Att göra urval och antagning till forskarutbildningskurs

This page in English

Om det finns flera sökande än kursplatser till en forskarutbildningskurs måste urval ske. Hur detta urval går till måste vara transparent för sökanden och efter meritering och behov av kursen för utbildningen.

Generella urvalskriterier

Generellt gäller följande ordning för forskarutbildningskurser när KI står för kurskostnaden (dessa ska inte anges i katalogens urvalstext):

1. KI doktorander

Doktorander i särskilda KI-samarbetsprogram inom utbildning på forskarnivå jämställs med KI-doktorander. Se länkar vilka universitet som ingår i KI:s samarbetsprogram.

Nationella forskarskolor
Internationella och nationella samarbeten på forskarnivå

2. Post docs vid KI

3. Doktorander från andra universitet och högskolor (i Sverige och utomlands)

4. Övriga sökande

Se vidare nedan under Att göra urval vid antagning.

Specifika urvalskriterier

Specifika urvalskriterier anges i KIWAS i varje kurstillfälle som sedan publiceras i kurskatalogen.

För de flesta allmänvetenskapliga baskurser gäller antagningsdatum för utbildning på forskarnivå som första urvalskriterium. Detta eftersom doktoranden bör examineras i dessa kurser så tidigt som möjligt under utbildningen.

Om doktoranden har mer nytta av kursen senare i sin utbildning ska detta anges i urvalstexten i kurstillfället.

Exempel på urvalskriterier

Här följer några exempel på hur urvalskriterier, specifika för den enskilda kursen, kan formuleras:

  • Urval sker utifrån sökandes skriftliga motivering till deltagande i kursen
  • De primära urvalskriterierna är 1) kursens användbarhet för doktoranden i dennes forskningsprojekt, och 2) den motivering som lämnats i samband med ansökan
  • Doktorander som arbetar inom ämnesområdet xxxxxxx prioriteras vid antagning. Urval sker utifrån 1) motivering 2) datum för doktorandregistrering
  • Urval av kursdeltagare görs utifrån kursplanens relevans för sökandes doktorandprojekt. Om nödvändigt görs ytterligare urval baserat på datum för doktorandregistrering

Antagning

Antagning görs vid institutionen för varje enskild kurs genom att använda funktionen för antagning i KIWAS. Vi har nu en systemintegration mellan KIWAS och nya Ladok som innebär att vi kan överföra antagningsdata, dvs att uppgifter om de sökande som antagits och tackat ja via KIWAS förs över till det aktuella kurstillfället i Ladok. Detta förutsätter att antagningen görs via KIWAS  samt att de sökande accepterar erbjuden plats via Mina kurser före datumet för dataöverföringen, samt att de i sin profil har angivit ett komplett personnummer. 

Manuella processer i samband med antagning ska undvikas så långt det är möjligt. Manuell hantering blir aktuell :

- när sökande endast angett födelsedatum (ej fullständigt personnummer) i KIWAS

-  vid antagning till restplatser utanför KIWAS (sena sökande). Se även nedan under rubriken Ansökningar utanför kurskatalogen.

- när sökande tackar ja via KIWAS till erbjuden plats efter att dataöverföringen från KIWAS till Ladok skett (datum för senast svar anger kursgivaren vid skapandet av antagningsmejl i KIWAS och bör då ta hänsyn till aktuellt datum för dataöverföring).

I dessa fall måste kursgivaren kontakta kursgivande institutions forskarutbildningsadministratör för manuell inläggning av antagna i Ladok. Detta ska göras så snart som möjligt efter att antagningen är klar. 

Handledarintyg

Fr o m höstterminen 2015 är det obligatoriskt att använda ett s k handledarintyg som den sökande och dess handledare ska signera och återsända för att acceptera ett antagningserbjudande (detta gäller även KI post docs som genom detta styrker sin status som KI post docs). I KIWAS antagningsmodul finns detta inbyggt och är en del av antagningsmejlet som skickas från systemet. Tänk på att vid mottagen svarsblankett kontrollera att den sökande även har tackat ja via Mina kurser i KIWAS kurskatalog.

Sena ansökningar

För antagning av sökande som sökt efter ansökningstidens slut skickas antagningserbjudande manuellt via e-post, med handledarintyget som bilaga (se nedan). Dessa sökande hanteras manuellt och kan inte läggas in i KIWAS i efterhand. Kursansvarig institution ansvarar för att dessa kursdeltagare läggs in manuellt på aktuellt kurstillfälle i Ladok (antas i Ladok).

Återbud till kurs

I antagningsmejlet informeras sökande om reglerna kring återbud till kurs och om att de måste kontakta kursens kontaktperson när de inte vill behålla den kursplats de tackat ja till. Det är dock så att nya Ladok har en funktion där kursdeltagaren via studentgränssnittet kan lämna återbud till kurs. När detta görs skickas ingen avisering till kursansvarig. Tag därför som rutin att kontrollera i Ladok regelbundet efter att antagna har överförts till Ladok och fram till kursstart, ifall någon har lämnat återbud enbart med hjälp av denna funktion.

Från och med VT19 uppmanas doktorander att lämna återbud via Ladoks studentgränssnitt, istället för till kursgivaren, och antagningsmejlet har därför formulerats om. Undantag gäller kurser som startar i början av januari - för dessa måste eventuellt återbud lämnas direkt till kursgivaren om det ska kunna göras minst 30 dagar före kursstart.

Se även nedan gällande hantering av sena avhopp.

Normalt arbetsflöde för kurser

För kurser som utannonseras i kurskatalogen ser arbetsflödet ut så här från ansökan till godkända resultat i Ladok:

1. Doktoranden ansöker via KIWAS kurskatalog.

2. Kursgivaren genomför antagningen via KIWAS omgående efter att kurskatalogen har stängt och bestämmer ett datum för att senast besvara antagningserbjudandet (inte mer än två veckor framåt, se rekommenderat datum som skickas till kursgivaren för aktuell termin)

3. Doktoranden mottar ett antagningsbesked (inklusive handledarintyg) via e-post och svarar via KIWAS (Mina kurser). Denne skriver också ut handledarintyget i antagningsmejlet och skickar det signerat och inskannat till kursgivaren via e-post (om antagningserbjudandet accepterats).

4. Alla antagna som har accepterat sin erbjudna plats via KIWAS överförs till kurstillfället I Ladok (förutsatt att de har accepterat innan överföringen till Ladok har gjorts – det är därför viktigt att sista svarsdag är ett datum före överföringsdatumet).

5. Doktoranden registrerar sig på kursen via Ladoks studentgränssnitt (registreringen är öppen från en vecka före kursstart till och med kursens andra dag).

6. Resultaten rapporteras in (av administrator, lärare eller examinator) och attesteras (av examinator) i Ladok.

Ansökningar utanför kurskatalogen

Observera att ansökningar som mottagits efter att kurskatalogen har stängt för ansökan hanteras manuellt utanför KIWAS och att handledarintyget måste bifogas antagningsmejlet. När de antagna har accepterat antagningserbjudandet, läggs dessa in (antas) på det aktuella kurstillfället i Ladok av en behörig person på den kursansvariga institutionen (normalt Ladok-administratören för forskarutbildning).

Att göra urval vid antagning

Vid urval för antagning grupperas de sökande utifrån de generella urvalskriterierna (se ovan). Inom varje grupp görs sedan en rangordning utifrån de specifika urvalskriterierna som angivits i kurskatalogen (kurstillfället). När antagning har gjorts inom den första urvalsgruppen (KI-doktorander och likställda) kan man i mån av plats gå vidare till nästa urvalsgrupp (KI post docs), osv.

Att tänka på:

Lottning är ej tillåtet. En rangordning av de sökande måste kunna göras.

Antagning får aldrig göras i den ordning som ansökningarna kommer in. Urvalet sker efter ansökningsperiodens slut.

Ett generellt råd är att försöka göra ett visst mått av överintag för att säkra att kursen kan starta och för att säkra medelstilldelningen. Om kursen inte har tillräckligt många deltagare bör en avvägning göras om att eventuellt ställa in kursen.

I KIWAS under Hjälp i vänstermenyn finns en lathund för användare där varje steg beskrivs mer i detalj
 

Hantering av sena avhopp

Den kursgivande institutionen har rätt att debitera handledaren en avgift om en KI-doktorand eller postdoc har tackat ja till antagning till kurs och sedan meddelar återbud för nära inpå kursstart eller under kursens gång, något som försvårar kursgivarens planering. Sjukdom, vård av barn etc. är godtagbara skäl för frånvaro.

Institutionen bestämmer själv storleken på denna avgift men Kurs- och programkommitténs rekommenderade riktlinjer är 3000 kr i avgift vid avhopp mindre än 30 dagar före kursstart eller under kursens gång för alla typer av kurser (både teoretiska och laboratorieinriktade). (Tidigare gällde 30 dagar enbart laboratoriekurser, men från och med VT16 är det samma tidsgräns även för teoretiska kurser).

Förutsättningen för att kunna ta ut avgiften är att den antagne har informerats om vilken avgift som debiteras och från vilket datum detta görs vid meddelande om återbud. Information om tidsramar för återbud och möjlighet för institutionen att debitera vid sena återbud finns på handledarintyget. Kursgivaren bör dock i samband med antagning precisera vilka datum och belopp som gäller för aktuell kurs. (I KIWAS antagningsmodul finns ett fritextfält i antagningsmejlet att använda).

Kurs- och programkommittén har beslutat (2016-05-31) att kursgivare inte ska drabbas ekonomiskt av sena avhopp med giltiga skäl, genom avdrag på de beviljade kursmedlen. Inte heller sena avhopp utan giltiga skäl ska drabba kursgivarens ersättning negativt, varför kommittén har beslutat (2018-10-02) att betala mellanskillnaden mellan den administrativa avgiften och den ersättning kursgivaren skulle ha fått om personen hade fullföljt kursen. Dvs, kursgivaren debiterar i vanlig ordning den administrativa avgiften för ogiltig frånvaro, men förlorar inte ekonomiskt på detta ifall avgiften inte täcker det faktiska ekonomiska bortfallet. 

Därför ska i fortsättningen avhopp och skäl till dessa noteras i deltagarlistan vid rekvirering av medel (till kommittén eller till aktuellt forskarutbildningsprogram) så att dessa tydligt framgår, samt även uppgift om debiterad administrativ avgift.

Kontakt

Handläggare

Anna Gustafsson

Telefon: 08-524 860 18
E-post: anna.gustafsson@ki.se

Ordförande i Kurs- och programkommittén

Erika Franzén

Telefon: 08-524 888 78
E-post: Erika.Franzen@ki.se

Vice ordförande i Kurs- och programkommittén

Lena Von Koch

Telefon: 070-786 93 86
E-post: Lena.Von.Koch@ki.se

Koordinator för forskarutbildning

Ingeborg van der Ploeg

Telefon: 08-524 867 00
E-post: Ingeborg.Van.Der.Ploeg@ki.se

Länkar

Forskarutbildning