Personal

Kontaktpersoner

Maria EdwardssonPersonalansvarig
Maria Edwardsson
Telefon: 08-524 83798
maria.edwardsson@ki.se
Åsa CatapanoAdministratör
Åsa Catapano
Telefon: 08-524 83811
asa.catapano@ki.se

Nedan hittar du information angående personalfrågor specifika för CLINTEC.
Övrig information hittar du på Medarbetarportalen

Anknytning

Här hittar du samtliga blanketter som måste fyllas i vid ansökan om anknytning

Hur man ansöker om anknytning till CLINTEC (Word)

Hur man förlänger sin anknytning vid CLINTEC (pdf)

Regler för anknutna

Ansökan (svenska)
Ansökan (engelska)

Beslut

Checklista (Word)

Obligatorisk bilaga (Word)

Uppdragsdeklaration (Word)

KIs uppförandekod

Anställningsavtal

Vid nyanställning, förlängning och ändring av anställning – fyll i nedan checklista och maila tillsammans med eventuella bilagor till maria.edwardsson@ki.se. Se även process för anställningsavtal i dokumentet.

Checklista vid nyanställning, förlängning och anställningsändring

Arbetsmiljö

Se information rörande arbetsmiljö på CLINTECs egna arbetsmiljösida.

Om något händer såsom en arbetsolycka eller om du observerar något som skulle kunna leda till en skada eller påverka miljön på arbetsplatsen så ska du rapportera detta.
Här finner du länkar till KIs nya digitala incidentrapporteringssystem.

Gym access Novum

Förutom KIs egna gym ”BASE”, finns möjligheten för KI-anställda, med anställningsavtal på minst sex månader och med en lägsta anställningsgrad om 20 %, att teckna gymkort på Karolinska Universitetssjukhusets personalgym, Novum Huddinge. Det kostar 700 SEK/person/helår och 400 SEK/person/halvår. Denna kostnad kan medarbetaren senare begära ersättning för via sitt friskvårdsbidrag. Kontakta personalansvarig om du är intresserad av detta.

Arvodister

Personer som arbetar för KI under enstaka, kortvariga perioder, t ex gästföreläsare, tentamensvakter kan få ersättning via arvodesblankett. Även Föreläsningsarvode, Konsistoriearvode, Opponentarvode, Sakkunnigarvode, Tentamensvakter, Semestervikarier och annan extrapersonal kan få ersättning via arvodesblankett.
Blanketten hämtas på HR-stöd

Arvodesrutin

Rutinen för arvoden: (se längre ned för arvoden till utländskt bankkonto)

  1. En arvodesblankett upprättas
  2. Arvodesblanketten godkänns genom signatur av den som avtalat uppdraget med arvodisten
  3. Arvodesblanketten attesteras genom signatur av enhetschefen
  4. Enhetsadministratören granskar arvodesblanketten och tar en kopia på arvodesblanketten och eventuellt underlag och mailar till personalansvarig på kansliet
  5. Enhetsadministratören skickar arvodesblanketten till lönehandläggare
  6. Lönehandläggare granskar arvodesblanketten och beviljar denna om OK eller returnerar blanketten vid felaktigheter till enhetsadministratör som korrigerar felen och därefter skickar in till lönehandläggare på nytt

Grund för tidsbegränsning för arvodister

Inför kommande arvodesutbetalningar kan man skriva ett avtal med arvodisten.
Det finns två olika typer av blanketter för detta:

  • För bl.a. tillfällig anställning av lärare och personal som är inne kortvarigt men regelbundet,    Anställningsbekräftelse för tillfälligt anställda enligt LAS. Denna blankett behöver inte användas om ni anställer en person (som ej är lärare) för ett eller ett par enstaka tillfällen. Tänk på att varje enskilt anställningstillfälle genererar tid för beräkning av ALVA-tid, dvs de exakta dagar som personen arbetar.
  • För de personer som ni avser anställa för enstaka, kortvariga perioder, t.ex. ett par veckor, några ggr/år. Anställningsbekräftelse för tillfälligt anställda enligt AF. Observera att denna blankett inte får användas för anställning av lärare då anställningar av lärare enligt AF 9§ uttryckligen förbjuds i Anställningsförordningen 1§. Om du är osäker på om en arvodist ses som en lärare, använd blanketten som refererar till LAS 5§ p1.

Doktorand

Här hittar du information och regler rörande doktorander/doktorandutbildning/forskarutbildning.

Doktorandmånad

CLINTEC utlyser vanligtvis ett antal doktorandmånader varje år.
Prefektbeslut om vilka doktorander som tilldelas doktorandmånader skickas ut till institutionen.
För att ta ut en doktorandmånad ska enhetsadministratören upprätta ett anställningsavtal för en doktorand. Följande text ska skrivas i fältet Övrigt: ”Avser doktorandmånad [fyll i aktuellt år]” samt att anställningen ska konteras med projekt H988008022.
I tillägg till utkast på avtalet ska bifogas ett nyligen upprättat Ladokutdrag för personen samt information om eventuell genomförd AT-tjänstgöring.
Doktorandmånaderna ska tas ut under innevarande år och förordnande ska skrivas som en hel månad.

Disputation

CLINTEC lämnar ett bidrag till disputation för doktorsgrad med totalt 25 000 kr. Detta bidrag ska utgöra ett bidrag till tryckkostnader samt opponentarvode och övriga kostnader för opponent. Enheten erhåller bidraget genom att skicka spikbladet samt projektnummer dit summan ska överföras, till CLINTECs ekonomiavdelning.

För doktorander som är anställda vid disputationstillfället ska ett engångsbelopp på 3 000 kr betalas ut av enheten efter genomförd disputation. Kontakta Personalansvarig för utbetalning.

Introduktion och avslut av medarbetare

CLINTECs processer för introduktion och avslut läggs upp inom kort

Rapporter

Personalansvarig skickar månadsvis ut följande rapporter:

  • Personalredovisningsrapport – information om anställningar som upphör närmaste tre månaderna fram i tid och förlängningsmöjligheter

Enhetsadministratör tar vid behov ut och granskar följande rapport:

  • Lönekostnadsspecifikationsrapport – rapport med samtliga lönekostnadsposter för samtliga anställda och arvodister. Lathund (pdf)

Resor och traktamente, representation, utlägg

Här hittar du information och regler rörande resor. Information om resor och utlägg
Boka resa via upphandlad leverantör BCD Travel
Traktamente och ersättningar
Här hittar du information rörande representation. KIs representationsregler (pdf)
Konteringsguide för representation (pdf)

Sjukfrånvaro

Här hittar du information rörande sjukfrånvaro/sjukskrivning.
Om du blir sjuk ska du anmäla det till din närmaste chef och enhetsadministratör (som registrerar sjukfrånvaron i Primula) samma dag.
Är du Administratör på en enhet ska du även anmäla detta till Administrativ chef eller Personalansvarig som registrerar sjukfrånvaron i PA-webben.

Stipendium

Processen på CLINTEC för att inrätta stipendium:

  1. Enhetsadministratör kontaktar personalansvarig angående att nytt stipendium ska inrättas och skickar över stipendiebeslut för granskning och signatur
  2. Enhetschef och handledare fyller i och signerar Checklista för stipendier på CLINTEC
  3. Enhetsadministratör sammanställer stipendiebeslut + försäkran, checklista och ev. ytterligare dokument enligt ”Checklista och ansvar i stipendieärenden” som finns att hämta här och överlämnar allt detta till personalansvarig
  4. Personalansvarig signerar stipendiebeslut, skickar till enhetsadministratör för övriga signaturer. När sedan personalansvarig fått påskrivna stipendiebeslut i retur, mailar hen kopia till stipendiat, enhetschef och enhetsadministratör samt tar ärendet vidare till löneenheten och diarieföring.
Institution