Ekonomihandboken: Anläggningstillgångar

I detta kapitel redogörs för de poster som redovisas på tillgångssidan i balansräkningen (BR). De är immateriella, materiella och finansiella anläggningstillgångar, fordringar, periodavgränsningsposter, avräkning med statsverket samt kassa och bank. Immateriella och materiella anläggningstillgångar har sammanförts till ett kapitel benämnt Anläggningstillgångar, då de grundläggande reglerna är gemensamma för dessa båda anläggningstyper.

För en mer utförlig beskrivning av hur man går tillväga vid användning av KI:s anläggningsmodul (AT) se Manual AT-modulen.

Anläggningstillgångar

Generella riktlinjer

Enligt förordning om myndigheters bokföring ska statliga myndigheter upprätta och föra register över sina inventarier och anläggningstillgångar. Anläggningsregistret ska innehålla uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången. Registret ska omfatta tillgångar med ett anskaffningsvärde som motsvarar lägst det belopp som myndigheten tillämpar enligt föreskrifter och allmänna råd till Förordning om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). Förbrukningsinventarier som anses vara stöldbegärliga ska också registreras i registret.  

För att en tillgång ska redovisas i balansräkningen måste den uppfylla kraven för att klassas som en tillgång:

  • den ska ha införskaffats för stadigvarande bruk
  • ha en ekonomisk livslängd på minst tre år
  • ha ett anskaffningsvärde som överstiger 30 000 kr
  • Det ska även vara sannolikt att tillgången ska ge framtida ekonomiska fördelar eller vara en servicepotential för myndigheten.

Framtida ekonomiska fördelar är en tillgångs möjlighet att, ensam eller i förening med andra tillgångar, bidra både direkt eller indirekt till intäkter eller kostnadsbesparingar för en myndighet. Ett exempel kan vara inköp av en egen analysutrustning istället för att skicka proverna till ett utomstående företag för analys. I detta fall uppkommer ekonomiska fördelar i form av kostnadsbesparingar och även tidsbesparingar.

En tillgångs servicepotential är dess kapacitet att, ensam eller i förening med andra tillgångar, bidra både direkt eller indirekt till att fastlagda mål uppnås. Statliga tillgångar syftar ofta inte till att ge ekonomiska fördelar utan nyttan med tillgångarna ligger snarare i de tjänster/service som produceras med hjälp av tillgången.

Immateriella anläggningstillgångar

Immateriella anläggningstillgångar delas upp på olika poster och de kan bestå av:

  • programvaror
  • licenser för programvaror
  • patent, koncessioner och liknande rättigheter
  • modeller och prototyper
  • egenutvecklade IT-system

Anskaffningsvärdet för en internt upparbetad immateriell tillgång är summan av de kostnader som uppkommit från den tidpunkt då tillgången uppfyller alla kriterier för aktivering, se beslutsträdet nedan. Med aktivering menas att man omför dessa kostnader och redovisar dem som en tillgång i balansräkning och avskrivning påbörjas. Eventuella rabatter på fakturabeloppen ska inte räknas in då anskaffningsvärdet fastställs.

Enligt FÅB ska utgifter för utveckling som är av väsentligt värde för myndighetens verksamhet under kommande år tas upp som immateriell anläggningstillgång. Utgifter för forskning får emellertid inte tas upp som anläggningstillgång.

Med utveckling avses att tillämpa forskningsresultat eller annan kunskap för att åstadkomma nya eller väsentligt förbättrade system, processer, material, konstruktioner, produkter eller tjänster innan produktion eller användning påbörjas. Med forskning avses istället ett planerat och systematiskt sökande som kan ge ny vetenskaplig eller teknisk kunskap och insikt. 

OBS! Om myndigheten inte kan särskilja utgifter för utveckling från forskning anser man att utgifterna hör till forskning och de kostnadsförs därmed när de uppkommer.

I enlighet med ESVs föreskrifter ska utgifter för utveckling tas upp som immateriell anläggningstillgång om myndigheten kan visa att samtliga nedanstående förhållanden föreligger:

  • Det är tekniskt möjligt att färdigställa den immateriella anläggningstillgången så att den kan användas
  • Myndighetens avsikt är att färdigställa den immateriella anläggningstillgången och använda den
  • Myndigheten har som förutsättning att använda den immateriella anläggningstillgången
  • Den immateriella anläggningstillgången medför att de framtida ekonomiska fördelarna eller servicepotentialen för myndigheten sannolikt ökar och att detta kan påvisas med hög grad av säkerhet
  • Det finns nödvändiga och användbara tekniska, finansiella och andra resurser för att fullfölja utvecklingen och för att använda den immateriella anläggningstillgången
  • Myndigheten kan på ett tillförlitligt sätt beräkna de utgifter som kan hänföras till den immateriella anläggningstillgången.

De utgifter för utveckling som myndigheten har innan alla ovan nämnda förhållanden är uppfyllda ingår inte i anskaffningsvärdet.

Bedömningen, som görs i flera steg för att avgöra utgifterna för utveckling eller förvärvade licenser, rättigheter m.m. ska redovisas som immateriella anläggningstillgångar, beskrivs i beslutsträdet nedan.

Beslutsträd för aktivering.

I redovisningen delas immateriella tillgångar upp i Utvecklingsarbeten, kontogrupp 101*, och Rättigheter och licenser, kontogrupp 103*. Utvecklingsarbeten som t.ex. KIMKAT finns främst på KIs centrala avdelningar och därför finns inte kontogrupp 101* öppen för institutionerna i UBW. 

Innan en tillgång av detta slag utvecklas kontakta redovisningsenheten.

För immateriella anläggningstillgångar gäller som huvudregel att den ekonomiska livslängden är högst 5 år. En immateriell anläggningstillgång ska därmed enligt FÅB skrivas av med minst en femtedel per år.

Patent

I Sverige förfogar alla högskole- och universitetsanställda själva över rättigheterna till sina uppfinningar och forskningsresultat enligt lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar. Detta kallas lärarundantaget men gäller alltså inte enbart lärare. Om inget annat har avtalats, t ex med en extern part, innebär det att forskaren själv förfogar över sina resultat och idéer. Det betyder att kostnaderna för exempelvis patent bekostas av forskarens egna företag eller av forskaren privat. För mer information eller rådgivning kring patent tas kontakt med Innovationskontoret eller Karolinska Institutet Innovations AB (KIAB).

Materiella anläggningstillgångar

Materiella anläggningstillgångar delas upp på flera poster i balansräkningen och kan bland annat bestå av:

  • Maskiner, inventarier, installationer mm.
  • Pågående nyanläggningar

Anskaffningsvärdet utgörs av inköpspriset (exkl. eventuella rabatter och kundförluster), som är direkt hänförbara kostnader för att få tillgången på plats och kunna användas i enlighet med anskaffnings syfte. Exempel på sådana kostnader kan vara:

  • iordningsställande av plats eller område för installation av anläggningen
  • leverans och hantering 
  • installation
  • konsulttjänster och kostnader för egen personal
  • nedmontering och bortforsling av tillgången samt återställande av plats om det gjorts någon planerad avsättning i balansräkningen (BR)

OBS! Däremot ska inte efterföljande kostnader som avser anläggningen, t.ex. i form av årlig service, ingå.

Grundprincipen är att varje enskild tillgång ska värderas för sig, dock följs principen om ett naturligt samband även kallat fungerande enhet. Ett exempel på en fungerande enhet är ett möblerat konferensrum (bord, stolar, hyllor osv) eller en dator med aktuella tillbehör (bildskärm, tangentbord och hårddisk) där den totala inköpskostnaden överstiger 30 000 kr men inköpspriset för de enskilda delarna är på mindre belopp. Vid nyinredning av laboratorie- och kontorsutrymmen eller motsvarande betraktas investeringen som en helhet.

Materiella anläggningstillgångar - mindre värde eller kortare livslängd

I de allmänna råden till 5 kap 1 § FÅB finns det två förenklingsregler som innebär att anskaffningsutgiften inte behöver fördelas över de perioder som tillgången ska användas. Det gäller dels inköp av maskiner, inventarier m m av mindre värde, dels tillgångar med kort ekonomisk livslängd.

Myndigheten får vid anskaffningstillfället redovisa maskiner, inventarier m.m. av mindre värde som kostnad. Gränsen för mindre värde bör sättas med utgångspunkt i ett anskaffningsvärde exklusive mervärdesskatt som understiger ett halvt prisbasbelopp.

Myndigheten får vid anskaffningstillfället redovisa maskiner, inventarier m.m. som kan antas ha en ekonomisk livslängd understigande tre år som kostnad. En förutsättning för denna tillämpning är att kostnadsfördelningen över tid inte påverkas väsentligt.

KI har fastställt gränsen för mindre värde till ett anskaffningsvärde under 30 000 med motiveringen att verksamheten anskaffar relativt dyrbar utrustning. 

Det innebär att maskiner, inventarier m.m. som uppfyller ovanstående villkor ska kostnadsföras direkt i kontogrupp 561*, som förbrukningsinventarie eller kortidsinvestering beroende på om den ekonomiska livslängden är under 1 år eller mellan 1 och 3 år. Se vidare kontobeskrivning i kontoplanen för vilket konto som ska väljas för anskaffningsutgiften.

Utrustning som regelbundet måste bytas ut på grund av verksamhetens art eller för att utvecklingen i fråga om program och maskinvara är mycket snabb kostnadsförs direkt. Om man köper tilläggsutrustning som förbättrar anläggningens prestanda, så läggs den till den befintliga anläggningen i anläggningsregister. Om prestandan inte förbättras bör utgiften kostnadsföras. Beloppsgränsen för tilläggsutrustning är minst 30 000 kr, vilket är samma beloppsgräns som för aktivering av nya anläggningar.

Pågående nyanläggningar

I kontogrupp 127*, Pågående nyanläggningar, finns uppsamlingskonton för anläggningar där fakturorna ska betalas innan anläggningen är klar att tas i drift. Ombokning sker när anläggning är klar att tas i drift mot konto 1291, Anskaffningsutgift anläggning AT, och aktiveras genom rutinen ”Skapa anläggningar från fakturor”. Anläggningens kontering styrs från vilken anläggningsgrupp som väljs vid aktiveringen, se Manual AT-modulen för mer information. 

OBS! Om en anläggning har bokförts på exempelvis konto 1271X, Pågående nyanläggningar, årets ansk. i period 201X12 kommer den per automatik att bokföras på konto 1270X, Pågående nyanläggningar, ack ansk.värde vid det nya årets ingång. I de fallen aktivering sker efterföljande år ska konto 1274X, Överföring från föregående år, användas och inte konto 1271X, som endast används för innevarande år. Vid årets anskaffning bokar en automatisk trigger upp postens värde på kontot för årets anskaffning mot ett s.k. omföringskonto 12109, för att se skillnad i bokföringen mellan årets- och ackumulerat anskaffningsvärde för en anläggning, konto 1211 respektive 1210. Det är viktigt att denna skillnad görs för att KI ska kunna göra ett korrekt låneupptag. Om det råder någon osäkerhet om tillvägagångssättet skickas ett ärende in till redovisning@ki.se för att få hjälp med bokningen.

För kontogrupp 127* gäller en uppdelning i bedömd ekonomisk livslängd på 3 år, 5 år och 10 år men kontoklass 12* görs ingen uppdelning i ekonomisk livslängd utan allt bokas på samma konton.

Förbättringsutgift på annans fastighet

OBS! Innan beslut tas om kostnaden är en förbättringsutgift ska blanketten ”Förbättringsutgifter” skickas till Fastighetsavdelningen vid Universitetsförvaltningen för bedömning.

Av årsredovisningens redovisningsprinciper framgår att förbättringsutgift i annans fastighet hanteras som direkt kostnad när beloppet uppgår till max 500 tkr. Investeringar som uppgår till högre belopp hanteras som hyrestillägg och detta hanteras av Fastighetsavdelning och Akademiska hus. 

KI har beslutat att återinföra förbättringsutgifter som ett anläggningsbegrepp. Nedan följer vad som kan klassas som en förbättringsutgift:

  • Reperations-och underhållskostnader: Reparations och underhållskostnader som uppgår till väsentliga belopp skall aktiveras som förbättringsutgifter på annans fastighet.
  • Inventarier och installationer i annans fastighet: Inventarier och installationer i annans fastighet som inte planeras att ta med vid eventuell avflyttning, Exempelvis datanät, lås och liknande som blir en del av fastigheten.
  • Ny-till och ombyggnationer: Ny-till och ombyggnationer som har ett bestående värde (höjning av fastighetens värde) för verksamheten och en förväntad nyttjanderättsperiod på lägst tre år. Ombyggnationer är åtgärder som väsentligt förändrar byggnadens skick, ex. utbyte av bärande byggnadsdelar som grund, ytterväggar, bjälklag, trappstomme, undergolv samt bärande mellanväggar.

Konst

Konstföremål som tavlor och skulpturer mm. ska inte skrivas av, eftersom konst inte påverkas av någon värdeminskning. Konst redovisas därför med särskild anläggningsgrupp 99 och på konto 1260. 

Detta gäller även konst från Statens konstråd, som bokar bort den konst som överlämnas till myndigheterna för tillgångsbokföring. Därmed finns tillgången kvar inom staten med den skillnaden att den bytt myndighet.

Anläggnings- och inventarieregister

Anläggningsregistret utgör ett tvingande led i hanteringen av anläggningstillgångar, som uppdateras då anläggningen aktiveras från aktuell EFH-faktura eller huvudboksbokning. Det är av största vikt att godkännaren lämnar nödvändiga upplysningar om utrustningen för bedömning av avskrivningstid, se avsnitt om Avskrivningar, samt behov av lånefinansiering, se avsnitt om Lånefinansiering.

De huvudkriterier som gäller beträffande anläggningsregistret är att anskaffningsvärdet överstiger 30 000 kr alternativt att egendomen anses vara stöldbegärlig. I inventarieregistret ska även finnas andras inventarier, som Karolinska Institutet ansvarar för. Märkning av inventarier ska göras med märkpenna, etikett eller motsvarande där Karolinska Institutet samt inventarienummer framgår.

Stöldbegärliga tillgångar

Karolinska Institutet är enligt Förordningen om myndigheters bokföring skyldig att i inventarieregistret registrera de tillgångar som bedöms vara stöldbegärliga men som inte ska redovisas som anläggningstillgångar. De anskaffningar som redovisas som i kontogrupp 561*, Korttidsinvesteringar och förbrukningsinventarier, kan vara stöldbegärliga.

Nedanstående förbrukningsinventarier med ett inköpsvärde under 30 000 kr ska alltid ses som stöldbegärliga och tas in i inventarieregistret:

  • Bärbara datorer (ej tillbehör såsom skärm, tangetbord mm)
  • Smartphones
  • Surf- och läsplattor
  • Övrigt såsom digitala kameror, projektorer och liknande

En särskild blankett för inventarier/anläggningsregister finns på ekonomiavdelningens hemsida alternativt kan även utdrag ur UBWs anläggningsregister skrivas ut. Den fylls i med samma konteringsuppgifter som finns på fakturan. Denna utgör tillsammans med fakturakopia och specifikationer, underlag till anläggnings/inventarieregistret. Blanketterna sparas i löpnummerordning.

Anläggnings- och inventarieinformation

Anläggnings- och inventarienummer genereras med automatik i samband med att anläggningen aktiveras via EFH-faktura eller när inventarien registreras i anläggningsregistret, se Manual AT-modulen.

En inventarie kopplas endast till anläggningsgrupp 1000 medan det för en anläggning måste väljas korrekt anläggningsgrupp utifrån anläggningstyp, livslängd och finansiering. För mer information om vad som är avgörande vid bedömning av avskrivningstid, se avsnitt om Avskrivningar. För byte av projekt och anläggningsgrupp måste ärende skickas till redovisning@ki.se då dessa ändringar endast görs av Redovisningsenheten.

Anläggningsgrupper

Anläggningsgrupperna är uppbyggda enligt nedan och aktiveras mot konto 1211, årets anskaffning, oavsett vilken ekonomisk livslängd anläggningen har, eftersom anläggningsgruppen anger den.

Exempel på anläggningsgrupper
13E Datautrustning (3år) 
13L Datautrustning (3år), lån
24E Kontorsmaskiner (5år)
24L Kontorsmaskiner (5år), lån
32E Inredning, förvaring (10år)
32L Inredning, förvaring (10år), lån

Första positionen (siffra): Siffra 1-3 anger avskrivningstid för de materiella anläggningstillgångarna. För övriga anläggningstillgångar används 6, 7 eller 9 som första siffra. 

Första siffran Avskrivningstid Beskrivning
1 3 år Materiella anläggningstillgångar
2 5 år Materiella anläggningstillgångar
3 10 år Materiella anläggningstillgångar
6 5 år Immateriella anläggningstillgångar
7 3 - 10 år Förbättringsutgifter på annans fastighet
9 Ingen Konst

Andra positionen (siffra): Anger vad det är för sorts anläggning där alla typer av anläggningar inte finns i kombination med första siffran. Det finns t ex ingen grupp för 10-årig datautrustning, eftersom den ekonomiska livslängden inte bedöms förekomma. Detta gäller materiella anläggningar med första position 1-3 som beskrivs ovan.

Andra siffran Anläggningstyp
1 Fasta anläggning och installationer
2 Inredning och förvaring
3 Datautrustning
4 Kontorsmaskiner
5 Nätverk
6 Transportmedel
7 Laboratorieutrustning
9 Övrigt

Tredje positionen (bokstav): Anger om en anläggning ska lånefinansieras eller om den är helt finansierad av externa medel, se avsnitt om Lånefinansiering. 

  • L motsvarar lånefinansierad (verksamhet 1* eller 2*)
  • E motsvarar inte lånefinansierad/Externa medel

Dessutom finns anläggningsgrupp 1000 för stöldbegärliga inventarier, se inledande information ovan.

Avskrivningar

Enligt FÅB ska anläggningstillgångar med begränsad ekonomisk livslängd skrivas av systematiskt över sin livslängd.

Med ekonomisk livslängd avses, enligt ESVs föreskrifter, den tidsperiod som en investering är lönsam att ha i drift för det ändamål den ursprungligen anskaffades för. Faktorer som påverkar bedömningen av hur lång den ekonomiska livslängden förväntas bli är dels den tekniska utvecklingen, dels den belastning objektet utsätts för och som medför slitage och underhållskostnader. Enligt ESVs allmänna råd använder KI endast linjär och månatlig avskrivning, som innebär att en lika stor andel av anskaffningsvärdet skrivs av varje år. Normalt ligger avskrivningstiderna i intervallet 3-5 år för datorer, 3-10 år för maskiner, transportmedel och inventarier, 30-40 år för byggnader och markanläggningar samt 5 år för immateriella anläggningstillgångar.

Avskrivning görs fr.o.m. den tidpunkt (månad) då tillgången tas i bruk för avsedd verksamhet. Om anläggningen kan tas i bruk i period 201011 sker den första avskrivningen i period 201011. Om tillgången utgörs av delar som levereras separat ska avskrivningarna påbörjas i samband med delleverans om tillgången då kan användas i verksamheten. I UBW används linjär avskrivning för anläggningsgrupp 10-90 och avskrivningstiden styrs utifrån anläggningsgruppen.

Vid redovisning av tillgångar är medlen kassamässigt förbrukade på projekten, men värderingsmässigt ska medel finnas balanserade för att täcka kommande års avskrivningskostnader. Om en anläggning med en livslängd på fem år köps in och finansieras med projektmedel som beviljats för kortare tid, gäller trots allt att avskrivningstiden ska vara fem år. Medel ska finnas balanserade för att täcka kommande års avskrivningar. En utrustning som inte längre behövs i verksamheten eller har blivit oanvändbar, får säljas alternativt utrangeras. KI ska emellertid vara restriktiv med försäljning - det ska gå att bevisa att egendomen inte behövs någonstans inom KI eller att den är helt obrukbar, se även avsnitt om Utrangering och försäljning av anläggningstillgångar.

I anläggningsmodulen går det endast att aktivera en anläggning på ett projekt men den kan delfinansieras genom att använda sig av en avskrivningsfördelningsfunktion i AT-modulen.  

Exempelvis kan fler institutioner gemensamt ansöka om ett extern bidrag. Bidraget går då vanligtvis till den institution där huvudsökanden finns. För att delfinansiera avskrivningskostnaden så behöver inte de två andra institutionerna rekvirera sin del av bidraget för att finansiera deras avskrivningskostnader. Istället ser ägande institution till att fylla i blanketten ”Kostnadsfördelning av anläggning” och skicka till berörda institutioner som får fylla i aktuella projekt som ska belastas. Skicka sedan in den till redovisning@ki.se. För mer information se även Manual AT-modulen.

I de fall en anläggning delas mellan KI och en extern part är det endast en part som registrerar anläggningen i sitt anläggningsregister. I detta fall är det viktigt att ha upphandlingsreglerna i åtanke, om det är den externa partens upphandlade leverantör som används men vi som äger och betalar anläggningen kan det bli problem, kontakta upphandlingsenheten för mer information kring vad som gäller. Fördelning av kostnaden sker genom att den som har registrerat anläggningen fakturerar den andra parten för del av avskrivningskostnaden.

Innan en överenskommelse träffas bör samtliga kostnader som är förenade med verksamheten beräknas. Avskrivningskostnaden ska täckas, men hänsyn ska även tas till andra relevanta kostnader om sådana förekommer. Vilket det slutgiltiga priset blir avgörs i en förhandling mellan parterna.

Om t.ex. Karolinska Universitetssjukhuset (KS) har en anläggning registrerad, som även används av en institution vid KI, ska KS fakturera KI del av avskrivningskostnad inklusive eventuella tilläggskostnader. Vid KI redovisas kostnaden på konto 5761, Korttidshyra/leasing, maskiner, inventarier mm.

I de fall där anläggningen är registrerad vid KI, men anläggningen även används av t ex en forskargrupp vid KTH ska KI fakturera KTH kvartalsvis i efterskott och redovisa intäkten på konto 3441, Andra ersättningar statliga. Om den externa parten är icke-statlig används konto 3443, Andra ersättningar utomstatliga och fakturering sker med moms.

Avskrivningarna utförs centralt vid månadsboksluten och det görs via rapporter i Agresso av Redovisningsenheten senast sista dagen innan periodstängning. Vid frågor angående avskrivningar kontakta redovisningsenheten via redovisning@ki.se.

Lånefinansiering

Enligt Kapitalförsörjningsförordningen ska anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet i huvudsak vara finansierade med lån i Riksgälden (RGK). Universitet och högskolor medges emellertid undantag, som innebär att anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet helt eller delvis kan finansieras med bidrag från icke-statlig givare. Detta gäller även för bidrag från statliga bidragsgivare under förutsättning att bidraget har tilldelats för ändamålet.

OBS! Medel från EU, NIH och Nordiska ministerrådet räknas inte som statliga i detta sammanhang. EU-och NIH-bidrag får dessutom inte användas till investeringar om det inte tydligt anges i kontraktet.

Det innebär att anläggningar som helt eller delvis finansieras av statliga medel tillsvidare bokförs som lånefinansierade anläggningar i anläggningsgrupp L. Anläggningar som däremot helt och hållet finansieras av externa bidrag eller av särskilda investerings- eller utrustningsbidrag ska inte lånefinansieras.

OBS! Detta gäller även om det särskilda investerings- eller utrustningsbidraget kommer från ett statligt råd, t ex Vetenskapsrådet (VR).

Låneverksamheten gentemot RGK administreras av Ekonomiavdelningen (EA) och institutionerna ska därmed inte ansöka om lån. Lånemodellen bygger på att ett s.k. avistalån tas upp i Riksgälden (RGK) utifrån tillgångens bokförda värde med en rörlig repo-baserad ränta.

Lån i RGK tas upp vid två tillfällen per år, i maj och november. För att EA ska kunna avgöra storleken på lånet är det viktigt att institutionerna bokför de anläggningstillgångar som ska lånefinansieras i anläggningsgrupp L, se tidigare avsnitt om Anläggnings- och inventarieinformation.

Vid KI är lånefinansiering i RGK avgiftsfri för institutionen. Det innebär att institutionens kostnad för lånet ger en minskad ränteintäkt på räntekontot för den del av räntan som är associerad med betalningen av de lånefinansierade anläggningarna. 

Inventering av anläggning/inventarie

För att säkerställa att samtliga anläggningar och stöldbegärliga inventarier, som finns i anläggningsregistret, verkligen finns kvar och används i verksamheten ska en fysisk inventering ske en gång per år, förslagsvis senast under november. De anläggningar som inte fysiskt finns kvar utrangeras med angivande av orsak, som anges i aktuellt formulär i Agresso web. Inventarier markeras med status C i anläggningsregistret. Anläggningar och stöldbegärliga inventarier som finns för hemmabruk omfattas även de av inventeringen. Om märkning av anläggningarna inte skedde i samband med att de blev upplagda i registret, så ska det ske vid inventeringen. Inom institutionen utses en inventeringsansvarig samt en inventeringsförrättare. 

Inför inventeringen tas ett inventeringsunderlag ut för både anläggningar och inventarier i UBW, som återfinns i menyträdet under Agresso Ekonomi/Anläggning/Anläggningar.  Vid inventeringen markeras de anläggningar som finns fysiskt på inventeringsunderlaget med en bock.

Om utrustning återfinns fysiskt vid inventeringen men inte på inventeringsunderlaget, anges så mycket information som möjligt på blankett ”Fysisk anläggning”. Utrustning som saknas förtecknas och orsak anges.

Vid inventering skall även hemmavarande utrustning uppvisas i samband med inventeringstillfället. I anläggningsregistret anges att utrusningen finns hemma hos vederbörande person i den lilla informationsrutan.

Den som är inventeringsansvarig gör en sammanställning efter den fysiska inventeringen. I den jämförs uppgiften på blanketten ”Fysisk anläggning” och de icke-markerade anläggningarna/inventarierna på inventeringsunderlaget för att fånga utrustning som fysiskt flyttats under året. Ett inventeringsintyg ska lämnas in samtidigt som de andra bilagorna i samband med helårsbokslutet.

Inventeringsunderlaget är räkenskapsmaterial och ska attesteras av prefekt eller administrativ chef före arkivering.

Flytt av anläggning och inventarie

Ibland behöver anläggningar flyttas till andra projekt inom institutionen eller mellan institutioner. Anläggningen kan också registrerats fel och behöver rättas. 

Vid överföring av anläggningstillgångar inom institutionen måste projektet ändras så att kommande avskrivningar belastar rätt projekt. Aktuellt restvärde flyttas då medan historiska avskrivningar ligger kvar på det gamla projektet. Man bör vara uppmärksam på om det nya projektet är finansierat av andra medel, t.ex. om byte sker från ett externfinansierat till ett statligt finansierat projekt. I dessa fall ska även anläggningsgruppen ändras. 

Vid ändring av anläggningsgrupp/avskrivningstid flyttas aktuellt restvärde samt att historiska avskrivningar grupperas om till det nya projektet. Justering av avskrivningstiden görs också i anläggningsregistret.
Om en anläggning behöver byta anläggningsgrupp, ändra avskrivningstid eller byta projekt kontaktas redovisning@ki.se.

Utrangering/försäljning av anläggning

Om KI har anläggningar som inte längre behövs i den egna verksamheten eller som har blivit oanvändbara, är det tillåtet att sälja/utrangera egendomen. Försäljning ska genomföras marknadsmässigt. Myndigheten ska emellertid vara mycket restriktiv med försäljning, det ska gå att bevisa att egendomen inte behövs någonstans inom KI eller att den är helt obrukbar. Oftast finns alternativa användningsområden för exempelvis äldre datorer.

Vid försäljning av anläggningstillgångar är KI inte skattskyldig för omsättningen och någon moms ska därför inte läggas på priset. Vid försäljning till personal ska regler om skattepliktiga förmåner beaktas. Om tillgången säljs till ett pris under marknadsvärdet räknas den som en förmån för den anställde från första kronan. Vid bedömning av priset bör även moms ingå eftersom den anställde troligen skulle ha betalat moms om tillgången köpts på egen hand. KI ska däremot inte redovisa eller betala någon moms.

För att skänka utrustning krävs regeringens tillstånd. Regeringen får besluta om att överlåta annan lös egendom än aktier, andelar och fast egendom om egendomen inte längre behövs för statens verksamhet eller blivit obrukbar, eller om den inte anskaffats med statens medel, enligt 28§ Lag (1996:1059) om statsbudgeten.

Vid försäljning till extern part bokförs försäljningsintäkten på konto 6731, Försäljningsinkomst materiella anläggningstillgångar. Försäljningen registreras i anläggningsmodulen under menyträdet Agresso Ekonomi/Anläggning/Registrering/Försäljningar och utrangeringar och bokförs av Redovisningen, se Manual AT-modulen. Bokfört anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivningar omförs då från balanskonton 121* till konto 6732, Bokfört värde materiella anläggningstillgångar.

Om försäljningsinkomsten överstiger saldot för bokfört värde, d.v.s. om det totala saldot är ett kreditsaldo, bokförs även en reavinst. Uppkommen reavinst eller reaförlust omförs till konto för reavinst respektive reaförlust genom att summan av saldona för konto 6731 och 6732 motbokas konto 6733, Omföring reavinst/reaförlust. Vid reavinst debiteras konto 6733 och krediteras konto 3421/3422, Reavinst materiella anläggningar, statliga alternativt utomstatliga köpare.

OBS! När försäljningen/utrangeringen registreras i Agresso måste utpriset vara det bokförda värdet och inte det totala utpriset. Registreras det totala utpriset stoppas bokföringen av försäljningen/utrangeringen då Agresso kräver FIN-kod, vilket inte är uppsatt i systemet. Det innebär att överstigande saldo över bokfört värde måste bokas med en manuell bokföringsorder. När dessa fall uppstår - kontakta gärna Redovisningsenheten alt. skicka ett ärende till redovisning@ki.se så hjälper vi till.

Om försäljningsinkomsten understiger saldot för bokfört värde d v s om det totala saldot är ett debetsaldo, bokförs istället en reaförlust. Vid reaförlust krediteras konto 6733 och debiteras konto 5331/5332, Reaförlust materiella anläggningar, statliga alternativt utomstatliga köpare.

Bokföring av utrangeringar/försäljningar görs med speciella rapporter som Redovisningen ansvarar för. Den Institutionen bokför endast försäljningsintäkten, som kommer in på bankkontot samt ev reavinst utöver bokfört värde.

En ren utrangering kan ses som ett specialfall av försäljning, där erhållen ersättning är 0. Eventuell reaförlust vid utrangering anses som icke statlig och bokförs konto 5332 med motkonto 6733.

OBS! När anläggningen, enligt beskrivning ovan, är bortbokad från huvudboken spärras anläggningen i anläggningsregistret av Redovisningsenheten.

Finansiella tillgångar

Finansiella tillgångar kan antingen klassificeras som anläggningstillgångar eller som omsättningstillgångar. Avgörande för om de klassas som en omsättningstillgång eller anläggningstillgång är avsikten med innehavet. Vid Karolinska Institutet (KI) klassificeras finansiella tillgångar som anläggningstillgångar då syftet med innehavet inte är att bedriva handel. Det är viktigt att ha kontroll över de finansiella anläggningstillgångarnas anskaffningsvärde för att vid försäljning kunna beräkna resultatet samt för att kunna värdera dem vid årets slut.

Som finansiella anläggningstillgångar vid KI redovisas:

  • Aktier och andelar i dotter- och intresseföretag
  • Andra långfristiga värdepappersinnehav

Finansiella anläggningstillgångar redovisas i kontogrupp 13, Finansiella anläggningstillgångar, utlåning. På samma sätt som vid redovisning av materiella anläggningstillgångar ska den ingåen¬de balansen registreras så att det ackumulerade värdet, årets anskaffningsutgifter, årets avskrivningar, årets utdelning etc. förs till det konto inom varje grupp som avslutas med siffran 0:

  • 1310    Aktier och andelar i dotterföretag (KI-Holding)
  • 1330    Svenska aktier och andelar, ack värde
  • 1350    Svenska obl. och andra v-papper, ack värde

Den ackumulerade värderegleringen förs till konto 1339 (Värdereglering aktier och andelar).

Finansiella anläggningstillgångar redovisas enbart vid KIs centrala ekonomiavdelning, inte vid institutionerna

Administration