Digitalt verktyg för individuella studieplaner för doktorander

This page in English

Under 2018 kommer ett digitalt verktyg för att stödja skapande, godkännande och uppföljning av doktorandens individuella studieplan att implementeras vid KI. Användare av verktyget blir framför allt doktorander, handledare, studierektorer för forskarutbildningen och forskarutbildningsadministratörer.

Projektet tar en paus under sommaren i väntan på ny process för antagning till forskarutbildning. Arbetet med att anpassa ISP-systemets process återupptas i augusti. Då fastställs också en ny tidsplan för implementeringen.

Bakgrund

Enligt Högskoleförordningen ska varje doktorand ha en individuell studieplan som är fastställd i samråd med doktoranden och hans eller hennes handledare. För att kunna erbjuda ett bättre stöd för doktorander, handledare och studierektorer som arbetar med den individuella studieplanen så har Styrelsen för forskarutbildning beslutat att införa ett digitalt verktyg. Verktyget kommer att ge stöd till verksamheten genom att det förtydligar och förbättrar rapporteringen internt samt underlättar uppföljningen av doktorandens individuella progression och uppfyllnad av examensmålen.

Det valda ISP-systemet är utvecklat av Göteborgs universitet och används där sedan 2014. Under 2016 och 2017 har förutom KI, KTH samt två fakulteter vid Lunds universitet gått in i samarbete med Göteborgs universitet och börjat använda systemet.

Om ISP-systemet

Systemet bygger på ett formulär som fylls i av doktorand och handledare. Formuläret blir tillgängligt som studieplan i form av en pdf. Studieplanen granskas, godkänns och fastställs elektroniskt i systemet och formuläret blir vid fastställandet låst för redigering. Vid revidering öppnar handledaren en ny version av studieplanen som uppdateras och fastställs.

ISP-systemet är webbaserat och därför tillgängligt även om man befinner sig utanför KIs nätverk.

Några av de blanketterna som idag används vid skapande och revidering av en individuell studieplan kommer inte att behövas längre och andra kommer att behöva uppdateras i samband med att KI går över till elektronisk hantering av studieplaner. Av den anledningen kommer också dokumenthanteringsplanen för utbildning på forskarnivå att revideras.

Hantering av individuella studieplaner förbättras bl a genom att verktyget: 

  • stödjer det flöde och den bestämda ordning av användare för godkännande av studieplanen.
  • skickar ett mejl när en användare har en studieplan som ska godkännas.
  • har en meddelandelogg där användare kan skriva meddelanden till varandra, t ex kan studierektor skriva ett meddelande angående vad som ska åtgärdas för att studieplanen ska bli godkänd i de fall den returneras till doktoranden.
  • skickar en automatiskt genererad påminnelse till doktorand och huvudhandledare när det är dags för årlig revidering av studieplanen.
  • hämtar uppgifter om avklarade kurser och tillgodoräknanden från Ladok.
  • tillgängliggör den senast fastställda studieplanen samt tidigare versioner elektroniskt.
  • ger tillgång till samtliga studieplaner en användare har behörighet till, t ex har en huvudhandledare tillgång till alla studieplaner för doktorander som hen handleder och en studierektor för forskarutbildning har tillgång till alla studieplaner på sin institution.

Processer och flöde

Vid antagning till forskarutbildning

Observera att processen för antagning till forskarutbildning kommer att ändras under 2018 och att det kommer att påverka flödesschemat som beskrivs nedan.

Flödesschema över process vid antagning till forskarutbildning med ISP-systemet finns här.

  1. Forskarutbildningsadministratör tilldelar den blivande doktoranden och handledarna roller i ISP-systemet.
  2. Huvudhandledaren skapar studieplanen. Den blivande doktoranden och handledarna samråder om innehållet i studieplanen. Den blivande doktoranden och huvudhandledaren kan redigera studieplanen, bihandledarna har enbart tittbehörighet.
  3. Beroende på vilka rutiner man väljer vid institutionen finns olika alternativ. Alternativ 1: Blivande doktorand skriver ut studieplanen innan den skickas iväg i godkännande-flödet och bifogar den till ansökan om antagning till forskarutbildning. Alternativ 2: När blivande doktorand och handledarna är nöjd med studieplanen godkänner den blivande doktoranden studieplanen. Studieplanen vandrar via huvudhandledaren till studierektor och forskarutbildningsadministratör, som kontrollerar att studieplanen innehåller korrekt information för att kunna bifogas ansökan. Om studieplanen uppfyller kraven ombeds den blivande doktoranden att lämna in ansökan, om studieplanen inte uppfyller kraven meddelas den blivande doktoranden vad som ska uppdateras så att studieplanen blir komplett för ansökan om antagning till forskarutbildning. Blivande doktorand kan därefter lämna in sin ansökan.
  4. Blivande doktorand håller antagningsseminarium och uppdaterar studieplanen utifrån antagningsnämndens kommentarer och studierektors önskemål. Studieplanen godkänns av den blivande doktoranden och skickas iväg i godkännande-flödet.
  5. När studierektor godkänner uppdateringarna fattar prefekt beslut om antagning samt godkännande av handledarkonstellation och finansiering utanför systemet.
  6. Om prefekten godkänner ansökan fastställs studieplanen sedan i ISP-systemet.
  7. Antagningen registreras i Ladok av forskarutbildningsadministratören.

Vid årlig och nytt fastställande av den individuella studieplanen

Flödesschema för process vid årlig och nytt fastställande i ISP-systemet finns här.

En ISP ska uppdateras och fastställas vid

  • Årlig uppföljning
  • Halvtidskontroll
  • Förändring av handledarkonstellation
  • Byte av ämne och/eller institution

Tidsplan

2018

Doktorander som genomför sin halvtidskontroll efter att ISP-systemet tas i bruk ska föra över sin individuella studieplan till ISP-systemet.

 

För doktorander som har ett eller flera år kvar till halvtidskontroll eller som har gjort halvtidskontroll kan institutionerna bestämma om och när, t ex i samband med årlig uppföljning, den indviduella studieplanen ska föras över till ISP-systemet.

Projektorganisation

Styrgrupp

Marianne Schultzberg Ordförande, dekan forskarutbildning
Lennart Nilsson Vice ordförande, vice dekan forskarutbilding
Kristina Broliden Prefekt, Inst f medicin, Solna
Elias Arnér Studierektor forskarutbildning, Inst f medicinsk biokemi och biofysik
Åsa Nandorf Objeksägare, Avd f utbildningsstöd- och forskarutbildningsstöd
Christopher Sönnerbrandt Enhetschef för studieadministrativa enheten
Leif Karlsson Representant MFs doktorandsektion

Projektgrupp

Maria Ankarcrona Studierektor för forskarutbildning, Inst f neurobiologi, vårdvetenskap och samhälle
Matti Nikkola Studierektor för forskarutbildning, Inst f cell- och molekylärbiologi
Michael Fored Studierektor för forskarutbildning, Inst f medicin, Solna
Jan-Bernd Stukenborg Handledare, Inst f kvinnors och barns hälsa
Anna Sandberg Utbildningsadministratör, Inst f kvinnors och barns hälsa
Sofia Pettersson Utbildningsadministratör, Inst f fysiologfi coh farmakologi
Karin Vågstrand Samordnare forskarutbildning, Universitetsförvaltningen, Styrelsestöd och internationella relationer
Leif Karlsson Representant MFs doktorandsektion

Kontakt

Välkommen med frågor till isp@ki.se.

Dokument

Projektplan

Styrgruppsmöte 170117

Styrgruppsmöte 170327

Per capsulam 170419

Styrgruppsmöte 170608

Styrgruppsmöte 170921

Styrgruppsmöte 171205

Per capsulam 180117

Forskarutbildning