Skip to main content

Personal

Kontaktpersoner

Annamaj Stolt

Annamaj Stolt

Personalansvarig

(vikarie t.o.m. 2020-04-12)

Telefon: 08-524 83798

annamaj.stolt@ki.se

Maria Edwardsson

Maria Edwardsson

Personalansvarig

(föräldraledig 2019-05-18-2020-03-31)

maria.edwardsson@ki.se

Nedan hittar du information angående personalfrågor specifika för CLINTEC.

Övrig information hittar du på Medarbetarportalen

Anknytning

Ansökan om anknytning

Anknytningar hanteras i UBW Anknutna. Ett digitalt flöde säkerställer att det finns ett formellt anknytningsbeslut innan konto och inloggningsuppgifter skapas.

  1. Beställaren för anknytningen samlar in information med hjälp av anknytningsformuläret och bisyssloredovisningen.
  2. Ansökan om anknytning skannas och mejlas till Åsa Catapano för inläggning i UBW anknutna. Ett ärende om anknytning skapas i UBW Anknutna.
  3. Ärendet skickas digitalt för godkännande till den närmaste chefen, som kan granska uppgifterna och uppdragsredovisningen, och vid behov justera eller komplettera uppgifterna.
  4. Om ärendet godkänns skickas det vidare till prefekt eller motsvarande för attest.

Ett anknytningsärende som har godkänts av prefekt gäller som det formella anknytningsbeslutet.

  1. Efter godkännande av prefekt registreras ärendet och skickas vidare till IDAC, som skapar KI ID och inloggningsuppgifterna. Den närmaste chefen får ett mejl med inloggningsuppgifterna till den anknutnes konto.

Anknytning upphör

Närmsta chefen får ett påminnelseepost 30 dagar innan anknytningen upphör. Om anknytningen inte förlängts kommer ett nytt e-postmeddelande 7 dagar innan anknytningen upphör. Om det inte upprättas ett nytt anknytningsbeslut avslutas anknytningen automatiskt. Både närmaste chef och den anknutne kommer att få ett meddelande när en anknytning upphör.

Läs mer och bilagor:

Läs mer om anknytningsprocessen på KI:s hemsida

Ansökan om anknytning

Regler och anvisningar för anknytning

Anställningsavtal

Vid nyanställning, förlängning och ändring av anställning – fyll i nedan checklista och maila tillsammans med eventuella bilagor till annamaj.stolt@ki.se. Se även process för anställningsavtal i dokumentet.

Checklista vid nyanställning, förlängning och anställningsändring

Arbetsmiljö

Se information rörande arbetsmiljö på CLINTECs egna arbetsmiljösida.

Om något händer såsom en arbetsolycka eller om du observerar något som skulle kunna leda till en skada eller påverka miljön på arbetsplatsen så ska du rapportera detta.

Här finner du länkar till KIs nya digitala incidentrapporteringssystem.

Arvodister

Personer som arbetar för KI under enstaka, kortvariga perioder, t ex gästföreläsare, tentamensvakter kan få ersättning via arvodesblankett.

Även Föreläsningsarvode, Konsistoriearvode, Opponentarvode, Sakkunnigarvode, Tentamensvakter, Semestervikarier och annan extrapersonal kan få ersättning via arvodesblankett.

Blanketten hämtas på HR-stöd

Arvodesrutin

Rutinen för arvoden till personer med svenskt bankkonto:

  1. Fyll i blanketten. Blanketten ”Ersättning för tillfälligt anställda” hämtas på HR-stöd.
  2. Blanketten godkänns genom signatur av den som avtalat uppdraget med arvodisten
  3. Blanketten attesteras genom signatur av enhetschefen
  4. Enhetsadministratören granskar blanketten, tar en kopia på den och mailar till personalansvarig och
  5. Enhetsadministratören skickar originalet till lönehandläggare
  6. Lönehandläggare granskar blanketten och beviljar denna om OK eller returnerar den vid felaktigheter till enhetsadministratör som korrigerar felen och därefter skickar in till lönehandläggare på nytt
  7. Enhetsadministratören informerar arvodisten om att anmäla sitt konto till Swedbank

Rutinen för arvoden och utlägg till personer med SINK-skatt:

  1. Följ steg 1-4 ovan
  2. Enhetsadministratören skickar blanketten till lönehandläggare tillsammans med
    a) SINK-beslut
    b) Kontoanmälan Swedbank med ersättningsmottagarens namnteckning
    c) Eventuell utläggsblankett inkl. kvitton vid t.ex. taxi eller SL-resa (Se ”Utlägg” nedan för mer info)
  3. Lönehandläggare granskar arvodesblanketten och beviljar denna om OK eller returnerar blanketten vid felaktigheter till enhetsadministratör som korrigerar felen och därefter skickar in till lönehandläggare på nytt

Grund för tidsbegränsning för arvodister

Inför kommande arvodesutbetalningar kan man skriva ett avtal med arvodisten.
Det finns två olika typer av blanketter för detta:

  • För bl.a. tillfällig anställning av lärare och personal som är inne kortvarigt men regelbundet, Anställningsbekräftelse för tillfälligt anställda enligt LAS. Denna blankett behöver inte användas om ni anställer en person (som ej är lärare) för ett eller ett par enstaka tillfällen. Tänk på att varje enskilt anställningstillfälle genererar tid för beräkning av ALVA-tid, dvs de exakta dagar som personen arbetar.
  • För de personer som ni avser anställa för enstaka, kortvariga perioder, t.ex. ett par veckor, några ggr/år. Anställningsbekräftelse för tillfälligt anställda enligt AF. Observera att denna blankett inte får användas för anställning av lärare då anställningar av lärare enligt AF 9§ uttryckligen förbjuds i Anställningsförordningen 1§. Om du är osäker på om en arvodist ses som en lärare, använd blanketten som refererar till LAS 5§ p1.

Doktorand

Här hittar du information och regler rörande doktorander/doktorandutbildning/forskarutbildning.

Doktorandmånad

CLINTEC utlyser vanligtvis ett antal doktorandmånader varje år.
Prefektbeslut om vilka doktorander som tilldelas doktorandmånader skickas ut till institutionen.

För att ta ut en doktorandmånad ska enhetsadministratören upprätta ett anställningsavtal för en doktorand. Följande text ska skrivas i fältet Övrigt: ”Avser doktorandmånad [fyll i aktuellt år]” samt att anställningen ska konteras med projekt H988008022.

I tillägg till utkast på avtalet ska bifogas ett nyligen upprättat Ladokutdrag för personen samt information om eventuell genomförd AT-tjänstgöring.
Doktorandmånaderna ska tas ut under innevarande år och förordnande ska skrivas som en hel månad.

Disputation

CLINTEC lämnar ett bidrag till disputation för doktorsgrad med totalt 25 000 kr. Detta bidrag ska utgöra ett bidrag till tryckkostnader samt opponentarvode och övriga kostnader för opponent. Enheten erhåller bidraget genom att skicka spikbladet samt projektnummer dit summan ska överföras, till CLINTECs ekonomiavdelning.

För doktorander som är anställda vid disputationstillfället ska ett engångsbelopp på 3 000 kr betalas ut av enheten efter genomförd disputation. Kontakta Personalansvarig för utbetalning.

Friskvård

Förutom KIs egna gym ”BASE”, finns möjligheten för KI-anställda att teckna gymkort på Karolinska Universitetssjukhusets personalgym, Novum Huddinge. Det kostar år 2019 900 SEK/person/helår och 500 SEK/person/halvår. Denna kostnad kan medarbetaren senare begära ersättning för via sitt friskvårdsbidrag.

För att köpa gymkort på NOVUM

  1. Be personalansvarig om ett tjänstgöringsintyg. Grundkrav: anställningsavtal på minst sex månader och med en lägsta anställningsgrad om 20 % samt ett giltigt passerkort. Om du saknar sjukhusets giltiga passerkort eller om giltighetstiden på kortet gått ut, kontakta personalansvarig om detta.
  2. Betala in 900/500 SEK till sjukhusets bankgironummer 5007–6322. På bg-inbetalningen skall framgå:
    a) Namn
    b) Datum
    c) Beskrivning ” KI gymkort Novum”
    d) Sjukhusets ref: 11233
  3. Skriv ut betalningsbekräftelse / kontoutdrag
  4. Medtag Tjänstgöringsintyg, ID och betalningsbekräftelsen för inloggning på sjukhusets personalgym måndagar 12.00-14.00 och onsdagar 08.00-10.00.
  5. Registrera utlägget under beskrivningen ”Förebyggande hälsofrämjande arbete” på PA webben.
    Beskrivning för att registrera utlägget.
  6. Skriv ut registreringsunderlaget och häfta ihop med kvittot. Lämna sedan till personalansvarig.

Introduktion och avslut av medarbetare

CLINTECs processer för introduktion och avslut läggs upp inom kort

KI-kort / Passerkort

Personalansvarig upprättar och signerar KI-kortsansökningarna på CLINTEC. Enhetsadministratör kontaktar personalansvarig för att få KI-kort för anställda, doktorander och anknutna på sina enheter.

Rapporter

Personalansvarig skickar månadsvis ut följande rapporter:

  • Personalredovisningsrapport – information om anställningar som upphör närmaste tre månaderna fram i tid och förlängningsmöjligheter

Enhetsadministratör tar vid behov ut och granskar följande rapport:

  • Lönekostnadsspecifikationsrapport – rapport med samtliga lönekostnadsposter för samtliga anställda och arvodister.

Resor och traktamente, representation, utlägg

Här hittar du information och regler rörande resor.

Här hittar du information rörande representation.

Sjukfrånvaro

Här hittar du information rörande sjukfrånvaro/sjukskrivning.

Om du blir sjuk ska du anmäla det till din närmaste chef och enhetsadministratör (som registrerar sjukfrånvaron i Primula) samma dag.

Är du Administratör på en enhet ska du även anmäla detta till Administrativ chef eller Personalansvarig som registrerar sjukfrånvaron i PA-webben.

Stipendium

Processen på CLINTEC för att inrätta stipendium:

  1. Enhetsadministratör kontaktar personalansvarig angående att nytt stipendium ska inrättas
  2. Enhetschef och handledare fyller i och signerar Checklista för stipendier på CLINTEC
  3. Handledare/ansvarig lärare går igenom KIs stipendieregler och vad det innebär att vara stipendiat vid KI och tar hjälp av personalansvarig vid behov
  4. Personalansvarig fyller i stipendiebeslut och lämnar till enhetsadministratör som ser till att handledare/ansvarig lärare granskar och signerar, därefter prefekt och sist stipendiat
  5. Enhetsadministratör sammanställer stipendiebeslut + försäkran, checklista och ev. ytterligare dokument enligt ”Checklista och ansvar i stipendieärenden” som finns att hämta här och överlämnar allt detta till personalansvarig
  6. Personalansvarig mailar kopia på stipendiebeslutet till stipendiat, enhetschef och enhetsadministratör samt tar ärendet vidare till löneenheten och diarieföring.
  7. Enhetsadministratören informerar stipendiaten om att anmäla sitt konto till Swedbank

Utlägg

Alla utlägg till personer med svenskt bankkonto registreras av personen själv eller av administratör i PA-webben. Underlaget med kvitto lämnas till administrativ chef. Underlag som rör friskvårdsbidrag lämnas till personalansvarig.

Utlägg till personer med SINK-skatt (t.ex. opponent från annat land) registrerar lönehandläggare. Fyll i nedan dokument och skicka tillsammans med kvitton till lönehandläggare för hantering. Se ”Arvodister” för mer information

Länk till blankett: Utlägg enligt bilaga - icke anställd