Stöd och verktyg för anställda och anknutna vid KI DS

Adresser

Fakturaadress
Karolinska Institutet
Fakturor
Box 231 09
104 35 STOCKHOLM
OBS! Fakturor med annan adress än ovan kan inte betalas med KI-medel. Ange alltid referens = giltig ZZ-kod. Har du ingen egen ZZ-kod var vänlig att kontakta Linda Hedlund.
Postadress
Karolinska Institutet
Institutionen för kliniska vetenskaper, Danderyds sjukhus
182 88 STOCKHOLM
Engelsk översättning
Karolinska Institutet
Department of Clinical Sciences, Danderyd Hospital

Arkivering och diarieföring

Information om forskningsdokumentation och arkivering

Merparten av forskningsmaterialet i avslutade forskningsprojekt är offentliga handlingar och kan begäras ut av allmänheten. Därför är det av stor vikt att alla forskare lämnar underlag för arkivering i KIDS arkiv. I institutionens arkiv finns bland annat protokoll, diarieförda handlingar och finansieringsbeslut från forskningsprojekt.

Vad ska arkiveras och sparas?
Handlingar/data/resultat som bedöms vara av stort vetenskapligt/allmänt intresse bevaras för all framtid.

Nedanstående dokument och data sparas i 10 år (15 år för läkemedelsstudie) efter projektavslut (förutsatt att det inte är av stort värde för framtida forskning):

Ansökan och beslut om läkemedelsprövning
Ansökan och beslut om klinisk prövning av medicinsk-teknisk apparatur
Ansökan (beviljad) och beslut till/från Forskningsetisk nämnd
Beviljad ansökan om forskningsfinansiering
Kontrakt om forskningsbidrag
Kontrakt om uppdragsforskning
Slutrapporter/redovisningar, ekonomiska och vetenskapliga
Ändringar/tillägg av kontrakt/avtal avseende forskningsfinansiering
Övrig forskningsdokumentation, gallras efter projektavslut.

Utförlig information beträffande forskningsarkivering finns på KI:s medarbetarportal

Forskningsarkivering
Inlämning av material
Handlingar angående KI-projekt lämnas till Kristian Hagfors, dokumentsamordnare vid KI DS, hus 18 plan 5, för arkivering. Använd blanketten underlag för forskningsdokumentation och arkivering vid KI DS

Handlingarna lämnas in i en s.k. projektakt när forskningsprojektet har avslutats och kan bestå av pärmar, kartonger eller mappar. Märk inlämnat material med namn på projekt, diarienummer, ansvarig forskare och tidsperiod.

Underlag för forskningsdokumentation och arkivering vid KI DS (Word-fil, 39 Kb)
Kontakt
Frågor kring arkivering av forskningsmaterial

Utbildningsadministratör

Kristian Hagfors

Telefon: 073-784 16 45
E-post: Kristian.Hagfors@ki.se

Arvode

Arvode betalas ut till personer som ej är anställda vid KI. Innan arbetet påbörjas ska uppdraget förankras hos Åsa Misic. Arvoden betalas ut, efter utfört arbete, med ordinarie lönekörning.  På arvodesblanketten/timredovisningsblanketten anges timlön, datum då arbetet utfördes samt projekt som ska bära kostnaden. Blanketten lämnas till Nina Ringart senast den 6:e för att komma med i utbetalningen den 25:e. Om personen som utför arbetet är anställd på KI ska mertid/övertid utgå - inte arvode.

Avtal och överenskommelser

Avtal som rör ekonomi (läkemedelsprövning, fakturering av lön, rekvirering av medel etc.) administrerar Thomas Pettersson. Prefekten är firmatecknare och skriver under alla avtal. Avtal med belopp över 100.000 kr undertecknas också av universitetsdirektören. Är det ett nytt avtal skapas även ett nytt projektnummer. Det är av största vikt att alla avtal eller överenskommelser blir diarieförda och upplagda i avtalsreskontran. Även detta hjälper Thomas till med.

Bud & Transport

KI har upphandlade avtal med tre transportörer; Your special delivery service, World Courier och Marken. Information och kontaktuppgifter https://internwebben.ki.se/sv/global-transport-service

Catering

För catering (fika- och lunchbeställning) finns ett upphandlat avtal där du ska anlita de upphandlade leverantörerna; Högskolerestauranger AB Telefon: 08-15 92 50, e-post: lantis@hors.se Köksälvan Telefon: 08-749 06 05, e-post: info@koksalvan.se Elwing Telefon: 08-514 848 80, e-post: info@elwingcatering.se

Ekonomi

 

E-post

Anställda och anknutna kan få en KI-mail. Har du glömt ditt lösenord kontaktar du Nina Ringart som hjälper dig med nytt lösenord.

Etikprövning

EA-servicekontor är behjälpliga med inbetalning till Etikprövnings­nämnden (EPN). Var vänlig att skicka ett mail till

ea-servicekontor@ki.se där du uppger:

belopp som ska betalas in
projektnummer som ska bära kostnaden
ev tidigare diarienummer vid komplettering av ansökan

kopia av första sidan av ansökan, där projektets titel framgår

Forskarwebben

Forskarwebben är en spegling av KI:s redovisnings­system, Agresso. I forskarwebben kan du som har projektmedel enkelt se saldo på dina projekt. Tag gärna för vana att regelbundet se över dina projekt i forskarwebben. Har du frågor, eller vill få behörighet till forskarwebben, kontaktar du Thomas Pettersson. 

Inköp

Viktigt vid alla beställningar

KI har elektronisk fakturahantering och alla fakturor ska skickas till Karolinska Institutet, Fakturor, Box 23109, 104 35 STOCKHOLM. Uppge alltid referens (giltig ZZ-kod) vid beställning av varor och tjänster. KI har, som statlig myndighet, en mängd ramavtal som reglerar vilka leverantörer som får anlitas. Se www.avropa.se eller i KI:s avtalskatalog. Glöm inte att kolla upp att det finns pengar på projektet innan beställning!

Datorer, kringutrustning och tillbehör

Inköp av datorer och kringutrustning skall göras via KI:s inköpsportal, Wisum. Utlägg för inköp hos annan leverantör/firma ersätts ej av KI! Vid beställning skickar du ett mail till linda.hedlund@ki.se eller inkop@kids.ki.se där du anger vilken/vilka produkter du önskar, vilket projekt som ska stå för kostnaden, syfte, var produkten kommer att finnas och vem som kommer att använda den. Datorer, telefoner och annan stöldbegärlig utrustning måste inventarieförtecknas. Har du KI-mail, loggar du in i Wisum http://ki.se/medarbetare/bestall-dator-och-programvaror och lägger dina produkter i en varukorg och skickar till Linda Hedlund.

Resor och hotell

Alla bokningar av resor och hotell ska göras via Ticket Biz. Har du KI-mail kan du bli upplagd med reseprofil och själv boka resor. Saknar du KI-mail eller vill boka resa åt en annan person kontaktar du Linda Hedlund som hjälper dig med beställningen. Glöm inte att skiva en reseorder innan du gör beställningen! Läs mer under reseorder Reseportalen https://www.ticketbiz.se/

Bokning Tel: 08-555 128 94  E-post: ki@ticketbiz.se

Online support

Tel: 08-555 128 94  E-post: travelonline@ticketbiz.se

Öppettider: måndag – fredag kl. 08.00 - 17.00

Kliniska prövningar

Thomas Pettersson administrerar avtalen kring kliniska prövningar. Var vänlig att kontakta Thomas i god tid när du vill teckna avtal. Det finns ett framtaget trepartsavtal mellan sponsor, KI och DS AB (standardavtal) som är granskat av KI:s jurist och DS bolagsjurist och förkortar handläggningstiden. Avtal över 100.000 kr ska även signeras av KI:s universitetsdirektör. Thomas handlägger avtalen och sköter eventuell kontakt med juristerna.

Licenser

KI-licensierade program får endast installeras åt personer som är anställda eller anknutna till KI DS, på datorer som är inköpta och inventarieförda på KI. Det är inte tillåtet att installera KI-licenser på sjukhusdatorer.

Linda Hedlund är institutionens licensansvarig. Önskar du teckna en licens skickar du ett mail till linda.hedlund@ki.se med information om;

vilken licens det gäller
om du har Mac eller PC
vilken språkversion du önskar (svenska/engelska)
ditt användarnamn samt dina kontaktuppgifter
projektnummer som ska stå för licenskostnaden

Resor

 

Visitkort

Visitkort kan beställas på KI:s internwebb https://internwebben.ki.se/sv/visitkort-och-kontorsmaterial Saknar du ZZ-kod, var vänlig att kontakta Linda.