E-postkonto och inloggning stängs av direkt efter avslut av anställning/anknytning när IDAC införs

Publicerat 2018-04-04 17:11. Uppdaterat 2018-04-16 13:30

I och med lanseringen av det nya systemet IDAC, som ersätter KIMKAT i maj/juni 2018, kommer den så kallade Grace-perioden för e-post och inloggningsuppgifter avskaffas. För dig som administratör innebär det att ändringar i anställningsformen, som t.ex. förlängning av en anknytning, måste ske innan medarbetarens slutdatum.

När en medarbetare slutar på KI, finns idag en så kallad Grace-period för e-postkontot och inloggning till KI:s IT-system. Det betyder att man kan logga in i sitt e-postkonto och andra tjänster upp till en månad efter att man har avslutat sin anställning eller anknytning till KI.

I och med lanseringen av IDAC och UBW Anknutna i maj/juni 2018 kommer denna period avskaffas. Det innebär att man inte kommer kunna logga in i sitt e-postkonto eller andra system och tjänster dagen efter att man har avslutat sin anställning/anknytning.

Kontots e-postmeddelanden kommer finnas sparade i 100 dagar efter att kontot inaktiveras. Själva e-postadressen som är kopplat till en specifik person finns sparad i systemen i tio år och kan först då tilldelas en ny person.

Att öka säkerheten och att följa rätt administrativ process är de främsta anledningarna till ändringen. Dessutom hade KIMKAT tekniska begränsningar, som inte kommer att finnas kvar i det nya systemet IDAC.

Vad betyder det för dig som administratör?

Detta innebär att du som administratör måste lägga in eventuella förändringar i anställningsformen i respektive källsystem innan slutdatumet för medarbetarens gällande kontrakt. Detta gäller till exempel när

  • en anknytning ska förlängas
  • en anställd ska anknytas efter att anställningen går ut
  • en anknuten ska anställas efter att anknytningen går ut

För anknytningar innebär detta till exempel att ett nytt anknytningsbeslut måste upprättas om anknytningen förlängs efter slutdatumet, vilket i sin tur kräver prefektens attest. Dessutom kommer personen inte ha tillgång till sitt e-postkonto eller andra system under tiden det inte finns ett giltigt anknytningsbeslut.

Läs mer om hur anknytningsprocessen kommer att fungera i UBW Anknutna.

Anknytning innan anställning går ut möjligt

I KIMKAT har det inte varit möjligt att anknyta en person som fortfarande är anställd på KI.

I UBW Anknutna kommer möjligheten att finnas att anknyta en person som är anställd. Anställningen kommer då automatiskt övergå till en anknytning vid anställningens slutdatum.

Länkar

Administration