Manual KI Cloud (ownCloud)

This page in English

KI Cloud är en molnbaserad filsynkroniseringstjänst s.k. ”share and sync” där allt data lagras och säkerhetskopieras inom KI:s centrala IT-avdelnings datacenter. Med KI Cloud kan du synkronisera filer mellan dator, telefon och surfplattor samt dela ut filer till kollegor och externa medarbetare på ett säkert sätt. Tjänsten synkroniserar automatiskt data sparad på hårddisken. KI Cloud baseras på en tredjepartslösning; ownCloud.

Kontakta IT-support om du inte redan har KI Cloud installerat och vill börja använda tjänsten.

Användning

OBS. Denna manual gäller för PC.

Öppna ownCloud mappen på datorn

När du har installerat ownCloud klienten kommer ownCloudmappen att hamna synligt i Utforskaren.

När du lägger in bilder eller dokument här ligger dessa även synligt för dig i webbläsaren om du loggar in där. De små gröna prickarna på mapparna betyder att synkroniseringen har lyckats.

Öppna ownCloud klienten

Så här ser det ut när du öppnar ownCloud-klienten på datorn. Här kan du göra en del inställningar i efterhand för hur ownCloud ska fungera. Man kan även se serveraktivitet på tidigare händelser. 

Öppna ownCloud i din webbläsare

Så här ser det ut när du har loggat in i ownCloud i en webbläsare. Här är din ”hemmiljö”:

Dela filer internt och externt

Intern delning

I webbläsaren kan du dela bilder och dokument med andra. Nedan visas hur du delar exempelvis en bild både internt (till en användare med KI-mail) och externt (till en person utanför KI).

1. Börja med att logga in i webbläsaren.

2. Tryck på + tecknet och välj ”ladda upp” i listan som dyker upp.

3. Välj en bild som du vill ladda upp (i detta exempel en koala)

OBS! du kan även lägga in denna bild i ownCloudmappen i Utforskaren så synkas den och läggs upp i webbversionen av ownCloud.

Bilden nedan visar hur koalan har synkats mot ownCloudmappen:

4. När du har lagt till bilden så ligger den synlig i din ”hemmiljö”. Du kan även se att det till höger om bildens namn finns en ikon för delning. 

5. Om du trycker på delningsknappen så dyker bilden upp till höger om fillistan.

6. Exempelvis kan du dela din bild med Förnamn Efternamn (Mottagare). Då skriver du mottagarens namn i rutan ”Share with users, groups or remote users…”.
Namnförslag kommer automatiskt upp i en lista under rutan. Där väljer du mottagarens namn.

7. Efter att du valt vem du vill dela bilden med bockar du i rutan ”dela länk”. Sedan kan du välja ett lösenord som du delger mottagaren.
OBS! Lösenord är frivilligt, det går att dela bilden utan ett lösenord också, både externt och internt. 

8. Nästa steg är att dela med dig av länken till mottagaren så att han/hon kan logga in och se bilden.

Man kan välja att sätta ett utgångsdatum på länken så att användaren får tillgång till din delning endast under en viss tid. 

9. När du har tryckt på ”Skicka” kommer ett mail att skickas iväg till den mottagre du valt. Mailet ser ut såhär hos mottagaren.

10. När mottagaren då trycker på länken ”Visa den!” länkas han/hon till sidan nedan. Där ombeds mottagaren att logga in med det lösenord som du försett honom/henne med om du valt detta alternativ.

11. Nu har delningen genomförts och användaren kan ladda ner bilden eller lägga till den i sin egen ownCloud. 

Extern delning

”Extern delning” går till på samma sätt som ”intern delning”. Den enda skillnaden är att du skriver in en annan mailadress än KI-mailadressen. Exempelvis: förnamn.efternamn@gmail.com.

Användaren får då ett likadant mail som den interne användaren får och samma möjlighet att se bilden i webbläsaren med eller utan lösenordsinloggning. OBS! Detta även om den externa användaren inte har ownCloud installerat på sin dator.

 

Support

Om du har frågor, kontakta gärna IT-support via it-support@ki.se eller 08-524 822 22.