Lagra och dela filer

This page in English

KI Box

KI Box är en fildelningstjänst i molnet. Den ger dig möjligheter att dela filer mellan dina datorer, telefonen eller andra mobila enheter. Den ger också möjlighet att enkelt dela filer både med kollegor inom KI och med kollegor och samarbetspartners som inte arbetar på Karolinska Institutet.

Tjänsten Box är gemensamt upphandlad av högskolor och universitet i Sverige via SUNET som utvärderat tjänsten vid flera tillfällen. Under slutet av 2014 genomfördes även en pilot av tjänsten på KI med mycket gott resultat. Det är dock viktigt att ha i åtanke att inte all sorts data kan lagras i KI Box med tanke på att det är en molntjänst.


Logga in här för att gå direkt till KI Box

Här kan du läsa hur du loggar in på KI Box första gången.


En molntjänst för KI

Med KI Box använder du en molntjänst som uppfyller höga säkerhetskrav. Box är den enda leverantören som klarade SUNET:s alla säkerhetskrav som ställdes vid upphandlingen av tjänsten; krav som centraliserad användarhantering, SSO, krypterad lagring, Personuppgiftslagen och Safe Harbour. Av skäl som anges nedan ska alla som nu använder Dropbox för KI-material flytta dessa filer till KI Box.
 

  • Tjänsten är väl beprövad av flera svenska lärosäten vilka också har genomfört ett antal risk- och sårbarhetsanalyser. Även KI:s Miljö och säkerhetsenhet har genomfört en risk- och sårbarhetsanalys av tjänsten.
  • Enligt KI:s risk- och sårbarhetsanalys kan KI Box rekommenderas för information som inte är sekretessklassad enligt lag eller enligt KI:s interna klassningsmodell.
  • Generellt ska inga personuppgifter som rör forskningspersoner sparas i KI Box, då de oftast räknas som skyddsvärd information.

Vilka filer ska jag inte lägga i KI Box?

Sekretessbelagd/skyddsvärd information, som till exempel information som kan leda till patent, får inte sparas i KI Box då avtalen inte innehåller något skydd mot att annat lands lagstiftning tillämpas. Box kan inte avtala bort den amerikanska lagstiftningen i detta avseende.

Vissa personuppgifter är enligt personuppgiftslagen (13§) att anse som så kallade känsliga personuppgifter som skyddas av stark sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Detta gäller till exempel personuppgifter rörande forskningspersoner. Sådana uppgifter ska inte behandlas/lagras i KI Box. Som personuppgift räknas också kodade uppgifter där man via en så kallad kodnyckel, som sparas på ett ställe, kan identifiera en enskild person. Avser den kodade uppgiften en forskningsperson är uppgiften att anse som känslig enligt personuppgiftslagen och får inte behandlas i KI Box.

Läs mer på sidan Frågor och svar.

Fördelar med KI Box

  • Med KI Box kan du enkelt dela filer med både KI-kollegor och externa samarbetspartners. Det enda som krävs för att komma igång är att den som du vill dela filer med har en e-mailadress.
  • KI Box är lätt att börja använda och du kan nå dina filer från flera olika klienter; via webben eller en app i mobilen eller surfplattan. KI Box fungerar med alla de vanligaste förekommande operativsystem och enheter på marknaden.
  • KI Box innebär ingen extra kostnad för KI:s medarbetare då den ingår i den gemensamt finansierade IT-fakturan.
  • Du kan dela stora filer – upp till 15 GB och varje användare har ett fritt lagringsutrymme på 100 GB.
  • Till KI Box använder du ditt KI ID och behöver inte skaffa ett separat användarnamn och lösenord. Du har därmed möjlighet att få support av KI:s administratörer vid behov, t ex om du har problem med inloggning.

Skaffa ett KI Box-konto direkt

Att skaffa ett konto är väldigt enkelt. Gå till http://ki.box.com och välj sedan Karolinska Institutet som "Service Provider". Efter det loggar du in med ditt vanliga KI ID. Du hittar även guider och manualer för tjänsten på Box webbsida.

KI Share

KI Share är ett verktyg som ger dig möjlighet att dela filer både internt mellan dina medarbetare och med externa användare utanför organisationen.

Verktyget bygger på Sharepoint 2013 och rekommenderas särskilt när du har behov av ett stödverktyg för att till exempel arbeta i projekt.

Tjänsten KI Share driftas av KI själva och är alltså ingen molntjänst. Tjänsten är webbaserad vilket innebär att du når den var du än befinner dig, förutsatt att du har en internetuppkoppling. Då IT-avdelningen driftar KI Share, fungerar det bra att använda denna tjänst för att exempelvis lagra information som behöver ett högre säkerhetsskydd.

För att komma igång med tjänsten går du till https://kishare.se och loggar in med ditt KI-ID.

Frågor?

Om du har frågor kring tjänsten är du välkommen att kontakta IT-support.

Länkar