Vanliga frågor rörande diarieföring

Vad är egentligen skillnaden mellan diarieföring och arkivering? Vad måste diarieföras? Vem kontaktar jag? Dessa är exempel på vanligt förekommande frågor om diarieföring och närliggande rutiner som besvaras nedan. Har du någon annan fråga som inte finns med på sidan och som du undrar över?

Maila gärna oss: registrator@ki.se 

Varför ska vi diarieföra?

För att Karolinska Institutet ska kunna uppfylla handlingsoffentligheten, dvs kunna ge allmänheten möjlighet att ta del av våra allmänna handlingar måste vi hålla ordning på dem. Ett sätt att skaffa sig denna kontroll är att registrera de allmänna handlingarna i ett diarium. En annan viktig anledning till att diarieföra är att också  vi själva behöver ha  ordning bland handlingarna. Detta för att vi inte ska fatta motstridiga beslut, veta vad vi beslutat, kunna hitta det vi producerat osv.
I Offentlighets- och sekretesslagen (OSL 2009:400) finns de grundläggande reglerna om registrering av allmänna handlingar. Huvudregeln är att alla allmänna handlingar som inkommit till eller upprättats och förvaras hos Karolinska Institutet ska diarieföras.. Handlingar som kan betraktas som ringa betydelse för Karolinska Institutets verksamhet behöver inte registreras. Vid osäkerhet om en handling behöver diarieföras se dokumentet Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutet, eller kontakta den centrala registratorsfunktionen. Handlingar som helt eller delvis omfattas av sekretess måste diarieföras.
Diarieföring av allmänna handlingar ska ske utan dröjsmål. Inkommande handlingar ska diarieföras samma dag de inkommer. Upprättade handlingar ska diarieföras när de expedierats, beslut fattats eller när de på annat sätt färdigställts. En handlings status som allmän kan inte skjutas upp genom att man diarieför den vid ett senare tillfälle.

Vad ska diarieföras?

Vad som ska diarieföras på Karolinska Institutet framgår av dokumentet Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutet. Denna beslutas av universitetsdirektören och är ett styrdokument. Alla handlingar i diariet klassificeras i enlighet med KIs klassificeringsstruktur. Detaljerad information om vilka handlingar som ska diarieföras och till vilken process och klassificering de tillhör framgår alltid av dokumentet Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutet.
Om du är osäker på vad som ska diarieföras kan du alltid kontakta universitetsförvaltningens registratorer eller arkivarier.

Vad är ett diarienummer?

Ett diarienummer (förkortas dnr) är en unik beteckning på ett ärende och anges med automatik när registrator öppnar ett ärende i diariet. Karolinska Institutets diarienummer består av tre led: en seriebeteckning utifrån KIs klassificeringsstruktur, ett löpnummer samt årtalet. Klassificeringsstrukturen är en förteckning över processer vid Karolinska Institutet. Vid diarieföring av ett nytt ärende kopplar man ärendet till en av processerna.

Vem vänder jag mig till för att få diarienummer?

Diarienummer tas ut från KIs gemensamma diarieföringssystem av registratorerna vid Universitetsförvaltningen, eller av registratorerna på respektive institution. Varje institution diarieför själva och har registratorsbehörigheter till systemet W3D3. Vänd dig till din administrativa chef på din institution för att få reda på vem du ska vända dig till.

Vilka uppgifter ska ingå i ett diarium?

Ett diarium ska enligt lag innehålla vissa uppgifter

  1. Datum då handlingen inkommit eller upprättats
  2. Unikt löpnummer (s.k. diarienummer)
  3. Avsändare eller mottagare av handlingen
  4. En kort beskrivning av ärendets innehåll

Eftersom diariet är allmän offentlig handling måste det kunna visas för allmänheten. Av denna anledning ska man som registrator inte skriva in sekretessbelagda uppgifter direkt i systemet så att det är sökbart. Med hänsyn till sekretess får därför uppgift om avsändare/mottagare samt beskrivningen av ärendets innehåll utelämnas i vissa fall. 

Är det någon skillnad på termerna "diarium", "diarieföringssystem" och "diariet"?

Kärt barn har många namn. Det är alla termer och betyder samma sak. Diarium är det latinska namnet, därefter har ordet utvecklats. Ordet diarium betyder "dagbok". Diariet är framförallt en sökingång till de allmänna handlingarna på en myndighet. Karolinska Institutet använder ett elektroniskt diarieföringssystem (W3D3) för registrering av sina allmänna handlingar. Diarieförda handlingar kan sökas elektroniskt sedan 1989.

Vilka språkregler gäller vid diarieföring?

Eftersom vem som helst i praktiken ska kunna förstå uppgifter i diariet är det viktigt att använda ett begripligt språk. Informationen ska vara på svenska, vara tydlig och så långt som möjligt inte innehålla förkortningar. Ärendemeningar ska vara utformade med sökbarhet i åtanke.  

Ska e-post och fax också diarieföras?

Det spelar ingen roll på vilket medium (vanligt brev, e-post, fax) som en handling inkommer till Karolinska Institutet. Det är alltid innehållet i handlingen som avgör om handlingen är allmän eller inte och om den ska diarieföras. Detta innebär att e-post och fax också kan behöva diarieföras. 

Vad är "lottning" av ett ärende?

I de fall en inkommen handling inte hör till ett redan diariefört ärende lämnas handlingen till berörd avdelningschef för lottning. Lottningen innebär att avdelningschefen bestämmer vilken handläggare som ska handlägga ärendet. Avdelningschefen meddelar registrator och registrator skickar handlingen till handläggaren.

Varför ska jag göra en tjänsteanteckning och hur gör jag?

En tjänsteanteckning ska upprättas i skriftlig form och diarieföras i händelse av att du får information i muntlig form eller via ett röstmeddelande eller SMS. En tjänsteanteckning måste också upprättas i händelse av att handlingar förkommit. Du hittar en mall för hur du ska skriva en tjänsteanteckning under rubriken Dokument i högerkolumnen.

Kontakt

Vid fler frågor kontakta registrator@ki.se