Arkivering och diarieföring vid KI DS

Merparten av forskningsmaterialet i avslutade forskningsprojekt är offentliga handlingar och kan begäras ut av allmänheten. Därför är det av stor vikt att alla forskare lämnar underlag för arkivering i KI DS arkiv.

I institutionens arkiv finns bland annat protokoll, diarieförda handlingar och finansieringsbeslut från forskningsprojekt.

Vad ska arkiveras och sparas?

Handlingar/data/resultat som bedöms vara av stort vetenskapligt/allmänt intresse bevaras för all framtid.

Nedanstående dokument och data sparas i 10 år (15 år för läkemedelsstudie) efter projektavslut (förutsatt att det inte är av stort värde för framtida forskning):

  • Ansökan och beslut om läkemedelsprövning
  • Ansökan och beslut om klinisk prövning av medicinsk-teknisk apparatur
  • Ansökan (beviljad) och beslut till/från Forskningsetisk nämnd
  • Beviljad ansökan om forskningsfinansiering
  • Kontrakt om forskningsbidrag
  • Kontrakt om uppdragsforskning
  • Slutrapporter/redovisningar, ekonomiska och vetenskapliga
  • Ändringar/tillägg av kontrakt/avtal avseende forskningsfinansiering
  • Övrig forskningsdokumentation, gallras efter projektavslut.

Om arkivering av forskning på KI

Forskningsarkivering - Inlämning av material

Handlingar angående KI-projekt lämnas till dokumentsamordnare Kristian Hagfors, hus 18 plan 5, för arkivering. Använd blanketten underlag för forskningsdokumentation och arkivering vid KI DS.

Handlingarna lämnas in projektakt när forskningsprojektet har avslutats och kan bestå av pärmar, kartonger eller mappar. Märk inlämnat material med namn på projekt, diarienummer, ansvarig forskare och tidsperiod.

Diarieföring

Nina Ringart diarieför handlingar gällande forskarutbildning och personalärenden, Kristian Hagfors diarieför ärenden inom grundutbildning. Thomas Pettersson diarieför ekonomiska avtal.

Kontakt

Dokumentsamordnare

Utbildningsadministratör

Kristian Hagfors

Telefon: 073-784 16 45
E-post: Kristian.Hagfors@ki.se

Länkar