Att göra urval och antagning till forskarutbildningskurs

This page in English

Om det finns flera sökande än kursplatser till en kurs på forskarnivå måste urval ske. Hur detta urval går till måste vara transparent för sökanden och efter meritering och behov av kursen för utbildningen.

Generella urvalskriterier

Generellt gäller följande ordning för forskarutbildningskurser när KI står för kurskostnaden (dessa ska inte anges i katalogens urvalstext):

1. KI doktorander

Doktorander i särskilda KI-samarbetsprogram inom utbildning på forskarnivå jämställs med KI-doktorander. Se länkar vilka universitet som ingår i KI:s samarbetsprogram.

Nationella forskarskolor
Internationella och nationella samarbeten på forskarnivå

2. Post docs vid KI

3. Doktorander från andra universitet och högskolor (i Sverige och utomlands)

4. Övriga sökande

Se vidare nedan under Att göra urval vid antagning.

Specifika urvalskriterier

Specifika urvalskriterier anges i KIWAS i varje kurstillfälle som sedan publiceras i kurskatalogen.

För de flesta allmänvetenskapliga baskurser gäller antagningsdatum för utbildning på forskarnivå som första urvalskriterium. Detta eftersom doktoranden bör examineras i dessa kurser så tidigt som möjligt under utbildningen.

Om doktoranden har mer nytta av kursen senare i sin utbildning ska detta anges i urvalstexten i kurstillfället.

Exempel på urvalskriterier

Här följer några exempel på hur urvalskriterier, specifika för den enskilda kursen, kan formuleras:

  • Urval sker utifrån sökandes skriftliga motivering till deltagande i kursen
  • De primära urvalskriterierna är 1) kursens användbarhet för doktoranden i dennes forskningsprojekt, och 2) den motivering som lämnats i samband med ansökan
  • Doktorander som arbetar inom ämnesområdet xxxxxxx prioriteras vid antagning. Urval sker utifrån 1) motivering 2) datum för doktorandregistrering
  • Urval av kursdeltagare görs utifrån kursplanens relevans för sökandes doktorandprojekt. Om nödvändigt görs ytterligare urval baserat på datum för doktorandregistrering

Antagning

Antagning görs vid institutionen för varje enskild kurs genom att använda funktionen för antagning i KIWAS. Vi arbetar för att få en systemintegration mellan KIWAS och nya Ladok för att kunna överföra antagningsdata. Detta förutsätter att antagningen görs via KIWAS (med undantag för hantering av sena ansökningar) och att manuella processer därmed undviks så långt det är möjligt.

Handledarintyg

Fr o m höstterminen 2015 är det obligatoriskt att använda ett s k handledarintyg som den sökande och dess handledare ska signera och återsända för att acceptera ett antagningserbjudande (detta gäller även KI post docs som genom detta styrker sin status som KI post docs). I KIWAS antagningsmodul finns detta inbyggt och är en del av antagningsmejlet som skickas från systemet. Tänk på att vid mottagen svarsblankett kontrollera att den sökande även har tackat ja via Mina kurser i KIWAS kurskatalog.

Sena ansökningar

För antagning av sökande som sökt efter ansökningstidens slut skickas antagningserbjudande manuellt via e-post, med handledarintyget som bilaga (se nedan). Dessa sökande hanteras manuellt och kan inte läggas in i KIWAS i efterhand. Kursansvarig institution ansvarar för att dessa kursdeltagare läggs in manuellt på aktuellt kurstillfälle i Ladok (antas i Ladok).

Återbud till kurs

I antagningsmejlet informeras sökande om reglerna kring återbud till kurs och om att de måste kontakta kursens kontaktperson när de inte vill behålla den kursplats de tackat ja till. Det är dock så att nya Ladok har en funktion där kursdeltagaren via studentgränssnittet kan lämna återbud till kurs. När detta görs skickas ingen avisering till kursansvarig. Tag därför som rutin att kontrollera i Ladok regelbundet efter att antagna har överförts till Ladok och fram till kursstart, ifall någon har lämnat återbud enbart med hjälp av denna funktion.

Se även nedan gällande hantering av sena avhopp.

Normalt arbetsflöde för kurser

För kurser som utannonseras i kurskatalogen ser arbetsflödet ut så här från ansökan till godkända resultat i Ladok:

1. Doktoranden ansöker via KIWAS kurskatalog.

2. Kursgivaren genomför antagningen via KIWAS omgående efter att kurskatalogen har stängt och bestämmer ett datum för att senast besvara antagningserbjudandet (inte mer än två veckor framåt, se rekommenderat datum som skickas till kursgivaren för aktuell termin)

3. Doktoranden mottar ett antagningsbesked (inklusive handledarintyg) via e-post och svarar via KIWAS (Mina kurser). Denne skriver också ut handledarintyget i antagningsmejlet och skickar det signerat och inskannat till kursgivaren via e-post (om antagningserbjudandet accepterats).

4. Alla antagna som har accepterat sin erbjudna plats via KIWAS överförs till kurstillfället I Ladok (förutsatt att de har accepterat innan överföringen till Ladok har gjorts – det är därför viktigt att sista svarsdag är ett datum före överföringsdatumet).

5. Doktoranden registrerar sig på kursen via Ladoks studentgränssnitt (registreringen är öppen från en vecka före kursstart till och med kursens andra dag).

6. Resultaten rapporteras in (av administrator, lärare eller examinator) och attesteras (av examinator) i Ladok.

Ansökningar utanför kurskatalogen

Observera att ansökningar som mottagits efter att kurskatalogen har stängt för ansökan hanteras manuellt utanför KIWAS och att handledarintyget måste bifogas antagningsmejlet. När de antagna har accepterat antagningserbjudandet, läggs dessa in (antas) på det aktuella kurstillfället i Ladok av en behörig person på den kursansvariga institutionen (normalt Ladok-administratören för forskarutbildning).

Att göra urval vid antagning

Vid urval för antagning grupperas de sökande utifrån de generella urvalskriterierna (se ovan). Inom varje grupp görs sedan en rangordning utifrån de specifika urvalskriterierna som angivits i kurskatalogen (kurstillfället). När antagning har gjorts inom den första urvalsgruppen (KI-doktorander och likställda) kan man i mån av plats gå vidare till nästa urvalsgrupp (KI post docs), osv.

Att tänka på:

Lottning är ej tillåtet. En rangordning av de sökande måste kunna göras.

Antagning får aldrig göras i den ordning som ansökningarna kommer in. Urvalet sker efter ansökningsperiodens slut.

Ett generellt råd är att försöka göra ett visst mått av överintag för att säkra att kursen kan starta och för att säkra medelstilldelningen. Om kursen inte har tillräckligt många deltagare bör en avvägning göras om att eventuellt ställa in kursen.

I KIWAS under Hjälp i vänstermenyn finns en lathund för användare där varje steg beskrivs mer i detalj
 

Hantering av sena avhopp

Den kursgivande institutionen har rätt att debitera handledaren en avgift om en KI-doktorand eller postdoc har tackat ja till antagning till kurs och sedan meddelar återbud för nära inpå kursstart eller under kursens gång, något som försvårar kursgivarens planering. Sjukdom, vård av barn etc. är godtagbara skäl för frånvaro.

Institutionen bestämmer själv storleken på denna avgift men Kurs- och programkommitténs rekommenderade riktlinjer är 3000 kr i avgift vid avhopp mindre än 30 dagar före kursstart eller under kursens gång för alla typer av kurser (både teoretiska och laboratorieinriktade). (Tidigare gällde 30 dagar enbart laboratoriekurser, men från och med VT16 är det samma tidsgräns även för teoretiska kurser).

Förutsättningen för att kunna ta ut avgiften är att den antagne har informerats om vilken avgift som debiteras och från vilket datum detta görs vid meddelande om återbud. Information om tidsramar för återbud och möjlighet för institutionen att debitera vid sena återbud finns på svarsblanketten. Kursgivaren bör dock i samband med antagning precisera vilka datum och belopp som gäller för aktuell kurs. (Om KIWAS används för antagning finns ett fritextfält i antagningsmejlet att använda).

Kurs- och programkommittén har beslutat (2016-05-31) att kursgivare inte ska drabbas ekonomiskt av sena avhopp med giltiga skäl, på så sätt att avdrag görs på de beviljade kursmedlen. Därför ska i fortsättningen avhopp och skäl till dessa noteras i deltagarlistan vid rekvirering av medel (till kommittén eller till forskarutbildningsprogram) så att dessa tydligt framgår.

Kontakt

Handläggare

Anna Gustafsson

Telefon: 08-524 860 18
E-post: anna.gustafsson@ki.se

Ordförande i Kurs- och programkommittén

Lennart Nilsson

Telefon: 08-524 810 99
E-post: Lennart.Nilsson@ki.se

Vice ordförande i Kurs- och programkommittén

Lena Von Koch

E-post: Lena.Von.Koch@ki.se

Koordinator för forskarutbildning

Ingeborg van der Ploeg

Telefon: 08-524 867 00
E-post: Ingeborg.Van.Der.Ploeg@ki.se

Länkar

Forskarutbildning