Sex frågor till IDACs projektledare Pernilla Hulth

This page in English

Pernilla Hulth är projektledare för införandet av det nya systemet för identiteter och behörigheter på Karolinska Institutet men namnet IDAC. IDAC kommer att ersätta KIMKAT i början på 2018.

Hej Pernilla, vilket blir den största skillnaden mellan IDAC och KIMKAT?

– Den största skillnaden är hur processen för anknytningen av t.ex. gästforskare eller konsulter kommer att gå till. Dessutom kommer man kunna tilldela behörigheter direkt i IDAC, utan att man behöver blanda in IT-supporten som hittills.

– Idag måste vi dessutom ändra bland annat personinformation i flera olika system. När IDAC är på plats kommer information bara finnas sparad på ett ställe, vilket gör att vi alltid har korrekt och uppdaterad information om personerna som på ett eller annat sätt är verksamma här på KI. Därför har vi valt att inte hantera information direkt i IDAC, utan IDAC hämtar all data från olika källor så som Primula, Ladok och UBW.

Varför behöver vi byta ut KIMKAT?

– KIMKAT har utvecklats under en lång tid och stödjer inte verksamheten fullt ut. Det gamla systemet dokumenterar dessutom inte alla ändringar som görs, vilket gör att det är svårt att underhålla och felsöka.

– I samband med utvecklingen av själva IT-systemet ser vi i projektet också över processer, rutiner och regelverk runt vem som ska ha tillgång till vilken information när och att den digitala identiteten är kopplad till rätt fysisk person.

Hur ser tidsplanen ut?

– Som tidsplanen ser ut nu så kommer systemet att lanseras och driftsättas i februari 2018. Chefer och administratörer kommer att få mer information och utbildning inför driftsättningen under hösten 2017.

Hur kommer anknytningsprocessen se ut framöver?

– Anknytningar kommer framöver hanteras av ekonomisystemet UBW. Samtidigt automatiseras och förenklas processen och anpassas till de nya reglerna för anknytning som gäller på KI sedan 1 juli 2017.

– Konkreta instruktioner för hur man anknyter en person i UBW kommer vi att publicera i samband med våra utbildningar.

Varför måste chefer jobba i systemet och godkänna till exempel anknytningar och behörigheter?

– Vi måste följa delegationsordningen och attestregelverket och i och med att vi digitaliserar en del flöden som tidigare har hanterats på papper behöver  cheferna göra motsvarande i det nya systemet.

– Fördelen med de digitaliserade flödena är att attest även kan göras på resande fot. I fall man som chef inte har tillgång till nätet under en tjänsteresa eller semester finns det även möjlighet att delegera sina uppgifter under en specificerad tid.

Jag som är KIMKAT-administratör idag, kommer mina arbetsuppgifter finnas kvar?

– Din vardag kommer att bli lättare, eftersom mycket som idag kräver manuell handpåläggning i KIMKAT automatiseras i IDAC. Till exempel kommer användare kunna ändra sina lösenord själva, även om de har glömt bort det gamla lösenordet.

– Du kommer fortfarande ha kvar den viktiga uppgiften att ha koll på de personer som tillhör din institution.

Länkar