Projektorganisation för införandet av nya Ladok på KI

This page in English

Större delen av Sveriges lärosäten använder idag Ladok och alla ska byta till det nya systemet. På Karolinska Institutet har vi, precis som på de andra lärosätena, ett lokalt projekt som ansvarar för införandet av det nya systemet. 

Vi har valt att arbeta utefter ett verksamhetsnära perspektiv med en bred förankring över hela universitetet.

Projektorganisation

Det lokala införandeprojektet på KI är organiserat med en styrgrupp, projektledare samt arbetsgrupper innehållandes områdesexperter. 

Projektledare

Projektledare

Juni Francén Engdahl

Enhet: Avd. för utbildnings- och forskarutbildningsstöd
E-post: juni.francen.engdahl@ki.se

Styrgrupp

Styrgruppen ska ha en överblick över projektets utveckling och ansvarar för att projektet når sitt mål inom satta tids- och kostnadsramar. De ansvarar även för att definiera och besluta om större frågor i projektets upplägg och tar avgörande beslut för hur systemet ska användas här på KI.

Åsa Nandorf ordförande (delegerat ansvar från universitetsdirektören)
 
Christopher Sönnerbrandt  enhetschef för studieadministrativa enheten
Matti Sällberg prefekt
Åsa Misic administrativ chef
Lena Nilsson-Wikmar grundutbildningsansvarig
 
Gustaf Risling  projektchef IT-avdelningen
Robert Harris  central studierektor forskarutbildningen
Ingrid Palmér planeringsdirektör
Pontus Dannberg studentrepresentant, MF

Projektet består av personer från många delar av verksamheten för att få en tydlig bredd i projektet. Grupper av resurspersoner ansvarar bland annat för att planera arbetet som ska göras och ta fram beslutsunderlag till styrgruppen.

Tanken är att medarbetare från systemförvaltargruppen (UFS) som är experter på systemet ska, tillsammans med representanter från verksamheten, ta fram förslag till nya processer och anpassa systemet till verksamheten här på KI.

Tidsplan

  • Februari – maj: Alla utbildningsadministratörer på grund- och avancerad nivå ska utbildas i resultathantering. Lärare och examinatorer erbjuds en webbutbildning
  • Februari – maj: Målgruppsanpassade informationsmöten för nya och befintliga användare
  • Augusti – oktober: Utbildning för alla användare på KI
  • 13 – 17 november: Befintligt Ladok stängs och nya Ladok körs igång

Arbetsgrupper 

Arbetsgrupper som arbetar till exempel med examen, forskarutbildningen, studieplanering, in- och utresande studenter och resultathantering, ansvarar för att ta fram förslag på nya verksamhetsprocesser. Arbetet med integrationer (kopplingar för överföring av data till andra system) är organiserat som ett delprojekt. 

Referensgrupper kommer att bildas under projektets tid. Dels som förankring men också för att arbeta fram förslag på processer som passar för verksamheten. Planerade referensgrupper består av utbildningsadministratörer, grundutbildningsansvariga, studierektorer, studievägledare och programhandläggare.

Processägargrupp

För att kunna ge stöd under arbetet har en processägargrupp bildats. Processägargruppen syftar till att skapa en tydlig kontaktyta mot enhetscheferna som är mottagare av processerna och som kan ge projektmedarbetarna stöd med inriktnings- och delbeslut för att komma vidare med underlag till beslut. 

Projektmål

Förutom nedanstående delmål är ambitionen under projektet att föra så god kommunikation som möjligt med verksamheten genom nära dialog och delaktighet. Det nya systemet ska resultera i bättre service för studenter och doktorander och en bättre utbildningsadministration för våra medarbetare vilket förhoppningsvis kan leda till bättre stöd till undervisningen. 

Några av projektets delmål:

  • All data ska migreras från befintligt till nya Ladok
  • Nya processer och handläggningsrutiner ska utarbetas
  • Alla som ska arbeta i nya Ladok ska erbjudas utbildning och utbildas
  • Alla integrationer till angränsande system ska programmeras om
  • Ny supportorganisation ska tas fram

Vad som projektet omfattar

Projektet består utav många olika delar, till exempel:

IT och integrationer

Ladok är idag integrerat med en rad olika system. Eftersom tekniken helt ändras måste även integrationerna programmeras om. Vissa integrationer kommer att göras om av externa företag och vissa kommer vår lokala IT-avdelning att göra.

Registervård

För att all data som är lagrad i befintligt Ladok ska kunna migreras över till nya Ladok behöver omfattande registervård göras. Det beror på att det nya systemet är mycket mer rigid och tillåter inte ex. ofullständig inmatning av data vilket det befintliga systemet gör. Mycket har redan gjorts men mycket är kvar och det kommer pågå ända fram till att det nya systemet driftsätts.

Utbildning

Utbildning är naturligtvis en stor del av projektet. Dels måste alla befintliga användare utbildas och dels kommer nya grupper av användare behöva utbildas så som studenter och lärare. Utbildningen kommer i stor utsträckning tas fram av huvudprojektet och kommer att målgruppsanpassas med instruktionsfilmer och skriftligt material. Det är en ambition från huvudprojektets sida att systemet ska vara så självinstruerande som möjligt för att systemet ska bli tillgängligt utan omfattande utbildning.

Verksamhetsprocesser

I och med att Ladok byggs om helt och kommer att ge ett enhetligt stöd till alla former av utbildning har nya benämningar och flöden skapats. Det ligger därför i projektet att ta fram nya processer, förslag på nya studieadministrativa regler och nya handläggningsrutiner.

AdministrationOrganisation