• diarieforda handlingar

Registratur och diarieföring

Registraturen vid Universitetsförvaltningen vänder du dig till i frågor om diarieföring, postöppning och utlämnanden av allmänna handlingar. Registraturen vid Universitetsförvaltningen ansvarar för Karolinska Institutets gemensamma diarium. Den centrala registratorsfunktionen diarieför inkommande och upprättade handlingar vid Universitetsförvaltningen. Dessutom hjälper vi till att söka efter och plocka fram arkivhandlingar åt såväl anställda inom Karolinska Institutet som besökare utifrån. Institutionerna registrerar sina egna ärenden. Den centrala registraturenheten bistår institutionerna med hjälp och råd i frågor rörande allmänna handlingar, diarieföring, utlämnande mm, samt utbildning av registratorer.

Central postöppning

För att underlätta diarieföring av allmänna handlingar tillämpar Karolinska Institutet central postöppning. Försändelser märkta med personligt, privat eller liknande öppnas inte, liksom post till vissa funktioner med särskilda arbetsuppgifter. För att se till att allmänna handlingar tas om hand och diarieförs utan dröjsmål är det vår strävan att så långt som möjligt se till att handläggare lämnar fullmakt till registrator att öppna direktadresserad post som kan antas innehålla handlingar som skall diarieföras. 

Lottning av ärenden vid Universitetsförvaltningen

Det är mycket viktigt att samtliga ärenden som inkommer till Karolinska Institutets Universitetsförvaltning skickas till Enheten för arkiv- och registratur. Detta oavsett till vilken adress eller person som ärendet har skickats till. Registraturen diarieför ärendet till respektive avdelningschef som senare lottar ärendet vidare till avdelningens medarbetare.

Diariet - W3D3

Karolinska Institutet använder sedan 2013 diarieföringssystemet W3D3. På den här sidan hittar du praktisk information om systemet.

W3D3 används för att registrera samtliga KIs ärenden och handlingar. De gamla diarieföringssystemen Diabas och Platina har avvecklats och i W3D3 finns samtliga KI:s diarieförda ärenden sedan 1989.

En webbspegling av diariet finns i det som heter "Diariet på webben". Med hänsyn till gällande lagstiftning publiceras inte alla diarier eller uppgifter ur diariet på webben. Om du önskar kompletterande information ur diariet kan du vända dig till din institutions registrator.

Du som diarieför i W3D3 hittar relevanta verktyg för diarieföringsarbetet under rubriken Dokument.

Om du har frågor som rör administrationen av W3D3 kontakta: registrator@ki.se

Integration mellan W3D3 och KI:s avtalsreskontra i Agresso

Från och med 2014 har en integration skapats mellan diarieföringssystemet W3D3 och KI:s avtalsreskontra i Agresso. W3D3 skickar information till en integrationsdatabas var 30:e minut.

Så här fungerar integrationen:

När ett ärende skapas i W3D3 finns i vissa klassificeringar (se nedan) möjlighet att skicka handlingar till Agresso

data skickas till integrationsdatabasen
ett mejl skickas till KI:s avtalsreskontra 

När ett befintligt ärende i W3D3 förändras/uppdateras:

data skickas till integrationsdatabasen
ett mejl skickas till institutionens ekonomifunktionsbrevlåda

Från W3D3 skickas följande information till KI:s Avtalsreskontra:

  • Diarienummer
  • Ärendemening
  • Klassificering
  • Institution
  • Handläggaren för ärendet
  • Ärendets status
  • Motpart
  • Sekretess - om aktuellt
  •  Tiden för när den första handlingen har överförts

Integration mellan W3D3 och KI:s rekryteringssystem MyNetwork

Från och med 2014- har en integration skapats mellan diarieföringssystemet W3D3 och KI:s rekryteringssystem MyNetwork.

Så här fungerar integrationen:

Personalhandläggaren initierar en rekrytering från MyNetwork och ett ärende skapas i W3D3 och tilldelas ett dnr.
Alla handlingar i ärendet såsom annons, ansökningar och tilldelningsbeslut initieras i MyNetwork och registreras automatiskt i ärendet i W3D3.
När ärendet är färdigt avslutas det i MyNetwork och bilagorna till annons, ansökningar för den som tillsatts och tilldelningsbeslut registreras i ärendet. Ett mail skickas till institutionens funktionsbrevlåda för registratur om att ärendet kan avslutas.
Registrator kontrollerar ärendet och skriver ut bilagor och handlingslista. Tillsättningsbeslutet i original kommer från handläggaren och ärendet avslutas och arkiveras

Registratorsträffar och registratorsutbildningar

Registratorsträffar

Registratorerna på universitetsförvaltningen har ett särskilt ansvar att samordna diarieföringen på KI och att fungera som stöd för registratorerna på institutionerna. För att diarieföringen ska hålla en hög kvalitet och för att diariet ska kunna vara en bra sökväg in till de allmänna handlingarna, är det viktigt att registratorerna på KI arbetar på ett så likartat sätt som möjligt. Registratorerna på universitetsförvaltningen kallar av den anledningen till registratorsträffar ett par gånger per termin, där vi informerar och diskuterar aktuella frågor. Alla är välkomna att föreslå ämnen att ta upp på träffarna, som hålls i både Solna och Huddinge. Minnesanteckningar skickas ut till alla efter träffarna. Om du inte får våra kallelser hör du av dig till oss på registrator@ki.se

Registratorsutbildningar

På varje institution ska finnas minst två registratorer. Dessa personer ska gå en utbildning som anordnas av den centrala registratorsfunktionen, innan de får börja diarieföra. Anledningen är att KI strävar efter likformighet i registreringen, och att kvalitén bibehålls. Dessa personer kommer sedan att ingå i registratorsnätverket och bli kallade på registratorsträffar.

Vad ingår i utbildningen?

Vid utbildningstillfället får du  en genomgång av systemet W3D3, samt tillfälle att själv pröva på de olika momenten i diarieföringen. Du får också en översiktlig information om de lagar och regler som styr KI:s diarieföring och arkivbildning, och om varför vi diarieför. Efter utbildningen får du behörighet att logga in och börja arbeta i systemet

Man kan, om man vill, komplettera sin registratorsutbildning med andra utbildningar från extern kursanordnare, som t.ex kurser i dokumenthantering eller offentlighet och sekretess. Vi ställer gärna upp med tips på utbildningar.

Kontakt

Registratur

Telefon: 08-524 865 95
Fax: 08-31 11 01
E-post: registrator@ki.se
Adress: 171 77 Stockholm
Besöksadress: Nobels väg 5

Öppettider

Måndag-torsdag kl. 09.00-11.30, 13.00-15.30
Fredag kl. 09.00-11.30, 13.00-15.00

Enhetschef

Catrine Viidas

Telefon: 08-524 865 94
Enhet: Arkiv och registratur
E-post: catrine.viidas@ki.se

Registrator

Maria Holm

Telefon: 08-524 861 03
Enhet: Arkiv och registratur
E-post: Maria.Holm@ki.se

Registrator

Dan Wistedt

Telefon: 08-524 879 54
Enhet: Arkiv och registratur
E-post: dan.wistedt@ki.se

Registrator

Wille Von Platen

Telefon: 08-524 865 93
Enhet: Universitetsförvaltningen (UF), UF
E-post: wille.von.platen@ki.se

Arkivarie

Maja Hallerfors

Enhet: Arkiv och registratur
E-post: maja.hallerfors@ki.se

Registrator

Linus Wennerhag

Enhet: Arkiv och registratur
E-post: linus.wennerhag@ki.se