Vanliga frågor rörande arkivering

This page in English

Vad är egentligen skillnaden mellan diarieföring och arkivering? Och måste vi spara allting? Dessa är exempel på vanligt förekommande frågor om arkiv och arkivering som besvaras nedan.

Har du någon annan fråga som inte finns med på sidan och som du undrar över?

Maila gärna oss: arkivet@ki.se. 

Vad är ett arkiv?

Ett arkiv består av de allmänna handlingar som produceras inom en myndighet och som tas om hand om för arkivering. Arkivet speglar alltså myndighetens verksamhet och organisation. 

Det är själva beståndet av handlingar som är arkivet, oavsett var det befinner sig, utspritt eller samlat, och oavsett  vad det är för medium eller format (t ex om det är papper, en ritning, ett fotografi, en databas etc).

Varför ska vi arkivera?

Karolinska Institutets arkiv är en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser

  • Rätten att ta del av allmänna handlingar
  • Behovet av information för rättskipning och förvaltning
  • Forskningens behov

Skälen för arkivering är alltså flera och regleras i Arkivlagen. Dels måste vi hålla våra arkiv ordnade för att allmänheten ska kunna ta del av våra allmänna handlingar. Dels behövs arkiven i vår interna verksamhet som ett stöd för det administrativa arbetet, så att vi vet vad vi gjort och inte fattar motstridiga beslut. Dessutom behövs arkivet för den framtida forskningen, så att man i framtiden ska kunna forska om Karolinska Institutets verksamhet.

Finns det några lagar och regler som styr arkiveringen?

Arkivering är reglerat i lag och ska ske enligt fasta regler som Riksarkivet fastställer. Vissa regler gäller för hela staten och andra endast för Karolinska Institutet. Riksarkivet är också KIs tillsynsmyndighet och gör tillsynsbesök och inspektioner.

Arkivfunktionen på Universitetsförvaltningen bevakar och tolkar allmänna och myndighetsspecifika regler och interpreterar dessa till KI-specifika handlingar. Detta fastställs sedan i det KI-övergripande arkivreglementet Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutet. 

Hur ska en arkivlokal se ut?

Arkivhandlingar ska förvaras i lämpliga lokaler med lämplig inredning. Handlingarna ska skyddas mot vatten, brand, skadlig klimat- och miljöpåverkan samt skadegörelse och obehörig åtkomst. Regler för hur arkivlokalen ska utformas finns i RA-FS 2013:4. Innan lokalen tas i bruk ska den godkännas av Riksarkivet. 

Vid ny- eller ombyggnad av arkivlokal ska Fastighetsavdelningen vid Universitetsförvaltningen kontaktas. Information om förändringarna ska också lämnas till arkivarie för kännedom.

Handlingar som används dagligen förvaras i ett närarkiv. Dessa handlingar kan med fördel förvaras i säkra förvaringsskåp, som givetvis måste uppfylla kraven i RA-FS 2013:4. När sedan handlingarna inte används så ofta flyttas de över till centralarkivet. Denna arkivlokal brukar ligga något längre från verksamheten, ofta är lokalen belägen i källaren.

Vem har ansvar för arkivet?

Varje institution ansvarar för sitt arkiv. Det formella ansvaret för institutionens arkiv har prefekten. Vid Universitetsförvaltningen har rektor det formella ansvaret. Det operativa ansvaret har vid Universitetsförvaltningen delegerats till arkivarien och vid institutionerna till administrativ chef och/eller registrator. 

Måste vi spara allt?

Nej det måste vi inte. Skulle vi spara allt skulle våra arkiv svämma över och det skulle bli mycket svårt att hitta i dem. Det är till och med så att vi ska gallra en del av de handlingar som produceras inom Karolinska Institutet.

För att få gallra allmänna handlingar måste man ha tillstånd från Riksarkivet. Om det inte finns något beslut från Riksarkivet ska en allmän handling alltid bevaras. 

Vilka gallringsbeslut Karolinska Institutet berörs av framgår i dokumentet Hanteringsanvisningar för Karolinska Institutets handlingar.

I de fall vi vill gallra allmänna handlingar som inte tas upp i vare sig ett specifikt beslut eller i våra tillämpningsbeslut måste vi söka tillstånd från Riksarkivet.

Hur redovisas ett arkiv?

Ett arkiv, dvs. en samling av arkiverade handlingar, ska redovisas i enlighet med Riksarkivets föreskrifter.

Arkivets struktur mellan 1904 - 2012: 

Allmänna arkivschemat har använts för att redovisa arkiv i Sverige till och med 2012. Ett arkiv enligt allmänna arkivschemat delas in i fasta serier.  För att redovisa vilka serier och volymer som ingår i ett arkiv ska en arkivförteckning utformas. 

Arkivets struktur 2013 - 

Från och med den 1 januari 2013 ska samtliga statliga myndigheter redovisa sina arkiv enligt en ny struktur: Verksamhetsbaserad arkivredovisning.

Syftet är att hela myndighetens informationsflöde ska redovisas utifrån dess processer och aktiviter. Praktiskt sett innebär detta att alla KI:s handlingar fr.o.m. 2013-01-01 klassificeras och redovisas i enlighet med den klassificeringsstruktur som tagits fram av UF:s arkivfunktion. Klassificeringsstrukturen är ett styrdokument som redovisar KI:s fem verksamhetsområden med tillhörande processer: 

1. Styra verksamhet – beskriver de styrande processerna över KI:s verksamhet.
2. Stödja verksamhet – beskriver de stödjande processerna över hur KI utför sitt uppdrag.
3. Bedriva utbildning – beskriver kärnverksamhetens processer gällande utbildning på grund- och avancerad nivå och forskarutbildning på KI.
4. Forska – beskriver kärnverksamhetens processer gällande forskningsverksamheten på KI.
5. Kommunicera och samverka externt – beskriver kärnverksamhetens processer gällande kommunikation och samverkan.

Klassificeringsstrukturen bestämmer hur KI:s handlingar redovisas i en arkivförteckning. 

Vad är skillnaden mellan ett arkiv och ett bibliotek?

Gränsdragningen mellan arkiv och bibliotek är svår. Grovt kan man säga att i arkiv finns unika dokument och i bibliotek finns sådant som är publicerat.

Vad är skillnaden mellan diarieföring och arkivering?

Att diarieföra är ett sätt att registrera handlingar. De diarieförda handlingarna är en del av arkivet och redovisas separat i arkivredovisningen. Arkivfunktionen på Universitetsförvaltningen fattar övergripande beslut om hur handlingar ska ordnas och arkiveras. I detta ingår att ta beslut om huruvida handlingar ska diarieföras och arkiveras bland de diarieförda handlingarna eller om handlingar kan arkiveras utan att diarieföras. Reglerna är uttryckta i dokumentet Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar.

Kontakt

Vid fler frågor kontakta: arkivet@ki.se