Arkiv och informationshantering

This page in English

Enheten för arkiv- och registratur handhar Universitetsförvaltningens arkiv och registratur samt har en rådande roll och fungerar stödjande gentemot institutionerna. Institutionerna är egna arkivbildare och ansvarar för sina arkiv. Här arbetar registratorer och arkivarier för att säkerställa att Karolinska Institutets allmänna handlingar bevaras för eftervärlden men även att de går att återsöka för förvaltningens vardagliga behov. 

Karolinska Institutets organisering kring arkiv och registratur

Fördelning av arkivansvar mellan Universitetsförvaltningen och institutionerna

Vid KI förekommer flera gemensamma administrativa system för beslutsfattande och hantering av handlingar. KI bör ur arkivsynpunkt ses som en enda enhet inom vilken dubbelregistrering och dubbelarkivering av handlingar bör undvikas. Universitetsförvaltningen har det övergripande arkivansvaret för alla gemensamma administrativa register. Däremot ansvarar institutionerna för de handlingar som diarieförs/registreras på respektive institution.

Arkivarie vid Universitetsförvaltningen

  • Ansvarar för arkivering och arkivbildningen vid UF.
  • Har ett övergripande ansvar för att ta fram styrdokument, anvisningar och handböcker för hela KI, samt för att utarbeta rutiner som säkerställer att arkivering och informationshantering vid KI fungerar i enlighet med gällande lagstiftning.
  • Ansvarar för de yttre kontakterna med Riksarkivet och andra organ i arkivhanteringsfrågor.
  • Har ett överordnat ansvar för hanteringen av KI:s allmänna handlingar, vad gäller såväl pappershandlingar som elektroniska handlingar.
  • Rådgör och vägleder institutionerna i arkiv- och informationshanteringsfrågor.

Registrator vid Universitetsförvaltningen

  • Ansvarar för diarieföringen vid UF.
  • Ansvarar för att utbilda och handleda institutionsregistratorer.
  • Ska fortlöpande och i samverkan med arkivfunktionen vid UF genomföra stickprovskontroller för att pröva att hela KI:s registrering av handlingar fungerar.
  • Ska i samverkan med arkivfunktionen vid UF lämna förslag på förbättringar av hela KI:s diarium, diarieföringsrutiner och arkiveringen av diarieförda handlingar.
  • Har en allmänt vägledande roll i frågor gällande diarieföring.

Om du har frågor rörande arkivering och informationshantering eller om du vill söka efter arkivmaterial kan du vända dig till Universitetsförvaltningens arkivfunktion vid centralarkivet.
Se separat sida om arkivbildare vid KI.

Alla idag verksamma institutioner har egna arkiv och vid frågor gällande specifikt institutionsarkiv hänvisar vi till respektive institution.

Leverans av räkenskapshandlingar

Institutionerna framställer en rad handlingar som är kopplade till ekonomisystemet UBW. För dessa handlingar gäller arkiveringsskyldighet precis som för andra allmänna handlingar, men institutionerna kan efter överenskommelse med Universitetsförvaltningens arkivfunktion leverera en del räkenskapshandlingar för förvaring centralt.

Huvudboks-, leverantörs-, leverantörsreskontrans avräkningsrapporter samt kundreskontrans verifikationer ingår i institutionens arkiv, men näst föregående års verifikat kan levereras till Universitetsförvaltningen. Institutionen bör behålla verifikat från innevarande år samt från föregående år.

Vid leveransen ska arkivboxarna vara tydligt etiketterade med vad de innehåller. De ska även redovisas i volymförteckningen som ska vara signerad.

1. Gör först i ordning arkivboxarna

Numrera samtliga volymer (arkivboxar) inom verifikationskategori och år. Ställ alla kartonger som innehåller exempelvis huvudboksverifikationer för år 2001 i en lång rad och numrera dem från ett och uppgå. Gör samma sak med leverantörs-, leverantörsreskontrans avräkningsrapporter och kundreskontrans verifikationer.
Hämta volymförteckningen och fyll i den. Använd en förteckning per verifikationskategori och år. Avsluta med att signera varje förteckning, detta innebär att du är ansvarig för att den är rätt ifylld.
Hämta etiketterna och fyll i dem. Uppgifterna på etiketterna ska vara: Institutionens namn, Serierubrik/verifikationskategori, Verifikationsnummer (fr o m-t o m), Institutionsbeteckning, Bokföringsår och Volymnummer (arkivbox). 

Klistra etiketterna på kartongernas långsidor. Etikettmallar hittas här.

2. Packa flyttkartongen/flyttkartongerna

Packa de färdigetiketterade arkivkartongerna i flyttkartonger.
Numrera flyttkartongerna.
Lägg samtliga volymförteckningar i den första flyttkartongen

3. Kontakta arkivarie före transport

Kontakta någon av arkivarierna vid Universitetsförvaltningen och kom överens om tidpunkt för leverans. Institutionen ansvarar för transport till arkivlokalen och att handlingar som levereras är packade enligt arkivariens instruktion.
Arkivarien vid Universitetsförvaltningen packar upp flyttkartongerna.

Mottagandet bekräftas genom att arkivarien signerar volymförteckningarna. Kopia av dessa skickas sedan tillbaka till institutionens ekonomifunktion.

I samband med mottagandet av arkivhandlingarna övertar Universitetsförvaltningen ansvaret för att handlingarna förvaras enligt gällande regelverk, gallras vid fastställd tidpunkt samt är återsökbara under hela perioden innan gallring.

4. Åtkomst

När institutionen behöver åtkomst till en levererad verifikation skickas en förfrågan till arkivfunktionen med följande uppgifter:

  • Aktuell arkivbildare (institution)
  • Bokföringsår
  • Verifkationstyp
  • Verifikationsnummer

Arkivfunktionen ansvarar sedan för att plocka fram rätt verifikation och skicka en kopia till institutionen (via e-post eller internpost).

FAQ om arkivering

Vad är skillnaden mellan diarieföring och arkivering? Och måste vi spara allting? Dessa är exempel på vanligt förekommande frågor om arkiv och arkivering som besvaras nedan.

Vad är ett arkiv?

Ett arkiv består av de allmänna handlingar som produceras inom en myndighet och som tas om hand om för arkivering. Arkivet speglar alltså myndighetens verksamhet och organisation. Det är själva beståndet av handlingar som är arkivet, oavsett var det befinner sig, utspritt eller samlat, och oavsett  vad det är för medium eller format (t ex om det är papper, en ritning, ett fotografi, en databas etc).

Varför ska vi arkivera?

Karolinska Institutets arkiv är en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:

Rätten att ta del av allmänna handlingar
Behovet av information för rättskipning och förvaltning
Forskningens behov

Skälen för arkivering är alltså flera och regleras i Arkivlagen (1990:782). Dels måste vi hålla våra arkiv ordnade för att allmänheten ska kunna ta del av våra allmänna handlingar. Dels behövs arkiven i vår interna verksamhet som ett stöd för det administrativa arbetet, så att vi vet vad vi gjort och inte fattar motstridiga beslut. Dessutom behövs arkivet för den framtida forskningen, så att man i framtiden ska kunna forska om Karolinska Institutets verksamhet.

Finns det några lagar och regler som styr arkiveringen?

Arkivering är reglerat i lag och ska ske enligt fasta regler som Riksarkivet fastställer. Vissa regler gäller för hela staten och andra endast för Karolinska Institutet. Riksarkivet är också KI:s tillsynsmyndighet och gör tillsynsbesök och inspektioner.

Arkivfunktionen på Universitetsförvaltningen bevakar och tolkar allmänna och myndighetsspecifika regler och interpreterar dessa till KI-specifika handlingar. Detta fastställs sedan i en Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutet. 

Hur ska en arkivlokal se ut?

Arkivhandlingar ska förvaras i lämpliga lokaler med lämplig inredning. Handlingarna ska skyddas mot vatten, brand, skadlig klimat- och miljöpåverkan samt skadegörelse och obehörig åtkomst. Regler för hur arkivlokalen ska utformas finns i RA-FS 2013:4. Innan lokalen tas i bruk ska den godkännas av Riksarkivet. 

Vid ny- eller ombyggnad av arkivlokal ska Fastighetsavdelningen vid Universitetsförvaltningen kontaktas. Information om förändringarna ska också lämnas till arkivarie för kännedom.

Handlingar som används dagligen förvaras i ett närarkiv. Dessa handlingar kan med fördel förvaras i säkra förvaringsskåp, som givetvis måste uppfylla kraven i RA-FS 2013:4. När sedan handlingarna inte används så ofta flyttas de över till centralarkivet. Denna arkivlokal brukar ligga något längre från verksamheten, ofta är lokalen belägen i källaren.

Vem har ansvar för arkivet?

Varje institution ansvarar för sitt arkiv. Det formella ansvaret för institutionens arkiv har prefekten. Vid Universitetsförvaltningen har rektor det formella ansvaret. Det operativa ansvaret har vid Universitetsförvaltningen delegerats till arkivarien och vid institutionerna till administrativ chef och/eller registrator. 

Måste vi spara allt?

Nej det måste vi inte. Skulle vi spara allt skulle våra arkiv svämma över och det skulle bli mycket svårt att hitta i dem. Det är till och med så att vi ska gallra en del av de handlingar som produceras inom Karolinska Institutet.

För att få gallra allmänna handlingar måste man ha tillstånd från Riksarkivet. Om det inte finns något beslut från Riksarkivet ska en allmän handling alltid bevaras. 

Vilka gallringsbeslut Karolinska Institutet berörs av framgår i Dokumenthanteringsplanen.

I de fall vi vill gallra allmänna handlingar som inte tas upp i vare sig ett specifikt beslut eller i våra tillämpningsbeslut måste vi söka tillstånd från Riksarkivet.

Hur redovisas ett arkiv?

Ett arkiv, d.v.s. en samling av arkiverade handlingar, ska redovisas i enlighet med Riksarkivets föreskrifter.

Arkivets struktur mellan 1904 - 2012: 

Allmänna arkivschemat har använts för att redovisa arkiv i Sverige till och med år 2012. Ett arkiv enligt allmänna arkivschemat delas in i fasta serier.  För att redovisa vilka serier och volymer som ingår i ett arkiv ska en arkivförteckning utformas. 

Arkivets struktur 2013 - 

Från och med den 1 januari 2013 ska samtliga statliga myndigheter redovisa sina arkiv enligt en ny struktur: Verksamhetsbaserad arkivredovisning.

Syftet är att hela myndighetens informationsflöde ska redovisas utifrån dess processer och aktiviter. Praktiskt sett innebär detta att alla KI:s handlingar fr.o.m. 2013-01-01 klassificeras och redovisas i enlighet med den klassificeringsstruktur som tagits fram av UF:s arkivfunktion. Klassificeringsstrukturen är ett styrdokument som redovisar KI:s fem verksamhetsområden med tillhörande processer: 

  1. Styra verksamhet – beskriver de styrande processerna över KI:s verksamhet.
  2. Stödja verksamhet – beskriver de stödjande processerna över hur KI utför sitt uppdrag.
  3. Bedriva utbildning – beskriver kärnverksamhetens processer gällande utbildning på grund- och avancerad nivå och forskarutbildning.
  4. Forska – beskriver kärnverksamhetens processer gällande forskningsverksamheten.
  5. Kommunicera och samverka externt – beskriver kärnverksamhetens processer gällande kommunikation och samverkan.

Klassificeringsstrukturen bestämmer hur KI:s handlingar redovisas i en arkivförteckning. 

Vad är skillnaden mellan ett arkiv och ett bibliotek?

Gränsdragningen mellan arkiv och bibliotek är svår. Grovt kan man säga att i arkiv finns unika dokument och i bibliotek finns sådant som är publicerat.

Vad är skillnaden mellan diarieföring och arkivering?

Att diarieföra är ett sätt att registrera handlingar. De diarieförda handlingarna är en del av arkivet och redovisas separat i arkivredovisningen. Arkivfunktionen på Universitetsförvaltningen fattar övergripande beslut om hur handlingar ska ordnas och arkiveras. I detta ingår att ta beslut om huruvida handlingar ska diarieföras och arkiveras bland de diarieförda handlingarna eller om handlingar kan arkiveras utan att diarieföras. Reglerna är uttryckta i Dokumenthanteringsplanen för Karolinska Institutets handlingar.

Kontakt

Arkivet

E-post: arkivet@ki.se

Enhetschef

Catrine Viidas

Telefon: 08-524 865 94
Enhet: Arkiv och registratur
E-post: catrine.viidas@ki.se

Arkivarie

Petra Standert

Telefon: 08-524 864 46
Enhet: Arkiv och registratur
E-post: petra.standert@ki.se

Arkivarie

Gabriel Larsson

Enhet: Arkiv och registratur
E-post: gabriel.larsson@ki.se

Arkiv och registratur