Upphandlingar på KI - information till leverantörer

Information till ramavtalsleverantörer om e-handel

Enlig regeringens förordning (2003:770) ska Karolinska Institutet (KI) som statlig myndighet hantera sina beställningar av varor och tjänster elektroniskt. Syftet är effektivisera inköp av varor och tjänster samt att reducera miljöpåverkan kopplat till pappershantering och transporter. E-handel kan ge motsvarande vinster för er som leverantör till KI.

Ytterligare fördelar för leverantören är att order/beställningar kommer in elektroniskt och dessa kan kopplas till egna order-, lager och faktureringssystem (OLF) för effektiv hantering. Genom den elektroniska faktureringen erhålls ofta snabbare betalning.

Karolinska Institutet använder sig av e-handelssystemet Unit4 Business World, (UBW) vilket innebär att hela inköpsprocessen (beställning, leverans, varumottagning och fakturering) sker elektroniskt. För partsintegration används Opus Capita.

Anslutning av e-handel innebär att KI avser att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan leverantör och köpare. KI följer de gemensamma standarder inom området som används i offentlig sektor och som rekommenderas av Single Face To Industri (SFTI). Dessa är väletablerade på marknaden, baseras på öppna och internationella standarder och lämpar sig för olika inköpssituationer.

Ni står som leverantör själv för de eventuella kostnader som det innebär att sätta upp och använda de standarder som beskrivs i förfrågningsunderlaget. Det är sannolikt att ni redan har stöd för dessa standarder via er ordinarie it-lösning. Om ni idag saknar möjligheter att tillämpa e-handel som beskrivs i förfrågningsunderlaget, erbjuder KI er att kostnadsfritt använda den webbaserade leverantörsportal som KI hänvisar till.

Produkter i e-handelssystemet ska ingå i ett gällande ramavtal vilket KI har rätt att avropa från. Beställning/ordern sänds genom elektronisk överföring eller som ett PDF-dokument via e-mail.

Beställningsprocess

Vid beställning skapas en inköpsorder som konteras och attesteras innan den skickas till leverantören. När varan eller tjänsten levereras, görs en leveranskvittering i systemet för att säkerställa att priser och levererade kvantiteter överensstämmer med order och faktura. Därefter går automatiskt fakturan till betalning.

Oavsett vilken leverantörsanslutning som används ska endast ett godkänt sortiment presenteras i e-handelsverktyget. Avtalade och godkända produkter (listprisprodukter med avtalad rabatt) ska märkas och korrekta priser ska uppdateras av leverantören.

Fakturering

Avtalsleverantörer anslutna till e-handeln kan välja mellan olika sätt att skicka elektroniska fakturor (e-faktura), KI hanterar elektroniska fakturor enligt SFTIs standarder. E-faktura skickas till oss via Opus Capita eller Fakturaportalen.

SFTIs standarder

Fakturaportalen

Leverantörer som inte har möjlighet att leverera e-fakturor kan hantera order och fakturor via Unit4 Business Worlds fakturaportal. Kontakta e-procurement@ki.se för mer information om anslutning till e-handel vid ingång av ramavtal.