Digitalt verktyg för individuella studieplaner för doktorander

This page in English

Justerad tidsplan för introduktionen av ISP-systemet är beslutad. En succesiv implementering kommer ske där nyantagna doktorander från fyra institutioner börjar skriva in studieplanerna i ISP-systemet, det nya digitala verktyget för studieplaner. 

Varför är tidsplanen justerad?

Projektet har tagit emot återkoppling som visar på att organisationen redan är hårt ansträngd bland annat på grund av införandet av Ladok3. Därtill införs under hösten 2018 en ny antagningsprocess vilket medför ändrade arbetsrutiner för institutionerna. Med syfte att inte skapa ytterligare stress eller oro kring implementeringen av ISP-systemet har beslut fattats av styrgruppen om en justering av planen för införandet.

En succesiv implementering medför också ytterligare möjlighet att testa kvaliteten och funktionaliteten i systemet liksom att utveckla handledningar och stödfunktioner, innan resterande doktorander läggs in i systemet. Institutionen för kvinnor och barns hälsa, Institutionen för medicin, Solna, Institutionen för klinisk neurovetenskap och Institutionen för neurobiologi, vård och samhälle kommer att så snart som möjligt börja att använda ISP-systemet. Alla berörda kommer att få utbildning och handledning för att få en så smidig introduktion som möjligt.

Beslut om när resterande institutioner ska börja använda systemet kommer att fattas och meddelas under början av 2019. För att utbildningen ska ligga i så nära anslutning som möjligt till när systemet ska börja användas koncentreras utbildningen under 2018 till de utvalda institutionerna, och den planerade utbildningen för övriga institutioner kommer att ges nästa år. 

Bakgrund till varför systemet ska användas vid KI

Enligt Högskoleförordningen ska varje doktorand ha en individuell studieplan som är fastställd i samråd med doktoranden och hans eller hennes handledare. För att kunna erbjuda ett bättre stöd för doktorander, handledare och studierektorer som arbetar med den individuella studieplanen så har Styrelsen för forskarutbildning beslutat att införa ett digitalt verktyg. 

Om ISP-systemet

Systemet bygger på ett formulär som fylls i av doktorand och handledare. Formuläret blir tillgängligt som studieplan i form av en pdf. Studieplanen granskas, godkänns och fastställs elektroniskt i systemet och formuläret blir vid fastställandet låst för redigering. Vid revidering öppnar handledaren en ny version av studieplanen som uppdateras och fastställs.

ISP-systemet är webbaserat och därför tillgängligt även om man befinner sig utanför KIs nätverk.

Några av de blanketterna som idag används vid skapande och revidering av en individuell studieplan kommer inte att behövas längre och andra kommer att behöva uppdateras i samband med att KI går över till elektronisk hantering av studieplaner. 

Hantering av individuella studieplaner förbättras bl a genom att verktyget: 

  • stödjer det flöde och den bestämda ordning av användare för godkännande av studieplanen.
  • skickar ett mejl när en användare har en studieplan som ska godkännas.
  • har en meddelandelogg där användare kan skriva meddelanden till varandra, t ex kan studierektor skriva ett meddelande angående vad som ska åtgärdas för att studieplanen ska bli godkänd i de fall den returneras till doktoranden.
  • skickar en automatiskt genererad påminnelse till doktorand och huvudhandledare när det är dags för årlig revidering av studieplanen.
  • hämtar uppgifter om avklarade kurser och tillgodoräknanden från Ladok.
  • tillgängliggör den senast fastställda studieplanen samt tidigare versioner elektroniskt.
  • ger tillgång till samtliga studieplaner en användare har behörighet till, t ex har en huvudhandledare tillgång till alla studieplaner för doktorander som hen handleder och en studierektor för forskarutbildning har tillgång till alla studieplaner på sin institution.

Processer och flöde

  1. Doktoranden antas till forskarutbildningen på KI. Antagningen registreras i Ladok.
  2. Forskarutbildningsadministratör tilldelar doktoranden och handledarna roller i ISP-systemet.
  3. Huvudhandledaren skapar studieplanen. Doktoranden och handledarna samråder om innehållet i studieplanen. Doktoranden och huvudhandledaren kan redigera studieplanen, bihandledarna har enbart tittbehörighet.
  4. När doktorand och handledarna är nöjda med studieplanen godkänner doktoranden studieplanen. Studieplanen vandrar sedan via huvudhandledaren till studierektor och forskarutbildningsadministratör, som kontrollerar studieplanen och godkänner om de anser den vara komplett. 
  5. Till sist kommer studieplanen till den person som utsetts till fastställare vid institutionen (vilket oftast är studierektorn) som då fastställer studieplanen om den anses komplett.

Frågor kring regler för forskarutbildningen hänvisas till medarbetarportalens sidor om forskarutbildningen 

Utbildning

Studieadministratörer, studierektorer, handledare och doktorander från NVS, KBH, CNS och MedS kommer utbildas i och med att de startar igång med nyantagna doktorander. 

Tidsplan

Nov-dec 2018

Utbildning erbjuds till berörda medarbetare från NVS, CNS, KBH och CNS, de fyra institutioner som startar först. Nyantagna doktorander och handledare kommer börja använda systemet så snart alla i flödet är utbildade.

   

VT 2019

Utbildning/workshops kommer erbjudas till studieadministratörer, studierektorer, handledare och doktorander inför att alla institutioners nyantagna doktorander ska börja använda systemet. Även beslut om när resterande doktorander ska börja använda systemet kommer meddelas.

   

Boka in informationsmöte

Jag kommer gärna till er institution och berättar mer om ISP-systemet. Kontakta mig gärna direkt eller genom isp@ki.se 

Projektledare

Marie Sandström Akram

Telefon: 08-524 863 98
Enhet: Enheten för Utbildningsadministrativa system
E-post: Marie.Sandstrom.Akram@ki.se
 

Användarhandledningar och checklistor 

Här kommer användarhandledningar och checklistor att läggas upp närmare att utbildningarna börjar. Tänk på att alltid använda den senaste versionen av användarhandledningarna.

Behörighetsblanketter

Här kommer behörighetsblanketter finnas för när nya användare ska söka om behörighet.

Projektorganisation

Projektledare

Marie Sandström Akram

Styrgrupp

Marianne Schultzberg Ordförande, dekan forskarutbildning
Lennart Nilsson Vice ordförande, vice dekan forskarutbilding
Kristina Broliden Prefekt, Inst f medicin, Solna
Elias Arnér Studierektor forskarutbildning, Inst f medicinsk biokemi och biofysik
Åsa Nandorf Objeksägare, Avd f utbildningsstöd- och forskarutbildningsstöd
Christopher Sönnerbrandt Enhetschef för studieadministrativa enheten
Leif Karlsson Representant MFs doktorandsektion

Projektgrupp

Matti Nikkola Studierektor för forskarutbildning, Inst f cell- och molekylärbiologi
Michael Fored Studierektor för forskarutbildning, Inst f medicin, Solna
Jan-Bernd Stukenborg Handledare, Inst f kvinnors och barns hälsa
Anna Sandberg Utbildningsadministratör, Inst f kvinnors och barns hälsa
Sofia Pettersson Utbildningsadministratör, Inst f fysiologfi coh farmakologi
Karin Vågstrand Samordnare forskarutbildning, Universitetsförvaltningen, Styrelsestöd och internationella relationer
Leif Karlsson Representant MFs doktorandsektion

Kontakt

Välkommen med frågor till isp@ki.se.

Dokument

Projektplan

Styrgruppsmöte 170117

Styrgruppsmöte 170327

Per capsulam 170419

Styrgruppsmöte 170608

Styrgruppsmöte 170921

Styrgruppsmöte 171205

Per capsulam 180117

Styrgruppsmöte 180907

Styrgruppsmöte 181004

Per capsulam justerad implementeringsplan 181030

Forskarutbildning