller ansökan, redovisning och moms. Ett bidrag ska t ex alltid rekvireras, medan ett uppdrag vanligtvis faktureras. Ett bidrag redovisas enligt kontantprinci­pen, dvs när det erhålls, medan ett uppdrag som faktureras utgör grund för en ford­ran på uppdragsgivaren. Det är dock avtalet och dess innehåll som styr bedömningen, inte vilka ord som används i avtalet.

Vid osäkerhet om bedömning (om det är bidrag eller uppdrag) ska KIs jurister tillfrågas. Alla avtal över 100 000 kr som rör uppdrags­forskning ska kontrolleras av KIs jurister och underteck­nas av universitetsdirektören. Avdelningen för uppdragsutbildning har det övergripande och samord­nande ansvaret för uppdragsutbildning vid KI och är också den som tecknar avtal med uppdragsgivare.

Skillnad mellan bidrag och uppdrag
Bidrag Uppdrag
Ingen motprestation som krav Krav på motprestation

Beslut om samfinansiering (om inte full kostnadstäckning ges av finansiären) (Kalkyl används)

Full kostnadstäckning (Kalkyl för uppdragsforskning)

Gåvobrev/Avtal

Ska alltid rekvireras

Uppdragsavtal

Faktureras

  Mervärdesskattelagen (moms)

Kontogrupp 35

Verksamhetskod 3*

Kontogrupp 33

Verksamhetskod 5*, 6*

Diarieförs i Platina Diarieförs i Platina

Bidrag

I samband med ansökan om bidrag är det viktigt att göra en kalkyl för projektets totala kostnader under hela dess livslängd för att se att full kostnadstäckning ges eller om det finns behov av samfinan­siering. För detta ändamål har en projektkalkylmall tagits fram. Projektkalkylmallen inklusive användarinstruktioner finns att hämta på respektive institutions egen hemsida.

Diarieföring av kontrakt i W3D3

Så snart medel beviljats, ska kontraktet (avtalet) och ansökan diarieföras i W3D3, varvid ett diarienummer erhålls. Hur registrering sker och för svar på vanliga frågor, se information på ekonomiavdelningens hemsida.

Bokföring av bidrag

Bidrag ska redovisas som intäkt av bidrag i samband med likvidbokning, förutsatt att avsikten är att det ska förbrukas vid KI (FÅB 4 kap). Oförbrukade bidrag värderas (periodiseras) varje månad för att täcka framtida kostnader.

Alla bidrag konteras i kontogrupp 35 på projekt med verksamhetskod 3* för forskningsbidrag (verksamhetskod 4* för bidrag till utbildning) i enlighet med avtal/gåvobrev. Finansiär och motpart ska alltid anges. Det är olika konton beroende på om givaren är statlig eller inte.

Exempel på olika typer av konteringar vid inbetalning av bidragsmedel
Typ av bidragsgivare Konto Dnr Proj FIN Mpt Verks. D/K
Inbetalningar bg Danske Bank 1931       1EX   D
Statlig myndighet (t.ex. VR) 3511 X/X *3 3VR VR 3* K

Statlig myndighet via annan myndighet (exemplet visar från VR via KTH)

35111 X/X *3 3VR KTH 3* K
Svensk utomstatlig (t. ex. HjärtLungf) 3512 X/X *3 5HL 1EX 3* K

Svensk utomstatlig via statlig myndighet (exemplet visar från HjärtLungf via KTH)

35121 X/X *3 5HL KTH 3* K
Bidrag från EU (Kommissionen) 3524 X/X *3 85EU 1EX 3301 K

Bidrag från EU (via annan myndighet, t. ex. via Stockholms Universitet)

35241 X/X *3 85EU SU 3309 K

Bidrag från land inom EU (t. ex. University of Oxford)

3521 X/X *3 85OU 1EX 3* K

Bidrag från utomeuropeisk finansiär (exemplet visar bidrag från NIH)

3523 X/X *3 85NIH 1EX 3* K

Återbetalning av bidrag

Vid en eventuell återbetalning av bidrag görs ingen skillnad på om det är årets inkomna medel eller äldre medel som återbetalas. Återbetalningen bokas alltid över resultaträkningen med debitering av 35*-konto.

Återbetalning av bidrag ska konteras olika beroende på om motparten är statlig eller icke statlig.

Till en icke-statlig bidragsgivare: Samma konto som bidraget bokats in på.

Till en statlig bidragsgivare: Konto 3515 (Återbet av bidrag från statl mynd exkl affärsverk)

Exempel på kontering av återbetalning till statliga myndigheter (i detta exempel Vetenskapsrådet)
Konto Dnr Proj FIN Mpt Verks. Belopp D/K
2561           100 000 K
3515 xx/xx *3 3VR VR 31 100 000 D
Exempel på kontering av återbetalning till utomstatlig givare (i detta exempel Cancerfonden)
Konto Dnr Proj FIN Mpt Verks. Belopp D/K
2581           100 000 K
3512 xx/xx *3 5CF 1EX 31 92 000 D
1542           8 000 D

Vidareförmedling av bidrag inom KI

I vissa fall ska en bidragsintäkt delas av flera KI-institutioner. Bidragsgivaren väljer oftast att göra en inbetalning på hela beloppet till en av institutionerna. Första mottagande institution ska diarieföra avtalet i W3D3 och intäktsföra bidraget. Konteringen på första institutionen blir på konto 35*, bidragsintäkter. Utbetalningen till annan KI-institution sker sedan via debitering av konto 3564 (Förmedling av bidrag mellan institutioner) och då anges den ursprungliga bidragsgivarens finansiärs- och motpartskod. Inbetalningen bokförs hos mottagande KI-institution på samma konto 3564 i kredit, med samma ursprungliga finansiärs- och motpartskod.

Konto 3565 är upplagt för flytt av forskare/forskargrupp mellan institutioner. Detta konto ingår inte i underlag för aktivitetsredovisning vars resultat ligger till grund för fördelning av forskningsresurser som Styrelsen för forskning gör via aktivitetstilldelning.

Mer om vidareförmedling av bidrag utanför KI.

Interna bidrag mellan KI institutioner

Interna bidrag som sänds från universitetsförvaltningen (UF) eller universitetsstyrelserna (US) till institution konteras 39489 (Bidragsintäkt, KI-intern) hos mottagande institution och 49489 (Lämnade bidrag, KI-intern faktura) vid förmedlande institution (förvaltningen). Interna bidrag ska totalt sett bli noll på KI-nivå, dvs belopp bokförda konto 39489 ska ha motbokning på konto 49489.

Gåvo- och donationsmedel vid KI

”Med en donation avses varje slag av överlåtelse av egendom till en myndighet genom gåva eller testamentarisk förordnande som sker utan krav på motprestation eller särskild förmånsställning och där egendomen inte bildar en stiftelse” (Donationsförordning 1998:140, 2§).

Gåvo- och donationsmedel vid KI utgörs i regel av medel från en donator till KI där avkastningen ska användas till särskilda ändamål. KI har normalt rätt att placera gåvo- och donationsmedlen så att avkastningen optimeras, t. ex. i aktier, obligationer och andra värdepapper. Sådan placering görs av kapitalförvaltningen vid Universitetsförvaltningen och får inte göras vid institution.

Före 1997 redovisades samtliga donationer inom ramen för myndigheten, men i och med införandet av stiftelselagen (Stiftelselagen 1994:1220) delades donationer upp i KI-fonder och KI-stiftelser.

KI fonder

Fonder som redovisas inom KI som myndighet, s k KI-fonder, och som förvaltas av kapitalförvaltningen vid Universitetsförvaltningen (UK). Såväl kapital som avkastning får förbrukas. Utdelning från KI fonder bokförs på internkonto 39489 med finansiär och motpartskod 9UK hos mottagande institution. Huvudprincipen är att utbetalda medel ska förbrukas samma år som de är beslutade, såvida inte annat framgår av beslutet.

KI stiftelser

Fristående stiftelser, s.k. KI-stiftelser, är egna rättssubjekt och eget organisationsnummer med en förvaltning som är ansluten till KI. Enbart stiftelsens avkastning, inte kapitalet, får förbrukas. Utdelning från KI stiftelser bokförs på konto 3512 (Bidrag från svenska utomstatliga) med finansiär 5KIS och med motpartskod 1EX hos mottagande institution.

Oanvända resebidrag, som alltid beviljas till specifik resa, och forskningsbidrag ska återbetalas oavsett om givaren är KI fonder eller KI stiftelser. Om medlen inte förbrukas helt kan återbetalningskrav bli aktuellt. Alternativet är att snarast ansöka om att använda medlen till annat ändamål (t ex annan resa).

Gåvointäkt utan underlag

När en gåva kommer in utan underlag ska en bedömning göras om KI ska ta emot gåvan eller inte. Är KI rätt mottagare? Kan KI ta på sig eventuella skyldigheter som gåvan medför? Det ska vara ett aktivt beslut och gåvan ska accepteras av KI skriftligt. Om beslutet tas att KI ska ta emot gåvan ska bidragsgivaren kontaktas och gåvobrev upprättas. Av gåvobrevet ska det framgå att det är en gåva, vem mottagaren är samt eventuella villkor som är förknippade med gåvan.

I de fall då ett bidrag erhållits och som tillhör institutionen, men där kontrakt inte finns tillhands vid bokföring av inbetalningen, bokförs bidraget på ett särskilt projekt i Agresso; projektnummer 87008883 (Bidragsmedel utan kontrakt). En omföring görs till rätt projekt när kontraktet/gåvobrevet kan läggas som underlag till bokföringen.

Internationella bidrag

EU-medel

Eftersom EU inte ger full kostnadstäckning och samfinansiering därför krävs är det viktigt att en bedömning görs av institutionens ledning om en EU-ansökan kan tillstyrkas eller inte. Avtal om EU-finansierad forskning tecknas sedan mellan KI som universitet och EU, inte mellan särskilda institutioner eller enskilda forskare. Vid KI ger Grants Office stöd och hjälp för forskare och administratörer i frågor som rör internationell finansiering.

USA-finansierade medel

NIH (National Institution of Health) ger inte full kostnadstäckning varför behov av samfinan­siering finns. Det är således viktigt att en bedömning görs av institutionens ledning om en NIH-ansökan kan tillstyrkas eller inte. Avtal om NIH-finansierad forskning tecknas sedan mellan KI som universitet och NIH, inte mellan särskilda institutioner eller enskilda forskare. Vid KI ger Grants Office stöd och hjälp för forskare och administratörer i frågor som rör internationell finansiering.

Avgifter och uppdrag

Avsnittet avgifter omfattar fyra olika typer av avgifter. I enlighet med regleringsbrevet får univer­sitet och högskolor bedriva sex olika typer av verksamheter mot avgift och disponera inkomsterna från dem. Tabellen nedan visar en översikt över avgiftstyperna, vilka konton de motsva­ras av samt vilka verksamheter som hänför sig till respektive avgift. Senare i kapitlet redogörs närmare om de olika avgiftstyperna.

Obs! Vid budgetering av uppdrag ska särskild kalkylmall som tillhandahålls av förvaltningen nyttjas.

Avgiftstyp Konto Verksamherstyp

Intäkter av Avgifter enligt 4§ avgiftsförordningen

31*
  • Uthyrning av lokaler
  • Intäkter av konferenser
  • Föreläsningsarvoden
  • Informations- och kursmaterial
  • Tidskrifter och andra publikationer
  • Tjänsteexport 
Offentligrättsliga avgifter 32*
  • Forskningsetisk granskning
  • Högskoleprov (KI har inte högskoleprov)

Intäkter av uppdragsverksamhet

33*
  • Beställd utbildning
  • Internationella utbildningssamarbeten
  • Uppdragsutbildning
  • Uppdragsforskning
Intäkter av andra ersättningar 34*
  • KI nödvändig men icke fullt ordinär verksamhet, så som djurstallning och andra core faciliteter ex. löpande lab.analyser
  • Även övriga avgiftsintäkter som inte finns specificerade under 31* - 33* och som främst rör mindre belopp

Intäkter enligt § 4 i Avgiftsförordningen

I Avgiftsförordningen (Avgiftsförordningen (1992:191)) finns ett generellt tillstånd för myndigheter att mot avgift ta betalt för ett antal tjänster och varor, om det är förenligt med myndighetens uppgift enligt lag, instruktion eller annan förordning. Avgifter i § 4 gäller främst biprodukter till myndighetens ordinarie verksamhet. Det innebär att offentligrättsliga avgifter, verksamhetsfakturering eller övriga avgiftsintäkter inte är § 4-avgifter, se beskrivningar för dessa avgifter nedan.

För att kunna kategoriseras som § 4-intäkter måste intäkterna vara av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Detta bedöms för hela KI. Vid oklarheter kontaktas redovisningsenheten vid ekonomiavdelningen.

Prissättning av varor och tjänster görs upp till full kostnadstäckning. För tjänsteexport gäller dock krav på lönsamhet enligt Avgiftsförordningen, vilket innebär att åtminstone full kostnadstäckning ska uppnås. Med tjänsteexport avses ”sådana tjänster som inom eller utom riket tillhandahålls avnämare i utlandet” (EA-handbok, ESV). Intäkterna omfattas av moms. Generellt undantag från moms finns för uthyrning av lokaler och i vissa fall periodiska tidskrifter, se vidare under avsnittet om moms.

KIs § 4-avgifter

De sex olika verksamhetstyper inom vilka KI får ta ut och disponera avgifter är:

  • Uthyrning av lokaler: Under förutsättning att avtalet för lokalerna tillåter det får KI hyra ut tillfälligt lediga lokaler. Uthyrningen kan gälla kurs- eller konferenslokaler och även parkeringsplatser. Vad som ingår i hyresavtalet ska specificeras, t ex värme, el och städning.
  • Intäkter av konferenser: Konferenser som anordnas för att nå ut med information. Konferensavgiften påverkas av kostnader som löner, arvoden till externa föreläsare, lokalkostnader, material, eventuell förtäring etc.
  • Föreläsningsarvode: Arvode när personal anlitas för föreläsning på kurs eller konferens. Avgift får inte tas för den serviceskyldighet som myndigheter ska tillhandahålla enligt Förvaltningslagen § 4 och § 6.
  • Informations- och kursmaterial: Information om myndighetens områden i olika former som broschyrer, videofilmer, affischer etc,. Kursmaterial som ingår i kursavgiften tas inte upp här.
  • Tidskrifter och andra publikationer: Här avses försäljning av rapporter, böcker, utredningar, tidskrifter etc. Även ett externt företag kan anlitas för försäljningen.
  • Tjänsteexport: En myndighet får marknadsföra tjänster inom sitt område, inom eller utom landet, men KI har ingen tjänsteexport per definition.

Offentligrättsliga avgifter

Förutom forskningsetisk granskning redovisas här också avgifter för kopior, bevis och registerutdrag mm som tas enligt 15-24§§ i Avgiftsförordningen.

Enligt nämnda förordning ska en myndighet efter särskild begäran lämna ut:

  1. kopia eller avskrift av allmän handling
  2. utskrift av upptagning för automatisk databehandling
  3. kopia av video- eller ljudbandsupptagning eller utskrift av ljudbandsupptagning eller
  4. sådana bevis och registerutdrag som avses i 20 §

Ovanstående gäller uttag med stöd av offentlighetsprincipen.

Avgift för kopior (tio sidor eller mer) ska tas ut enligt följande enligt Avgiftsförordningen (1992:191):

  • Tio första sidorna 50 kr
  • Varje sida därutöver 2 kr
  • Porto (om mer än 20 gram) och postförskottsavgift

Om uppdragsgivaren vill ha kopior via post ska detta expedieras genom postförskott (inklusive porto) eller via förskottsbetalning. Uppdrag under 100 kr får skickas utan postförskott. I detta fall ska inbetalningskort bifogas och fordran bevakas.

Offentligrättsliga avgifter är icke-skattepliktiga och bokförs på konto 3211 eller 3212.

Intäkter av uppdragsverksamhet

Beställd utbildning enligt avtal med annat svenskt lärosäte eller annan svensk extern finansiär.
Internationella utbildningssamarbeten enligt avtal med annat utländskt lärosäte inom EU.
Uppdragsutbildning anordnas mot avgift från annan än enskild person och som uppdragstagaren utser deltagare till (enlighet med förordning 2002:760 om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor). Avdelningen för uppdragsutbildning ansvarar för samordningen av uppdragsutbildningen vid KI.
Uppdragsforskning avser forskning som utförs på uppdrag av en extern uppdragsgivare som bestämmer forsknings­område. Rätten till resultaten regleras i avtal.

Uppdragsverksamhet avser sådan verksamhet - uppdragsforskning eller uppdragsutbildning - där KI åtagit sig att för en utomståendes räkning utföra ett forskningsprojekt eller en viss utbildning. Uppdragsgivaren ställer särskilda krav på motprestation som ersätts enligt i förväg uppgjorda kontrakt. Det ska alltid finnas kontrakt upprättade och uppdrag ska alltid faktureras, aldrig rekvireras. Denna typ av intäkt omfattas av Mervärdesskattelagen. Uppdragsgivare är vanligtvis privata företag, kommuner eller landsting.

Avdelningen för uppdragsutbildning har det övergripande och samordnande ansvaret för uppdragsut­bildning vid KI och är också den som tecknar avtal med uppdragsgivare, se vidare under avsnittet om Uppdragsutbildning.

Som tidigare nämnts i kapitlet om bidrag är det av stor vikt att intäkten klassificeras rätt redan vid kontraktsskrivning. Beroende på klassificering ska intäkten behandlas olika med avseende på ansökan, redovisning och moms.

Intäkter av andra ersättningar

Här redovisas intäkter av avgifter för mer löpande verksamhet som är för KI nödvändig men icke fullt ordinär verksamhet, så som djurstallning och andra core faciliteter exempelvis löpande lab.analyser. Vidare redovisas även sådana avgifter som inte finns specificerade under 31*-33* och främst avser mindre belopp.

Full kostnadstäckning vid fakturering

KI erhåller ersättning för avgiftsfinansierad verksamhet genom fakturering. Som grund för en kundfaktura ska det alltid finnas ett faktureringsunderlag i form av avtal eller liknande. Försäljning av t ex kursmaterial till studenter kan ske mot faktura eller mot direkt betalning.

Det är viktigt att ta hänsyn till alla kostnader som KI förväntas ha för aktiviteten (projektet/uppdraget), t. ex. i form av tid, material, lokalhyra, men även indirekta kostnader för stödet i form av INDI, för att full kostnadsersättning ska erhållas.

Om inget annat ekonomiskt mål för verksamheten beslutats, ska avgifter beräknas så att full kostnadstäckning uppnås.

Kalkylmallar tillhandahålls av KI centralt för beräkning av kostnader för att uppnå fullkostnadstäckning för uppdrag men även andra kalkylmallar för beräkning.

Kalkylmallar

Exempel fakturaunderlag

Exempel på fakturaunderlag

Beräkning av debiterbar tid och timkostnad i en uppdragskalkyl

För att fastställa debiterbar tid måste först betald ledighet och indirekt tid som administration, utbildning eller utvecklingsarbete räknas bort.

Exempel uträckning arbetstid på årsbas.

Efter att debiterbar tid beräknats enligt ovanstående modell, beräknas timkostnaden enligt formeln

(Månadslön + lönekostnadspåslag (LKP) inkl. semesterersättning) / (Debiterbar tid/12)

OBS! Ingen moms tillkommer vid fakturering till andra statliga myndigheter.

Kalkylen i figur ovan anses vara eget arbetsmaterial. Vid internfakturering specificeras den indirekta kostnaden (INDI) på fakturan. På den externa fakturan som skickas iväg behöver specifikation endast finnas på kostnad + momsbelopp = totalbelopp.

Mer information: moms, fordringar

Sponsring

Sponsring är en ömsesidig överenskommelse där den ena parten lämnar ersättning (kontanta medel, varor eller tjänster) medan den andra parten lämnar motprestation, som åtminstone till viss del utgörs av exponering av sponsorns företagsnamn eller varumärke. Karakteristiskt för sponsring är att det som sponsorn betalar för i stor utsträckning syftar till att skapa en positiv attityd till sponsorn själv och sponsorns produkter.

I allmänhet rör det sig om att sponsorn betalar för ett paket med olika varor och tjänster. Man kan också säga att sponsorn köper en exponering av sitt eget namn eller en rättighet att utnyttja den sponsrade partens namn för att öka sin good­will.

Exempelvis kan en sponsor vilja bli omnämnd som sponsor för ett visst projekt genom att en skylt med sponsorns namn sätts upp eller genom att sponsorns namn anges på myndighetens webbplats, i brevpapper eller i annan tryckt form. Kostnaden för myndigheten torde i dessa fall vara marginell, medan värdet för sponsorn kan vara betydande.

Gränsdragning mellan sponsring och avgift, bidrag, donation eller gåva

Sponsring har stora likheter med tillhandahållande av varor och tjänster mot avgift – i båda fallen rör det sig om att den som betalar ersättningen får varor eller tjänster som motprestation. Det är dock viktigt att kunna dra en gräns mellan å ena sidan försäljning av en vara eller en tjänst mot avgift och å andra sidan sponsring.

För myndigheter har gränsdragningen mellan bidrag och sponsring betydelse. Ett bidrag eller en gåva innebär att givaren lämnar pengar eller andra tillgångar till myndigheten utan krav på motpresta­tion. Bidragsgivaren får inte heller ges särskild förmånsställning, ställa krav på hur uppgiften ska utföras eller kräva att vissa resultat ska uppnås.

Även för företag är gränsdragningen viktig, inte minst från beskattningssynpunkt. Sponsorn måste alltså få en motprestation, t ex i form av annonsplats eller dylikt, som är av sådan art att den skulle kunna öka omsättningen i näringsverksamheten. Sponsring helt utan motprestation anses som gåva och är då inte en avdragsgill kostnad för sponsorn (Sponsring som finansieringskälla. En vägledning för statliga myndigheter (ESV 2002:15))

Gränsdragning mellan sponsring och mottagande av muta

Om ett företag sponsrar t ex en personalfest eller en personalresa mot att de får visa sina produk­ter/tjänster/fabrikat eller ännu tydligare, helt utan krav på motprestation, är det i utgångsläget risk för mutbrott. Samma stränga bedömning gäller som vid mottagande av gåvor, se avsnittet om mutor och bestickning i kapitlet Centrala begrepp. Företag ska inte sponsra på ett sätt som inne­bär fördelar för anställda. Inte heller för studenter ska KI medverka till sponsringsavtal (såvida sådana studentaktiviteter inte går via studentföreningar).

Om företaget/finansiären däremot ställer alltför höga krav på motprestation blir sponsorbidraget istället en momspliktig omsättning av tjänst (uppdrag).

Regler och riktlinjer

KI har antagit en gåvopolicy som anger interna riktlinjer kring gåvor. Information om vad som är en donation framgår av donationsförordningen.

Det finns överenskomna gemensamma etiska regler i det s.k. LIF-avtalet som KI har hängavtal emot (mellan läkemedelsföre­tagen och sjukvården), särskilt artikel 38 och 40 i Läkemedelsbranschens etiska regelverk rör regler om gåvor och sponsring.

Vid frågor om redovisning av sponsormedel kan du kontakta ekonomiavdelningen.   

Finansiella intäkter

En finansiell intäkt är t ex ränteintäkter (räntekontot i Riksgälden), kursvinster eller vinst vid försäljning av värdepapper. Vid KI redovisas finansiella intäkter under kontoklass 38. Vid osäkerheter om och hur dessa typer av poster ska redovisas hör gärna av er till redovisningsenheten.

Periodisering av intäkter

I statsanslagsfinansierade projekt avräknas intäkten fullt ut oavsett förbrukning. Detta innebär att intäkter där finansieringen klassificeras som statsanslag och som inte förbrukats under perioden kommer redovisas som ett överskott i samma period som dessa intäkter har redovisats.

För pågående externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt gäller en omvänd matchningsprincip, vilket innebär att periodens kostnader avgör hur stor andel av intäkten som ska avräknas. Vid projektavslut bokförs eventuell under- eller överskott mot myndighetskapitalet.

Resultatföring (boka underskott/överskott mot myndighetskapital) och eventuell periodisering av bidrags-/uppdragsintäkter sker kvartalsvis på projektnivå och vid ett normalt månadsbokslut sker detta på institutionsnivå.

Samtliga månatliga periodiseringar (bör ej förväxlas med resultatföring) sköts centralt av redovisningsenheten. Vid kvartal sker periodiseringen av intäkter i två steg:

  1. upplupna intäkter (där avtal finns men medel har ännu inte inkommit) periodiseras av respektive institution som ett första steg i periodiseringsprocessen, och
  2. rörelser i oförbrukade medel samt avräkning av statsanslagsintäkter sköts centralt av redovisningsenheten

Observera att periodisering av interna intäkter ska ej ske, vid ett eventuellt behov av detta ska redovisningsenheten på universitetsförvaltningen kontaktas.

Läs gärna vidare i avsnittet om fodringar och även myndighetskapital.

Administration