Slutberedning av ärenden inom universitetsförvaltningen (UF)

Ansvarsfördelning

Inom universitetsförvaltningen (UF) är avdelningscheferna ytterst ansvariga för all ären-dehandläggning och att ärenden handläggs snabbt, effektivt och rättssäkert. Samtliga chefer ska vara väl förtrogna med de regler och rutiner för ärendehandläggning som gäller och svara för att de följs. Avdelningschefen ansvarar för att enhetschefen har den kunskap och kompetens som krävs, och enhetschefen svarar i sin tur för att handläggare har den kunskap och kompetens för att handlägga de ärenden de ansvarar för.

Handläggaren ansvarar för beredningen av ärendet, dvs. ser till att detta sker i enlighet med tillämpliga lagar, förordningar och KI:s interna regler och anvisningar. Avdelningschefen ansvarar för att ärendet är korrekt hanterat, beslutet är utformat i enlighet med de mallar som finns inom KI, samt att beredningen har skett korrekt och sakligt.

Förslaget till beslut utformas av handläggaren i samråd med enhets- eller avdelningschef och, när så är föreskrivet, studentkåren, universitetsdirektören eller annan befattningshavare. De som deltagit i det slutliga utformandet av beslutet i sak är också delaktiga i ärendets slutliga handläggning. Det ska framgå av beslutet.

Beslut som fattas av rektor

Rektor fattar beslut vid ett särskilt möte. Vid rektors beslutsmöten förs protokoll som ska innehålla ärendemening, diarienummer, föredragande samt de som varit närvarande vid beslutsmötet. I förekommande fall kan beslutet också tecknas direkt i protokollet. I beslut eller beredning av ärenden som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation får en studentrepresentant vara representerad, dvs. delta, vilket ska framgå av beslutet (2 kap. 7 § högskolelagen). Studentrepresentanten får delta också i andra beslut, dock inte s.k. arbetsgivarbeslut i lönefrågor samt frågor om övertalighet av personal. 

I beslut som rör ekonomiska transaktioner samt övergripande principiella frågor av administrativ natur ska alltid universitetsdirektören eller dennes ställföreträdare vara delaktig i ärendets slutliga handläggning. Detta sker genom att ärendet föredras för universitetsdirektören eller dennes ställföreträdare innan ärendet anmäls som ett beslutsärende. För slutberedningen av rektorsbeslut finns en särskilt utsedd tjänsteman som alltid ska informeras om pågående ärenden och kommande beslut. Denne tjänsteman kan också ge råd om ett ärendes slutliga handläggning och utformningen av beslutet

Beslutande och övriga deltagare

I slutet av beslutsdokumentet och före underskrifterna ska följande skrivas:
"Beslut i detta ärende har fattats av rektor NN efter föredragning av ’titel namn’. I ärendets slutliga handläggning har ’titel namn’ och titel namn’ samt Medicinska föreningens ordförande NN också deltagit."

Beslutskoncept

Vid anmälan av ett ärende till rektors beslutsmöte ska ett beslutskoncept presenteras.

Detta är ett förslag till beslut där de som deltagit i ärendets slutliga handläggning ska skriva sina signaturer. Signaturer skrivs i marginalen till vänster om beslutsmeningen. Be-slutskonceptet ska också signeras av handläggarens enhetschef och avdelningschef. Beslutskonceptet ska inte skrivas under. Om enhetschefen eller avdelningschefen inte deltar vid beslutsmötet ska signeringen ske innan föredragningen och utskick av handlingarna. Beslutet är en renskrift av beslutskonceptet. Vid ändringar i konceptet vid beslutsmötet ska beslutet få den utformning som följer av det ändrade konceptet

Anmälan om ärenden till universitetsdirektören

Ärenden för rektorsbeslut ska anmälas vid avdelningschefens veckomöte med universitetsdirektören innan rektors beslutsmöte.

Färdigställande av handlingar till beslutsmötet

Beslut, beslutskoncept med signaturer samt övriga handlingar skickas till rektorsbeslutsmote@ki.se i PDF-format senast tisdag kl. 9.30 veckan innan beslutsmötet äger rum.

Signaturens innebörd

Avdelningschefen och enhetschefen intygar med sin signatur på beslutskonceptet att ärendet handlagts enligt gällande regler och rutiner.

De som deltagit i ärendets slutliga handläggning intygar med sin signatur på beslutskonceptet att de anser att beslutet är riktigt och motiverat i den utsträckning som krävs för beslutet.

Beslutet i ärendet kan först fattas när alla signaturer är på plats på beslutkonceptet. Därefter skriver rektor eller dennes ställföreträdare under beslutet i original. Föredragande ska ha med ett originalbeslut med sin underskrift så att det kan överlämnas till rektor för underskrift. Därefter kan beslutet expedieras.

Beslutskonceptet ska vara tydligt märkt ’Beslutskoncept’ i dokumentets huvud. Originalbeslutet ska vara märkt ’Beslut’. Beslutskonceptet arkiveras tillsammans med protokollet.

Anmälan av avvikande mening

De som har varit med om den slutliga handläggningen kan anmäla en avvikande mening och har rätt att få sin mening antecknad i beslutet, eller i särskild bilaga till beslutet, eller i protokollet (19 § förvaltningslagen).  Den avvikande meningen kan gälla själva utgången men kan också begränsas till motiveringen till beslutet. Detta ska noteras på följande sätt:

Beslut i detta ärende har fattats av ’rektor NN’ efter föredragning av ’titel namn’. I ärendets slutliga handläggning har ’titel namn’ och titel namn’ samt Medicinska föreningens ordförande NN deltagit.

NN anser att beslutet/motiveringen i stället skulle ha den lydelse som framgår av bilaga till detta beslut.

Innehållsansvarig: Claes-Olov Fälth