Stöd och verktyg för dig på LIME

This page in English

Arkivering & diarieföring

Se Dokumenthanteringsplan för information om arkivering och diarieföring. 

Manual för arkivering av utbildningshandlingar - för att få kursarkivering så enhetlig som möjligt är det bra att alla använder samma kursaktomslag. Aktomslagen finns i mappen ARKIV på Common/Admin.

Innan handlingar arkiveras ska de rensas från arbetshandlingar, gem, tejp, post-it-lappar och plastfickor. För att skilja de olika ärendena åt används vikta A3-papper. Skriv på omslagen vad de innehåller, tex diarienummer eller namn.

Vanliga frågor om diarieföring

Kontakt arkiv & registratur: arkiv@lime.ki.se

Post, paket & kontorsmaterial

  • Postfack ordnar var och en själv genom att sätta sitt namn på ett ledigt postfack.
  • För utgående post används kuvert med förtryckt streckkod. För andra typer av emballage som inte har förtryckt streckkod, t ex vadderade kuvert, används streckkodsetikett. Brev med streckkod lämnas i fack för utgående post i post- och kopieringrummen på respektive plan, alternativt i en blåvitrandig postlåda på campus. Lägger du breven i en vanlig postlåda räknas de som ofrankerade och kommer att beläggas med straffavgift.
  • Ett brev får väga max 2 kg, tyngre försändelser måste skickas som paket. 
  • Massutskick bekostas av respektive projekt - meddela därför alltid ett projektnummer till Pia Persson innan du gör ett massutskick.
  • För att skicka paket kan du vända dig till Pia Persson för att få en fraktsedel eller kontakta det upphandlade transportföretaget Your Special Delivery Service
  • Kontorsmaterial beställs av Pia Persson (Widerströmska)
Kontakt post, paket & kontorsmaterial: Pia Persson, pia.persson@ki.se

Ekonomi

Projektkalkylmall för anslagsansökningar

Mallen ska användas vid alla anslagsansökningar och godkännas av LIME Ekonomi innan ansökan skickas in. Mallen finns både på svenska och på engelska och innehåller aktuell INDI-budget och procentsatser. 

Kontakta LIME Ekonomi för att få tillgång till aktuell mall

Ofta efterfrågade nummer

KIs organisationsnummer: 202100-2973
Bankgiro: 5310-6720
Plusgiro: 954184-8
VAT-nummer: SE202100297301
EORI-nummer: SE2021002973

Fakturaadress

Karolinska Institutet
Fakturor
Ref: [ ZZ-kod till beställare i din enhet/forskargrupp ]
Box 23109
104 35 STOCKHOLM

Inköp och catering

Ange alltid ZZ-kod till godkänd beställare i din forskargrupp/enhet, samt korrekt fakturaadress. För faktura för fika och mat krävs förutom projektnummer även deltagarlista och syfte. När det finns färdiga ramavtal och upphandlingar så ska du alltid använda dig av dem. Exempelvis ska catering beställas från Nanna Svartz. Se Avtalskatalogen

Kontakt Ekonomi: ekonomi@lime.ki.se

Hus, lokaler & parkering

  • För information om Widerströmska se Husguide Widerströmska
  • För felanmälan till fastighetsägare Akademiska Hus gå in här: Akademiska Hus felanmälan
  • Trasiga lysrör i kontorsrummet ska inte felanmälas till Akademiska hus utan byts ut av vår vaktmästare - kontakta Therese Wahlström.
  • Guide till ett bättre inomhusklimat finns här

Lokalbokning för LIME-lokaler görs via mrbs.lime.ki.se 

För att komma åt systemet krävs att din dator är ansluten till LIMEs trådbundna nätverk eller att du använder VPN. Logga in med ditt LIME-konto. Hör av dig till LIME IT om du saknar LIME-konto eller behöver ett nytt lösenord. När mötesrummen används för externa möten inkl. undervisning är det viktigt att ange vilket projektnummer som ska stå för kostnaden (information om vad rummet kostar finns inlagt i bokningssystemet).

Karta över mötesrum

Lokalbokning för KI-lokaler görs av närmaste administratör

Mer om lokalbokning på Medarbetarportalen  

Passerkort utfärdas av receptionen i Aula Medica 

Intyg underskrivet av HR/Therese Wahlström, AC eller prefekt krävs. När du fått det nya passerkortet i din hand kontakta någon av nedanstående personer för att få hjälp med att aktivera ditt kort: 

Rumsnyckel till kontorsrummen i Widerströmska... 

...kvitteras ut hos Therese Wahlström. Och återlämnas förstås när du slutar.

För att få parkera till personaltaxa behöver du en personaldekal som du hämtar hos: 

  • Plan 3: Annelie Jonsson
  • Plan 4-5: Eva Ohlsson, Therese Wahlström
  • NASP: Anna Johansson

Mer info om parkering på Medarbetarportalen

Trött, privat samtal, bön eller en tyst minut? Vilrum finns på plan 4 i Widerströmska huset

Vilrummet på LIME plan 4

LIMEs IT-funktion hjälper dig med

  • LIME-konto
  • Mjukvarusupport - begränsad
  • Installation av mjukvara
  • Hårdvarusupport (för LIME-datorer)
  • Felsökning, uppgradering mm
  • Felsökning av nätverksproblem (i KI:s nätverk)

LIMEs IT-låneförråd på plan 3 i Widerströmska finns i ett plåtskåp med inbyggt kodlås. Koden finns tillgänglig på LIMEs filserver: \\omega\common\IT-info\Code_to_IT_lending_storage.txt

Frågor kring VPN, e-post, trådlösa nätverk och centralt administrerade program som Agresso, Platina, Primula, WISUM och Ladok hänvisas till den centrala IT-supporten: it-support@ki.se

Har du glömt lösenordet till ditt KI-ID? Kontakta institutionens KIMKAT-administratörer via kimkat@lime.ki.se
Kontakt IT: helpdesk@lime.ki.se

Telefoni

Har din mobiltelefon gått sönder?

Är det ett garantiärende vänd dig till närmaste telefonikontaktperson. Handlar det om en olyckshändelse, t ex sprucken display? Då får du höra med närmaste chef om möjligheten att bekosta service på enhetens bekostnad och om du får klartecken lämna in den på valfri verkstad för kostnadsförslag. Om kostnadsförslaget accepteras av närmaste chef får du ersättning mot kvitto (registreras som utlägg i PA-webben/Primula).

Behöver du köpa en ny mobiltelefon?

Så här går det till:

  1. Undersök telefonutbudet under Produkter & tjänster i inköpsportalen Wisum
  2. Hör med närmaste chef vilken telefon som är ok att köpa. Se Telefonpolicy nedan.
  3. Meddela närmaste telefonikontaktperson via epost vilken telefon & eventuella tillbehör (fodral/skal, extra laddare?) som ska beställas. Ange artikelnummer för minskad risk för felbeställning. Alternativt skapa en kundkorg i Wisum och skicka till närmaste telefonikontaktperson.
  4. Meddela telefonikontaktperson vilket projektnummer som ska belastas för inköpet. Utan projektnummer ingen beställning.

Telefonen levereras till telefonikontaktpersonen ofta inom en vecka förutsatt att den finns på lager (lagersaldot syns i Wisum).

Telefonpolicy
Om mobiltelefon används istället för fast telefon är institutionens policy att erbjuda den enklare modellen av de mobiler som rekommenderas av IT-avdelningen under rubriken Rekommenderade Mobiler i inköpsportalen Wisum. Som standardabonnemang gäller MEX-anknytning med räckvidd ”Sverige och mobiltelefoner” (Kategori 32 enligt kategoriplanen, se https://internwebben.ki.se/sv/telefoni). I de fall det finns ett utökat behov av att använda mobilen som arbetsredskap fattar närmaste chef beslut om lämplig modell och kategori (utökad räckvidd) utifrån behov och resurser.

Kontaktpersoner telefoni: Ronny Sejersen (L-sektionen), Annelie Jonsson (CHE) och Eva Wasserman (NASP), Ludvig Andersson (LIME CoreAdmin), Therese Wahlström (HIC & MMC).

Fax? Kopiatorn på plan 3 fungerar även som fax.

Numret är 08-34 51 28. 

Kommunikation (med fokus på webb)

Extern kommunikation

Vi måste alla hjälpas åt för att kommunicera LIMEs forskning och utbildningar. Identifiera nyheter och se till att uppdaterad information om er, forskningsprojekt och utbildningar m m finns tillgänglig på webben. Har ni en studie som kommer att publiceras i en tidning med hög impact (toppublikation) - maila kommunikationsenheten!

För råd kring hur att hantera journalister kontakta pressinfo@ki.se

Personlig profilsida

Alla anställda och anknutna vid KI har automatiskt en egen profilsida som man själv ansvarar för att fylla med innehåll och hålla uppdaterad. Lägg gärna in ett foto!

Adressen är uppbyggd enligt principen "ki.se/people/KI-ID"

För hjälp med din profilsida kontakta i första hand din lokala webbredaktör.

För mer information om profilsidor, se Medarbetarportalen.

Publikationer på profilsidan länkas via bibliotekets bibliometridatabas. För att de ska synas måste du logga in på bibliotekets webbsida och verifiera dessa.

LIME har en huvudwebbredaktör som ansvarar för ki.se/lime som helhet. Varje centrum/enhet har också sin egen webbredaktör som publicerar på sina webbsidor och är den man i första hand vänder sig med webbfrågor:

Webbredaktörerna på LIME träffas ett par gånger varje termin för att gå igenom vad som är på gång såsom uppdateringar, grafiska förändringar, senaste nytt från huvudwebbredaktörsträffarna mm. Ibland är det workshops eller tema-möten med inbjudna gäster från KI centralt. Om du arbetar med webb på LIME och vill vara med i webbgruppen vänligen kontakta info@lime.ki.se!

Digitala skärmen i Widerströmska huset

På skärmen i Widerströmska husets entré kan disputationer, seminarium, konferenser, utbildningar, utmärkelser och annat publiceras via LIME:s kommunikationsenhet. Du skapar bilden enligt de mallar som finns på Common/LIME-intra. Det som är viktigt att tänka på är att ha en stor bild med bra upplösning.

Intern kommunikation

Förutom de interna sidorna på ki.se/lime ges nyhetsbrevet LIME-Nytt(igt) ut med (o)jämna mellanrum. Nyhetsbreven finns sparade i Common/LIME-intra.

Kontakt kommunikation: info@lime.ki.se
Adresser

Besöksadresser:

- Tomtebodavägen 18A, plan 2-5
- Granits väg 4 (NASP)

Postadress:

Karolinska Institutet
LIME
171 77 Stockholm

Fakturaadress:

Karolinska Institutet
Fakturor
Ref: Ange ZZ-kod till din EFH-godkännare (ofta närmaste administratör)
Box 23109
104 35 STOCKHOLM

E-postadresser och sändlistor

Alla som har ett KI-ID har också automatiskt en @ki.se-adress. Epostadresserna är uppbyggda enligt principen "fornamn.efternamn@ki.se" (undantag görs i de fall det finns flera personer med samma namn - då läggs en bokstav eller siffra till i adressen).

Sök person/organisatorisk enhet vid KI i personalkatalogen

För att skicka e-post till alla på LIME använd adressen staff@lime.ki.se. Alla uppdateringar i sändlistan sker automatiskt via det personaladministrativa systemet. Det går bara att maila till listan från den adress som är med på listan, dvs din @ki-adress.

Varje centrum/enhet har också sina egna sändlistor som administreras av respektive centrum/enhet.

Fler kontaktuppgifter finns här

Resor & utlägg

Ska du resa i tjänsten? Här finns mer information om hur du går till väga!

Beställning av tjänsteresa

Alla KI-anställda skaffar en resenärsprofil genom att kontakta institutiones kontaktperson för resor - du får då en länk till reseportalen TicketBiz där du själv fyller i din profil och beställer dina resor. 

Ska resan beställas för en gästs räkning, vänd dig till den person i din forskargrupp/enhet som är resebeställare.

Kontakt resenärsprofil: Eva Ohlsson

Mer information om resor på Medarbetarportalen

Försäkring

Villkoren för tjänstereseförsäkringen hittar du hos Kammarkollegiet.se. Ta med villkoren på resan så att du vet vad som gäller om skada skulle uppstå.

Vid resor till EU/EES-länder ska du ta med det europeiska sjukförsäkringskortet som du beställer från Försäkringskassan.

Vid resor till övriga länder ska du ta med ett personligt försäkringskort som LIME HR/Eva Ohlsson utfärdar.

Kom i håg att du behöver en av närmaste chef godkänd reseorder innan du kan beställa en resa!

Reseorder krävs vid inrikes resa med övernattning samt vid alla utrikesresor. Syftet är dels att bekräfta att resan är sanktionerad av närmaste chef, dels att KI snabbt ska veta om någon anställd befinner sig på en viss plats i världen och dels för att vid behov i efterhand kunna visa på att det faktiskt var en tjänsteresa och inte en privat resa (om olyckan är framme och det blir ett försäkringsärende).

Flödet för reseorder, reseräkning och utlägg

  1. Anställd skriver reseorder i ppw.ki.se. Skickar manuellt (papperskopian) till attesterande chef för påskrift och elektroniskt till granskaren (LIME HR).
  2. Attesterande chef godkänner och skickar till granskaren (eller åter till anställd för vb till granskare/LIME HR).
  3. Granskaren godkänner reseordern. Nu skapas ett utkast till en reseräkning.
  4. Åter från resan skriver anställd reseräkning/utlägg. Skickar utskrivet attesterat underlag med kvitton i original till granskare. Skickar elektroniskt till granskaren.
  5. Granskaren godkänner ärendet i Primula.

Tidsplan för Primulaärenden

Alla Primula ärenden (utlägg mm) inskickade i ppw.ki.se och med komplett underlag inlämnat till LIME HR senast dessa datum, garanteras komma med i nästkommande körning: Primula tidsplan LIME 2017

Reser du mycket i tjänsten kan det vara lämpligt att skaffa ett betalkort (med personligt betalningsansvar). På så sätt slipper du lägga ut pengar ur egen ficka utan kan ta det på kortet och hinna få ersättning via Primula innan fakturan förfaller till betalning. Ansökan Eurocard

Behöver du åka taxi i tjänsten? Vissa centrum/enheter har taxicheckar som du lämnar till chauffören för att få resan fakturerad. Hör med närmaste administratör.

Brandskydd, säkerhet och incidentrapportering

Information ombrandskydd finns uppsatt vid alla utgångar. Där står det detaljerat förklarat på svenska och engelska hur man ska bära sig åt vid eventuell brand i byggnaden. Tänk på att cateringbackar utanför entrén på våningsplanet kan utgöra ett hinder vid en utrymning. Ställ ner dem på plan 0 istället. 

Vid brand

  • Tryck in den larmknapp som finns på väggen (signal går till Akademiska Hus som efter kontroll av larm kontaktar brandförsvaret för utryckning). Utlöst larm ges via ringklockor i rum, sirén och blixtljus i korridorer samt talat meddelande i publika utrymmen.
  • Ring 112 och begär brandkår
  • Ta dig ut! Använd närmaste utgång! Kom ihåg att ingen släckinsats påbörjas innan alla har utrymt byggnaden.
  • Ta dig till samlingsplatsen så fort som möjligt! Samlingsplats för Widerströmska huset är på parkeringen vid Tomtebodavägen 23, tvärs över gatan från Widerströmska huset. NASPs samlingsplats är på den kulle som ligger 20 meter till vänster om NASPs byggnad.

Förebyggande åtgärder

Blockera inte nödutgångar, brandsläckare och brandfiltar. Försäkra dig om var närmaste utgång finns.

Kontakt brandskydd: Ronny Sejersen 

Inbrottslarm

Inbrottslarm finns installerat på entréplanets dörrar och fönster, samt på de fönster där huset ansluter till omgivande byggnaders tak. Alla dörrar med kortlås har också larm kopplat till sig. På varje dörr finns ett plomberat nödhandtag markerat med grönt. Detta ska endast användas vid utrymning. Om du drar i handtaget går larmet (som inte går att avstyra) och väktare gör utryckning.

Att förebygga stöld och inbrott

  • Använd din nyckel och lås dörren efter dig.
  • Lås även alltid in eller fast dator, värdesaker mm när du lämnar rummet.
  • Släpp inte in folk utan att fråga vem de är och vilka de söker. Följ dem till personen ifråga om du inte känner igen dem.

Incidentrapporteringsverktyg

Miljö & hållbarhet

Det finns mycket du som medarbetare kan göra för att bidra till KI:s miljö- och hållbarhetsarbete, exempelvis:

Energi

  • köp energisnål utrustning (LIME inhandlar datorutrustning som uppfyller rekommenderade miljöföreskrifter och där materialen i produkterna kan återanvändas i så hög grad som möjligt. För skrivare, toner, kopiatorer, mobiltelefoner och övriga elektrisk apparatur gäller samma regler)
  • aktivera utrustningens energisparfunktioner
  • stäng av datorer, belysning och annan utrustning som inte används

Resor

  • Överväg resfria mötesformer 
  • Åk tåg istället för flyg om möjligt
  • Välj miljötaxi och miljöhyrbil
  • Ta pendelbussen mellan Campus Solna och Huddinge
  • Åk kollektivt
  • Välj miljöcertifierade hotell

Avfall

  • källsortera
  • skriv ut dubbelsidigt
  • kopiera sparsamt
Kontakt Miljö & hållbarhet: Ronny Sejersen och Eva Wasserman