Allmänna handlingar och utlämnande

This page in English

Karolinska institutet är en statlig myndighet och som sådan måste lagstadgade krav uppfyllas. Det finns många begrepp såsom allmän handling och utlämnanden av allmänna handlingar som är viktiga att känna till. Nedan specificeras vanliga frågor om allmänna handlingar, offentlighet, sekretess, utlämnanden, arkivering och diarieföring. 

Offentlighetsprincipen och begäran om allmän handling

För att begära ut allmänna handlingar

Maila registrator@ki.se eller ring 08-524 865 95.

Vad är offentlighetsprincipen och vad innebär den?

Vid statliga myndigheter gäller handlingsoffentlighet som ska garantera allmänhetens rätt till insyn. Allmänheten, exempelvis en privatperson eller journalist, har rätt att ta del av myndighetens allmänna handlingar. 

Vad är en allmän handling?

Det är Tryckfrihetsförordningen (1949:105), TF,  som reglerar handlingsoffentligheten och definierar en allmän handling. För att en handling ska räknas som allmän ska handlingen förvaras, ha inkommit, alternativt upprättats vid myndigheten (dvs. Karolinska Institutet). Som inkomna handlingar räknas alla handlingar som rör ett specifikt ärende eller till myndighetens verksamhet. Upprättad anses en handling vara när den skickas, med post eller e-post, från myndighetenen, alternativt i de fall handlingen inte skickas någonstans, när det ärende till vilken handlingen hör har färdigbehandlats. En handling som inte hör till ett specifikt ärende anses upprättat när den justerats eller på annat sätt färdigställts, d.v.s. fått sin slutgiltiga form. Minnesanteckningar och s.k. mellanprodukter (till vardags kallade arbetshandlingar) är inte allmänna handlingar. En allmän handling ska dessutom röra myndighetsfrågor. Privat e-post räknas till exempel inte som en allmän handling även om e-posten har skickats till en handläggares KI-konto.   

Hur lämnar jag ut en allmän handling?

Det finns inga begränsningar i vem som har rätt att ta del av allmänna handlingar. Sökanden får att vara anonym och Karolinska Institutet har inte rätt att fråga efter vare sig namn eller syfte. Det är endast möjligt att fråga efter detta om det kan finnas sekretess.

En begäran om utlämnande av allmänna handlingar ska diarieföras och hanteras skyndsamt. Under förutsättning att sekretess inte råder ska handlingen tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt. Karolinska Institutet lämnar vanligtvis ut handlingarna elektroniskt och för detta tas ingen kostnad. Detta förutsatt att handlingarna redan finns i elektronisk form. Sökanden har också rätt att få papperskopior av handlingen mot en avgift som regleras av Avgiftsförordningen (1992:191) (de första nio kopiorna är gratis, sidan 10 kostar 50 kr och varje sida därutöver kostar 2 kr). Dessutom har hen rätt att på stället skriva av, fotografera eller på annat sätt avbilda handlingen.

I de fall sekretess föreligger ska sökanden upplysas om att hen kan begära att få frågan hänskjuten till myndigheten och därmed få ett avslagsbeslut. Sökanden ska också upplysas om att det är bara om hen begär ett "myndighetsbeslut" i frågan som det går att överklaga. Enligt KI:s delegationsordning ska ett sådant avslagsbeslut fattas av chefsjuristen. Kontakta universitetsförvaltningens jurister vid begäran om ett avslagsbeslut. 

Som en hjälp vid utlämnanden, se gärna vårt dokument - Rutin för begäran om utlämnande av allmän handling. Den vänder sig primärt till handläggare vid Universitetsförvaltningen.

Vad kan/ska sekretessbeläggas?

För att kunna sekretessbelägga en handling, delar av en handling, eller ett helt ärende måste det finnas stöd i lag. Det är alltså inte möjligt att sekretessbelägga en handling med hänvisning till åsikten att "detta är lite känsligt, det sekretessbelägger vi".
Varje gång någon begär att få ta del av en handling ska en bedömning om sekretess göras. Kontakta alltid KI:s jurister vid osäkerhet om sekretess föreligger.

Arkiv och registratur