Upphandlingsstöd

Om värdet på ditt inköp övertiger 534 890 kr för hela KI, hjälper vi på Enheten för inköp och upphandling dig.

Begäran om upphandlingsstöd

Upphandlingar där det totala värdet över avtalstiden överstiger direktupphandlingsvärdet, 28% av tröskelvärdet för kommuner och landsting (f.n 534 890 kr), ska alltid genomföras av Inköps och upphandlingsenheten.

För att få en så snabbt genomförd upphandlingsprocedur som möjligt bör begäran om upphandlingsstöd sändas till inköps- och upphandlingsenheten redan i anskaffningens planeringsfas. Det ligger stora kvalitets- och tidsvinster i att samarbetet mellan inköps- och upphandlingsenheten och sakägare påbörjas långt före önskad leveranstid eller avtalsstart. Inköps- och upphandlingsenheten behöver för sin planering god framförhållning. I annat fall kan leverans av vara/ tjänst inte utlovas inom tidsramarna.

Så ansöker du om upphandlingsstöd

Fyll i samtliga kolumner  i Excel-mallen för upphandlingsstöd enligt beskrivningen nedan och skicka den till oss via inkopupphandling@ki.se. Vi förser ärendet med ett ärendehanteringsnummer samt diarienummer och skickar det till prefekt för påskrift. Vänligen skicka tillbaka en scannad version av det signerade ärendet inkopupphandling@ki.se med samma ärendehanteringsnummer.

Mall upphandlingsstöd (xls)

Excel-mallen

Prefekt Namn på den som är prefekt på institutionen och som är den som kan ta beslut om att institutionen ska köpa in varor eller tjänster som överstiger beloppet för direktupphandlingsvärdet.
Institution Observera att endast förkortningen för institutionen ska anges (tex. C2, C8).
E-post till kontaktperson Ange e-post till den person som ska ha kontakt med Enheten för Inköp och upphandling.
Kontaktperson Ange den person som är projektansvarig och som är godkänner leveransen. Denna person är kontaktperson gentemot Inköps- och upphandlingseneheten.
Avtalsstart/leveransdatum Ange önskat datum för avtal eller leverans.
Beskrivning av vara/tjänst Beskriv så utförligt som möjligt vad som ska anskaffas.
Behovsanalys Definiera vad som ska upphandlas, faktiskt behov samt kontrollera att budget finns. Kontrollera om det finns ett befintligt ramavtal i avtalskatalogen eller på avropa.se.
Marknadsanalys Identifiera och säkerhetsställ behov, marknad och leverantörer (minst 3 st).
Ramavtal/leverans beställning Ange a) om det är ett ramavtal som avses när det gäller varor/tjänster som upphandlas ofta och till ett sammanlagt stort värde över direktupphandlingsvärdet eller b) om det är ett avtal som avser enstaka leveranser/beställningar.
Optioner Ange om det ska anskaffas något tillägg till det som ska beställas. Det kan vara optioner som kan utnyttjas eventuellt för framtida bruk alternativt tillbehör till den utrustning som ska införskaffas.
Serviceavtal Ange om och i så fall vilken typ av serviceavtal som ska ingå till den tjänst/vara som ska anskaffas.
Medel tilldelas från Ange det projektnummer/ kontonummer som ska belastas för det som ska anskaffas.
Leveransadress Ange den kompletta leveransadressen med namn på den som ska ta emot leveransen.
Fakturareferens Ange fakturareferens till den som ska godkänna fakturan i Agresso (ex. ZZXXXXXXXX).
Kostnadsuppskattning Ange den uppskattade totala kostnaden för anskaffningen, inklusive optioner och service.
Kontraktperiod Ange den tidsperiod för det avtal som kommer att ligga till grund för anskaffningen.

Kontakt

Kontakta Enheten för Inköp- och upphandling vid eventuella frågor via inkopupphandling@ki.se.