Arrangera konferenser och evenemang

This page in English

KI är årligen värd för ett stort antal möten och evenemang. Dessa är viktiga för vår kommunikation med omvärlden och för vårt varumärke. Vänd dig till Akademikonferens för ett professionellt stöd i all konferensplanering och genomförande, oberoende av var mötet genomförs.

Akademikonferens är en gemensam organisation för Karolinska Institutet, Sveriges lantbruksuniversitet och Uppsala universitet, och medlem i ICCA (International Congress and Convention Association), MPI (Meeting Professionals International) samt Mötesakademin för Sveriges universitet och högskolor. 

Förfrågan om konferensstöd

Akademikonferens

Telefon: 08-524 833 00
E-post: akademikonferens@ki.se
Besöksadress: Karolinska Institutet Biomedicum Solnavägen 9 171 65 Solna

Konferensguide

Värdskap för konferenser och andra evenemang är en viktig del av KI:s verksamhet som internationellt ledande medicinskt universitet. Världens ledande forskare samlas hos oss och flera av våra egna medarbetare och studenter kan delta. Värdskapet kan vidare bidra till att stärka den interna stoltheten och ”vi-känslan” vid KI.

Som värd och konferensarrangör har du ett stort ansvar och många uppgifter att lösa. För detta arbete har KI en professionell stödorganisation, Akademikonferens. Akademikonferens, som är en del av kommunikationsavdelningen, ansvarar både för strategiska konferensfrågor och erbjuder fullständiga sk PCO-tjänster (professional congress organizer). Du kan vända dig till Akademikonferens i all konferensplanering och genomförande utan någon upphandling.

Råd och tips från Akademikonferens

För ditt stöd inför kontakten med oss, eller om du bestämmer dig att ordna konferensen själv, har vi sammanställt ett antal punkter att tänka på och besluta om.

Kontakta oss tidigt i processen för bästa stöd, och för råd och tips vid genomgången av punkterna.

BID (anbud om värdskap)

Behöver du ansöka om värdskap för en vetenskaplig kongress eller konferens i konkurrens med andra forskare och destinationer? Detta är vanligt förekommande i forskarföreningar där värdskapet för möten cirkulerar mellan världsdelar, länder och värduniversitet.

Vi hjälper dig kostnadsfritt i hela ansökningsprocessen och producerar en bid med KI bakom din ansökan. För att erhålla ett inbjudnings-/rekommendationsbrev från rektor behöver du kontakta Akademikonferens och följa BID-processen.

Mål   

Formulera gärna vad du vill uppnå med konferensen.

  • Vill du skapa nya nätverk eller nya samarbeten?
  • Vill du mäta resultat och använda dessa vidare och på vilket sätt?
  • Ska konferensen utvärderas inför planeringen av nästa evenemang eller för annat syfte?

Målgrupp

  • Nationell/Internationell - vilka länder beräknas deltagarna komma ifrån?
  • Forskare, doktorander, andra kategorier. Får/ska studenter delta?
  • Förväntat antal deltagare? Är tanken att bjuda in medföljande gäster? Bör de ha ett eget program?
  • VIP att inbjuda.

Värd/värdar/avsändare

Vem/vilka är värdar eller huvudavsändare? Vem bjuder in? Tänk på rätt grafisk form och användande av KI:s logotyp.

Vi kan avlasta dig och ta ansvar för all materialproduktion från hemsidor till trycksaker. För att minska tryckkostnader och spara miljön kan vi även erbjuda en webbapp.

Samarbetspartners

Arrangeras konferensen i samarbete med andra organisationer, bestäm då:

  • roller (värd, partner, sponsor) och beslutsprocess
  • ansvarsområden (konferensens budskap och innehåll samt finansiering)

Kom ihåg att förankra detta i institutions-/universitetsledningen.

Organisation och projektteam

Sätt en organisationskommitté, ordförande och eventuella andra roller.

Hur mycket tid kan den egna personalen avsätta för planering och genomförande? Vem fattar besluten under processen?

Akademikonferens axlar gärna rollen som projektledare och ser till att processen går framåt och tidplanen och budgeten hålls. Vi har resurser för att avlasta dig på samtliga administrativa uppgifter inom projektet.

Tidpunkt

Önskad/möjlig tidpunkt som är mest lämplig för arrangören, medverkande och målgruppen. Kontrollera att tänkt tid och tema inte krockar med andra konkurrerande evenemang för samma målgrupp.

Tänk på att valet av tidpunkt (månad, veckodag, konkurrerande evenemang på orten) kan påverka prisbilden på till exempel hotell och konferenslokaler.

Vi utreder detta gärna för dig och lämnar förslag på olika alternativ.

Format och agenda

Fundera på hur du bäst når målet med mötet och hur deltagarna kan engageras i interaktion. Hur kan du planera en agenda som rymmer allt du vill genomföra? Vilka möjligheter till nätverkande och interaktion behövs och vilka tekniska krav skall ställas på anläggningen?

Skissa gärna på en översiktlig agenda. Vad skall hinnas med? Vill ni hinna göra ett studiebesök eller en exkursion? Fundera även på eventuella sociala aktiviteter (mottagning, middag, underhållning och så vidare).

Vi kan ge dig råd och presentera olika alternativa lösningar.

Finansiering

Hur skall konferensen finansieras?

  1. Genom deltagaravgifter. Vilken avgiftsnivå är rimlig med tanke på målgruppen? Om konferensen är en i en serie, kolla gärna vilken avgift som gällde sist. Vilka betalningsalternativ skall vi erbjuda? Glöm inte moms, 25% på deltagaravgiften. Undantag när fakturering sker mellan statliga myndigheter, då läggs ingen moms på fakturan.
  2. Med institutions- eller delad partnerfinansiering.
  3. Med hjälp av sponsorstöd, bidrag och eventuella utställarintäkter. Vilka sponsorer och bidragsgivare är tänkbara att kontakta?
  4. En kombination av ovan

Hur ska eventuell över- eller underskott hanteras? Eventuell ekonomisk garanti?

Det är viktigt att planera för en hållbar budget och beakta regelverken. Akademikonferens erbjuder professionell hjälp med finansieringsplanering och budgetuppställning. Vi har ett online system för administration av deltagare och betalningar och kan avlasta dig med all ekonomiadministration, både intäkter och kostnader. Vi hanterar både fakturor, kreditkort och banköverföringar både inom Sverige och internationellt.

Sponsorstöd och compliance

För ansökan om sponsorstöd från läkemedelsföretag, medicintekniska- och laboratorietekniska företag gäller ett antal etiska regler, så kallad compliance. Det är mycket viktigt att beakta dessa regler.

Vi är insatta i reglerna och kan ge råd i frågorna och hjälpa dig med ansökningarna både vad gäller sponsring och bidrag.

Kommunikationsplan och marknadsföring

För att så många som möjligt inom din målgrupp skall vilja och kunna välja att delta är det viktigt att vara ute i tid och göra en attraktiv presentation av konferensen. Om möjligt undersök om det finns några konkurrerande evenemang för samma målgrupp samtidigt.

Gör en kommunikationsplan som bygger på målgruppens och samarbetspartners krav och förväntningar och tar hänsyn till planeringsprocessens deadlines och till exempel eventuella avbokningsregler. Välj kanaler med omsorg med tanke på målgrupp och budget. Fundera på om din målgrupp kan nås genom sociala medier som komplement. Glöm inte att tidigt informera och engagera KI:s och samarbetspartners ledningar.

Tänk på att eventuellt bjuda in mediarepresentanter. Följ upp vad som skrivs om ditt tema under planeringsprocessen och var beredd att bemöta frågor.

Läs mer om att planera din kommunikation. Där kan du även ladda ner mallar för en kommunikationsplan. Akademikonferens kan också hjälpa dig.

Hållbarhet och säkerhet

Som ett av världens främsta medicinska universitet har Karolinska Institutet en viktig position att bidra till Agenda 2030 och FN:s 17 Globala mål för hållbar utveckling1. Att arrangera hållbara möten och evenemang är ett sätt att agera hållbart och bidra till dessa mål.

Akademikonferens kan hjälpa dig planera för mer hållbara möten. Istället för trycksaker erbjuder vi till exempel konferensappar, digitala posters och print-on-demand namnskyltar.

Lokaler

Aula Medica är en modern och spännande byggnad för många olika typer av konferenser och evenemang. När NKS är färdigbyggt kommer möjligheten att ta emot ännu flera konferenser och då även med flera möjligheter till parallella aktiviteter.

Tänk dock på att tillgången till konferenslokaler på våra campusområden under terminstid är begränsad. Tänk också på att större möten behöver bokas med lång framförhållning. För att garantera tillgången även till ett tillräckligt antal hotellrum måste dessa bokas långt i förväg.

Konferenslokaler utanför KI ska bokas inom ramen för upphandlade anläggningar. De aktuella anläggningarna upphandlade av KI hittar du i KI:s avtalskatalog

Vi hjälper dig gärna att hitta och välja lämpliga lokaler både internt och externt. Du behöver inte fundera på upphandling och förhandling, det hjälper vi dig med. 

Deltagaradministration

Hur skall deltagarna anmäla sig och hur kommunicerar vi med dem? Vilken service skall erbjudas? Beakta GDPR-reglerna och informera deltagarna. Inbjudan och anmälningsprocessen ger första intrycket av konferensen.

Det är nödvändigt att ha ett sekretariat som administrerar anmälningar och betalningar och besvarar frågor från deltagare, talare, sponsorer, utställare och leverantörer under planeringsprocessen, men även under genomförandet av konferensen.

I vårt online system kan vi lägga upp ett anmälningsformulär, hantera bokningar och avbokningar, val av parallella aktiviteter och evenemang, bekräfta, fakturera och kommunicera med deltagarna. Du kan få en egen access i systemet för att i realtid följa anmälningsläget, om du vill. Vi sätter upp och bemannar ett sekretariat med tekniska lösningar även på konferensanläggningen.

Abstracts

Administrationen av vetenskapliga abstracts kräver resurser. Bedöm antalet förväntade abstracts och fundera på vilka resurser du och din institution har för hanteringen.

Akademikonferens har ett användarvänligt, Internet-baserat system för administration av hela abstractprocessen från inlämning till granskning och publikation.

Länkar